SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv"

Transkript

1 E-arkiv Kronoberg och Blekinge SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv augusti 2013 februari 2014

2 ägare 2 Innehåll 1 Sammanfattning Bakgrund Allmänt om slutrapporten och den fördjupade förstudien Beställare period Måluppfyllelse idé och mål Ekonomi förlopp Erfarenheter från den fördjupade förstudien Organisation, roller och ansvarsfördelning Expert- och referensgrupper Utbildningar och aktiviteter Rutinbeskrivningar och mallar Nulägesanalys e-arkiv i drift Översiktlig systeminventering Analys leveranstester Analys ramavtal Planering inför projekt Informationsspridning Resultat och dokumenthantering Avvikelse och ändringshantering Leverans, överlämning och godkännande Upplevd kvalitét Fungerade bra att rekommendera Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa projekt Att tänka på till nästa projekt Fortsatt arbete Källor shantering

3 ägare 3 Utgåva Kommentar Första utkast med sammanställning av information från lägesrapporter och anteckningar från styrgruppsmöten och avstämningsträffar för kontaktpersoner för synpunkter till arbets- och referensgrupper efter synpunkter från referensgrupper. Kompletterad text och leveranstest och analys ramavtal utskickad för synpunkter. Kompletterad med sammanfattning, utvärdering och enkät e- arkiv i drift för godkännande av styrgruppen. Kompletterad med redovisning av ekonomi och sammanfattning av förankring hos deltagande organisationer godkänd av styrgruppen vid möte 21 februari Publicerad version. En sammanställning av andelen system per organisation har lagts till.

4 ägare 4 1 Sammanfattning Styrgruppen för den fördjupade förstudien föreslår att i nästa etapp genomföra en konceptstudie med inriktning mot en gemensam organisation för e-arkiv i regionen. Arbetet under den fördjupade förstudien har baserats på de handlingsalternativ som beskrivits i Guide till handlingsalternativ och slutrapporten från förstudien. Olika förberedande aktiviteter innan införandet av e-arkiv påbörjades, bland annat en översiktlig systeminventering. Kunskaperna som arbetsgrupperna inhämtat har använts bland annat för rutinbeskrivningar och kommer att kunna användas för de utbildningar som planeras under kommande etapper. Vissa förberedande aktiviteter har fått skjutas upp till ett senare skede, men arbetet har ändå tagit ett tydligt steg framåt och det finns ett konkret förslag för fortsättningen. 2 Bakgrund Den fördjupade förstudien bygger vidare på resultatet från förstudien om e-arkiv som genomfördes våren 2013 i Kronoberg och Blekinge. Beslut om att genomföra den fördjupade förstudien fattades genom den överenskommelse som undertecknades av kommunchefer och regiondirektörer i Kronoberg och Blekinge i september Förslaget till gemensam förstudie om e-arkiv presenterades av i november Kommunerna i Blekinge hade i gemensam skrivelse anmält intresse att delta i samverkan. Förstudien genomfördes från januari 2013 och avslutades i augusti Målsättningen var att ta fram konkreta förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete med att införa e-arkiv, i första hand gällande långsiktigt bevarande hos arkivinstitution och inte digitalisering av analoga handlingar eller verksamhetsnära arkiv. Samtliga kommuner, landstingen och regionförbunden i Kronoberg och Blekinge deltog i förstudien. Efter den avslutade förstudien valde landstingen att ansluta till förvaltningssamverkan R7e-arkiv. Redan under förstudien kom frågor från Kalmar och Skåne Nordost om att delta i samverkan, men denna avgränsades till Kronoberg och Blekinge för att kunna hantera administrationen. Samordning med projekt och initiativ i angränsande län påbörjades under förstudien genom erfarenhetsutbyte och referensgrupper. Förstudien baserades på erfarenheter från Sambruks projekt Elektroniskt bevarande, E-delegationens projekt eard (e-arkiv och e-diarium), SKL:s projekt E-arkiv, internationella standarder och goda exempel samt de övergripande analyser som genomfördes. Även under den fördjupade förstudien har arbetsgrupperna följt arbetet i projektet eard och SKL:s projekt. 2.1 Allmänt om slutrapporten och den fördjupade förstudien Slutrapporten beskriver den fördjupade förstudien och de erfarenheter som kontaktpersonerna, styrgruppen, projektledningen och de olika gemensamma arbetsgrupperna vill förmedla till kommande etapper. Rapporten från den fördjupade förstudien är en sammanfattning. För uttömmande information hänvisas till mötesanteckningar, lägesrapporter, rapporter från

5 ägare 5 informationsträffar och det material som tagits fram av arbetsgrupperna. Allt material finns tillgängligt för deltagande organisationer via den gemensamma projektwebben. Den fördjupade förstudien handlade om att komma fram till en inriktning för fortsatt samverkan baserat på de handlingsalternativ som beskrivits i Guide till handlingsalternativ och slutrapporten från förstudien, förankra resultatet från förstudien samt att genomföra olika förberedande aktiviteter inför att införa e-arkiv. 2.2 Beställare direktivet godkändes av kommunchefer och regiondirektörer genom undertecknande av den gemensamma överenskommelsen om att genomföra förstudien. Överenskommelsen blev upprättad den 30 september ägare var. Deltagande organisationer var: Alvesta kommun Karlshamn kommun Karlskrona kommun Lessebo kommun Ljungby kommun Olofströms kommun Markaryds kommun Sölvesborgs kommun Tingsryds kommun Älmhults kommun Uppvidinge kommun Regionförbundet Södra Småland (RFSS) Region Blekinge Ronneby kommun 2.3 period Den fördjupade förstudien startade i augusti Rapportering med förslag till fortsatt gemensamt projekt genomfördes under februari 2014 och därmed avslutades etappen.

6 ägare 6 3 Måluppfyllelse Under den fördjupade förstudien formulerades ett konkret förslag till fortsatt inriktning. Förslaget är att bygga upp en gemensam organisation för e-arkiv. Stegen på vägen till en gemensam organisation går i två etapper först en konceptstudie för att ta fram förslag till organisering och därefter projekt för att bilda gemensam organisation och upphandla gemensamt arkivsystem. Samtidigt har en rad förberedande aktiviteter genomförts. Dessa har resulterat i: En gemensam systemlista som underlag för olika behovsanalyser. Rutinbeskrivningar och mallar för arkivinspektioner. Förslag till rutinbeskrivningar för avveckling av gamla system samt upphandling av nya system. Vissa förberedande aktiviteter har fått skjutas upp till ett senare skede, men arbetet har ändå tagit ett tydligt steg framåt och det finns ett konkret förslag för fortsättningen. 3.1 idé och mål idé Tanken med den fördjupade förstudien var att förankra och konkretisera det fortsatta arbetet med att införa e-arkiv. Den fördjupade förstudien skulle också innebära att gemensamma aktiviteter genomfördes för att förbereda införandet av e-arkiv. organisationen skulle förstärkas med en styrgrupp och det lokala arbetet för att förbereda inför införande av e-arkiv skulle startas upp hos deltagande organisationer. Inriktningen på de förberedande aktiviteterna var det arbete som behöver genomföras oavsett om deltagande organisationer efter avslutad fördjupad förstudie väljer att gå vidare gemensamt eller inte. Detta eftersom deltagande organisationer inte kunde ta ställning till handlingsalternativen efter den inledande förstudien. Det berodde i sin tur delvis på att förankringsarbetet inte hunnit genomföras ute i deltagande organisationer. Samarbetet befann sig dessutom fortfarande i en utbildningsfas, eftersom frågan om e-arkiv var ny för de flesta deltagare Övergripande mål Det övergripande målet med den fördjupade förstudien var att kunna sätta igång ett projekt 2014 för att införa organisation och system för att hantera e-arkiv. Under den fördjupade förstudien har deltagande organisationer satt sig in i materialet som togs fram under förstudien (Slutrapport och Guide till handlingsalternativ). Enligt rapporter från kontaktpersonerna har idén om att fortsätta samverka om e-arkiv har förankrats hos deltagande organisationer. gruppen och styrgruppen har tagit fram ett förslag att införa organisation och system för e- arkiv i två steg: 1. Konceptstudie och förberedande aktiviteter för att bilda organisation samt upphandla och införa arkivsystem 2015

7 ägare 7 Det övergripande målet uppnåddes alltså inte fullt ut, men bilden är betydligt klarare när det gäller förslag till avgränsning för samverkan och stegen för att nå fram till ett gemensamt projekt för att införa e-arkiv Delmål höja kunskapsnivå För att ytterligare höja kunskapsnivån inom deltagande organisationer och förankra resultatet från förstudien skulle utbildningar genomföras under den fördjupade förstudien. En introduktionsutbildning om informationskartläggning samt en workshop om klassificering genomfördes. Någon utbildning om e-arkiv med utgångspunkt från Guide till handlingsalternativ genomfördes inte. Bedömningen var att det skulle finnas ett större intresse för att lära sig mer efter beslut om att genomföra kommande etapper. Det finns färdiga utbildningspaket som kan användas under konceptstudien och projektet. Genom de arbetsmöten som genomförts har kunskapsnivån höjts hos deltagarna i de olika arbetsgrupperna inom områdena: Systeminventering, informationskartläggning, arkivinspektioner och styrande dokument. Leveranser från verksamhetssystem till e-arkiv. Arkivsystem både som kommersiella produkter och egenutvecklade lösningar. Kunskaperna som arbetsgrupperna inhämtat har kunnat användas bland annat för rutinbeskrivningar och kommer att kunna användas för de utbildningar som planeras under konceptstudien. Material som har sammanställts finns tillgängligt för delagande organisationer på projektwebben Delmål översiktlig systeminventering En översiktlig systeminventering skulle genomföras. Samtliga deltagande organisationer lämnade in underlag enligt instruktioner från arbetsgruppen. Det gick bättre än förväntat att få in underlag, men det tog längre tid än förväntat att sammanställa och bearbeta uppgifterna som lämnats in. Resultatet har blivit en gemensam systemlista på projektarbetsplatsen. Det arbete som återstår är att gå igenom hela listan och genomföra djupare analyser. Så här långt har det ändå varit möjligt att använda systemlistan som underlag för förslag till fortsatt inriktning Delmål slutföra nulägesanalys e-arkiv i drift Under förstudien påbörjades en enkätundersökning med frågor till organisationer som redan har e- arkiv i drift. Under den fördjupade förstudien kunde undersökningen slutföras. Sammanställningen av svaren har använts som underlag till analysen som redovisas i den här rapporten Delmål påbörja informationskartläggning Den fördjupade förstudien skulle göra det möjligt för deltagande organisationer att påbörja arbetet med informationskartläggning. En utbildning genomfördes för att ge grundläggande kunskap och tips när det gäller processkartläggning för verksamhetsutveckling, systeminventering och klassificering av information med utgångspunkt från verksamhetssammanhang.

