earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa Ort och datum

Transkript

1 earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa Ort och datum Anki Heimonen Projektledare

2 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län har det ingått att genomföra en nulägesanalys av de kommuner som ingår i projektet. Analysen har varit tänkt att spegla hur de kommunala arkivfunktionerna ser ut idag, hur väl förberedda kommunerna är inför en övergång till ett digitalt informationsflöde och digital långtidslagring av verksamheternas information. Enkäten som ligger till grund för undersökningen är densamma som användes vid den nulägesanalys som genomfördes inom förstudie om e-arkiv i Kronoberg och Blekinge län samt inom Kommunalförbundet ITSAM under år Frågeställningen i underlaget kan i vissa delar kännas bristfällig, men projektledaren och projektets styrgrupp har ändå valt att använda detta underlag för att kunna göra jämförelser med pågående projekt i närområdet. Undersökningen har skickats ut till projektets kontaktpersoner som sedan, i samverkan med lämpliga personer i sin kommun, sammanställt svaren som sedan återredovisats till projektledaren. Svarsfrekvensen har varit mycket god. Tolv av tretton medverkande har svarat på undersökningen. Svaren har sammanställts under oktober 2014 och ligger till grund för denna rapport. 2 Sammanfattning av resultatet Det finns många bra resurser att tillgå inom dokument- och ärendehantering och arkivområdet i Kalmar län. Tyvärr utnyttjas inte den fulla potentialen av dessa resurser genom olika former av samverkan/samutnyttjande. Det märks en viss oro inför en övergång till e-förvaltning och digitalt bevarande, men intresset är stort. Det finns i dagsläget inga system för långsiktigt digitalt bevarande i regionen, men många arbetar aktivt med att utveckla sin e-förvaltning och ännu fler skulle vilja komma igång med detta lite mer ordentligt. Förutsättningarna för att lyckas finns i form av moderna verksamhetssystem, men verksamheterna måste få tid och resurser att lära sig använda dessa system fullt ut och att hitta bra rutiner och arbetssätt för att få en säker och effektiv informationshantering. Utbildning efterfrågas och kommer att erbjudas inom projektets ram, men detta är en punktinsats. Utbildning måste vara aktuell, relevant för verksamheten och ske fortlöpande. Det behöver ske en översyn av styrdokumenten. De finns i många fall, men de är inte alltid så aktuella. Intressant att se är att en tydlig majoritet av de som svarat vill se en stor regional samverkan inom e-arkivområdet. Anki Heimonen Projektledare earkiv Kalmar län

3 3 Arkivfunktion 3.1 Vilken nämnd/styrelse är arkivmyndighet? I samtliga kommuner är kommunstyrelsen arkivmyndighet. Kommentar: Detta är den vanligaste arkivorganisationen i landet. 3.2 Budget för den centrala arkivfunktionen: Fyra kommuner uppger att de har en speciellt avdelad budgetpost för arkivet. Kommentar: Det är svårt att se vad arkivfunktionen kostar idag om man inte har en särskild budgetpost för detta. Arkivets kostnader bör därför tydliggöras i alla kommuner. Det som sällan framkommer är kostnaden för den dagliga dokument- och ärendehanteringen, eftersökningen och arkiveringen ute i verksamheterna. 3.3 Totalt antal anställda inom den centrala arkivfunktionen: Tjänstgöringsgrad 100% 8 75% 2 60% 1 50% 6 20% 4 10% 1 Summa 23 Antal Kommentar: Några av de mindre kommunerna hade en mycket god bemanning i förhållande till sin storlek medan flera av de större kommunerna hade mycket låg bemanning i förhållande till invånarantal och antal anställda i kommunen. Detta pekar på att arkivverksamheten har olika hög status i de olika kommunerna vilket avspeglar sig i hur arkivet bemannas. I svaren framgår även att i flera kommuner är arkivet något som hanteras i en del av en tjänst vilket påverkar arkivfunktionen då denna verksamhet ofta hamnar långt ned i prioritet. Andra arbetsuppgifter får gå före och arkivet blir därför eftersatt. 3.4 Anställningsform Fast anställning 15 Extern resurs/tidsbegränsad anställning 3 Praktik, arbetsträning eller liknande 4 Kommentar: Antalet fast anställda är relativt högt. Extra resurser tas in för att stötta upp vid behov eller för att komma ifatt med eftersläpning.

