E-arkiv Kronoberg och Blekinge

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "E-arkiv Kronoberg och Blekinge"

Transkript

1 Elin Jonsson arkivarie Tel Fördjupad förstudie hösten 2013 Reviderad version E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (20) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil Fax Org.nr Bg Hemsida E-post

2 Innehåll 1 INLEDNING GODKÄNNANDE VERSIONSHANTERING BAKGRUND IDÉ MÅL AVGRÄNSNINGAR UNDERLAG OCH GODKÄNNANDE UNDERLAG PRODUKTER PROJEKTAVSLUT FÖRSTUDIEORGANISATION OCH BEMANNING BESTÄLLARE KONTAKTPERSONER STYRGRUPP PROJEKTLEDNING PROJEKTGRUPP EXPERT OCH REFERENSGRUPPER LOKALT ARBETE UTBILDNING TIDPLAN OCH RESURSER ÖVERGRIPANDE TIDPLAN BESLUTSPUNKTER OCH MILSTOLPAR RESURSBEHOV ARBETSFORMER ARBETSSÄTT DOKUMENTSTYRNING AVVIKELSE OCH ÄNDRINGSHANTERING SEKRETESS OCH SÄKERHET INFORMATIONSSPRIDNING RISKER EKONOMI (20)

3 1 Inledning 1.1 Godkännande Projektplanen godkänns av styrgruppen efter att deltagande organisationer har haft möjlighet att lämna synpunkter. 1.2 Versionshantering Utgåva Datum Kommentar Första utkast Utkast för synpunkter arbetsgrupp Utkast för synpunkter kontaktpersoner Förslag med ändringar markerade till kontaktpersoner för genomläsning Publicerad version Reviderad version med ändringar när det gäller rollen projektledare. 2.0 Publicerad version godkänd av styrgruppen. 2 Bakgrund Under våren 2013 genomfördes en gemensam förstudie, som resulterade i ett första underlag för att kunna göra välgrundade vägval i samband med införande av e-arkiv. Övergripande analyser och redogörelse för bakgrund till handlingsalternativ redovisades i slutrapport och Guide till handlingsalternativ. Målbilden som formulerades är att bygga upp ett e-arkiv värt att lita på. Med e-arkiv menar vi en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. E-arkivet ska uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet. I verksamheten hanteras information i en systemberoende struktur och i format som passar för den löpande verksamheten och det aktuella verksamhetssystemet. Genom att införa e-arkiv frigörs informationen för att hanteras i systemoberoende format och struktur i ett arkivsystem. Nyttan med ett e-arkiv är att det går att lämna gamla system, samtidigt som det blir ordning och reda på informationen. Informationen blir användbar för de system och e-tjänster som används i e-förvaltningen även på lång sikt. Det innebär att det blir lättare att hitta rätt och återanvända information både för verksamheten och för medborgarna. Det blir möjligt att åstadkomma en 3 (20)

4 helt obruten digital kedja från det att ett ärende initieras tills att dokumentationen arkiveras. Infrastrukturen för att hantera långsiktigt bevarande är idag i huvudsak uppbyggd för att vi ska spara på papper. Det finns system med arkivlokaler, arkivboxar och akter, samt kompetens kring materiel och metoder för att bevara analoga handlingar på framförallt papper. I motsats till detta skapas informationen idag huvudsakligen elektroniskt och hanteras i elektronisk form med hjälp av olika it-system. Det finns ett behov av att bygga upp en infrastruktur för att hantera elektroniskt bevarande på ett ansvarsfullt sätt. Infrastrukturen består av system och kompetens för att hantera digital lagring, migrering och åtkomst för att säkerställa bevarande oberoende av ursprungliga verksamhetssystem. Trots att digitaliseringen av förvaltningen pågått under de senaste åren är verksamhetsområdet långsiktigt digitalt bevarande fortfarande i en uppbyggnadsfas. E-arkivet kräver en högre grad av specialistkunskaper än traditionell arkivering. Det behövs samverkan med angränsande professioner som till exempel systemvetare, informationssäkerhetsspecialister, utvecklare med flera. Informationsmängden i våra verksamhetssystem ökar ständigt. Det är därför extra viktigt att dessa anpassas för att underlätta bevarande redan från början. Om man värderar informationen för att ta ställning till gallring och bevarande, och klassificerar den med avseende på säkerhet och verksamhetssammanhang, redan innan den skapas eller registreras, effektiviserar detta den långsiktiga hanteringen och underlättar administrationen. Till bakgrunden hör att ett ramavtal för e-arkiv kommer att tecknas under hösten av SKL Kommentus Inköpscentral. För att kunna avropa behövs fördjupade analyser av de behov som finns hos deltagande organisationer. Under hösten genomför Växjö kommun tester av leveranser enligt de förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som tagits fram av Riksarkivet i samarbete med statliga och kommunala myndigheter. Karlskrona kommun har deltagit i ENSAM uttag (avställning och mappning av data för arkivering). Detta dokument definierar den fördjupade förstudien som kommer att genomföras i samverkan mellan intresserade organisationer i Kronoberg och Blekinge. 4 (20)