8 ägare 8 Det har varit upp till varje deltagande organisation att ta ställning till hur man velat gå vidare med informationskartläggning internt. En fråga ställdes till kontaktpersonerna i samband med utvärdering av den fördjupade förstudien, ingen svarade att ett arbete med informationskartläggning påbörjats på hemmaplan. Eftersom inte alla svarade så finns det inte någon klar bild av nuläget. Av de kommentarer som lämnades vid utbildningen och i utvärdering så framstår det som att deltagande kommuner behöver mer handgriplig hjälp för att komma igång Delmål styrande dokument och tillsyn Den fördjupade förstudien skulle sammanställa exempel på styrande dokument och ta fram förslag till tillsynsmetodik. En rutinbeskrivning samt mallar för rapport från arkivinspektion och skrivelse till förvaltningar och enheter har tagits fram. Arbetsgruppen har börjat samla in exempel på olika typer av styrande dokument som har med arkiv att göra. Arbetet har inte slutförts eftersom bedömningen var att det är bättre att invänta en vägledning som Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor håller på att ta fram när det gäller styrande dokument och beslut om arkiv Delmål förlag till fortsättning Den fördjupade förstudiens projektledning har tillsammans med styrgruppen, samordnare för de olika arbetsgrupperna och övriga resurser arbetat med att ta fram förslag till kommande etapper. Inriktningen som föreslås är en gemensam organisation för e-arkiv i regionen. Förslag till organisation, överenskommelse och direktiv samt detaljerad plan för konceptstudie mars till december 2014 (10 månader) har tagits fram. Arbetet med att planera bildande av en gemensam organisation och projektet för att införa gemensamt arkivsystem har påbörjats. Ett färdigt förslag kommer att tas fram under konceptstudien. 3.2 Ekonomi Budgeten för den fördjupade förstudien var totalt kr för sex månader. Kostnaderna fördelades mellan deltagande organisationer baserat på invånarantal. Regionförbund betalade samma summa som minsta kommun. skickade ut faktura till deltagande organisationer och alla betalningar har kommit in. betalade Karlskrona kommun för projektledare 25 % från och med mitten av december till och med februari. Detta innebar inga förändringar i överenskommelsen. Överkottet (18000 kr) överförs till konceptstudien. Endast Regionförbundet Södra Småland kliver av samverkan och andelen blir mindre än 500 kr. Personal Övriga omkostnader Summa: Budget Differens

9 ägare 9 4 förlopp Den 26 augusti var det ett uppstartsmöte i Växjö för kontaktpersoner. De flesta deltagande organisationer var representerade på mötet. Under uppstartsmötet presenterades slutrapporten från förstudien och kortfattat innehållet i Guide till handlingsalternativ. Förslag till beskrivning av kontaktpersonernas och styrgruppens roll, ansvarsområde och arbetssätt presenterades och diskuterades. Förslag till överenskommelse, direktiv och projektplan gicks igenom. för halvdagar med avstämningsmöten med kontaktpersoner bokades in för tre tillfällen. En styrgrupp utsågs av kontaktpersonerna. En reviderad version av överenskommelse och direktiv skickades ut via e-post till kontaktpersoner för genomläsning efter uppstartsmötet. Överenskommelsen undertecknas i samband med kommunchefsträffar i Växjö den 13 september och Karlshamn den 17 september. Genom att underteckna överenskommelsen godkändes också projektdirektivet. planen godkändes av styrgruppen på mötet den 16 september Den första aktiviteten som genomfördes var utbildningsdagen om informationskartläggning. Därefter påbörjades arbetet med att ta fram instruktioner för den översiktliga systeminventeringen. Under tiden som inventeringen genomfördes ute hos deltagande organisationer arbetade arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel med att samla in exempel på styrande dokument, genomföra workshop om klassificering och ta fram rutinbeskrivning och förslag till mallar i samband med arkivinspektioner. Parallellt med dessa aktiviteter hade arbetsgruppen Analys leveranstester regelbundet webbmöten för erfarenhetsutbyte. Under december till februari tog gruppen fram förslag till rutinbeskrivningar för avställning från gamla system och upphandling av nya system. Arbetsgruppen Analys ramavtal bevakade informationsträffar med anledning av SKI:s ramavtal för e- arkiv och hade två kortare arbetsmöten. Eftersom inte alla ramavtal tecknats under perioden genomfördes inte någon djupare analys. Styrgruppen fungerade från mitten av oktober som arbetsgrupp är det gäller planering inför nästa etapp samt ta fram informationsmaterial och beslutsunderlag. Under november hade styrgruppen tillgång till en utredare hos. I mitten av december förstärktes projektgruppen med sammanhållande projektledare och Region Blekinge bidrog med en resurs som projektekonom. För att kunna få fram ett beslutsunderlag inför budgetprocessen under 2014 förändrades tidplanen på så sätt att den fördjupade förstudien avslutades tidigare under februari samtidigt som arbetet med förberedelser inför konceptstudien påbörjades. Det innebar att vissa förberedande aktiviteter parkerades för att återupptas senare under konceptstudien.

10 ägare 10 5 Erfarenheter från den fördjupade förstudien organisationen förstärktes med en styrgrupp för att framförallt säkerställa förankring på hemmaplan. Flera olika kompetenser kunde engageras genom att dela upp arbetet i flera grupper, med mer avgränsade uppdrag. Den fördjupade förstudien har haft ett aktivt utbyte med initiativ i angränsande län genom träffar och att olika nätverk har kunnat fungera som referensgrupper. En utbildning om informationskartläggning och en workshop om klassificering genomfördes. Under den fördjupade förstudien påbörjades deltagande i Riksarkivets eard och delprojektet nyttorealisering framförallt genom att genomföra en workshop under ledning av Tero Päivärinta, Luleå tekniska universitet. Under den fördjupade förstudien har det förberedande arbetet kunnat konkretiseras genom att ta fram rutinbeskrivningar och mallar. Insamlandet av bra exempel på styrande dokument påbörjades, och arbetsgruppen Karläggning och goda exempel tog del av och sammanställde synpunkter på ett förslag till vägledning om styrande dokument som Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor tagit fram. En översiktlig systeminventering genomfördes som resulterade i en gemensam systemlista. Nulägesanalysen av e-arkiv i drift slutfördes och redovisades för styrgruppen och kontaktpersonerna. Någon analys av SKI:s ramavtal för e-arkiv genomfördes inte då inte alla avtal tecknades under perioden eftersom leverantörerna hade fyra månader på sig att utveckla viss funktionalitet. Förslag till fortsatt samverkan har tagits fram. Nästa etapp är att genomföra en konceptstudie för en gemensam organisation för e-arkiv i regionen. Efter att konceptet är godkänt påbörjas arbetet med att för starta ny organisation och upphandla arkivsystem Informationen till kontaktpersoner förbättrades genom ett månadsbrev med översiktlig information. Lägesrapporter sammanställdes inför styrgruppsmöten och avstämningsträffar för kontaktpersoner. En gemensam projektwebb fanns tillgänglig för deltagande organisationer och färdigställd information publicerades på webben. Resultatet av den fördjupade förstudien: Slutrapport Ordlista på projektwebben Systemlista på projektwebben Rutinbeskrivning och rapportmalla arkivinspektion Förslag till rutinbeskrivning avställning av gamla system respektive upphandling av nya system 5.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning Förändringen jämfört med förstudien var att en styrgrupp tillsattes och att tre arbetsgrupper med olika inriktningar skapades. Styrgruppen formerades för att få en tydligare styrning i den fördjupade förstudien och ett bättre stöd till övriga kontaktpersoner. Syftet var att få ut information och få igång arbetet med förankring på hemmaplan. De olika arbetsgrupperna delades upp för att lättare

11 ägare 11 engagera olika kompetenser. Under förstudien var det i huvudsak arkivarier som deltog aktivt i arbetet, men under den fördjupade förstudien var kompetenserna mer blandade Styrgrupp Styrgruppens uppgift var att följa och stödja arbetet i den fördjupade förstudien samt att vara med och diskuterade och värderade de förslag som arbetstrupperna tagit fram. Sammansättningen av styrgruppen förändrades efter avstämningsträff med kontaktpersoner den 9 oktober och möte med styrgruppen den 15 oktober. Styrgruppen ansvarade för att planera, styra och följa upp den fördjupade förstudien, samt att se till att arbetsgrupper bemannas. Styrgruppen skulle också fungera som arbetsgrupp när det gäller att ta fram underlag för information och beslut om fortsatt gemensamt projekt och samverkan i regionen. Kontaktpersonerna utsågs i samband med uppstartsmötet. Deltagare i styrgruppen som utsågs var: Marianne Dalesjö, kanslichef Växjö (sammankallande), ersattes i december 2013 av Martin Fransson, tf. kanslichef, Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamns kommun Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun Lasse Johansen, it-chef Alvesta kommun Ulrika Gustafsson, administrativ chef, RFSS Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge På förlag av kontaktpersonerna vid avstämningsträffen 9 oktober förstärktes styrgruppen med tre deltagare: Mats Porsklev, Älmhults kommun Jesper Jacobsson, Sölvesborgs kommun Leif Söderlund, Ronneby kommun På grund av att Regionförbundet Södra Småland skulle bilda regionkommun tillsammans med Landstinget Kronoberg utträdde Ulrikaur styrgruppen redan från januari Styrgruppsmöten hölls vid sex tillfällen, varannan gång i Växjö och varannan gång i Karlskrona. Det har varit möjligt att delta via webb eller telefon Kontaktpersoner Varje beställare utsåg en kontaktperson som formellt ansvarig mot den fördjupade förstudien. Kontaktpersonen skulle ha en beslutsfattande position för att säkerställa förankring inom den deltagande organisationen. Kontaktpersonernas ansvar var att driva och förankra det interna arbetet inom sin respektive organisation samt att organisera det lokala arbetet.

