Information från Mölndal (Mathias Krusell)

Transkript

1 E-arkiv Så gjorde Mölndal Mathias Krusell Mölndal Torleif Öckerö Partille Ale Lerum Kungälv Uddevalla Härryda Alingsås SKL kommentus Information från Mölndal (Mathias Krusell) Bakgrund Mathias inleder med att kort dra en bakgrund till vad som styrt deras arbete fram till upphandling av earkiv. Allmän handling och god offentlighetsstruktur OSL 4 kap. Ett flertal utredningar i kommunen sedan 1999 med en förhoppning om att utvecklingen skulle gå längre på nationell nivå. Systemöversyn genomfördes 2012 och resulterade i en lista över 17 IT-system som innehåller information som ska bevaras. Dokument som ligger i system som ska gallras har inte fått lika stort fokus. Beslut om IT-strategi Utveckla e-förvaltning Digitalisering av staden arkiv.. Arkivcentum i Mölndal är tänkt som ett Fysiskt centrum, målet är att tillgängliggöra kommunens arkiv. Arbete SKLs ramavtal 2. Förstudie e-arkiv ( Lite stök ) Olika formationer av projektgrupper Fokus på beslut om digital arkivering i IT-strategin samt samtliga etjänster som dessutom ska tas omhand elektroniskt och bearbetas i automatiserade processer inom staden.

2 Utgångspunkten har varit att för en så låg ingångskostnad som möjlighet få en stor kortsiktig nytta samt att möjliggöra framtida nyttor. En pilot ska genomföras och omfattar Löpande avställning av ärende och dokumenthanteringssystemet Platina Leverans av bygglovshandlingar Tillgängliggörande av bygglovshandlingar Bygglov sparar mycket tid då dessa är ofta efterfrågade. Exempel på besparing: 3 minuter per handling sparas om man slipper skriva ut handlingar för att spara dem. Även en framtida minskad kostnad uppstår då handlingar kan lämnas direkt till earkivet. Löpande arbete med upphandlare under 2014 Referenspersoner Stadsbyggandsförvaltningen Systemadministratör Utvärdering genom demonstration En viktig aspekt har varit att Stadsarkivet måste kunna jobba självständigt i systemet Avrop klart innan årsskiftet. Därefter startar en leverans i 3 steg som ska vara klart innan sommaren Prioritering kommer att göras för de övriga 17 verksamhetssystemen där skolan har visat stort intresse att starta. Ett parallellt arbete pågår med att standardisera dokumenthanteringsplanerna (de måste vara uppdaterade/aktuella) Preciserad arkivredovisning/dokumenthanteringsplan GLÖM INTE arkivkompetensen 1. Allmän handling ska bevaras, hållas ordnad och vårdas 2. Registreringsskyldighet 3. Dokumenthanteringsplan o Beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras o Uppgift om handlingsslag, bevaras/gallras, Databärare, sortering, arkivserie, anmärkning Målet är god offentlighetsstruktur Klassa har varit ett stöd i deras arbete (Två fält för klassificeringsstruktur och då har de utgått från klassa. ) Diskussion Partille skriver nu en kravspec. De vill gå ut med förfrågningsunderlaget i år. SKL Kommentus lyfter frågor kring samverkan

