earkiv Kalmar län PROJEKTPLAN Version 1.0 Beställare Styrgruppens ordförande Projektledare Dokumenttyp Projektplan Område Projekt

Transkript

1 plan earkiv Kalmar län PROJEKTPLAN Version 1.0 Ort och datum Ort och datum Beställare Styrgruppens ordförande ledare Anki Heimonen (15) ID referens

2 Innehållsförteckning 1 Inledning planens syfte Regler för planen Versionsbeteckning ets bakgrund och syfte Mål Mål mål ets prioriteringar budget 7 4 beskrivning Omfattning Avgränsning Avslutskriterier Tid- och leveransplan Tidsram Leveransplan Leveransgodkännande organisation Roller Bemanning Resursplanering och ansvarsfördelning Ändringar i projektplanen 13 8 Riskanalys 13 9 Dokument och rapportering dokument Arbetsdokument Rapportering Kommunikationsplan Ansvarsfördelning vid kommunicering av information Anki Heimonen (15) ID referens

3 1 Inledning 1.1 planens syfte Syftet med detta dokument, är att från styrgruppen för projekt earkiv Kalmar län ge de övergripande planen för arbetet med projektet. et ska använda ett antal dokument för projektstyrning. Syftet med dessa dokument, som i fortsättningen kallas för projektdokument, är att projektet ska styras på ett effektivt sätt. Alla projektmedlemmar har skyldighet att informera sig om vilka projektdokument som gäller för projektet. 1.2 Regler för planen planen ska undertecknas av styrgruppens ordförande och projektledaren. Detta dokument ska normalt inte förändras under projektets gång. Om det av något skäl ändå måste revideras ska uppdragsgivaren genom styrgruppens ordförande signera den nya versionen och versionsbeteckningen ska uppdateras och tydligt framgå av dokumentet. 1.3 Versionsbeteckning Detta dokument har följande versionshistoria: Version Anledning Datum 0.1 Första utkast Utkast efter styrgruppsmöte Fastställt dokument efter styrgruppsmöte Anki Heimonen (15) ID referens

4 1.4 ets bakgrund och syfte Bakgrund Information som skapas och hanteras i elektronisk form ska också kunna bevaras i elektronisk form. Om så inte sker måste informationen även fortsättningsvis hanteras i pappersform. Det rör sig om stora mängder ackumulerad digital information som idag förvaras i olika digitala verksamhetssystem i väntan på en lösning för långtidslagring, ett så kallat e-arkiv. SKL tecknade hösten 2013 ett ramavtal som möjliggör avrop av tjänst eller produkt för digital långtidslagring av digital information. Målsättningen med ramavtalet är att åstadkomma ett gemensamt arbetssätt och ett förenklat avropsförfarande för kommuner, landsting och regioner som öppnar upp för möjligheten att införa, förvalta och utveckla e-arkiv. E- arkiv är ett nationellt prioriterat projekt där samverkan framhålls som en viktig framgångsfaktor av SKL och E-delegationen. Regional bakgrund E-arkiv togs upp på den primärkommunala nämndens (PKN) agenda den 1 november 2012 på initiativ av Mörbylånga kommun. PKN beslutade då att Regionförbundet (RF) skulle bidra till en fortsatt samverkan mellan kommunerna gällande e-arkiv. Som ett resultat av detta genomfördes ett e- arkivmöte i februari På mötet bestämdes att frågan skulle lyftas till kommunchefsgruppen vilket föredrogs den 17 maj Kommuncheferna betonade att e-arkiv är en viktig fråga men beslutade att det fortsatta arbetet i första hand skulle ske genom samverkan och inte genom en egen förstudie. Under sommaren 2013 konstituerades en programgrupp för e-arkiv i Kalmar län. Syftet var att strukturera upp samverkan och att synliggöra arbetet med e- arkiv i länet. Programgruppen genomförde referensgruppsmöten tillsammans med e-arkivprojektet i Kronoberg/Blekinge, Skåne Nordost och Jönköpings län. Programgruppen genomförde även en större workshop och utbildning för alla kommunerna och landstinget under hösten Programgruppen ansåg sig kunna ta samordningsansvar för utvecklingen upp till en viss nivå. När omfattningen och kraven på kvalitetssäkring ökade var det inte längre möjligt att genomföra samordningsarbetet med enbart samverkan. För att inte tappa fart i processen var det programgruppens uppfattning att ett projekt Anki Heimonen (15) ID referens