12 ägare 12 Kontaktpersoner, utöver deltagare i styrgruppen, var: Camilla Thure, utvecklingsstrateg, Lessebo kommun Ronnie Wallin, kanslichef, Ljungby kommun Bengt Nilsson, kommunchef, Markaryds kommun, som efterträddes av Bengt-Göran Söderlind, näringslivschef Anna-Karin Johansen, administrativ chef, Olofströms kommun Garo Lorfalk, kanslichef, Tingsryd kommun Niklas Jansson, it-chef, Uppvidinge kommun ansvarig ansvarig ansvarade för att tillsätta resurser för att hantera projektledning samt att hantera formalia kring överenskommelse mellan deltagande organisationer. Rollen hade också ett ansvar för att sammankalla styrgrupp och kommunicera med kontaktpersoner. Marianne Dalesjö, kanslichef hos, var projektansvarig fram till mitten av december. Marianne ersattes därefter av Martin Fransson, tf. kanslichef och gruppledare för kansligruppen på. Anledningen var att Marianne påbörjade ett nytt arbete vid årsskiftet ledare var projektledare från starten av den fördjupade förstudien till mitten av december och ansvarade för att samordna kommunicera och leda den fördjupade förstudien. I förstudierapporten rekommenderades att anlita en erfaren projektledare med inriktning mot utvecklingsprojekt inom it, men att behovet av arkivarie som projektresurs kvarstod. I och med att Karlskrona kommun rekryterade projektledare för att införa nytt ärende- och dokumenthanteringssystem blev det möjligt att förstärka organisationen med projektledarkompetens redan under den fördjupade förstudien. Från och med mitten av december övertog Lars-Erik Strandberg, Karlskrona kommun, rollen som projektledare (motsvarande 25 % tjänst). ledaren ansvarade därefter för att samordna, kommunicera och leda planeringen av nästa etapp (konceptstudie). Elin fick då rollen som biträdande projektledare och specialist e-arkiv (motsvarande 75 % tjänst) med ansvar för att samordna, kommunicera och leda de planerade aktiviteterna inom den fördjupade förstudien, samt att bistå projektledaren med underlag och verksamhetskunskap inom området e-arkiv. Förändringarna dokumenterades i en reviderad projektplan som godkändes av styrgruppen den 17 december 2013 efter att kontaktpersonerna hade haft möjlighet att lämna synpunkter. Förändringen föranledde inte någon förändring i överenskommelsen om den fördjupade förstudien då de sammanlagda gemensamma resurserna motsvarade en heltidstjänst Övriga projektresurser Den fördjupade förstudien hade under november 2013 tillgång till en resurs från s analysavdelning för att göra en sammanställning när det gäller förutsättningar för gemensam organisation. Christina Lindberg, ekonom och utredare hos, hade tidigare

13 ägare 13 erfarenheter från utredning av tekniskt bolag och utsågs till att bistå den fördjupade förstudien med expertkunskap inom området. På grund av andra uppdrag kunde Christina inte fortsätta att vara en resurs för projektet. Region Blekinge bidrog från december med ekonom som resurs för att titta på dels budget och fördelning kostnaderna för konceptstudien, men framförallt för att titta på finansieringsmodeller med mera under själva konceptstudien. Maria Purnell fick rollen som projektekonom med uppgift att stödja projektorganisationen när det gäller fördelning av kostnader och modeller som tas fram under konceptstudien. Från och med oktober hade den fördjupade förstudien en resurs som fungerade som projektregistrator. Annie Jonsson,, arbetade tre förmiddagar i veckan med att registrera och kontrollera poster i termlistan och systemlistan. Annie har kontrollerat och gjort en första bearbetning av underlaget som lämnats in till systeminventeringen och korrekturläst och rättat posterna i termlistan. Den extra resursen innebar högre kvalitet på den registrerade informationen än vad som annars hade varit möjligt Arbetsgrupp Kartläggning och goda exempel Arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel skulle planera och stödja det lokala arbetet med systeminventering, utbildning och erfarenhetsutbyte kring informationskartläggning samt samla goda exempel på styrande dokument när det gäller informationshantering och tillsynsmetodik. Gruppen baseras på arbetsgruppen från förstudien våren Samordnare för arbetsgruppen: Emil Hagelbäck, arkivarie, Sölvesborgs kommun Deltagare i arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel: Josefina Andersson, arkivarie, Markaryds kommun Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun Niclas Rosenbalck, arkivarie, Älmhults kommun Jonas Sjöberg, systemförvaltare, Alvesta kommun Anders Karlsson, arkivarie, Ronneby kommun Anna-Lena Ljungberg, arkivarie, Alvesta kommun Arbetsgrupp Analys leveranstest Arbetsgruppen skulle vara ett forum för erfarenhetsutbyte och analysera de tester som genomförts hos deltagande organisationer när det gäller leverans från verksamhetssystem till arkivsystem. Samordnare för arbetsgruppen:, arkivarie/projektledare, Deltagare i arbetsgruppen Analys leveranstest:

14 ägare 14 Olivia Simson, arkivarie, Karlskrona kommun Charlotte Jörgensen, systemförvaltare, Karlskrona kommun Annelie Holmberg, registrator, Karlskrona kommun Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun Jessika Svedberg, projektledare, Arbetsgrupp Analys ramavtal e-arkiv Arbetsgrupp som skulle gå igenom och analyserar det ramavtal för e-arkiv som SKL Kommentus Inköpscentral hade upphandlat. Arbetsgruppen var bemannad med upphandlare, arkivarier och itarkitekt. Några personer hade lovat ställa upp som referenspersoner när det gäller it och juridik. Samordnare för arbetsgruppen: Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun (samordnare) Deltagare i arbetsgruppen analys ramavtal: Per Mortensen, upphandlingschef, Karlskrona kommun Mikael Andersson, upphandlare, Karlskrona kommun Niklas Hörling, it-arkitekt, Teo Zickbauer, upphandlare, Ronneby kommun, deltog vid mötet i februari. Referenspersoner it: Lasse Johansen, it-chef Alvesta kommun Peter Wiman, it-chef, Ljungby kommun 5.2 Expert- och referensgrupper Expert och referensgrupper som har fått information om den fördjupade förstudien och möjlighet att lämna synpunker är dels projekt och initiativ som arbetar med e-arkiv i angränsande län och de nätverk som finns i Kronoberg och Blekinge för it-chefer och jurister. De nätverk som finns för personer som arbetar med informationssäkerhet har också identifierats som viktiga expertgrupper för arbetet med e-arkiv Initiativ i angränsande län Programgrupp, arbetsgupper och samordnare för initiativ i grannlänen har fungerat som referensgrupp för den fördjupade förstudien. Dessa initiativ har erbjudits att använda det koncept som tagits fram för nulägesanalys och systeminventering. Detta för att komma i fas så att det skulle vara möjligt att utöka samverkan i nästa etapp. I samband med möten för erfarenhetsutbyte och träffar som ordnats av nätverket e-arkiv syd har olika frågor och förslag diskuterats. En inbjudan att anmäla intresse för att påbörja en dialog om närmare samarbete skickades ut till Kalmar län samt kommunerna i Skåne Nordost och Skåne Nordväst den 29 januari 2014.

15 ägare 15 Kalmar län har under 2013 formerat en programgrupp som samordnar arbetet med e-arkiv. Kalmar län uttryckte önskemål om att delta i arbetsgrupper under den fördjupade förstudien. Styrgruppen beslutade att det med tanke på den aktuella överenskommelsen inte var lämpligt med externa deltagare i arbetsgrupperna. Jönköpings län har genomfört en förstudie som utförts av en extern konsult tillsatt av e-förvaltningsrådet. Skåne Nordväst har genomfört en förstudie och har ett förslag att genomföra fördjupad förstudie. En gemensam projektresurs håller på att rekryteras. Skåne Nordost planerar att starta en förstudie och anställa projektledare, finansierad med EU-medel. Förstudien ska fungera som underlag för fortsatt planering och förslag till projektplan för införande av e-arkiv inom Skåne Nordost, samt utreda frågor om olika samarbetsformer. Chefsgruppen i Skåne Nordost utgör styrgrupp. Arbetsgruppen (arkivarier, kansli och IT-personal) avser att ha ett aktivt erfarenhetsutbyte med både Skåne Nordväst och Kronoberg/Blekinge Regionala digitala agendan När det gäller e-arkiv finns en koppling till den Digitala agendan. Där finns fem temagrupper och av dessa passar e-arkiv in i e-förvaltning. Det finns ett etablerat samarbete med Kronoberg, Jönköping och Blekinge. Kalmar län har valt att ha två parallella spår - man tänker dels lägga fram uppdragsbeskrivningen till kommuncheferna, dels föra upp frågan i programrådet för den digitala agendan eftersom den kan vara en bra stödprocess. Magdalena och Elin har skrivit ett utkast till Regionala digitala agendan i Blekinge. Texten har förankrats i styrgruppen före publicering på Regionala digitala agendans webbplats Nätverk för it-chefer Den 16 oktober 2013 träffades it-cheferna i Kronoberg i Växjö. Elin informerade om det pågående arbetet med den fördjupade förstudien och om systeminventeringen. Den 19 november informerade Magdalena it-cheferna Blekinge Juristnätverket Det finns ett juristnätverk i Kronoberg och Blekinge där även flera kanslichefer och administrativa chefer deltar. Det är inte alla kommuner som har en kommunjurist anställd. På träffarna diskuteras juridiska frågor men även till exempel ärendehantering och arkiv. Den 24 september 2013 informerade Elin om resultatet av förstudien och planerna för den fördjupade förstudien på träff med juristnätverket från Kronoberg och Blekinge som hölls i Växjö Informationssäkerhet Den 17 september deltog Anders Danielsson, Helena Almtjärn (informationssäkerhetsansvarig Landstinget Blekinge), Magdalena och Elin på ett möte med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) i Karlskrona. Bakgrunden var att Anders talat med MSB och de var intresserade av att höra mer om samarbetet om e-arkiv i Kronoberg och Blekinge. Lärdomen från mötet var att det är viktigt att titta på helheten med informationssäkerhetsklassning, processkartläggning, e-tjänster och öppna data. Förfrågan har också ställts tillsamordnare för nätverken för informationssäkerhet i kommuner och landsting (KIS och NIS) om att ta upp frågan om e-arkiv på kommande träffar. Landstingen och kommunerna har ibland gemensamma träffar.

