Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM

Transkript

1 Klassificering av information exempel och jämförelse Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM

2 ITSAM ett kommunalförbund Bildas kommuner i Östergötland och Kalmar län Hanterar telefoni, bredband, upphandling, drift och support av ITsystem ITSAM Arkiv ITSAM Arkivs uppgifter Tillsyn Stöd och råd Utbildning Utveckling Strategiskt arbete E arkiv m.m, m.m.

3 Målet Målet för varje myndighet bör (eller ska?) vara att rätt person ska kunna komma åt rätt information vid rätt tillfälle. För att uppnå det behöver all information som myndigheten hanterar vara klassificerad och försedd med rätt attribut för återsökning och behörighet.

4 Klassificering ett sätt att spegla verksamheten Strukturen kan visa verksamhetsområden, processer och aktiviteter, d v s vad en verksamhet/myndighet arbetar med och hur den är organiserad. Schemat kan även vara organisationsoberoende, d v s helt utan koppling till myndighetens organisering. Denna får då tydliggöras genom särskilda organisationsbeskrivningar.

5 KLASSA SKL:s uppdrag att utarbeta ett förslag till nationell klassificeringsstruktur (ny diarieplan) för kommuner, landsting och regioner. Projektet har hanterats via Kommunala samrådsgruppen för arkivfrågor. Arkivkonsult Tom Sahlén har ansvarat för sammanställningen. Referenspersoner/ grupper har fått lämna synpunkter. Remiss/testperioden har avslutats och sammanställning/ justering av klassificeringsschemat har genomförts. Förslaget till klassificeringsschema har publicerats under våren 2014.

6 Andra exempel KLASSA är ett av flera förslag på klassificeringsschema. Förslag har utarbetats eller är under utarbetande hos enskilda kommuner eller via olika samverkansprojekt. Inriktningen på projekten är ofta: Gemensam processkartläggning Gemensam klassificeringsstruktur Gemensam dokumenthanteringsplan Hur förhåller sig dessa exempel och förslag till KLASSA?

7 KLASSA 2 Medverkande: Konceptstudie e arkiv Kronoberg/Blekinge earkiv Kalmar län E Arkiv Skåne Nordost, m fl (Olofströms kommun, Karlshamns kommun, Ronneby kommun, Karlskrona kommun, ITSAM, Växjö kommun, Tomelilla kommun, Kalmar kommun, Helsingborgs stad, Nybro kommun, Halmstads kommun, Laholms kommun, Skövde kommun, Vetlanda kommun, VEAB)

8 Förslag till principer KLASSA 2 Så få kategorier på översta nivån som möjligt för att minimera risken för att välja fel verksamhetsområde. På de översta nivåerna 1 2 så långt det är möjligt vardagliga ord, längre ner i hierarkien ok med fackuttryck. Processgrupper på nivå två eller tre, beroende på behov Processgrupper skrivs med substantiv Huvudprocesser på nivå tre eller fyra, beroende på behov Huvudprocesser och processer skrivs med verb Processerna fylls på efter hand och ska baseras på faktisk analys och kartläggning.

9 Nedbrytningschema (nivåer) 1 Verksamhetstyp 1.1 Verksamhetsområde Processgrupp Process Aktivitet Handling

10 Skillnader.. KLASSA 0 nivå på alla nivåer för att kunna eftersöka styrdokument och verksamhetsbeskrivningar/ funktionsbeskrivningar vid sitt verksamhetsområde eller process. Schemat innefattar tre verksamhetstyper där kärnverksamhet har nio underliggande verksamhetsområden varav fem är landsting och regioner. KLASSA tar utgångspunkt från SKL:s och SCB:s verksamhetsindelning för kommuner landsting och regioner. KLASSA 2 Ingen 0 nivå styrande dokument redovisas på en plats under 1.3 Styra, organisera och leda verksamheten. Verksamhetstyperna är fler och redovisas direkt på översta nivån, d v s att kärnverksamheten har delats upp och presenteras som egna verksamhetstyper med egna rubriker. Gäller endast kommunal verksamhet. Handläggare och registratorer är nära knutna till projektet och arbetet utförs i form av workshops och webbmöten.

11 En jämförelse. KLASSA 1. Ledning 2. Verksamhetsstöd 3. Kärnverksamhet KLASSA 2 1. Demokrati och insyn 2. Intern service 3. Samhällsbyggnad 4. Trygghet och säkerhet 5. Hälsoskydd 6. Miljö och naturskydd 7. Förskola och utbildning 8. Vård och omsorg 9. Individ och familjeomsorg 10. Överförmyndare 11. Näringsliv och kultur 12. Samhällsservice

12 Vad bygger KLASSA 2 på? I vårt arbete har vi försökt att ta tillvara de kartläggningar och klassificeringar som utförts tidigare inom enskilda kommuner och inom olika projekt. KLASSA VERKSAM inom ITSAM Karlskrona Tomelilla m fl.

13 Förväntat resultat Organisations oberoende redovisning och återsökning av information. Samordning av informationshanteringen oavsett verksamhetssystem och kommun. En grundplattform för ett väl fungerande informationsflöde inom och mellan olika verksamheter och myndigheter. Skapa förutsättningar för ett väl fungerande e arkiv och ett långsiktigt digitalt bevarande.

14 Praktiskt arbete Glöm organisationskartan! Dokumentera relationen mellan verksamheten och dess handlingar. Utbilda och förbättra kunskapen/förståelsen inom verksamheterna. Synliggör informationens betydelse för verksamheterna. Klargöra att de digitala handlingarna också ingår i arkivredovisningen.

15 Önskat resultat En organisation som uppfyller lagens, allmänhetens och verksamhetens krav på äkta och relevant information.

16 Frågor? Anki Heimonen 1:e Arkivarie Kommunalförbundet ITSAM Storgatan 36, KISA Växel: Direkt: Mobil: e post: ann christine.heimonen@itsam.se