ESA STATUSRAPPORT 5.DOC

Transkript

1 STATUSRAPPORT 5 Titel: Statusrapport 4 Projekt: ESA - Entreprenörskap Skola Arbetsliv Idnr: Beställare: Kommunförbundet västernorrland/skolcheferna i länet Version: 1.1 Skriven av: Malin Heimer Datum: Godkänd av: Styrgruppen Datum: Projektwebbplats: DOKUMENTNAMN: ESA STATUSRAPPORT 5.DOC ÄNDRAT : :21

2 Statusrapport 5 ESA 1(6) Innehållsförteckning TEXT... FÖRÄNDRINGSHISTORIK... 2 RELATERADE DOKUMENT STATUSLÄGE HÄNDELSER SEDAN FÖRRA RAPPORTEN FÖRVÄNTAT RESULTAT UPPFÖLJNING AV PROJEKTPLAN RISKANALYS ÅTGÄRDER ÅTGÄRDER SOM SKA VIDTAS INOM PROJEKTET ÅTGÄRDER SOM SKA VIDTAS AV BESTÄLLARE ELLER STYRGRUPP ÖVRIGT... 5

3 Statusrapport 5 ESA 2(6) Projektstatus: Röd - Den regionala plattformen är fortfarande i projektform inom ESA. Gul Inga leveranser gällande projektmål 2 ännu. Bedömningen är att det finns förutsättningar att nå projektmål 2 Grön Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare Fastställt dokument Malin Heimer Relaterade Dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans Projektdirektiv Styrgruppen ESA Projektplan Styrgruppen ESA ESA Statusrapport 4 Process beskrivningar Uppdrag PRAO respektive Uppdrag APL Beställaren ESA

4 Statusrapport 5 ESA 3(6) 1 Statusläge Projektmål 1, 3, 4, 5, 6, 7 Nästa uppföljning blir till styrgruppsmötet 24 maj. Varje kommun har till dess i uppdrag att fortsätta utveckla aktiviteter utifrån statusrapport 4 och den dokumentation som sammanställts från Kick Off 2 19 februari. Projektmål 2 Att organisera regional plattform för kontakter mellan kommun-näringsliv (utbildningarbetsliv) där funktioner för drift, underhåll, support och utveckling av webbportalen ingår Status: Den fysiska hemvisten för praktikplatsen.se är Sundsvalls kommun enligt det avtal som tecknats med leverantören Gotit Gällande avtal med Gotit löper tom Önskemål om att testa hanteringen av feriepraktik inom praktikplatsen.se har kommit från flera kommuner. - Frågan om avtalsförlängning tom enligt gällande avrop är väckt hos leverantören. - Styrgruppen behöver ta ställning till om modulen för att hantera feriepraktik ska byggas in i förlängningen av avtalet som löper året ut. Kostnaderna ryms inom ramen för projektet. Senast 1 juni 2013 måste vi inom ramen för ESA-projektet presentera en modell med tillhörande samverkansavtal som innehåller beskrivning av hemvist, uppdrag och arbetsorganisation för en gemensam plattform efter Ett första steg togs under ESA Kick Off 2 19 februari. Där diskuterades regional samverkan utifrån 2 perspektiv: a) Kompetensutveckling ur ett bredare perspektiv där en plattform bestående av LST, kommunförbundet, LVN och Miun är viktiga aktörer som bör utgöra ett paraply. b) Regional samverkan omkring praktikplatsen.se, praktiskt och logistiskt. Viktigt att någon aktör/person tar på sig ledartröjan. - Styrgruppen behöver ta ställning till vart den regionala plattformen ska ha sin hemvist fom Senast 1 juni 2013 ska kravspec för ny upphandling av IT-verktyg för praktiksamordning vara klar. Alternativet är ytterligare förlängning av det avtal som finns med Gotit. Det förutsätter att det är Sundsvalls kommun som är hemvist för den regionala plattformen fom januari Styrgruppen behöver ta ställning till vilket alternativ som ska gälla.

5 Statusrapport 5 ESA 4(6) 2 Händelser sedan förra rapporten - ESA kick Off 2 genomfördes 19 februari Dokumentation från dagen bifogas statusrapporten. 3 Förväntat resultat till nästa styrgruppsmöte - Att samtliga kommuner har: Kvitterat och redovisat att utvecklingsarbetet följer projektplanen enligt de åtgärder som beskrevs i statusrapport 4 (16 januari) och den samlade dokumentationen från ESA Kick Off 2 19 februari. - Att det finns ett färdigt förslag om hur den fortsatta regionala plattformren med praktiksamordning och kvalitetssäkring av praktik inkl drift av IT-stöd att ta ställning till. 4 Uppföljning av projektplan - Denna rapport fokuserar på uppföljning av projektmål 2 i projektplanen. Uppföljning övriga projektmål, uppföljning resurser och uppföljning kostnader görs till nästa styrgruppsmöte 24 maj. 5 Riskanalys Risk ID Benämning Noteringar/åtgärder R01 R02 R03 Det finns ingen naturlig hemvist för samordningen/driften av det regionala samarbetet när projektet är slut. Ny upphandling av IT-stöd skapar oro bland de som jobbar ute i verksamheterna. Att lära sig ett nytt system kostar resurser i form av tid och pengar (utbildning) Ny upphandling av IT-stöd drar ut på tiden pga överklagan eller andra oförutsedda händelser vilket leder till att verksamheterna kan bli utan IT-stöd i avtalslöst läge. Någon kommun/organisation måste ta på sig samordningsuppdraget. Avtal tecknas med övriga deltagande kommuner. Reglera upphandlingen i tid så att en ev övergång till nytt system byggs in i aktivitetsplanerna inom projektet under ht Reglera kostnader för ev utbildningsinsatser i kravspecen för upphandling. Om Sundsvalls kommun är hemvist för den regionala plattformen med samordningsansvar fom 2014 kan ny förlängning av praktikplatsen.se med Gotit vara ett alternativ.

6 Statusrapport 5 ESA 5(6) 6 Åtgärder 6.1 Åtgärder som ska vidtas av beställare eller styrgrupp - Besluta om modulen för att hantera feriepraktik ska byggas in i förlängningen av avtalet som löper året ut. - Besluta om vart den regionala plattformen enl projektmål 2 ska ha sin hemvist fom 1 januari Besluta om vi ska göra en ny upphandling för praktiksamordningsverktyg eller förlänga det avtal som finns för praktikplatsen med Gotit ytterligare för fortsatt drift fom januari Åtgärder som ska vidtas inom projektet Projektledaren får i uppdrag att genomföra åtgärder ang Praktikplatsen.se: - Förlänga nuvarande avtal med Gotit tom , utifrån styrgruppens beslut om att bygga in feriepraktik eller inte. - Ta fram nytt förslag till samverkansavtal mellan kommunerna utifrån styrgruppens beslut om vilka kommuner som ska vara med och vilken organisation som ska vara hemvist för den regionala plattformen. - Ta fram en kravspec för ny upphandling alternativt underlag för fortsatt förlängning av avtal för Praktikplatsen.se utifrån styrgruppens beslut i frågan. Varje kommun får i uppdrag att - Jobba vidare med de lokala aktivitetsplanerna enligt dokumentationen från Kick Off 2 19 februari. Projektledaren kommer att följa upp status kommunvis och redovisa vid nästa styrguppsmöte 24 maj Övrigt - Datum för nästa styrguppsmöte 24/