16 ägare Utbildningar och aktiviteter Arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel har genomfört en utbildning om informationskartläggning och en workshop om klassificering. Arbetsgruppen har också tittat på olika exempel på Klassificeringsscheman Klassa från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor samt klassificeringsscheman som tagits fram inom DÄHS samarbetet respektive ITSAM Informationskartläggning En förutsättning för att införa e-arkiv är att arbeta mer förebyggande redan när informationssystem införs och information skapas. I den fördjupade förstudien under hösten 2013 ingick därför utbildning och erfarenhetsutbyte för att sätta igång internt arbete med att kartlägga information. Förstudien anordnade därför en heldag i Växjö den 30 augusti då vi bjöd in representanter från olika organisationer som berättade om hur de har gått tillväga för att kartlägga informationen i sin organisation. Tanken med dagen var deltagarna i förstudien skulle få praktiska, konkreta råd om hur man kommer igång med informationskartläggning och vad man bör tänka på. Föredragen på heldagen om informationskartläggning var: En samhällsbyggnadsförvaltning i förändring, Tina Tidhammar (Karlskrona kommun). Systeminventering och informationskartläggning, Christer Atterling (Region Skåne). Skapa klassificeringsstrutur för nytt ärende- och dokumenthanteringssystem, Carl-Henrik Andersson (Tomelilla kommun). Fördelar och fallgropar - praktiska exempel från klassificeringsarbete, Anki Heimonen (ITSAM). Materialet från utbildningen har deltats på projektarbetsplatsen. Deltagarna tillfrågades om vilka tips, förslag, synpunkter och idéer de hade när det gällde informationskartläggning och samverkan om e-arkiv. Lista med förslag och önskemål från deltagarna på utbildningen har sammanställts och redovisats för kontaktpersoner och för styrgruppen. Listan har också varit underlag för rekommendationer och förslag till nästa etapp. Deltagarna tyckte över lag att utbildningsdagen var bra. Det mindre positiva var lokalen som var för liten för många deltagare. Enligt en enkät som skickades ut till kontaktpersonerna i januari 2014 så hade utbildningen inte lett vidare till att några aktiviteter genomförts på hemmaplan. Orsaker som angavs var bland annat att ansvaret för att driva arbetet med informationskartläggning inte var klargjort och att det inte fanns tid på grund av andra arbetsuppgifter Klassificeringsschema Klassificeringsschema med utgångspunkt från verksamhetens processer är något som kommer att behöva hanteras i kommande projekt och förvaltningsorganisation. Klassificeringsschemat används för att systematiskt beskriva olika verksamhetsområden och processer i syfte att knyta information till sitt ursprungliga sammanhang. Flera organisationer är i gång med att upphandla eller införa nya

17 ägare 17 ärende- och dokumenthanteringssystem eller vill upphandla framöver 1 och då kan det finnas behov av att förändra sättet att klassificera information. En workshop om klassificering genomfördes den 14 oktober. Syftet var att gå igenom och diskutera det förslag till klassificeringsschema som tagits fram på uppdrag av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor inom projektet KLASSA. 2 Målgruppen var personer i regionen som var väl insatta i frågor som rör klassificering av information med utgångspunkt från verksamhets/processammanhang. Till workshopen bjöd projektgruppen in kunniga personer från regionen. Resultatet blev en rapport samt att information och frågor översändes till Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Resultatet av workshopen var avsett att diskuteras av nätverket E-arkiv syd på träffen i Hässleholm den 28 oktober. Aktiviteterna var förberedande inför informationsträffarna som Samrådsgruppen genomförde i november. Carl-Henrik Andersson, arkivarie i Tomelilla kommun, som varit projektledare för att ta fram ett klassificeringsschema för ett antal kommuner i Skåne, delade med sig av rapporten från informationsträffen om Klassa via nätverket E-arkiv syd. Nätverket E-arkiv syd träffades i Hässleholm den 2 december och stämde av tester av Klassa. Flera i nätverket har kommit igång och synpunkter ska sammanställas till nästa träff i början av februari. Samrådsgruppen har meddelat att de kommer att publicera en ändrad version efter synpunkter preliminärt i mars. Karlskrona kommun stämmer av de delar som rör räddningstjänsten, Växjö kommun har testat att diarieföra enligt Klassa och Ronneby kommun har tittat på verksamhetsområdet personal. Arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel har använt ett par arbetsmöten för att gå igenom olika förslag till Klassificeringsschema och se om det var möjligt att sammanställa ett första förslag till gemensamt klassificeringsschema. Bedömningen är att Klassa i sin nuvarande form inte kan användas som ersättning för till exempel diarieplan i ett ärende- och dokumenthanteringssystem. Däremot bör det vara möjligt att med utgångspunkt från de exempel som finns komma fram till en gemensam struktur på de översta nivåerna i hierarkin. För en mer detaljerad klassificering behövs ett underlag i form av kartläggning av hur information faktiskt hanteras i verksamheten Workshop om nyttorealisering (eard) Den 16 januari 2014 genomfördes en Workshop om nyttorealisering som leddes av delprojektledare från projektet E-arkiv och e-diarium (eard), Tero Päivärinta (Luleå tekniska universitet). Ett PM om delprojektet har deltats på projektwebben. 3 Förutom projektledare och samordnare för arbetsgrupperna i den fördjupade förstudien deltog på workshopen Linus de Petris, it-stateg från Karlshamns kommun. Petter Paulsson, samordnare på itenheten i, deltog under förmiddagen. 1 Det framgick av nulägesanalysen som genomfördes under förstudien våren KLASSA-projektet: 3 PM: Deltagande i eard:s delprojekt nyttorealisering,,

18 ägare 18 Workshopen genomfördes som en del av eard:s delprojekt 2 som handlade om nyttorealisering. Målet med delprojektet är att ta fram ett generellt underlag för att genomföra nyttorealiseringsprocessen inför beslut om införande av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) hos organisationen. Utgångspunkten är E-delegationens vägledning i nyttorealisering. 4 Förutom workshopen i Växjö genomförde Tero liknande workshopar tillsammans med bland annat Härnösands kommun (leveranspaket personalinformation). Tero introducerade projektet eard, de förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGS) och E-delegationens vägledning för nyttorealisering. Under workshopen gick deltagarna igenom de första stegen i nyttorealiseringsprocessen. Ett arbetsmöte genomfördes den 11 februari för att gå igenom det material som sammanställts. Arbetet med nyttorealisering fortsätter efter att den fördjupade förstudien avslutas. Resultatet kommer att redovisas i en delrapport till projektet eard som publiceras via adressen Erfarenheterna kan användas i planeringen av kommande konceptstudie och projekt. Workshopen gav oss en inblick i e-delegationens metod för nyttorealisering och en möjlighet att fortsätta arbeta med processen både under projektet och när en gemensam arkivorganisation är i drift. Dokumentation från workshopen finns på projektwebben. 5.4 Rutinbeskrivningar och mallar Under förstudien var resultatet huvudsakligen ett utbildningsmaterial. Under den fördjupade förstudien har ambitionen varit att konkretisera arbetet för att förbereda införande av e-arkiv genom att ta fram rutinbeskrivningar och mallar. Det är arbetet kommer att fortsättas under den senare delen av konceptstudien Arkivinspektioner Ett sätt att förbereda införande av e-arkiv att påbörja arbetet med att få ordning och reda på kommunens informationshantering. Då är det bra att börja arbeta systematiskt med tillsyn över nämndernas och bolagens arkiv. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn över hur nämnder och bolag sköter sin informationsförvaltning. Arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel har tagit fram en rutinbeskrivning samt mallar för rapport från arkivinspektion och skrivelse till förvaltningar och enheter. Förutom arbetsgruppen har Marie Ulmhed, arkivarie på, deltagit i arbetet. En checklista som använts i Karlskrona och Växjö användes som utgångspunkt och kompletterades med frågor om it-system samt hantering av e-handlingar. Den gemensamma systemlistan kommer att kunna användas för att fånga upp gamla system som behöver arkiveras och nya som behöver kravställas. Förslag till rutinbeskrivning och mallar skickades ut till kontaktpersonerna för synpunkter. Inga synpunkter lämnades. Under nästa etapp planeras att testa de nya mallarna genom att genomföra en arkivinspektion hos Karlskrona kommun. 4

19 ägare 19 Rutinbeskrivningen och mallarna innebär att vi kommer att kunna erbjuda utbildning under konceptstudien. Dokumenten kan också underlätta för deltagande organisationer att arbeta strukturerat med arkivinspektioner Styrande dokument Hösten 2013 tog Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor fram ett utkast till vägledning om styrande dokument och arkiv. Arbetsgruppen Kartläggning och styrande dokument fick ta del av utkastet och möjlighet att lämna synpunkter. Gruppen har läst igenom och diskuterat utkast till skriften Vem bestämmer om arkiv?. Utkastet har skickats ut till juristnätverket. Sypunkter har sammanställts och skickades till samrådsgruppen den 20 december Återstår gör sammanställningen av en beskrivning av olika typer av styrande dokument som kommer att behöva finnas hos en kommande e-arkivorganisation. Detta skjuts upp till de förberedande aktiviteter som genomförs under konceptstudien. 5.5 Nulägesanalys e-arkiv i drift Under förstudien våren 2013 påbörjades en enkät med frågor till organisationer som har e-arkiv i drift. Alla intervjuer som planerats för att få in svar till enkäten hade genomförts i november Enkäten genomfördes för att få en uppfattning om vad som krävs för att driva en organisation kring e-arkiv. Av dem som ställt upp på enkäten har tre svarat vid telefonintervju (Region Skåne, R7e-arkiv och Stockholms stadsarkiv) och två skickat in skriftliga svar (Skatteverket och Försäkringskassan). Nulägesanalysen är inte heltäckande utan omfattar de organsationer med e-arkiv i drift som var kända för oss våren 2013 och som dessutom valde att ställa upp på att besvara enkäten. En sammanfattning av svaren redovisades i bilaga till lägesrapport för november. En sammanställning av alla svar finns tillgänglig för deltagande organisationer på projektwebben. I den här rapporten finns en sammanfattning och analys av svaren Organisation och kompetens E-arkivet är i de flesta fallen en egen enhet organisatoriskt som är placerad under avdelningen för verksamhetsstöd eller arkivet. I ett av fallen (R7e-arkiv) är e-arkivet en gemensam förvaltningsorganisation för flera huvudmän, där var och en äger sin information. Fördelarna med att e-arkivet är en organisatorisk enhet är att kompetens hålls samlad och arbetet blir mer effektivt med bättre kunskapsöverföring mellan projekt och förvaltning. En av organisationerna som har e-arkivet organisatoriskt placerat under arkivet för fram närheten till beslutsfattande och övriga arkivorganisationen som en framgångsfaktor. Utgångpunkten för dem är att skilja så lite som möjligt på analogt och digitalt. Det som man saknar är däremot en övergripande roll med ansvar för informationsförvaltningen som helhet i organisationen. När det gäller en gemensam organisation (R7e-arkiv) är det framförallt ekonomin som är drivkraften, eftersom det blir mycket billigare att driva e-arkiv tillsammans. Nackdelarna som förs fram är att helhetsperspektivet på informationsförvaltning blir mindre tydligt. När det gäller samverkan är nackdelen framförallt att deltagarna kan ha olika syn på verksamheten, vilket gör att det kostar på lite att samarbeta.