5 2.1 Idé Tanken med den fördjupade förstudien är att förankra och konkretisera det fortsatta arbetet med att införa e-arkiv Den fördjupade förstudien innebär att gemensamma aktiviteter genomförs för att förbereda införandet av e-arkiv. Projektorganisationen förstärks med en styrgrupp. Det lokala arbetet hos deltagande organisationer för att förbereda inför införande av e-arkiv startas upp. Ett arbete som behöver genomföras oavsett om deltagande organisationer väljer att gå vidare gemensamt eller inte efter avslutad fördjupad förstudie. Överenskommelse tecknas mellan deltagande parter. 2.2 Mål Målet med den fördjupade förstudien är att kunna sätta igång ett projekt 2014 för att införa organisation och system för att hantera e-arkiv. Delmål för den fördjupade förstudien: Genomföra utbildningar för att ytterligare höja kunskapsnivån inom deltagande organisationer och förankra resultatet från förstudien. Genomföra en översiktlig systeminventering. Slutföra nulägesanalys när det gäller organisationer som har e-arkiv i drift. Möjliggöra för deltagande kommuner att påbörja arbetet med informationskartläggning. Sammanställa exempel på styrande dokument och ta fram förslag till tillsynsmetodik. Ta fram förslag till projektorganisation och inriktning för kommande projekt. 2.3 Avgränsningar Förslag till hur deltagande organisationer ska gå vidare med det konkreta införandet tar deltagande organisationer ställning till efter den fördjupade förstudien. Det här kommer inte att ingå i den fördjupade förstudien: Direkta förberedelser inför upphandling. Organisering av förvaltningsorganisation. Genomförande av leveranstester hos deltagande organisationer. 5 (20)

6 Fördjupad utredning när det gäller förutsättningar för fortsatt regional samverkan hanteras i särskilt projekt. Utredningen handlar om formella, juridiska och ekonomiska möjligheter att samverka i regionen. Upphandling av ramavtal för systemstöd och tjänster för e-arkiv hanteras av SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) och Kammarkollegiet som fungerar som inköpscentraler. SKI:s upphandling sker på uppdrag av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som även arbetar med att ta fram stöd och hjälp och förmedla bra exempel inför upphandling av e-arkivsystem. Specifikationer för hur information ska struktureras och paketeras för leveranser till e-arkiv tas fram inom ramen för Riksarkivets projekt eard (det vill säga ett arkivformat för digital information). 3 Underlag och godkännande 3.1 Underlag Det här behöver den fördjupade förstudien få in: Uppgifter om kontaktpersoner och hur det lokala arbetet kommer att organiseras. Svar på frågor som projektgruppen skickar ut. Svar på enkäter till organisationer med e-arkiv i drift (avser inte deltagande organisationer). Underlag till kartläggningar och analyser. Framför allt översiktlig inventering av system som underlag för behovsanalys. Inventering genomförs inom respektive organisation. Underlag godkänns av projektgruppen i enlighet med de kriterier som tas fram. Om någon inleverans försenas eller inte godkänns redovisas konsekvenser i förstudierapporten. 3.2 Produkter Det här kommer den fördjupade förstudien att producera: Utbildningsmaterial för att kunna planera informationskartläggning. Behovsanalys baserad på översiktlig systeminventering. Exempel på styrande dokument och förslag till rutiner och mallar för tillsyn. Analys av SKI:s ramavtal. Lista med förslag till krav som behöver ställas på verksamhetssystem och arkiveringsverktyg för att kunna leverera information till arkivsystem. 6 (20)