5 med en avdelad projektledare/samordnare borde startas upp så snart som möjligt under våren Frågan lyftes på kommunchefsgruppens möte i Kalmar Samtliga kommunchefer ställde sig positiva till finansiering av en länsresurs för arbete med e-arkiv på 60 % under 12 månader. Samtliga kommuner tackade sedan även ja till den inbjudan om samverkan med Kronoberg/Blekinge som ledningsgruppen för fördjupad förstudie e-arkiv Kronoberg översände till kommunerna i Kalmar län För att säkerställa att frågan om långsiktigt digitalt bevarande skulle betraktas som en nyckelfråga i utvecklingen av det framtida esamhället så har e-arkiv ingått som en aktivitet i arbetet med e-utveckling inom ramen för den regionala Digitala agendan för Kalmar län Syfte Syftet med projektet är att höja kunskapen, kompetensen och medvetenheten om digital informationshantering och belysa innebörden av de vägval som kommunerna måste göra inför ett införande av system för långsiktigt digitalt bevarande, hädanefter benämnt e-arkiv. ets namn är earkiv Kalmar län. Regionförbundets diarienummer för projektet är. et har initierats av länets programgrupp för e-arkiv. Uppdragsgivare till projektet är kommunchefsgruppen i Kalmar län. 2 Mål ets uppdrag är att uppnå alla de tre målen nedan. Vid eventuella problem som gör att det blir svårt att uppfylla alla tre ska styrgruppen omedelbart informeras. Åtgärder ska då vidtas som begränsar skadan i möjligaste mån. ets mål består av tre delar resultatet, vilka finns angivna under rubriken Produktmål nedan. tidpunkt för leverans, vilken finns angiven i avsnitt Tid och leveransplan nedan. begränsad kostnad, vilket finns förtydligat i avsnitt Kostnad nedan. Anki Heimonen (15) ID referens

6 2.1 Mål * Problemområden inom den kommunala dokument- och ärendehanteringen och arkivfunktionen ska belysas och förslag till åtgärder utarbetas. * Uppdragsgivarnas organisationer ska ges förutsättningar att uppnå en likartad kunskapsnivå för sitt fortsatta arbete med införande och hantering av en obruten digital informationskedja. * Kunskaper och erfarenheter från de medverkande kommunerna och deltagarna ska fångas upp och kunna återanvändas inom projektmedlemmarnas organisationer. * Förslag till strategier för enskilda eller sammanhållna regionala lösningar för långsiktigt digitalt bevarande ska utarbetas där tekniska, organisatoriska, juridiska och ekonomiska förutsättningar belyses. 2.2 mål ledaren ska presentera verktyg och metoder för att belysa eventuella problemområden inom de medverkande organisationernas dokument- och ärendehanteringen och arkivfunktion. Detta arbete kommer i första hand att ske genom en nulägesanalys som speglar det aktuella läget i form av resurser, organisation och informationshantering inom respektive deltagande kommun idag. Under projektet kommer även en gemensam systeminventering att genomföras vilken kommer att belysa vilka digitala system som idag används i de deltagande kommunerna, eventuella framtida möjligheter till samverkan vid t ex upphandling, vilka typer av digital informationen som hanteras i de deltagande kommunerna idag samt hur den hanteras. Dessa två inventeringar kommer att användas som underlag för projektets slutrapport. Systeminventeringen kommer även att kunna ligga till grund för ett eventuellt utökat IT-samverkansarbete inom Kalmar län. Genom konferenser, workshops och utbildningar kommer de deltagande organisationerna ges möjligheter att få en inblick i eller fördjupade kunskaper om vad digital långtidslagring innebär i praktiken och hur man kan gå till väga för att förvalta digital information och digitala arkiv på lång sikt. Genom samverkan och omvärldsbevakning ska kunskaper och erfarenheter från liknande projekt och från de egna medverkande organisationerna fångas upp och delges samtliga berörda. Förbättringsförslag och förslag till åtgärder ska utarbetas och presenteras för samtliga deltagare. Anki Heimonen (15) ID referens