20 ägare 20 Den årliga kostnaden för drift handlar om ca 5-10 miljoner kronor per år för de organisationer som deltog. De som har svarat på enkäten har räknat lite olika. Kostnader för system och licenser ingår, och i vissa fall har man räknat med personalen. I den övre delen av skalan (9-10 miljoner) har man räknat med utvecklingskostnader (egenutvecklad lösning) eller kostnader för leveranser av information (ungefär halva summan). I fallet R7e-arkiv betalar varje part omkring en miljon årligen. Några närmare analyser av kostnaderna har inte gjorts, utan uppgifterna kommer att användas som referens för att få en uppfattning om preliminära beräkningar av driftskostnader är rimliga. Hos de organisationer som besvarat enkäten har två till fem personer som har som sin huvudsakliga uppgift att arbeta med e-arkivet. Fler personer är vanligtvis involverad som en mindre del av sitt jobb. När det gäller att anlita externa konsulter skiljer sig de olika organisationerna åt. Två har svarat att konsulter inte anlitas alls i det löpande arbetet. En har svarat att konsulter nästan alltid anlitas framförallt för ändamålen support, utveckling av systemet och för att hantera leveranser. Ytterligare en har svarat att konsulter nästa alltid anlitas och då för drift, utveckling och leveranser/anslutningsprojekt. Slutligen anger en av de svarande att konsulter anlitas ibland eller sällan för specifika frågor och att man inte vill ha för start beroende av leverantörer. För att få en uppfattning om hur stor organisation som e-arkivet servar ställdes ett antal frågor. Antalet anställda arkivarier varierar mellan upp till ungefär 70. När det gäller antalet anställda totalt sett varierar siffrorna från ca till Underlaget är för litet för att dra andra slutsatser än att de organisationer som har varit tidiga med att införa er-arkiv har varit mycket stora organisationer som redan sedan tidigare har arkivkompetens inom organisationen. I fallet R7e-arkiv har inte gjorts någon sammanräkning då arkivfunktionerna finns ute hos deltagande organisationer. Detta kan jämföras med ca årsarbetare i de 13 kommunerna i Kronoberg och Blekinge 5 med sammantaget ca 7 utbildade arkivarier. 6 Vilken kompetens som de som arbetar med e-arkivet har varierar något, men det går att dra några generella slutsatser. Generellt sett så samarbetar utbildade arkivarier tillsammans med mer tekniskt inriktade personer. Vanligtvis finns det också verksamhetsledare och/eller projektledare. Även andra kompetenser som informationsarkitekt eller utvecklare förekommer. En av de svarande har itarkivarier med utbildning inom digitalt bevarande eller kunskaper förvärvade genom praktisk erfarenhet. En svarade att de som arbetar med e-arkivet är generalister och inte specialister, men att det går allt mer mot specialister inom e-arkivområdet. Det finns kompetensprofiler, arbetsbeskrivningar eller liknande hos dem som svarat på enkäten. Tre organisationer arbetar med modellen PM3 för sin systemförvaltning. De mest väsentliga styrande dokumenten och specifikationerna som räknats upp av dem som svarat på enkäten är (utan inbördes rangordning): Anslutningsdokumentation med mall för checklista och överenskommelse Metadatamodell 5 Enligt SCB:s statistik från Enligt nulägesanalysen som presenterades i Slutrapporten för förstudien våren 2013.

21 ägare 21 Processbeskrivningar Lista med tillåtna format Ordlista dokumentation Leveransspecifikationer per informationskategori Arkivreglemente, dokumenthanteringsplaner mm Policy för PUL och sekretessklassning Förvaltningsplan Handledningar Vi frågade om e-arkivet tillhandahåller tjänster åt mer än en myndighet. Skatteverkets e-arkiv används även av Kronofogdemyndigheten. När det gäller Region Skåne och Stockholms stad används e-arkivet av de myndigheter som hör till organisationen. I fallet Stockholms stad handlar det om cirka 50 bolag och förvaltningar samt friskolor i Stockholms kommun som enligt skollagen levererar friskolebetyg, i dagsläget ca 80 frisskolor men ökande. R7e-arkiv ägs gemensamt av landstingen som ingår i samverkan Leveranser De e-arkiv som deltagit i enkätundersökningen hanterar leveranser av en enstaka eller ett fåtal informationstyper, flest informationstyper hanterar Stockholms stad (mellan olika typer). Uppgifterna är inte helt jämförbara då de olika e-arkiven kategoriserar sina leveranser lite olika, och också har olika behov beroende på vilken verksamhet som bedrivs. De antal leveranser eller anslutningsprojekt som genomförts varierar från ett enda eller ett fåtal till Stockholm som genomfört ett 20-tal större leveranser och som enligt anslutningsplan startar mellan 10 och 15 projekt årligen. De leveransprojekt vi frågat efter är avställning från system och inte manuella inleveranser av enstaka filer. Förutsättningarna skiljer sig åt om e-arkivet tar emot information från ett fåtal stora, komplexa system eller leveranser av mindre omfattning. Generellt sett verkar e-arkiv organisationerna ha hanterat en till fyra leveranser/system per år. En av de svarande har uppskattat tiden att genomföra en leverans till 4-8 månader. De flesta erbjuder både anslutning av verksamhetssystem till e-arkivet för löpande leveranser (integration) och att ta emot avställda system. Alla de e-arkiv som besvarat enkäten har processbeskrivningar eller handledningar för att genomföra leveranser. Den kompetens som behöver finnas hos avlevererande verksamhet är enligt svaren på enkäten: Kunskap om den verksamhet som bedrivs. Kunskap om levererande systemen. It-kompetens (tekniker, leverantör, konsult). Kunskap om e-arkivet. Arkivarie

22 ägare 22 Ett av e-arkiven har svarat att kompetensen oftast finns ute i verksamheten, men det kan vara svårt att få folk att avsätta tid. Ett annat av e-arkiven pekar särskilt på bristen på bra dokumentation av systemen och hur de har använts. Kostnaderna för att leverera information från verksamhetssystem till e-arkivet varierar stort. När det gäller externa kostnader (för att genomföra avställning av information från ett verksamhetssystem) varierar dessa från upp till 1,5 miljoner per system. Det verkar vara vanligt att kostnaden ligger i spannet I de flesta fallen bekostar verksamheten själva leveransen (anpassning av verksamhetssystem, konsulter med mera). I ett av fallen betalar verksamheten också en avgift till e-arkivet. Region Skåne har centrala anslag för att hantera leveranser. Detta ser man som en framgångsfaktor som gör att det blir möjligt att koncentrera sig på ett fåtal projekt åt gången. Fördelarna med att verksamheten står för sina egna omkostnader är att det blir en tydlig ansvarsfördelning, men i gengäld kan arkivet få väntetider för att verksamheten ska komma ikapp. Andra erfarenheter när det gäller att hantera leveranser är att det kan vara svårt att utgår från processer som tagits fram av någon annan. Eftersom projekten löper över lång tid skulle det också ses som en fördel att kunna planera budget under en längre period än vad som är brukligt. Ett av e- arkiven hade förväntat sig att fler moderna system skulle bli anslutna, men efterfrågan har snarare varit att ta hand om äldre system. System med dålig datakvalitet som man vill bli av med är ofta mest resurskrävande. När allt fler leveranser tas emot uppkommer det behov av bättre prestanda när det gäller arkivsystem och databaser. Ett av e-arkiven lyfter fram sin självbetjäningsportal där anslutna organisationer kan utföra tester och leverera in information som den främsta fördelen. De flesta som har svarat ställer krav på nya verksamhetssystem när det gäller möjligheten att leverera information till e-arkiv. En del har generella listor med krav och i förekommande fall deltar e-arkivet i förstudie- och genomförandeprojekt. En av de svarande påpekar att det är ett dilemma att det kan vara svårt att ställa preciserade krav. På grund av utvecklingstakten kan det vara olämpligt att ha med detaljerade specifikationer. Det leder till att det blir det svårare att få uppgifter om kostnader. Arbete pågår hos ett par av e-arkiven för att förbättra arbetet med kravställning Tekniska stödsystem Skatteverket var först med att ta sitt e-arkiv i drift år De flesta e-arkiven är relativt nya med två till tre år på nacken. en för att införa e-arkiv tog ett till tre år. Bland annat beroende hur mycket som respektive organisation hade att utgå från. Det är inte alltid helt enkelt att utgå från något befintligt. Detta poängteras av en av de svarande som säger att en viktig lärdom har varit att inte blanda gammalt och nytt. Tre av e-arkiven har egenutvecklad lösning för e-arkiv med egen drift. Ett har en egenutvecklad lösning men extern leverantör för driftstjänster. Endast en har en kommersiell produkt. En av förklaringarna till detta är troligtvis att de organisationer som deltog i enkätundersökningen skaffade sina lösningar innan det fanns en etablerad marknad för arkivsystem. Att äga källkoden kan också vara en strategi för att säkerställa bevarande över tid. Fördelarna med egenutvecklad lösning är enligt dem som besvarat enkäten kontroll över utvecklingen, att lösningen är helt anpassad efter de

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Fördjupad förstudie hösten 2013 Reviderad version E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (20) Postadress Box 1222,

Läs mer

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge Dnr Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Förstudie E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (12) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra

Läs mer

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge ÄRENDE Dnr KS/2014:68 Konceptstudie 2014 E-arkiv Kronoberg och Blekinge - plan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (19) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel.