7 Deltagande organisationer erbjuds fortlöpande möjlighet att lämna synpunkter på de förslag som tas fram av projektgruppen. Resultatet överlämnas till projektorganisation för eventuellt kommande projekt. Alternativt till respektive deltagande organisation om det inte blir en gemensam fortsättning. 3.3 Projektavslut Projektet är avslutat när: Alla deltagande organisationer har tagit del av och haft möjlighet att lämna synpunkter på slutrapporten Redovisning för uppdragsgivare är genomförd Förstudiedokumentationen är rensad och arkiverad 4 Förstudieorganisation och bemanning 4.1 Beställare Kommunchefer samt region- och landstingsdirektörer hos deltagande organisationer. Ansvar: Tillsätta resurser för att hantera det lokala arbetet. Befogenheter: Utse kontaktperson. Underteckna överenskommelse. 7 (20)

8 4.2 Kontaktpersoner Varje beställare utser en kontaktperson som är formellt ansvarig mot projektet. Kontaktpersonen bör ha en beslutsfattande position för att säkerställa förankring inom organisationen. Ansvar: Driva och förankra det interna arbetet inom sin organisation. Organisera det lokala arbetet genom att till exempel tillsätta lokal arbetsgrupp och fördela uppgifter när det gäller det lokala arbetet. Delta vid avstämningsmöten (två tillfällen). Befogenheter: Utse styrgrupp inom gruppen av kontaktpersoner. Föreslå deltagare i arbets- och referensgrupper. Lämna synpunkter när det gäller förstudiens genomförande och de förslag som redovisas. Hantera formella frågor i projektet. 4.3 Styrgrupp Styrgruppen följer och stödjer arbetet i projektet och är med och diskturerar och värderar de förslag som tas fram. Styrgruppen har satts samman av representanter för de största kommunerna, representanter från de mindre kommunerna (tre från Blekinge och två från Kronoberg) samt regionförbunden. Sammansättningen av styrgruppen förändrades efter avstämningsträff med kontaktpersoner 9 oktober och möte med styrgruppen 15 oktober. Deltagare i styrgruppen: Martin Fransson, tf kanslichef, Växjö kommun (sammankallande) Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamna kommun Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun Lasse Johansen, it-chef, Alvesta kommun Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge Mats Porsklev, kanslichef, Älmhults kommun Jesper Jacobsson, kanslichef, Sölvesborgs kommun Leif Söderlund, kommunikationschef, Ronneby kommun Ansvar: Planera, styra och följa upp den fördjupade förstudien. Se till att arbetsgrupper bemannas. Delta vid styrgruppsmöten (en gång i månaden). Sätta sig in i underlag som tas fram av projektgruppen. 8 (20)

9 Fungera som arbetsgrupp när det gäller att ta fram underlag för information och beslut om fortsatt gemensamt projekt och samverkan i regionen. Befogenheter: Godkänna projektplan och lägesrapporter. Besluta om projektadministrativa frågor av vikt. Hantera problem som uppstår och som inte kan hanteras av projektledaren. 4.4 Projektledning Projektansvarig Martin Fransson, tf kanslichef (Växjö kommun) Ansvar: Tillsätta resurser för att hantera projektledning. Hantera formalia kring överenskommelse mellan deltagande organisationer. Sammankalla styrgrupp och kommunicera med kontaktpersoner. Befogenheter: Utse projektledare Projektledare Projektledare (25 %): Lars-Erik Strandberg, projektledare (Karlskrona kommun) Ansvar: Samordna, kommunicera och leda planeringen av nästa etapp (konceptstudie). Sammanställa beslutsunderlag i samråd med styrgruppen. Befogenheter: Lämna förslag till styrgruppen och rekommendationer till fortsatt arbete Biträdande projektledare och specialist e-arkiv Biträdande projektledare och specialist e-arkiv (75 %): Elin Jonsson, arkivarie (Växjö kommun) Ansvar: Samordna, kommunicera och leda de planerade aktiviteterna inom den fördjupade förstudien. 9 (20)