7 2.3 ets prioriteringar ets prioriteringar viktas ofta utifrån Tid, Kostnad och Kvalitet, ibland kallad TCQ-triangeln. ets prioritering är definierad enligt följande: Tid 0,5 Kostnad 0,2 Resultat (Kvalitet, Omfattning/Ambitionsnivå) 0,3 3 budget På uppdrag av projektets uppdragsgivare avtal om projektledartjänst Hr tecknats mellan Regionförbundet Kalmar län och Kommunalförbundet ITSAM. Insatsen omfattar 60 procent av en heltid under 12 månader med start (Avtalsnummer: earkiv ). budgeten är en skattning av kostnaden för de aktiviteter som programgruppen identifierat för projektet. Resor, möten, utbildningar och workshops samt visst konsultstöd och utrymme att få in externa föreläsare ingår i budgeterad kostnad. Varje deltagande myndighet står för sina egna kostnader i samband med resor och övriga omkostnader. ITSAM redovisar uppkomna och planerade kostnader till styrgruppen. Ett eventuellt överskott av projektmedel vid projektavslut hanteras av styrgruppen. Medel kan komma att återbetalas alternativt användas till nödvändiga fortsatta aktiviteter inom e-arkiv efter projektavslut. ets totala budget omfattar SEK. Regionförbundet fördelar kostnaden till parterna enligt nedanstående tabell. Kostnad i kronor (50% rak andel + 50% Kommun befolkningsandel) Borgholm Emmaboda Hultsfred Högsby Kalmar Mönsterås Mörbylånga Nybro Oskarshamn Torsås Anki Heimonen (15) ID referens

8 Västervik Regionförbundet 1/12- del Summa Vimmerbys andel betalas direkt till ITSAM genom deras befintliga samverkansavtal Kommunalförbundet ITSAM fakturerar Regionförbundet kvartalsvis i efterskott med beloppet kronor per kvartal med följande förfallodagar; , , och Om projektledaren har skäl att anta att projektets kostnad kommer att avvika från dess budget måste hon rapportera detta till styrgruppen som ansvarar för att fatta beslut om hur avvikelsen ska hanteras. 4 beskrivning earkiv Kalmar län är ett utvecklingsprojekt med målet att skapa förutsättningar för en effektiv och säker förvaltning som uppfyller lagens, myndighetens och medborgarens krav på åtkomlig och tillförlitlig information. 4.1 Omfattning et ansvarar för att ta fram en aktivitetsplan. För varje aktivitet ska anges: Aktivitetsbenämning Ansvarig person Omfattning i tid, startdatum och slutdatum. Aktiviteter som ska genomföras av projektledaren Styrgruppsmöten Samordning inom länet och med andra pågående projekt, t ex i referensgrupperna. Omvärldsbevakning Upprätta och uppdatera en projektsite via Skicka ut och sammanställa nulägesanalys med fokus på status och organisering av informations- och ärendehanteringen och arkivet i de medverkande kommunerna. Ta fram förslag och mallar till styrande dokument och kommunicera dessa ut till de deltagande kommunerna. Skicka ut och sammanställa den övergripande systeminventeringen i de deltagande kommunerna. Anki Heimonen (15) ID referens

9 Utarbeta förslag till klassificering och värdering av information Utarbeta och erbjuda konferenser, utbildningar och workshops för kompetenshöjande åtgärder hos ledning och medarbetare form av regionala eller lokala utbildningar på plats eller i form av webbutbildningar. Presentera en slutrapport som belyser möjliga framtida vägval för kommunerna i Kalmar län samt de risker som det innebär att införa eller inte införa en digital informationshantering och ett system för långsiktigt digitalt bevarande. Genomlysa legala krav/juridiska aspekter vid införandet av system för långsiktigt digitalt bevarande Genomlysa de ekonomiska förutsättningarna för införande av system för långsiktigt digitalt bevarande Belysa möjligheterna och problemen med att ingå ett fördjupat samarbete med andra regioner och pågående projekt. Aktiviteter som ska utföras av medlemskommunerna Bemanna projektet lokalt i varje kommun Utse kontaktperson i respektive kommun, d v s projektledare på plats i kommunen. Återkoppla till projektledaren vid behov. Genomföra nulägesanalys som pekar på hur informations- och ärendehanteringen och arkivfunktionen fungerar och är organiserad idag. Genomföra kompetenshöjande åtgärder hos ledning och medarbetare i Se över och uppdatera/upprätta styrande dokument Genomföra systeminventering av system som lagrar information Klassificera och värdera all information som kommunen och de kommunala bolagen/stiftelserna producerar och hanterar inom sina olika verksamheter. Delta vid de kompetenshöjande åtgärder som erbjuds. 4.2 Avgränsning I detta projekt ingår inte att: Digitalisera befintligt analogt arkivmaterial. Hantera frågan om digitala mellanarkiv Upphandla, leverera och/eller införa system för långsiktigt digitalt bevarande. Anki Heimonen (15) ID referens