4 3.5 Arkivpersonalens formella utbildning? Tre har grundskola, nio har gymnasieutbildning och sju har högskoleutbildning med inriktning arkiv. Därutöver finns högskoleutbildning inom bibliotek, kommunikationsvetenskap, konstvetenskap, arkeologi m.m. samt de som gått kortare kurser med arkivinriktning. Kommentar: Det finns en bred kompetens att tillgå inom regionen. Cirka hälften av de högskoleutbildade arkivarierna arbetar inte heltid med arkivfrågorna utan har det som en del i sin tjänst vilket skulle kunna ses som slöseri med resurser och kompetens. 3.6 Tidigare arbetslivserfarenhet En person har tidigare arbetat administrativt inom staten. Det stora flertalet har tidigare erfarenhet inom administrativt arbete, registratur eller inom arkivområdet inom den kommunala sektorn och några har även arbetat med administrativa frågor och arkiv inom den privata sektorn. Kommentar: De flesta inom arkivsidan kommer från andra tjänster inom kommunal sektor och bör därför vara relativt väl förtrogna med de kommunala verksamheterna och aktuell lagstiftning. Därför bör de kunna utgöra ett bra stöd in i ett kommande e-arkivarbete. 3.7 Särskilda erfarenheter och kompetenser: Det finns en mycket god kompetens inom pedagogisk och kulturell verksamhet. Så även inom registrering och diarieföring samt bildbehandling. Kunskap finns även inom områdena programmering, databasbehandling, webbdesign och informatör/kommunikatör. Kommentar: Även här finner vi en bred och användbar kompetens inom ett flertal områden som kan komma till nytta inom en framtida gemensam organisation. 3.8 Intresse av vidareutbildning inom arkivområdet: 14 av de som svarat är intresserade av vidareutbildning eller går redan en utbildning inom området. En är ointresserad. Kommentar: Utbildningar är en viktigt och ett utbildningsprogram med gratis utbildningar på olika nivåer har därför utarbetats inom ramen för projektet. 3.9 Uppgifter inom den centrala arkivfunktionen idag Av de tolv kommunerna så arbetar samtliga med förvaring och vård av handlingar på papper. Sju hanterar även andra analoga media. Åtta har en forskarservice, fyra arbetar med kulturell verksamhet och två med pedagogisk verksamhet. Tre arbetar idag med vård och förvaring av digitala handlingar. Kommentar: Tyvärr framgår inte vilken typ av vård och förvaring av digital a handlingar som sker idag.

5 4 Informationskartläggning 4.1 Dokument och gallringsplaner: Endast tre kommuner har aktuella dokumenthanteringsplaner som uppdateras löpande. De flesta har planer, men alla är inte aktuella eller finns bara för vissa myndigheter. Kommentar: Ett stort arbete måste läggas på att säkerställa att samtliga myndigheter har aktuella dokumenthanteringsplaner och att dessa uppdateras löpande. 4.2 Genomförs process och/eller informationskartläggning i något annat sammanhang: Sju kommuner genomför detta i samband med sitt informationssäkerhetsarbete/säkerhetsklassning av information. Tre använder det i sitt kvalitetsarbete och två när nya system upphandlas. Kommentar: För att kunna göra en bra upphandling måste man veta vad produkten ska användas till, vilken information som ska hanteras och vilka som ska komma åt informationen. Därför behöver kartläggning genomföras inför varje systemupphandling. 5 Styrande dokument och formellt ansvar 5.1 Utpekat ansvariga: Nio har utpekat ansvarig för myndigheternas arkiv och informationshantering. Elva har utpekat ansvarig för den centrala arkivfunktionen och sju har utpekat ansvariga för informationssäkerheten. Kommentar: Det känns lite oroväckande att inte alla har utpekat ansvariga för informationshanteringen i sina verksamheter. Det är ju de som ska vara den centrala arkivfunktionens kontakt ute i respektive verksamhet. Styrande dokument som finns idag: Samtliga kommuner har ett arkivreglemente. Åtta har policy/riktlinjer för informationssäkerhet och för dokumentstyrning. Sju har en IT-policy. Alla har inte uppgett när dokumenten är antagna. Kommentar: Vissa reglementen och styrdokument har många år på nacken och behöver uppdateras.