10 Hantera projektarbetsplats på nätet. Hålla lista med kontaktpersoner uppdaterad och tillgänglig. Sammanställa rapporter och dokumentera de aktiviteter som genomförs. Bistå projektledaren med underlag och verksamhetskunskap inom området e-arkiv. Befogenheter: Fördela uppgifter till arbetsgrupper inom överenskomna ramar för förstudien. Tilldela behörigheter till projektarbetsplatsen. Lämna synpunkter på förslag till styrgruppen och rekommendationer till fortsatt arbete. 4.5 Projektgrupp Arbetet i projektgruppen utförs av olika arbetsgrupper. Arbetsgrupperna kan förändras vid behov. Ansvar: Delta i aktiviteter. Läsa in relevant material. Hantera de kartläggningar och analyser som planeras i respektive arbetsgrupp. Granska och lämna synpunkter på utkast. Befogenheter: Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter och resultat Projektekonom Maria Purnell, Region Blekinge Ansvar: Ta fram förslag till fördelning av kostnader och sammanställa budget för nästa etapp Samordnare arbetsgrupp Inom varje arbetsgrupp utses en samordnare som ser till att arbetet går framåt. Ansvar: Samordna och driva arbetet i gruppen. Rådgöra och stämma av med projektledaren när det gäller resultat och genomförande av aktiviteter. 10 (20)

11 Sammanställa resultat från kartläggningar och aktiviteter. Befogenheter: Fördela uppgifter inom arbetsgruppen Kartläggning och goda exempel Arbetsgrupp för att planera och stödja det lokala arbetet med systeminventering, utbildning och erfarenhetsutbyte kring informationskartläggning, samla goda exempel på styrande dokument när det gäller informationshantering och tillsynsmetodik. Gruppen baseras på arbetsgruppen från förstudien våren Deltagare i arbetsgruppen kartläggning och goda exempel: Emil Hagelbäck, arkivarie, Sölvesborgs kommun (samordnare) Josefina Andersson, arkivarie, Markaryds kommun Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun Niclas Rosenbalck, arkivarie, Älmhults kommun Jonas Sjöberg, systemförvaltare, Alvesta kommun Anders Karlsson, arkivarie, Ronneby kommun Anna-Lena Ljungberg, arkivarie, Alvesta kommun Analys leveranstest Arbetsgrupp för erfarenhetsutbyte och analys av tester som genomförs när det gäller leverans från verksamhetssystem till arkivsystem. Deltagare i arbetsgruppen analys leveranstest: Olivia Simson, arkivarie, Karlskrona kommun Charlotte Jörgensen, systemförvaltare, Karlskrona kommun Annelie Holmberg, registrator, Karlskrona kommun Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun Analys ramavtal e-arkiv Arbetsgrupp som går igenom och analyserar SKI:s ramavtal Deltagare i arbetsgruppen analys ramavtal: Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun (samordnare) Per Mortensen, upphandlingschef, Karlskrona kommun Mikael Andersson, upphandlare, Karlskrona kommun Niklas Hörling, it-arkitekt, Växjö kommun 11 (20)