10 4.3 Avslutskriterier Detta projekt anses avslutat när slutrapporten är överlämnad till och leveransgodkänd av uppdragsgivaren. et kan även avslutas genom att styrgruppen lägger ned projektet. 5 Tid- och leveransplan 5.1 Tidsram et pågår t o m Slutrapporten ska vara överlämnad till uppdragsgivaren senast Leveransplan Senast ska följande produkter levereras: Slutrapport Delleveranser Nulägesanalys Systeminventering Utbildningsplan Utbildningar och workshops Månadsavstämningar Milstolpar Fastställande av styrgrupp och projektdirektiv Sammanställning och redovisning av nulägesanalys Genomförande och sammanställning av en översiktlig systeminventering Utbildningar och workshops Sammanställning av slutrapport 5.3 Leveransgodkännande Slutrapporten ska godkännas skriftligt av uppdragsgivaren. Anki Heimonen (15) ID referens

11 6 organisation 6.1 Roller Detta projekt består av följande roller. Uppdragsgivare Styrgruppens ordförande ledare Styrgruppsmedlemmar medlemmar Regionförbundet i Kalmar län, org.nr Regionförbundet företräder utöver sig själv även nedanstående kommuner. Borgholms kommun, org.nr Emmaboda kommun, org.nr Hultsfreds kommun, org.nr Högsby kommun, org.nr Kalmar kommun, org.nr Mönsterås kommun, org.nr Mörbylånga kommun, org.nr Nybro kommun, org.nr Oskarshamns kommun, org.nr Torsås kommun, org.nr Västerviks kommun, org.nr Vimmerby kommun, org.nr Bemanning Uppdragsgivare Kommunchefsgruppen Kalmar län Styrgruppens ordförande Stephen Dorch Informationssäkerhetssamord nare, Regionförbundet Kalmar län ledare Anki Heimonen 1:e arkivarie, Kommunalförbundet ITSAM Styrgruppsmedlemmar Mats Johansson Kommunchef, Mönsterås kommun Christer Lundh Administrativ chef, Västerviks kommun Marie Johansson Arkivarie, Kalmar kommun Magnus Garp IT-strateg, Kalmar kommun Anki Heimonen (15) ID referens

12 Karin Lokrantz Nilsson Therese Åhlander Tomas Karlsson Länsarkivarie, Kalmar läns Arkivförbund Registrator, Borgholms kommun IT-chef, Oskarshamns kommun Referensgrupper Konceptstudie e-arkiv Kronoberg/Blekinge E-arkiv Skåne Nordost E-arkiv Skåne Sydost E-arkiv i Linköpings kommun (E-Lin) Elin Jonsson Magdalena Nordin Lars-Erik Strandberg Michaela Sarvik Christian Jernecrantz Dan Malmsten Mariella Andersson 6.3 Resursplanering och ansvarsfördelning ledaren har i uppdrag att erbjuda passande utbildningsutbud. De deltagande organisationernas ansvar är att tillse att berörd personal deltar vid de utbildningstillfällen som erbjuds. Varje deltagande organisation skall utse en intern projektledare och en projektarbetsgrupp inom respektive organisation. Den interna arbetsgruppen ansvarar för att sprida informationen ut i sin organisation, delta vid möten och utbildningar och sammanställa/återrapportera uppgifter som den interna projektledaren sedan överlämnar till projektledaren för vidare bearbetning. Kompetenshöjande åtgärder Kompetenshöjande åtgärder bör främst ske inom grupperna: Politisk ledning Ekonomichefer Administrativa chefer/verksamhetschefer it-chefer/it-strateger eller motsvarande informationssäkerhetsansvariga verksamhetsutvecklare systemansvariga arkivarier eller motsvarande jurister upphandlare/inköpsansvariga Därutöver bör även handläggare som visar intresse för frågorna erbjudas utbildning redan i detta skede. Anki Heimonen (15) ID referens