6 6 E-förvaltning 6.1 E-förvaltning i stort: Fem kommuner arbetar redan idag med e-förvaltning med skulle vilja göra mer. Sex kommuner vill arbeta med frågan men har i dagsläget ingen möjlighet och en har inga planer i dagsläget. Kommentar: Intresset för e-förvaltning är stort och det är en tröskel att komma över eller komma vidare med arbetet. Här behövs stöd och resurser. 6.2 Diariet och generell ärendehantering: Sex kommuner uppger att de har ett ärende och dokumenthanteringssystem medan åtta kommuner uppger att de har flera olika system för diarieföring och generell ärendehantering. I svaren framgår att ett flertal olika system används. Kommentar: Det är olika hur man valt att se på frågan. Vissa har endast tittat på den centrala ärendehanteringen medan andra sett till hela organisationen. 6.3 Upphandling av system för diariet eller generell dokument och ärendehantering: Åtta kommuner har nyligen upphandlat ett nytt system eller är inne i en upphandling. Två skulle vilja upphandla nytt men kan inte det just nu och två har inga planer på någon upphandling i dagsläget. Kommentar: Förhoppningsvis finns det ett antal nya system i kommunerna som kommer att utnyttjas för att förbättra och förenkla e-förvaltningen inom hela organisationen. 7 System för bevarande 7.1 Systemlösning för långsiktigt digitalt bevarande/verksamhetsnära arkiv: Ingen har ett system för långtidslagring. Ett par kommuner har ett verksamhetsnära arkiv för bygglovsinformation. I övrigt betraktas verksamhetssystemen som verksamhetsnära arkiv/earkiv för lagring fram till dess att en lösning för långtidslagring finns. Vissa verksamhetssystem har moduler för avställning (verksamhetsnära arkiv), men dessa har inte köpts in/avropats. Kommentar: Behovet av system för avställning/långtidslagring är stort eftersom nuvarande verksamhetssystem inte är anpassade för lagring över tid och risken för informationsförluster därför är betydande.

7 7.2 Anmälan om intresse att delta i upphandling ramavtal e-arkiv: Två kommuner har inte anmält intresse. Två har inte svarat. Övriga har anmält intresse till SKI eller SKL Kommentus. 8 Samverkan 8.1 Gemensam samverkan/gemensam organisation för långsiktigt digitalt bevarande: En kommun har inte svarat. En är villig att samverka inom länet men inte utanför och 11 kommuner är villiga att delta i en större samverkansorganisation tillsammans med andra regioner/aktörer om möjlighet finns. Kommentar: De som svarat att de är beredda till en större samverkan inom länet eller via en större region har troligtvis insett att detta är en stor och komplex fråga som kräver samverkan och samutnyttjande av resurser. 9 Tidsplan 9.1 Vilken fas är ni i: En har inte svarat. Nio vill komma igång så snart som möjligt. Två vill gärna vänta ett eller några år. Kommentar: Det är intressant att så många vill börja arbeta med frågan tämligen omgående. Om det även innebär att länets kommuner är beredda på att satsa resurser inom området informations- och ärendehantering under de kommande åren känns dock mer osäkert. 10 Övriga kommentarer: Oklart vad tidplanen under punkt 7 avser. Alla kommuner är redan med i projektet Kommentar: Projektet handlar om förberedelse inför ett införande av system för långsiktigt digitalt bevarande. Efter projektets slut är det upp till respektive kommuns ledning och politikerna att besluta hur kommunerna ska gå vidare i frågan. Vi ser behovet av e-arkiv, måste ske i samverkan, får inte forceras fram Kommentar: Varje kommun måste själv få bestämma när och om den känner sig redo att gå in i en samverkan. Ingen kommer att tvinga fram ett beslut och varje kommuns ledning måste känna sig trygg och förberedd inför ett eventuellt inträde i en gemensam organisation. Vissa kommer troligtvis att gå före och andra får följa efter i sin takt.