12 4.6 Expert- och referensgrupper För att förankra förstudiens resultat, identifieras och konsulteras grupper eller enskilda personer som på olika sätt kan bidra med kunskaper och som är berörda vid införande av e-arkiv. Samarbete med programgrupp i Kalmar län genom erfarenhetsutbyte och träffar. Det nätverk och forum som finns inom ramen för gruppen e-arkiv på forumet Arkivet på Ning kommer att fungera som referensgrupp och för omvärldsbevakning och erfarenhetsutbyte. 4.7 Lokalt arbete Varje kontaktperson organiserar arbetet på hemmaplan. Kontaktpersonen bör formera en lokal arbetsgrupp utifrån sin organisations förutsättningar. I gruppen bör ingå personer med kännedom om organisationen och om de system som används. De personer som deltar i det lokala arbetet kan ha olika kompetenser och inriktningar. Någon inom varje organisation bör ha rollen som samordnare för det lokala arbetet. Det kan vara kontaktpersonen eller någon särskilt utsedd person. I samordnarens roll ingår att ta del av och sprida vidare information, samla in och sammanställa underlag samt att samordna det praktiska. De uppgifter som förväntas utföras lokalt listas i den övergripande tidplanen. Ansvar: Delta på utbildningar och samla in underlag Befogenhet: Lämna synpunkter på förslag från projektgruppen 5 Utbildning Projektgruppen hanterar planering av utbildning utifrån de behov som de deltagande organisationerna har. Följande utbildningstillfällen planeras: Utbildning informationskartläggning och dokumenthanteringsplaner Utbildning kartläggning av it-system och enkel systemvärdering Studieresa till Lund för att titta på System LångtidsLagring (SYLL) 12 (20)

13 6 Tidplan och resurser 13 (20)

14 6.1 Övergripande tidplan Respektive arbetsgrupp planerar sitt arbete. Detaljerad tidplan och kalender sammanställs och redovisas på projektarbetsplatsen. Att göra: Beskrivning: Tidplan: Starta upp den Projektledning: Augusti fördjupade förstudien Uppstartsmöte för kontaktpersoner Formalia för projektet. Bemanna projektorganisation. Upprätta projektplan. Slutföra enkätundersökning om e-arkiv i drift Utbildning och erfarenhetsutbyte om informationskartläggning Projektgrupp: Sammanställa nulägesanalys när det gäller organisationer som har e-arkiv i drift Ordna studiebesök Projektgrupp: Ordna utbildning Forum för erfarenhetsutbyte Sammanställa dokumentation och bra exempel Lokalt arbete: Sätta igång internt arbete med att kartlägga information och förnya dokumenthanteringsplaner Projektgrupp: Vara stöd för dem som ska genomföra inventeringen Ta fram metod och mallar Sammanställning av systemlista Analys och översiktlig värdering av information som ska bevaras Lokalt arbete: Steg 1: Översiktlig inventering av it-system Steg 2: Enkel systemvärdering med hjälp av analysdokument August- September Augustioktober 2013 Genomföra översiktlig systeminventering Septemberdecember (20)

15 Att göra: Beskrivning: Tidplan: Sammanställa bra Lokalt arbete: September exempel på Dela bra exempel - november styrande 2013 dokument Projektgrupp: Definiera olika typer av styrande dokument som behöver finnas för e-arkiv Sammanställa bra exempel på styrande dokument Avstämning med juristnätverket Analysera leveranstester Analysera SKI:s ramavtal för e- arkiv Sammanställa bra exempel på tillsynsmetodik Sammanställa resultat och förankra Projektgrupp: Erfarenhetsutbyte Analysera resultat av genomförda tester och aktiviteter Ta fram lista med förslag till generella krav på verksamhetssystem och arkiveringsverktyg Ramavtal tecknas enligt planen i september Projektgrupp: Inläsning av underlag Möten för diskussion och analys Lokalt arbete: Svara på eventuella frågor från projektgruppen Projektgrupp: Ta fram förslag till rutiner för tillsynsprotokoll, rapportering och uppföljning Planera utbildning Projektgrupp: Sammanställa slutrapport Förslag till projektorganisation och fortsatt projekt Styrgrupp: Information, redovisning och förankring September -december 2013 Oktoberdecember 2013 Novemberdecember 2013 Januarifebruari (20)