Läs mer

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning - Verksamhetsbeskrivning Kommunalförbundet har bildats av kommunerna Alvesta, Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult samt Region Blekinge. Förbundets uppdrag

Läs mer

Förstudie e-arkiv. Kronoberg och Blekinge

Förstudie e-arkiv. Kronoberg och Blekinge Förstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge Uppstartsmöte i Växjö 15 januari 2013 Marianne Dalesjö, kanslichef och Elin Jonsson, arkivarie Dagordning Mötet inleds (Marianne) Presentation av deltagare Presentation

Läs mer

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Förenklad förstudie och samarbetsförslag Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

Projekt earkiv

Projekt earkiv Projekt earkiv 2012-10-01 Agenda - Bakgrund till projektet - Status Vad har hänt hittills? - Checklista - Vad händer närmast? - Delprojekt Upphandling - Frågor SKL har beslutat om Strategi för esamhället

Läs mer

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 Klassificering av information exempel och jämförelse Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 ITSAM ett kommunalförbund Bildas 2008 6 kommuner i Östergötland och Kalmar län Hanterar telefoni, bredband,

Läs mer

Anteckningar från arkivträff den 10 september

Anteckningar från arkivträff den 10 september Anteckningar från arkivträff den 10 september 1 Deltagare Niclas Rosenbalck, Älmhults kommun Anders Karlsson, Ronneby kommun Helene Blomquist, Lessebo kommun Kerstin Johansson, Växjö kommun Marie Ulmhed,

Läs mer

Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv

Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv ägare 1 Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv Rapport från workshop om arkivtillsyn Arkivmyndigheten har i uppgift att ansvara för tillsyn över att myndigheterna bevarar och vårdar sina arkiv i enlighet med bestämmelserna

Läs mer

Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv

Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv ägare 1 Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv Rapport från workshop i Samrådsforum Parallellt med den politiska beslutsprocessen oktober-december påbörjades planeringen av verksamheten i den gemensamma arkivorganisationen

Läs mer

Kommunalförbundet Sydarkivera. Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015

Kommunalförbundet Sydarkivera. Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015 Kommunalförbundet Sydarkivera Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015 Färdplan Projekt 2013-2014 Gemensam organisation 2015 Gemensamt arkivsystem 2017 Förbättrad tillgänglighet Kommunalförbund

Läs mer

E-arkiv Kronoberg och Blekinge SLUTRAPPORT. gemensam förstudie våren 2013 2013-08-07

E-arkiv Kronoberg och Blekinge SLUTRAPPORT. gemensam förstudie våren 2013 2013-08-07 E-arkiv Kronoberg och Blekinge SLUTRAPPORT gemensam förstudie våren 2013 3 Innehåll 1 Sammanfattning... 5 2 Bakgrund... 6 2.1 Allmänt om slutrapporten och förstudien... 6 2.2 Beställare... 7 2.3 period...

Läs mer

Resans gång. 2015 hur går vi vidare nu?

Resans gång. 2015 hur går vi vidare nu? Resans gång 2012 Nätverksmöten bland arkivarierna inom SkNo och Höör samt samtal med IT. 2013 Diskussioner med IT och chefsgruppen inom SkNo. Ansökan om EU-medel. 2014 förstudie, EU-projekt, medfinansiering

Läs mer

Ett e arkiv värt att lita på

Ett e arkiv värt att lita på Ett e arkiv värt att lita på Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv Internationell standard Audit and Certification of Trustworthy Digital

Läs mer

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader Registratorskonferens 19 maj 2015 Elisabeth Jarborn Arkivchef och verksamhetsutvecklare, Danderyds kommun På två månader kan ni ha ny teknisk lösning

Läs mer

Rapport fördjupad nulägesanalys

Rapport fördjupad nulägesanalys RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och 0470 349 633 2015 06 01 SARK.2015.7 Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys

Läs mer

Strategiskt informationsförsörjning med sikte på ett långsiktigt digitalt bevarande i de 33 skånska kommunerna

Strategiskt informationsförsörjning med sikte på ett långsiktigt digitalt bevarande i de 33 skånska kommunerna Datum Beteckning 2015-06-15 Projektplan Niclas Bendroth Clausenborg niclas.b.clausenborg@kfsk.se Kommunchefer, kommundirektörer och stadsdirektörer i de skånska kommunerna Erbjudande om deltagande i projekt

Läs mer

Projektplan. Elektroniskt bevarande

Projektplan. Elektroniskt bevarande Elektroniskt bevarande etapp 2 Projektnamn: Elektroniskt bevarande etapp 2 Projektägare: Sambruk Styrgrupp: Inte bestämd Projektledare: Caspar Gielissen Tel. 073-950 42 10 Epost cas.gielissen@eskilstuna.se

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Arbeidet med e-arkiv i Sverige, på statleg, landsting og kommunalt nivå. 3 december 2013

Arbeidet med e-arkiv i Sverige, på statleg, landsting og kommunalt nivå. 3 december 2013 Arbeidet med e-arkiv i Sverige, på statleg, landsting og kommunalt nivå 3 december 2013 E-arkiv handlar inte bara om digital arkivering.!! E-arkiv handlar om långsiktig förvaltning av information. Vår

Läs mer

Välkommen till Eskil"una

Välkommen till Eskiluna Välkommen till Eskil"una Elektroniskt bevarande etapp 2 Det handlar om a. säkerställa en långsik5g informa5onsförsörjning! Slutrapporten etapp 2 Sambruk 2011. Dokumentet får dock spridas enligt Creative

Läs mer

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard)

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer Agenda 10:00 Mötets öppnande Riksarkivarie Björn Jordell 10:15 Projektets övergripande resultat Göran Kristiansson, Caspar Almalander

Läs mer

Arkivimpulser! E-arkiv, e-förvaltningens grundpelare eller To e or not to e. Caspar Almalander

Arkivimpulser! E-arkiv, e-förvaltningens grundpelare eller To e or not to e. Caspar Almalander Arkivimpulser! E-arkiv, e-förvaltningens grundpelare eller To e or not to e Caspar Almalander Arkivimpulser! Agenda Om e Vad är på gång Riksarkivets eard Att utreda nyttor Viktigt med samarbete Arkivimpulser!

Läs mer

En enklare, öppnare och effektivare förvaltning Förvaltningsgemensamma specifikationer. Sambruk/KommITS höstkonferens 2013

En enklare, öppnare och effektivare förvaltning Förvaltningsgemensamma specifikationer. Sambruk/KommITS höstkonferens 2013 En enklare, öppnare och effektivare förvaltning Förvaltningsgemensamma specifikationer Sambruk/KommITS höstkonferens 2013 Det vi har 46,5 20131107 Sambruk/KommITS höstkonferens 2013 Vart är vi på väg 20131107

Läs mer

earkiv Kalmar län PROJEKTPLAN Version 1.0 Beställare Styrgruppens ordförande Projektledare Dokumenttyp Projektplan Område Projekt

earkiv Kalmar län PROJEKTPLAN Version 1.0 Beställare Styrgruppens ordförande Projektledare Dokumenttyp Projektplan Område Projekt plan earkiv Kalmar län PROJEKTPLAN Version 1.0 Ort och datum Ort och datum Beställare Styrgruppens ordförande ledare Anki Heimonen 0494-197 34 2014-06-17 1.0 1 (15) ID referens Innehållsförteckning 1 Inledning

Läs mer

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard)

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer!!! Agenda 13:00 Mötets öppnande Riksarkivarie Björn Jordell 13:10 Moderator för dagen Björn Skog 13:15 Bakgrund till projektet

Läs mer

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför

Läs mer

Utsikt - Ett projekt kring missbruksproblematik och

Utsikt - Ett projekt kring missbruksproblematik och Innehåll 1. Inledning 4 1.1 Projektets bakgrund... 4 2 Projektbeskrivning 4 2.1 Uppdragsbeskrivning... 4 2.2 Syfte... 4 2.3 Mål... 4 2.4 Avgränsningar... 4 2.5 Framgångsfaktorer... 4 2.6 Risker... 5 Utsikt

Läs mer

Lotta Ruderfors. Sambruk 2004 Jönköpings kommun. Projektkoordinator. Projektledare Metodansvarig processer Teamledare

Lotta Ruderfors. Sambruk 2004 Jönköpings kommun. Projektkoordinator. Projektledare Metodansvarig processer Teamledare Mina meddelanden Lotta Ruderfors Sambruk 2004 Jönköpings kommun Projektledare Metodansvarig processer Teamledare Projektkoordinator Projektledare Webbansvarig Information SKL/CeSam SKL CeSams handlingsplan

Läs mer

Utveckling av Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler. Projektdirektiv

Utveckling av Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler. Projektdirektiv Anna Gillquist Sida: 1 (8) Utveckling av Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler Projektdirektiv Anna Gillquist Sida: 2 (8) Godkännande av projektdirektiv Beställare/uppdragsgivare:

Läs mer

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter

Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter 1 (7) Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter Verksamhetens beslutsunderlag & uppdragskontrakt namn Klassificeringsstruktur för kommunala verksamheter (KLASSA) Ytterst projektbeställare (YPB)

Läs mer

Sverige ligger bra till i internationella jämförelser

Sverige ligger bra till i internationella jämförelser Sverige ligger bra till i internationella jämförelser men inte när det gäller offentliga tjänster på nätet Flera utmaningar Framtidens medborgare har förväntningar på digitala välfärdstjänster Ett digitalt

Läs mer

Slutrapport DP4 & 6. Vägledning och funktionella krav

Slutrapport DP4 & 6. Vägledning och funktionella krav Slutrapport DP4 & 6 Vägledning och funktionella krav Tove Engvall 2013-06-11 03 1(8) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SAMMANFATTNING... 2 2. INLEDNING... 2 2.1 BAKGRUND... 2 2.2 PROJEKTMÅL... 2 2.3 BESTÄLLARE...

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Kommunikationsplan för Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (RA-FGS:er)

Kommunikationsplan för Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (RA-FGS:er) Divisionen för offentlig informationshantering Datum Dnr RA 20-2014/5237 Nora Liljeholm 2014-07-02 1 (6) Kommunikationsplan för Riksarkivets förvaltningsgemensamma specifikationer (RA-FGS:er) Bakgrund

Läs mer

SKNV Vårt arbete med e-arkiv så 2015-02- 25

SKNV Vårt arbete med e-arkiv så 2015-02- 25 SKNV Vårt arbete med e-arkiv så långt 1 Förstudie mars november 2012 Fördjupad förstudie mars 2014 mars 2015 2 Lite bakgrund. Varför samarbete kring e- arkiv? - - - - Stort komplext område Kostnadskrävande

Läs mer

FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer)

FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer) FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer) 2016-10-13 Karin Bredenberg, Teknisk rådgivare, metadata, Riksarkivet Elin Jonsson, Bevarandestrateg, Sydarkivera

Läs mer

Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun

Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun Riktlinjer Projektmodell fo r Kungä lvs kommun Riktlinjerna är antagna av förvaltningsledningen 2013-01-28 och gäller tillsvidare. (Dnr KS2012/1542) Ansvarig för dokumentet är chefen för enheten Utveckling,

Läs mer

eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15

eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15 eard Projektet Karin Bredenberg / 2013-05-15 1 eard Projektet Status för projektet eard och E-delegationens roll i projektet Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv Status på piloterna 2 eard

Läs mer

SLSO Utvärdering av Kompetenslyftet ehälsa i primärvården

SLSO Utvärdering av Kompetenslyftet ehälsa i primärvården SLSO Utvärdering av Kompetenslyftet ehälsa i primärvården Delrapport 1 31 januari 2012 Utvärdering av kompetenslyftet ehälsa i primärvården Projekt: Kompetenslyftet ehälsa Period: December 2011- januari

Läs mer

Flera landsting. ETT gemensamt e-arkiv

Flera landsting. ETT gemensamt e-arkiv Flera landsting ETT gemensamt e-arkiv Göteborg 3 juni 2014 Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 1 Varför arkivera? Patientsäker hantering kräver tillgång till historisk information Spårbarhet

Läs mer

Verksamhetsplan Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge 2014

Verksamhetsplan Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge 2014 Dnr 09/0111 Verksamhetsplan Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge 2014 Bakgrund Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge är ett samverkansorgan, inom miljöoch hälsoskyddsområdet, mellan samtliga kommuner i Kronoberg

Läs mer

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling esamhället och arkivet Förväntningar som finns Det ska vara enkelt att komma åt information Många möjligheter till att använda information Viktigt att informationen är trovärdig Egna valmöjligheter är

Läs mer

Lägesrapport 2013. 7.1.1 Tillgänglighet första linjen STÖD TILL RIKTADE INSATSER INOM OMRÅDET PSYKISK OHÄLSA 2013 7.

