DoÄr. Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet

Transkript

1 DoÄr Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet Patrik Wallin, informationsarkitekt och delprojektledare Planeringsavdelningen, Enheten för planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling

2 Agenda Förarbete Organisation, arbetssätt och status på arbetet i projektet DoÄr Framgångsfaktorer

3 Uppsala universitet ska: Bedriva forskning och utbildning av högsta kvalitet Ha en aktiv roll i det globala samhället och därmed främja utveckling och innovation Vara vidsynt och förändringsbenäget Bidra till en bättre värld

4 Uppsala universitet Nordens äldsta universitet - grundat 1477 Varje år läser drygt studenter vid Uppsala universitet. Totalt har Uppsala universitet drygt doktorander. Vid Uppsala universitet finns cirka anställda. Av dessa är cirka lärare/forskare. Uppsala universitet har en omsättning på cirka mkr.

5 Organisation

6 Förarbete Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet Hösten Utreda förutsättningar och konsekvenser vid utveckling mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet

7 Förarbete Ett framtida projekt måste fokusera på: - Verksamhetsbehov, processer och informationsflöden - Strategier, policy, riktlinjer och regler - Metadata och klassificering - Begrepp och definitioner - Tillgänglighet, användbarhet och integration - Lagar och föreskrifter - Nationella och internationella standarder - Acceptans och förankring i organisationen

8 Förarbete - Målbild, förväntade effekter och nytta - Analys av befintliga system - Organisation och samarbete - Digital arkivering - Systemförvaltning - Utbildningsinsatser - Samordning med andra utvecklingsprojekt och verksamheter

9 Förarbete Fördjupad förstudie under våren och hösten 2010 Fördjupade intervjuer med nyckelpersoner Fördjupad omvärldsbevakning Förankring av frågeställningar och problem i referensgrupper och via workshops Leverantörsvärdering av befintligt system (W3D3) Experiment inom processerna rekrytering (och då specifikt ansökan in) och nämndhantering

10 Förarbete Fördjupad förstudie under våren och hösten 2010 Enkät till användare om nuvarande system Analys av nuvarande standarder och bestämmelser Analys av behovet av organisation, systemförvaltning och kompetens Förstudie om digital arkivering Skapande av en utvecklingsmiljö Förankringsarbete i ledningsgrupp och ute i organisationen

11 DoÄr (UFV 2009/210) - Effektivisering av administrativa processer vid Uppsala universitet genom införande av elektronisk dokument- och ärendehantering Drivs vid Planeringsavdelningen, Enheten för planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling DoÄr är ett av de fyra prioriterade utvecklingsprojekt inom Universitetsförvaltning

12 Projektidé Projektet ska bidra till att öka transparensen, effektiviteten och rättssäkerheten i Uppsala universitets administrativa processer. Genom att förbättra och digitalisera processerna för personalrekrytering, rektors beslutssammanträde och e-arkivering kommer de administrativa resurserna i större utsträckning kunna fokuseras på att stödja och utveckla förutsättningarna för forskning och utbildning av högsta kvalitet.

13 Effektmål De utvalda administrativa processerna är effektiva, koordinerade, transparenta och rättssäkra. Projektet har bidragit till att samarbetet mellan universitetsförvaltningens avdelningar har utvecklats så att den uppfattas som en helhet av verksamheten i övrigt.

14 Projektmål Ett digitalt ärendehanteringsstöd för minst tre administrativa processer inom universitetsförvaltningen är implementerat. En förvaltningsplan för W3D3 är framtagen, införd och överlämnad till förvaltning. Generella strategier och rutiner för elektronisk ärende- och dokumenthantering är framtagna En modell för integration med andra system är framtagen.

15 Projektmål Minst två integrationer med andra administrativa system är implementerade En strategi för e-arkivering är framtagen och implementerad. Strategin gäller alla universitetsförvaltningens system och implementeringen gäller W3D3. Nyttoanalyser på respektive implementering är genomförda Samtliga ovanstående mål skall uppnås senast

16 Projektorganisation Styrgrupp: Universitetsdirektör och ett antal avdelningschefer Projektledare Projektgrupp (inkl delprojektledare) Referensgrupper Projektstöd

17 Arbetsmetoder Tillämpar Uppsala universitets nya styrmodell för utvecklingsprojekt Tillämpar PPS Praktisk projektstyrning Tillämpar Scrum som iterativ utvecklingsmetod Tillämpar dokumenthanteringsstandarderna ISO och Tillämpar OAIS-modellen SharePoint används för projektadministration

18 Arbetsmetoder Processanalyser och processmodellering Begreppsanalys och begreppsmodelering Intressentanalyser och kommunikationsplaner Riskanalyser Nyttoanalyser

19 Arbetsmetoder Projekt Delprojekt Projektfaser Projektfasaktiviteter Projektfasaktiviteterna planeras och utförs efterhand under tvåveckorsperioder (sprintar) och följs upp veckovis i så kallade sprintmöten Allt dokumenteras och följs upp i SharePoint

20 Delprojekt inom DoÄr E-rekrytering Beslutsprocessen E-arkivering Strategier och utbildning Utveckling och förvaltning Ytterligare minst två processer/verksamheter skall inplaneras, ex. Återrapporteringsprocessen (VP, VB, etc) Varje delprojekt har en ansvarig delprojektledare och ett antal projektmedarbetare

21 E-rekrytering Effektmål Öka kvaliteten och effektiviteten på det administrativa stödet i rekryteringsprocessen. Öka kunskap och dra lärdomar om verktyg och administrativ process för e-rekrytering. Projektmål Ett system (e-rekryteringsverktyg) är implementerat för pilotverksamhet. Detta system stödjer den befintliga rekryteringsprocessen avseende kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma/rangordna sökande. Förbättringar av delprocesserna kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma bedöma/rangordna sökande är förankrade och implementerade.