16 6.2 Beslutspunkter och milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar finns i tidplanen: Beslutspunkter Undertecknande av överenskommelse kommunchefsträffar i september 2013 Godkännande av projektplan styrgruppsmöte september 2013 Godkännande av slutrapporten avstämningsmöte för kontaktpersoner 22 januari 2013 Redovisning av resultat för beställare januari 2014 Projektet avslutas februari Milstolpar Lägesrapport informationskartläggning, översiktlig inventering av system och goda exempel när det gäller styrande dokument oktober Avstämningsmöte för kontaktpersoner 9 oktober Lägesrapport resultat av kartläggning och analys av SKI:s ramavtal och testleveranser och tillsynsmetodik november Avstämningsmöte för kontaktpersoner 20 november Resursbehov Kontaktpersoner förväntas att avsätta tid för att ta del av resultat samt driva och förankra det lokala arbetet inom den egna organisationen. Deltagare i styrgruppen förväntas avsätta tid för möten en gång i månaden och för att läsa igenom och lämna synpunkter på frågor och förslag från projektgruppen. Deltagare i projektgruppen förväntas arbeta aktivt med förstudien och kunna avsätta tid för att hantera utbildningar och aktiviteter samt att sätta sig in i det material som tas fram av de olika arbetsgrupperna. Förväntad tidsåtgång uppskattas av respektive grupp. Projektledare på heltid. 16 (20)

17 Deltagare i de lokala referensgrupperna förväntas avsätta tid för att delta på utbildningar och aktiviteter samt att ta fram det underlag som begärs in av projektgruppen. Omfattningen beror på förutsättningarna hos respektive organisation, framför allt när det gäller systeminventeringen. Labbmiljö för att testa och utvärdera exempel från leveranstester som genomförts. Under den fördjupade förstudien finns en särskild dator tillgänglig för projektgruppen. 7 Arbetsformer 7.1 Arbetssätt För att fördela arbetet mellan de resurser som finns bedrivs arbetet i den fördjupade förstudien i olika arbetsgrupper. 7.2 Dokumentstyrning Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Författare måste framgå av varje dokument. Dokumentation hanteras åtkomlig för deltagare på den gemensamma projektytan. Dokumenten registreras och arkiveras hos Växjö kommun. 7.3 Avvikelse och ändringshantering Projektledaren hanterar förändringar som påverkar resurser, omfattning eller inriktning för förstudien. Vid behov samråder projektledaren med styrgruppen som meddelar förändringar till kontaktpersoner. Avvikelser redovisas i slutrapporten. 7.4 Sekretess och säkerhet Dokumentation och information är tillgänglig för samtliga deltagande organisationer. Utkast och förslag får endast, med förbehåll, spridas vidare inom ickekommersiella nätverk och intressentgrupper. Färdigställda handlingar är allmänna handlingar och lämnas ut i enlighet med bestämmelser i offentlighetslagstiftningen. 7.5 Informationsspridning Informationsbrev Projektgruppen samordnar frågor och information till kontaktpersoner och lokala arbetsgrupper. Månadsbrev skickas ut i pappersform till kontaktpersoner. 17 (20)

18 Styrgruppen och projektgruppen informeras regelbundet i form av informationsbrev som skickas ut via e-post samt via projektarbetsen Projektarbetsplats och publicering Deltagare i den fördjupade förstudien har åtkomst till gemensam digital projektarbetsplats. På projektarbetsplatsen finns delade dokument, kontaktlistor, kalender, projektblogg, länkar med mera. Färdigställda dokument publiceras på Växjö kommuns webbplats: Rapportering Den rapporterade projektdokumentationen består av följande dokument: Projektplan Lägesrapporter Slutrapport med bilagor Kopior skickas till kontaktpersonerna hos deltagarna via e-post för vidare spridning. Slutrapporten skickas ut i tryckt form Mötesstruktur Arbetsgruppsmöten Plan för arbetsgruppsmöten tas fram av respektive grupp. Telefonmöten för kortare avstämningar vid behov. Projektledaren eller samordnaren för respektive grupp protokollför möten. Protokollen delas på projektarbetsplatsen. Styrgruppsmöten Styrgruppsmöten genomförs en gång i månaden. Projektledaren för protokoll och delar protokollen på projektarbetsplatsen. Informations- och nätverksträffar Träffar och arbetsmöten ordnas vid behov för olika expert- eller referensgrupper. Presentationsmaterial delas på projektarbetsplatsen och skickas ut till samordnare för respektive nätverk. Projektledaren protokollför möten och delar protokollen på projektarbetsplatsen. 18 (20)