Lägesrapport 2013. 7.1.1 Tillgänglighet första linjen STÖD TILL RIKTADE INSATSER INOM OMRÅDET PSYKISK OHÄLSA 2013 7. STÖD TILL RIKTADE INSATSER INOM OMRÅDET PSYKISK OHÄLSA 2013 Lägesrapport 2013 7.1 BARN OCH UNGA 7.1.1 Tillgänglighet första linjen Mätning första linjen, ett förslag till uppföljning inför år 2014 Med

Läs mer

Regionalt befolkningsnav Utgåva P 1.0.0 Anders Henriksson Sida: 1 (6) 2011-09-20. Projektdirektiv

Regionalt befolkningsnav Utgåva P 1.0.0 Anders Henriksson Sida: 1 (6) 2011-09-20. Projektdirektiv Anders Henriksson Sida: 1 (6) Projektdirektiv Regionala nav för identitetsuppgifter och hantering av autentiserings- och auktorisationsuppgifter Anders Henriksson Sida: 2 (6) 1 Projektnamn/identitet Regionala

Läs mer

Information från Mölndal (Mathias Krusell)

Information från Mölndal (Mathias Krusell) E-arkiv Så gjorde Mölndal Mathias Krusell Mölndal Torleif Öckerö Partille Ale Lerum Kungälv Uddevalla Härryda Alingsås SKL kommentus Information från Mölndal (Mathias Krusell) Bakgrund Mathias inleder

Läs mer

Bilaga 2 Konceptstudie e-arkiv

Bilaga 2 Konceptstudie e-arkiv ägare 1 Bilaga 2 Konceptstudie e-arkiv Workshop 3 oktober - informationskartläggning och rutiner inför upphandling I dagsläget är projekt för att överföra information från verksamhetssystem till arkivsystem

Läs mer

Metodstöd www.informationssäkerhet.se 2

Metodstöd www.informationssäkerhet.se 2 Projektplanering www.informationssäkerhet.se 2 Upphovsrätt Tillåtelse ges att kopiera, distribuera, överföra samt skapa egna bearbetningar av detta dokument, även för kommersiellt bruk. Upphovsmannen måste

Läs mer

Socialdepartementet. 103 33 Stockholm

Socialdepartementet. 103 33 Stockholm SVAR PÅ REGERINGSUPPDRAG 1 (6) Socialdepartementet 103 33 Stockholm Delrapport för; Uppdrag om kunskapsutveckling och samverkan på sysselsättningsområdet kring personer med psykisk ohälsa KUR-projektet

Läs mer

Mänskliga rättigheter i styrning och ledning

Mänskliga rättigheter i styrning och ledning 2015-06-09 1 (5) Avdelningen för ekonomi och styrning Björn Kullander Mänskliga rättigheter i styrning och ledning - Projektplan Inledning Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) kommer under 2015 och 2016

Läs mer

DoÄr E-arkivering. Projektplan

DoÄr E-arkivering. Projektplan Håkan Svensson Sida: 1 (6) DoÄr Projektplan Håkan Svensson Sida: 2 (6) Innehåll 1 Basfakta... 3 2 Projektidé och mål... 3 2.1 Bakgrund och projektidé... 3 2.2 Projektmål... 3 2.3 Avgränsningar... 4 3 Leverans

Läs mer

Diarienr KFN 2013.0096 Version 1.0. Fö rstudie E-Arkiv. Pröjektplan

Diarienr KFN 2013.0096 Version 1.0. Fö rstudie E-Arkiv. Pröjektplan Fördjupad förstudie 1 Fö rstudie E-Arkiv Pröjektplan Ett samarbetspröjekt mellan Kumla Kömmun, Askersunds Kömmun, Laxa Kömmun, Lekebergs Kömmun, Hallsbergs Kömmun öch Karlsköga Kömmun Fördjupad förstudie

Läs mer

FGS, ÖPPNA DATA OCH E-ARKIV

FGS, ÖPPNA DATA OCH E-ARKIV FGS, ÖPPNA DATA OCH E-ARKIV 30 MAJ 2017 Riksarkivet, Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Kommunalförbundet Sydarkivera bjuder in till en spännande nätverksdag i anslutning till Offentliga rummet

Läs mer

Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation

Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring År 1-2 År 3-4 År 5-6 År 7-8 År 9-10 Digitalisering och forskarservice Förbättrat verksamhetsstöd (mellanarkiv) Förbättrad

Läs mer

Projekt Klassa klassificering av kommunala verksamheter

Projekt Klassa klassificering av kommunala verksamheter Projekt Klassa klassificering av kommunala verksamheter Projekt inom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor Ulrika Gustafsson, SKL Tom Sahlén, konsult/projektledare Bakgrund - Riksarkivets föreskrift

Läs mer

Kalmar earkiv Kalmar län Komplettering till slutrapport. Version 2.0

Kalmar earkiv Kalmar län Komplettering till slutrapport. Version 2.0 Kalmar 20160115 Version 2.0 Innehåll 1 Inledning 3 2 Juridik 3 2.1 Programgruppens rekommendation till kommuncheferna... 4 3 Vanliga frågor (FAQ) 4 4 Ansvarsförhållande 5 5 SWOT-analys 7 5.1 Generella

Läs mer

20140603 GR-Västkom Göteborg

20140603 GR-Västkom Göteborg Arkiv Jag Född i Holland Bakgrund inom IT! Arkiv och e-arkiv - Eskilstuna stadsarkiv - projekt Elektroniskt bevarande - eard projekt Agenda e-arkivering Vad händer Helhetsbild Information Effektiv Långtidsarkivering

Läs mer

Anslutningsplan Kommunalförbundet Sydarkivera. Medlemskap. Genomföra anslutning. Anslutningsöverenskommelse.

Anslutningsplan Kommunalförbundet Sydarkivera. Medlemskap. Genomföra anslutning. Anslutningsöverenskommelse. Anslutningsplan 2017 Kommunalförbundet Planen beskriver det praktiska arbetet med att ansluta kommunerna Bromölla, Höör, Olofström, Osby, Oskarshamn, Vimmerby och Östra Göinge som förbundsmedlemmar. Medlemskap

Läs mer

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg, Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen Karin Bredenberg, 2014-06-03 1 Inledning Jag gör en presentation och sedan får ni ta vid i diskussionen efter en kort paus!

Läs mer

Kommunalförbundet Sydarkivera Strategisk tillsynsplan Arkiv och informationshantering

Kommunalförbundet Sydarkivera Strategisk tillsynsplan Arkiv och informationshantering Kommunalförbundet Strategisk tillsynsplan 2016-2022 Arkiv och informationshantering 1 shantering Utgåva Kommentar 0.1 2014-11-27 Första utkast efter workshop i Kalmar 20 november 2014. 0.2 2015-10-16 Andra

Läs mer

Styr- och handledningsdokument

Styr- och handledningsdokument Mahr 61-2014/600 1 (av 5) Styr- och handledningsdokument Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande: Giltighetstid: Dokumentansvarig: Diarienummer: Projektdirektiv 2015-02-16 Förvaltningschef 2015-02-16-2015-06-30

Läs mer

Dokument: Objektägare-ITs placering. Författare Malin Zingmark, Förnyad förvaltning

Dokument: Objektägare-ITs placering. Författare Malin Zingmark, Förnyad förvaltning Dokument: Objektägare-ITs placering Författare Malin Zingmark, Förnyad förvaltning Version A Sida 1 av 9 Datum 2015-03-25 Bil p 820 : 1 Objektägare-ITs placering Innehåll Objektägare-ITs placering... 1

Läs mer

Mats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Elin Jonsson, bevarandestrateg

Mats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Elin Jonsson, bevarandestrateg SIDAN 1 (16) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 7 oktober 2016 kl.10.00 12.25 Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Magnus Gunnarsson (M), Ljungby

Läs mer

Förbundsstyrelsen (17)

Förbundsstyrelsen (17) KOMMUNALFÖRBUNDET Förbundsstyrelsen 2015-12-04 1 (17) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 4 december 2015 kl.09.15-11.35 Beslutande Övriga deltagande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande

Läs mer

Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL

Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL Avdelningen för digitalisering Center för esamhället, SKL Vård och omsorg Skola och lärande Näringsliv och arbete Samhällsbyggnad, transport och miljö Kultur, fritid och besöksnäring Demokrati och delaktighet

Läs mer

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv

Avec 2013. e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Avec 2013 e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv Capital of Scandinavia Agenda Stockholms stads vision, e-strategi och it-program

Läs mer

Strategisk informationsförsörjning 2015-05-22

Strategisk informationsförsörjning 2015-05-22 Strategisk informationsförsörjning 2015-05-22 Ombedda att titta på hur vi tillsammans kan realisera en (gemensam) lösning för långsiktigt. Vi har bl.a. genomfört ett e-arkiv seminarium och samlat en expertgrupp

Läs mer

Prioriterade nyckeltal

Prioriterade nyckeltal Dnr: MAHR 61-2014/600 1 (av 7) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: 2015-05-04 Styrgruppen Madeleine Hulting Revisionsinformation Version Datum Kommentar 1.1 2015-04-23 Utkast till projektgrupp