22 E-rekrytering Före Efter

23 Beslutsprocessen Bakgrund och projektidé Uppsala universitet har ett behov av att förbättra och effektivisera arbetet kring viktiga beslutsprocesser; rektors beslutssammanträden, konsistoriet m.fl. Projektet bidrar till en effektivare, transparant och mer rättssäker handläggning av beslutsärenden genom att förbättra processen, implementera ett systemstöd och utbilda personalen i processen och systemet.

24 Beslutsprocessen Projektmål En förbättrad process för ärendehantering och handläggning har tagits fram Ett system som stödjer processen har implementerats Alla handläggare samt övrig personal som är inblandad i aktuella beslutsprocessen är utbildade i processen och systemet.

25 Beslutsprocessen Dnr Lottning Förslag Före Efter Dnr Lottning Förslag

26 Nytt System X Dnr Beslut Dnr Uppdateras Ad acta Före Efter Nytt Uppdateras Uppdateras Beslut Dnr Uppdateras Uppdateras Uppdateras Ad acta

27 Svarven En maskin som stödjer arbetet i Uppsala universitets processer Process -> Industri -> Svarven ;-)

28 Vad är svarven? En uppsättning verktyg och vyer integrerade i medarbetarportalen. En workflowmotor som håller reda på processer Svarven (och hela medarbetarportalen) är integrerad med diariet för enkel och rättssäker diarieföring

29 System ska göra det de är bäst på W3D3 Medarbetarportal LifeRay, Alfresco Integration Rekryteringsverktyg Andra verksamhetssystem

30 W3D3/Diariet: Användare/målgrupper: Registraturen, allmänheten, media Användningsområden: Diarieföring, offentligt fönster, mellanarkivering Integration: Allmänna handlingar diarieförs när de upprättas Status på ärenden och metadata kring ärenden uppdateras Alla handlingar diarieförs efter gallring Medarbetarportalen (Svarven): Användare/målgrupper: Handläggare, chefer Användningsområden: Ärendehantering, dokumenthantering, remisshantering, vidimering, möteshantering, virtuella möten, diarieföring, lottning, expediering, gallring

31 Tre hörnstenar i Svarven BPM - processtöd Medarbetarportalen Verktygslåda Möten Vidimering Remiss Dokumenthantering Mallar Diskussioner

32 Målgruppsanpassade vyer Situationsanpassade verktyg

33 Beskrivning Beslutsunderlag för att utveckla elektronsikt stöd till processer Syfte/behov Vad har gjorts tidigare? Finns det något systemstöd idag? Aktörer Beställare Brukare Övriga intressenter

34 Beslutsunderlag för att utveckla elektronsikt stöd till process Värdering Komplexitet Volym (antal ärenden och antal inblandade) Direkta/indirekta nyttor Tidsbesparing Hur lång tid tror vi att det tar att genomföra och till vilken kostnad? Hur går vi vidare?

35 E-arkivering Projektet bidrar till att skapa strategier och implementera ett sätt att leverera digitala handlingar och information ur W3D3 till ett framtida digitalt arkiv. Projektet bidrar även till att skapa strategier för uttag och leveranser till ett digitalt arkiv av andra digitala system som förekommer vid universitetet

36 E-arkivering

37 E-arkivering Testar arkivuttag och paketering ur W3D3 Formulerar arkivstrategi Medverkar i projektet för bildandet av ett lärosätesgemensamt konsortium för digital arkivering

38 Utveckling och förvaltning Projektmål Dokumentation, rutiner och tidplan för förvaltningsläggning av W3D3 enligt förvaltningsmodellen PM3 färdigställda Färdigställda instruktioner i form av rutinbeskrivningar och/eller manualer för av övriga delprojekt identifierade och prioriterade handläggningsprocesser och funktioner i W3D3 Upprättade rutiner för förvaltning av metadata och tillhörande taxonomier eller listor (exempelvis avdelningar, verksamhetsområden, ärendemeningar, handlingstyper) i W3D3 Utbildade användare i nya rutiner och funktioner i W3D3

39 Objektkarta vid Uppsala universitet

40 Förvaltningsorganisation PM3

41 Förvaltningsorganisation Part Nivå Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Budgetnivå Objektägare Avdelningschef Objektägare IT Avd f IT och inköp Beslutsnivå Förvaltningsledare Planeringsavdelninge n Förvaltningsledare IT Avd f IT och inköp Operativ nivå Objektspecialister Ex. huvudregistrator Registratorer IT-specialister Ex. systemutvecklare och driftare

42 Förvaltningsprodukter Förvaltningsverksamheten tillhandahåller följande förvaltningsprodukter till objektverksamheten; Målgruppsanpassade lathundar Stabil förvaltning Manualer Telefonsupport E-postsupport Länk till sakkunnigportal Postlista Balanslistor

43 Förvaltningsaktiviteter Förvaltningsaktiviteterna i samband med förvaltning av förvaltningsobjektet Planering och ärendehantering är följande; Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll

44 Framgångsfaktorer i projektet Fokus på verksamhetens behov och processer i första hand, teknik och lagstiftning i andra hand Förankring hos ledningen och i verksamheten Experiment med konkreta resultat under förstudieperioden Begreppsanalys är nödvändig Användning av Scrum som arbetsmetod