19 8 Risker 1. Den fördjupade förstudien leder inte fram till hur deltagande organisationer ska gå vidare med samverkansformer och ett konkret införandeprojekt. Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Förstudien leder inte fram till ett införandeprojekt Medel Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer. 2. Deltagande organisationer har inte resurser eller avsatt budet för att kunna gå vidare med ett införandeprojekt. Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Arbetet med att införa e-arkiv avstannar och information förblir inlåst i olika verksamhetssystem Medel Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer. 3. Deltagare kan inte avsätta den tid som behövs för inläsning och att delta i aktiviteter Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Förstudien drar ut på tiden och underlaget kan bli ofullständigt Hög Fördela arbetet mellan olika arbetsgrupper och formulera information riktad till olika målgrupper 19 (20)

20 4. Nyckelpersoner är frånvarande Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Sämre kvalitet på underlaget inom områden där viss kompetens krävs Medel Identifiera nyckelpersoner och planera för hur bortfallet ska hanteras (senarelägga eller i en senare etapp plocka in extern kompetens) 5. En eller flera kommuner vill gå ur samarbetet Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Större kostnad för kvarvarande kommuner och bortfall av kompetens och arbetsresurser Medel Bra förankring genom uppstartsmöte och projektplanering 6. Resultatet blir inte det som förväntas av deltagarna Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Minskat intresse för fortsatt samarbete. Medel Fortlöpande avrapportering och tydliga avgränsningar. 9 Ekonomi Projektledare samt kostnader för att genomföra utbildningar och möten, projektarbetsplats samt övriga omkostnader finansieras gemensamt beräknat efter kommunstorlek i särskild överenskommelse. Varje deltagande organisation står för sina egna kostnader för resor och andra omkostnader. 20 (20)

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge Dnr Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Förstudie E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (12) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra

Läs mer

E-arkiv Kronoberg och Blekinge

E-arkiv Kronoberg och Blekinge ÄRENDE Dnr KS/2014:68 Konceptstudie 2014 E-arkiv Kronoberg och Blekinge - plan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (19) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel.

Läs mer

Förstudie e-arkiv. Kronoberg och Blekinge

Förstudie e-arkiv. Kronoberg och Blekinge Förstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge Uppstartsmöte i Växjö 15 januari 2013 Marianne Dalesjö, kanslichef och Elin Jonsson, arkivarie Dagordning Mötet inleds (Marianne) Presentation av deltagare Presentation

Läs mer

Anteckningar från arkivträff den 10 september

Anteckningar från arkivträff den 10 september Anteckningar från arkivträff den 10 september 1 Deltagare Niclas Rosenbalck, Älmhults kommun Anders Karlsson, Ronneby kommun Helene Blomquist, Lessebo kommun Kerstin Johansson, Växjö kommun Marie Ulmhed,

Läs mer

Kommunalförbundet Sydarkivera. Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015

Kommunalförbundet Sydarkivera. Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015 Kommunalförbundet Sydarkivera Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015 Färdplan Projekt 2013-2014 Gemensam organisation 2015 Gemensamt arkivsystem 2017 Förbättrad tillgänglighet Kommunalförbund

Läs mer

Diarienr KFN 2013.0096 Version 1.0. Fö rstudie E-Arkiv. Pröjektplan

Diarienr KFN 2013.0096 Version 1.0. Fö rstudie E-Arkiv. Pröjektplan Fördjupad förstudie 1 Fö rstudie E-Arkiv Pröjektplan Ett samarbetspröjekt mellan Kumla Kömmun, Askersunds Kömmun, Laxa Kömmun, Lekebergs Kömmun, Hallsbergs Kömmun öch Karlsköga Kömmun Fördjupad förstudie