13 7 Ändringar i projektplanen Avvikelser och förändringar inom projektets ramar tas upp i mötesanteckningar i styrgruppen. Beslut tas i första hand direkt och dokumenteras direkt. 8 Riskanalys Nr Händelser som kan påverka projektet negativt och vilka konsekvenserna blir 1 ledaren kan inte fullfölja sitt uppdrag 2 Kommunerna avsätter inte resurser för att genomföra de aktiviteter som ingår i projektet 3 Berörd personal deltar inte vid de träffar, workshops och utbildningar som erbjuds 4 Återrapportering av uppgifter sker inte inom fastställd tid 5 Frågan anses inte längre intressant och projektet avslutas i förtid Sanno -likhet (1-5) Konsekvens (1-5) Åtgärdsplan för att undvika eller mildra konsekvenserna 1 4 et får avbrytas eller fördröjas till ny projektledare knutits till projektet. 4 4 Uppdragsgivarna uppnår inte projektets mål och införandet av e-arkiv fördröjs. Ledningen måste inse frågans vikt för organisationens framtid och frigöra resurser för arbetet. 3 5 Uppdragsgivarna uppnår inte projektets mål och införandet av e-arkiv fördröjs. Ledningen på alla nivåer måste inse frågans vikt för organisationens framtid och frigöra resurser för utbildning och kunskapshöjande åtgärder. 4 4 Påminnelser skickas ut. Om svar inte kommer in räknas resultatet bort och anledningen redovisas i projektets slutrapport. 1 5 Deltagande kommuner beslutar att avvakta och invänta framtida lösningar. 9 Dokument och rapportering 9.1 dokument plan Budget Styrgruppsbeslut Mötesanteckningar Statusrapport med aktivitetsplan Slutrapport Anki Heimonen (15) ID referens

14 9.2 Arbetsdokument Nulägesanalys Översiktlig systeminventering Utbildningsplan Utbildningsmaterial Nyhetsbrev 9.3 Rapportering ledningen ska till styrgruppen lämna en lägesrapport en gång per månad i form av ett nyhetsbrev, eller vid annan tidpunkt som styrgruppen beslutar om. Dokument Frekvens Ansvar Styrgrupp/PL plan Styrgrupp/PL Budget PL Mötesanteckningar med aktivitetsplan 1/vecka PL Statusrapport 1/vecka PL Lägesrapport PL Styrgruppsbeslut Styrgruppens ordförande Slutrapport PL 10 Kommunikationsplan Kommunikationsvägar för projektet är: Microsoft One Drive Yammer Används för intern kommunicering och administrering av arbetsmaterial inom styrgruppen och med referensgrupper Används för intern kommunicering av mallar, underlag och nyhetsbrev inom styrgruppen och med referensgrupper Används för publicering av projektinformation och styrdokument. Anpassas främst för externa användare. Anki Heimonen (15) ID referens

15 Nyhetsbrev E-post Skickas till uppdragsgivarna och publiceras via projektets hemsida. Används vid utskick av mallar och underlag till kontaktpersoner och uppdragsgivare Ansvarsfördelning vid kommunicering av information ledaren ansvarar för: att intern projektinformation, mallar och underlag skickas ut till styrgrupp och kontaktpersoner, publiceras via Yammer och i förekommande fall även skickas till kommunens centrala e-postlådor. att nyhetsbrev och extern information upprättas och skickas ut till uppdragsgivarna via e-post, samt att nyhetsbrev och extern information publiceras via Yammer och projektets hemsida. Kontaktpersonerna i de berörda kommunerna är ansvarar för: att informationen sprids vidare till berörda personer inom den egna organisationen. att eventuell återrapportering sker till projektledaren inom fastställd tidsram. Anki Heimonen (15) ID referens