Läs mer

2015-03-11 GR Utbildning Anne-Li Drath

2015-03-11 GR Utbildning Anne-Li Drath Projekt IT-stöd en förstudie som syftar till att inventera och analysera behoven av och inom ett administrativt verktyg för vuxenutbildning inom Göteborgregionen. 2015-03-11 GR Utbildning Anne-Li Drath

Läs mer

Utveckling av gemensamma arbetsprocesser för högskolans verksamhetsstöd

Utveckling av gemensamma arbetsprocesser för högskolans verksamhetsstöd Dnr Mahr 19-2014/568 1 (av 10) Projektplan Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: 2015-03-27 Susanne Wallmark Jenny Wendle Revisionsinformation Version Datum Kommentar 1.0 150327 Slutgiltig projektplan

Läs mer

Verksamhetsplan 2015. Innehåll

Verksamhetsplan 2015. Innehåll Verksamhetsplan 2015 Den första tvåårsperioden med början 2015 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Fokus under 2015 är i första hand att komma igång med det förebyggande arbetet med utbildning,

Läs mer

Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6) 2010-03-12

Projektmodell. 1. Riktlinjer projektmodell 1 (6) 2010-03-12 12 1 (6) Projektmodell Projektmodell Projektmodell... 1 1. Riktlinjer projektmodell... 1 2. Projektförutsättningar... 2 2.1 Uppdragsgivaren... 2 2.2 Direktiv... 2 2.3 Förstudie... 2 2.4 Beslut... 2 2.5

Läs mer

E-arkiv 22 januari. Välkomna

E-arkiv 22 januari. Välkomna E-arkiv 22 januari Välkomna Agenda Laget runt Mål Utbildning Arbetssätt 2015 Lunch Erik Ander Bengtsfors berättar om deras arbete i Bengtsfors Peter Olofsson berättar om e-arkivet på Stadsbyggnadsförvaltningen

Läs mer

Slutrapport Teknikprojekt mobilitet

Slutrapport Teknikprojekt mobilitet 0.00 Utgåva (1)8 Dokumenttyp: Projektdokument Dokumentbeskrivning: Projekt: Projektnummer (enligt esamordnare) Slutrapport Mobilitet Teknikprojekt i Strömstad och Tanum kommun Utfärdat av: Utf datum: Godkänt

Läs mer

Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar. - Strategisk plan för implementering

Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar. - Strategisk plan för implementering Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Strategisk plan 1 (6) Datum 20141125 Diarienr 2012-1845 version 1.1 Projekt Ledning och samverkan Enheten för samverkan och ledning Bengt Källberg Patrik Hjulström

Läs mer

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer. 11 juni 2013

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer. 11 juni 2013 Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer 11 juni 2013 eard Aktuell information A Aktuell information B Mellanarkiv Slutarkiv Aktuell information C Bakgrund Behov för

Läs mer

R7e-arkiv. AAS konferens 20-21 oktober 2010. Birgitta Torgén Områdeschef information och dokumentation, Örebro läns landsting

R7e-arkiv. AAS konferens 20-21 oktober 2010. Birgitta Torgén Områdeschef information och dokumentation, Örebro läns landsting AAS konferens 2021 oktober 2010 R7earkiv Birgitta Torgén Områdeschef information och dokumentation, Örebro läns landsting Styrgruppsordförande R7earkiv Disposition Bakgrund Projektet Lösningen Förvaltningsorganisation

Läs mer

Information och kriskommunikation

Information och kriskommunikation Information och kriskommunikation Ett utvecklingsprojekt inom ramen för Program för samverkan Stockholmsregionen Projektdirektiv och projektplan Aktörer SOS Alarm Trafikverket Länsstyrelsen Polismyndigheten

Läs mer

Kontaktsjuksköterska beslutsunderlag

Kontaktsjuksköterska beslutsunderlag 2012-12-10 Kontaktsjuksköterska beslutsunderlag Ett deluppdrag inom projektet Cancerstrategi Gävleborg UPPDRAGiL Landstinget Gävleborg Mall-ID 120920 Uppdragsdirektiv Innehållsförteckning 1 Grundläggande

Läs mer

Projektbeskrivning Effektivare integration mot portaler och dokumentplattformar SBUF-projekt Stockholm

Projektbeskrivning Effektivare integration mot portaler och dokumentplattformar SBUF-projekt Stockholm Projektbeskrivning Effektivare integration mot portaler och dokumentplattformar SBUF-projekt 13380 Stockholm 2017-03-15 1 1. Bakgrund och nuläge 1.1. Bakgrund På senare år har det växt fram en lång rad

Läs mer

Hur får man anställda att tänka dokument- & ärendehantering?

Hur får man anställda att tänka dokument- & ärendehantering? Hur får man 20 000 anställda att tänka dokument- & ärendehantering? Att få alla att arbeta mot samma mål och åstadkomma verklig förändring i verksamheten. Johanna Fransson, projektledare Stadskontoret

Läs mer

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2016-09-27 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och

Läs mer

Projektplan. Projektnamn: Förberedande insatser inom området e-arkiv - Systeminventering med informationsfokus. Upprättad av: Christian Jarnekrantz

Projektplan. Projektnamn: Förberedande insatser inom området e-arkiv - Systeminventering med informationsfokus. Upprättad av: Christian Jarnekrantz SKÅNE NORDVÄST SID 1 (9) Projektnamn: Förberedande insatser inom området e-arkiv - Systeminventering med informationsfokus Upprättad av: Christian Jarnekrantz Datum: 2013-11-22 Diarienummer: SID 2 (9)

Läs mer

Verksamhetsberättelse för Byggsamverkan Kronoberg 2013

Verksamhetsberättelse för Byggsamverkan Kronoberg 2013 Dnr 11/0285 Verksamhetsberättelse för Byggsamverkan Kronoberg 2013 Byggsamverkan Kronoberg är ett samverkansuppdrag, inom byggförvaltningsområdet, mellan samtliga kommuner i Kronobergs län och Regionförbundet

Läs mer

Cecilia inleder med en presentation om målsättningarna från TUV och jämförelse med MVG:s styrdokument.

Cecilia inleder med en presentation om målsättningarna från TUV och jämförelse med MVG:s styrdokument. 15 april 2014 Protokoll Styrgruppsmöte 9 april 2014 Lidbeckska huset, Lidköping 10.00-12.00 Beslutande Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsens Miljöskyddsenhet Leif Schöndell Borås stad/sjuhärads kommunalförbund

Läs mer

Moment 3: Att kartlägga och klassificera information

Moment 3: Att kartlägga och klassificera information Moment 3: Att kartlägga och klassificera information För att kunna kartlägga och klassificera.. behöver vi veta: Vad vi gör Hur vi gör Vem som är ansvarig Om det finns någon styrande lagstiftning Vilken

Läs mer

Projektplan: Standardiserad hantering av SLU:s användaridentiteter, SLU-identiteter

Projektplan: Standardiserad hantering av SLU:s användaridentiteter, SLU-identiteter 1 (6) Projektplan: Standardiserad hantering av SLU:s användaridentiteter, SLU-identiteter Förslagsställare: * Projektledare: Helen Alstergren * Uppdragsgivare: Ulf Heyman Datum: 1. Bakgrund och motiv Antalet

Läs mer

Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv

Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv Författare: Delprojektgruppen informationssäkerhet Årtal: 2014 Författare: Delprojektgruppen informationssäkerhet Sammanfattning Inom ramen

Läs mer

Elektronisk arkivering

Elektronisk arkivering Elektronisk arkivering Information om pågående projekt Riksarkivet och SKL Caspar Almalander Agenda 1. Sambruks projekt Elektroniskt bevarande etapp 2 2. Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarium 3. SKL:s

Läs mer

HANDLINGSPLAN 2016 Regional utveckling av esamhället i Västra Götaland

HANDLINGSPLAN 2016 Regional utveckling av esamhället i Västra Götaland HANDLINGSPLAN 2016 Regional utveckling av esamhället i Västra Götaland Inledning/bakgrund Sedan 2008 har VästKom varit samverkansorgan vid dialoger med SKL, VGR, med flera kring digitalisering. VästKom

Läs mer

Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad

Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad Arbetsgruppen för projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad 2005-03-09 Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Förord... 3 2 Syfte,

Läs mer

Projektdirektiv. Uppdrag på toppen av sin kompetens 2015-10-09

Projektdirektiv. Uppdrag på toppen av sin kompetens 2015-10-09 Projektdirektiv Uppdrag på toppen av sin 2015-10-09 Projektdirektiv Datum 2015-10-09 Dnr 2015/0293 Version 4.0 Projektnamn: Uppdrag på toppen av sin Projektägare: Jonas Kullberg, Rosa Nilsson,. Checklista

Läs mer

Att samverka hur och varför. Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket

Att samverka hur och varför. Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket Att samverka hur och varför Anna Pegelow e-delegationen Anna Johansson - Tillväxtverket Grundläggande krav Myndighetsförordningen: 3 Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och

Läs mer

Trygghet, service och delaktighet i hemmet genom digital teknik SLUTRAPPORT Version 1

Trygghet, service och delaktighet i hemmet genom digital teknik SLUTRAPPORT Version 1 Trygghet, service och delaktighet i hemmet genom digital teknik SLUTRAPPORT Version 1 Bergkvara 2014-12-03 Ort och datum Pär Ahlgren Projektledare Innehållsförteckning 1 Bakgrund till projektet 3 1.1 Projektets

Läs mer

SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/ Flera landsting ett gemensamt e-arkiv

SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/ Flera landsting ett gemensamt e-arkiv SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/11 2016 Utgångspunkt, frågeställningar Vad har vi egentligen gjort för resa? Hur har resan varit, vad har vi gjort? Hur ser

Läs mer

Ramverk för projekt och uppdrag

Ramverk för projekt och uppdrag Peter Yngve IT-centrum 2011-02-10 1.0 1 (9) Ramverk för projekt och uppdrag Peter Yngve IT-centrum 2011-02-10 1.0 2 (9) BAKGRUND/MOTIV... 3 MÅL OCH SYFTE... 3 DEFINITIONER AV PROJEKT... 3 MODELL FÖR PROJEKTSTYRNING...

Läs mer

Sammanfattning av projektplan för Nationella självskadeprojektet, Skånenoden

Sammanfattning av projektplan för Nationella självskadeprojektet, Skånenoden 2013-11-05 Sammanfattning av projektplan för Nationella självskadeprojektet, Skånenoden Projektet startade 2012 och finansieras av regeringen. Den består av en nationell del och av arbete i tre kunskapsnoder,

Läs mer