SYLL (System Långtidslagring)

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "SYLL (System Långtidslagring)"

Ellen Hellström
för 8 år sedan
Visningar:

1 SYLL (System Långtidslagring) Samverkan vid utveckling av e-arkiv inom högskolesektorn Tomas Holmström, Lunds universitet, 27 mars 2014

2 Disposition Vad är SYLL? Bakgrund till SYLL viktiga argument för samverkan Viktiga milstolpar Funktionalitet Organisation Styrning Roller och ansvar i förvaltning Personer som arbetar med SYLL Samverkan kring e-arkiv möjligheter och risker Egenutveckling av e-arkiv - lärdomar

Funktionalitet Organisation Styrning Roller och ansvar i förvaltning

3 Vad är SYLL? Samverkan mellan 7 högskolor och universitet kring e-arkiv Målet: Fungera som e-arkiv för information och handlingar inom högskolesektorn Leva upp till lagkrav: skapa ett e-arkiv som ska leva upp till RA-FS 1999: 1-2 Driftsättning juni 2014 Ver 1.0 kommer att stödja RA:s FGS för ärendehantering Därefter ambition att anpassa SYLL såatt det stöder generell FGS för databaser

information och handlingar inom högskolesektorn Leva upp till lagkrav: skapa ett e-arkiv som ska

4 Bakgrund till SYLL viktiga argument för samverkan Likartad verksamhet och gemensamma problem Insikt om att e-arkivering är av avgörande betydelse för vår informationsförvaltning Insikt om att samverkan behövs: Ekonomiska Kunskapsmässiga (ju fler vi är tillsammans desto klokare vi bli)

betydelse för vår informationsförvaltning Insikt om att samverkan

5 Viktiga milstolpar Systemutvecklingsprojekt maj 2011 feb 2013 Införandeprojekt maj-juni 2013 Bildande av konsortium okt 2013 Fr nov 2013 till idag: förbättringsprojekt avseende inleveransgränssnitt och förändrad arkivobjektsmodell Förvaltning under uppbyggnad nu pågår rekrytering av systemförvaltare. Driftsättning sommaren 2014

förbättringsprojekt avseende inleveransgränssnitt och förändrad arkivobjektsmodell

6 Funktionalitet i Syll Administration: organisation, användare, rapporter, loggar Inleverans Arkivvård: gallring, arkivbildare, arkivredovisning, redigering av (viss) metadata Sök- och utleverans Funktionalitet som sammantaget stödjer OAISmodellen.

arkivbildare, arkivredovisning, redigering av (viss) metadata

7 Organisation Kontakt för styrelseledamot Central SYLL-förvaltning Lokal SYLL-förvaltning Systemägare Gemensam systemförvaltare IT-systemägare Lokal förvaltare Lokal IT-arkivarie Expertfunktion Viktigt att tydliggöra ansvar och relation till central förvaltning IT-förvaltare IT-drift Användarråd IT-utveckling Verksamhet

förvaltare Lokal IT-arkivarie Expertfunktion Viktigt att tydliggöra ansvar och

8 Styrning

9 Roller och ansvar i SYLL:s centrala förvaltning Nivå Modell: PM3 Verksamhetsnära förvaltning (Lunds universitet) IT-nära förvaltning (Sylls drift LDC vid Lunds universitet) Budgetnivå Systemägare IT-systemägare Prioriteringsnivå Systemförvaltare IT-systemförvaltare Operativ nivå Verksamhetsspecialist IT-arkivarie IT-tekniker/utvecklare

universitet) Budgetnivå Systemägare IT-systemägare Prioriteringsnivå

10 Samverkan kring e-arkiv möjligheter Mängden kompetens/humankapital ökar ITarkivariekompetensen är vår viktigaste resurs! Ekonomi stora kostnader blir mindre när de delas mellan flera parter Samverkan i konsortium ger långsiktig ekonomisk stabilitet Utveckling kan ske med mål att ge anpassat stöd åt det som är specifikt för sektorn: forskning och utbildning. Går det att skapa en FGS för forskning Smålärosäten kan gynnas om SYLL centralt kan tillhandahålla service och stöd (t ex inleveransprojekt)

stabilitet Utveckling kan ske med mål att ge anpassat stöd åt det som är specifikt för sektorn: forskning och utbildning.

11 Samverkan kring e-arkiv risker Ojämna styrkeförhållanden kan påverka inflytande och demokrati (starka aktörer kan gynnas) Är aktörerna spridda geografiskt kan det skapa kommunikationssvårigheter (få fysiska möten) Gränssnittet mellan lokal nivåoch central nivåkan bli otydligt. Viktigt med tydliga roller och ansvar! Samverkan i konsortium kan ge tröghet och omständig byråkrati

kommunikationssvårigheter (få fysiska möten) Gränssnittet mellan lokal nivåoch central nivåkan

12 Egenutveckling av e-arkiv -lärdomar Ekonomi: risk för underbudgetering Tid: svårt hålla tidplanen (hör ihop med budget) Tydlig projektmodell är A och O! Alla måste förstå roller, ansvar och projektets arbetssätt Krävs stora kunskaper att kravställa! Glöm inte: det är viktigt med uthållighet! Sikta långsiktigt och var beredd att lära av misstag.

Alla måste förstå roller, ansvar och projektets arbetssätt Krävs stora kunskaper att

Relevanta dokument

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Avec 2013 e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Capital of Scandinavia Agenda Stockholms stads vision, e-strategi och it-program