3 Kommentus arbetar nära SKL och Stockholms region - KSL. De planerar även en temadag i Norrbotten ang avropsmöjlighetena. De flesta kommuner har stora utmaningen att få med sig sin ledning. Verksamheten och IT fungerar bra medan ledningen är ett problem. Gott exempel är Linköpings kommun som har ledningen med sig men har gjort ett stort arbete med detta. Vad kan vi göra tillsammans? Vad ska man välja: Tjänst eller funktion? Ska man göra en gemensam upphandling eller var för sig? (En telefonkonferens genomförs den 17 november klockan och tar upp vad man får). SKL kommer att sätta upp en FAQ som grundar sig på dessa frågor. Nackdelar kan vara svårigheten att få ihop kraven. Hur spridda krav kan man ha för att ta fram kraven tillsammans. Kommentus bistår i arbetet. Vad kan vi göra och vad hur kan vi tänka inom Västra Götaland Vad kan Regionarkivet göra? Hur får man fart och driv i frågan? Avgränsa. Avtalstid kan vara Detta göras GR: tar fram underlag för ledning och politiker kring nyttan av ett eakriv för at främja ett bredare engagemang. Ta fram en aggregerad förstudie utifrån de som gjorts i länet och/eller nationellt. Skaraborg: Här drivs arbetet av Skövde kommun. Fyrbodal: Utbildning i Klassa GR kommer att genomföra en uppföljningskonferens där ledning och politiker bjuds in under förmiddagen Utbildning för arkivfunktionen kommer att erbjudas Upphandlingsfrågor i samverkan kommer att diskuteras i en arbetsgrupp. Exempel på samverkan finns bland annat i Kronobergs län. Laget rund Var står kommunerna Mölndal avropar under året Öckerö har bara börjat prata om det i sin kommun Partille har ett beslut från KF angående e-samhället där earkivet är en del. Politiken har en förväntan. De kommer att börja med personalavdelningen. Ale började i liten skala, har inget ledningsbeslut i ryggen, det innebär att de får kämpa för varje system. Avställt och avslutade system har gjorts medan kopplingen finns till nya system finns inte.

4 Lerum är på gång och ligger cirka ett år efter Mölndal Begränsning i arkivfrågan, Kungälv börjar litet, har en 5 årsplan för totalt införande. Nytt arbetssätt där ledningen har beslut Härryda är på gång, ska köra igång om ett år. Är i planeringsstadiet. Börjar i bygglov och i de systemen som är avställda. Tar fram en information internkommunikation ang vad det är. För att alla är med och har samma förväntan. Framgångsfaktorn har varit att skicka täta nyhetsbrev för att hålla nyckelpersoner informerade. Intern reklamkampanj. Administrativa chefer är nyckelpersoner. Det är viktigt att visa på vad så att alla har samma målbild. (OAES-standard) Uddevalla, Politier, förvaltningschefer är på. Har inget beslut. Efter nyår ska de även ha en funktion för digitala nämndshandlingar. Uddevalla upplever stor utmaningen att få förståelse för arbetet samtidigt som förvaltningarna stöter på. Samtliga kommuner förordar avrop av produkt. Alingsås har inget uppdrag. Översyn av dokumentplaner, systemöversyn på gång, tjänstekatalog för systemen där earkiv är på gång. Arbete med förankring Material som tas fram är 5 korta bilder på ppt samt ett dokument på 1 sida för att sälja in uppdraget earkiv. Arbete kring dokumentet ska fördelas enligt Lerum tar invånare Öckerö Mölndal och Partille beskriver verksamhet Ale och Kungälv, tar med processen och beskriver Arkiv Härryda och Alingsås skriver om IT Rubriker i dokumentet och i ppt:n ska samspela. PPT:n tar Johan samt layout. Om någon kommun har tillgång till kommunikatörstjänster kan de i så fall föreslås. Övriga frågor: Tillgänglighet? Är det att öppna upp arkivet eller är det tillgänglighet till sina egna ärenden. Dvs hur PUL-säkras arkivet. Diskussion: Allt material ska sekretess-klassas. Det kan även innebära beskrivningen av ärendemeningen. Bra argument kring PUL. Ska vi byta benämningen arkiv till bevarande? Eller långtidsbevarande. Ett underlag ska vara klart till den 17 november.

5 Aggregerad förstudie ett stöd till sin egen förstudie. Ett arbete som Johan tar på sig. Ett arbete för de som inte kommit så långt. Vad är nyttorna och vad ser vi med nyttan. Innehåll 1. Bakgrund 2. Samverka 3. Risker 4. Vinster 5. Kostnader Diskussion avgränsa, syfte, checklistan som grund till förstudien. (i checklistan är det delar som kanske inte gäller initialt) Man kan kanske endast välja två system per år Framgångsfaktor är att börja smått. I dagsläget är det att lyfta de som är i lägstanivån. Övriga frågor. Varför jobbar man inte med elektroniska närarkiv/mellanarkiv? Riskerna kan vara att man måste konvertera flera gånger samt att det borde öka kostnaderna. Nästa möte 5 december SKL vill gärna ha frågor om ramavtalet. De hjälper gärna till som stöd.