Läs mer

Ett e arkiv värt att lita på

Ett e arkiv värt att lita på Ett e arkiv värt att lita på Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv Internationell standard Audit and Certification of Trustworthy Digital

Läs mer

E-arkiv 22 januari. Välkomna

E-arkiv 22 januari. Välkomna E-arkiv 22 januari Välkomna Agenda Laget runt Mål Utbildning Arbetssätt 2015 Lunch Erik Ander Bengtsfors berättar om deras arbete i Bengtsfors Peter Olofsson berättar om e-arkivet på Stadsbyggnadsförvaltningen

Läs mer

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

Förenklad förstudie och samarbetsförslag Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten

Läs mer

Projekt earkiv

Projekt earkiv Projekt earkiv 2012-10-01 Agenda - Bakgrund till projektet - Status Vad har hänt hittills? - Checklista - Vad händer närmast? - Delprojekt Upphandling - Frågor SKL har beslutat om Strategi för esamhället

Läs mer

E-tjänst Särskilt boende Projektplan. 2014-09-16 Version 1.0

E-tjänst Särskilt boende Projektplan. 2014-09-16 Version 1.0 E-tjänst Särskilt boende Projektplan 2014-09-16 Version 1.0 Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av 2014-08-29 1.0 Godkänd Josephine Andersson Innehåll 1. Mål och ramar 3 1.1 Verksamhetsmål

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195

Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion

Läs mer

SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv

SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv E-arkiv Kronoberg och Blekinge SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv augusti 2013 februari 2014 ägare 2 Innehåll 1 Sammanfattning... 4 2 Bakgrund... 4 2.1 Allmänt om slutrapporten och den fördjupade

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport

Uppföljning gällande Stadsarkivets tillsyn av barnoch utbildningsnämndens hantering av allmänna handlingar slutrapport Barn- och utbildningsförvaltningen 2015-05-14 1 (7) Barn- och utbildningsnämnden Kvalitetsenheten BUN/2013:221 Sabine Faison 016-710 14 86 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning gällande Stadsarkivets

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-6859/08 SID 1 (9) 2008-06-23 SSA 2008:1 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Att: Kerstin Henningsson HANTERING AV ALLMÄNNA

Läs mer

DoÄr E-arkivering. Projektplan

DoÄr E-arkivering. Projektplan Håkan Svensson Sida: 1 (6) DoÄr Projektplan Håkan Svensson Sida: 2 (6) Innehåll 1 Basfakta... 3 2 Projektidé och mål... 3 2.1 Bakgrund och projektidé... 3 2.2 Projektmål... 3 2.3 Avgränsningar... 4 3 Leverans

Läs mer

Projektplan för Innovationsupphandling av betaltjänster

Projektplan för Innovationsupphandling av betaltjänster Projektplan 2015-12-14 1 (12) Dnr. VINNOVA 2015-05970 Uppdaterad Dnr. Länsstyrelsen 2016-01-14 303-435-2016 2016-02-03 Christina Rehnberg Nationell samordnare för länsstyrelsernas betaltjänstuppdrag Direkt

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen

Läs mer

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför

Läs mer

Revisorernas arbetsordning

Revisorernas arbetsordning 1 PM 2011-03-08 1 (9) Avdelningen för ekonomi och styrning Revisorernas arbetsordning Denna PM belyser vad revisorernas arbetsordning är och ger underlag för att arbeta fram eller revidera en sådan. Vad

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga 4 Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering och gallring

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan

Läs mer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län

Läs mer

Västerviks kommuns revisorer. Granskning av projektverksamheten. Granskningsrapport. Audit KPMG AB 15 februari 2013 Göran Lindberg Antal sidor: 8

Västerviks kommuns revisorer. Granskning av projektverksamheten. Granskningsrapport. Audit KPMG AB 15 februari 2013 Göran Lindberg Antal sidor: 8 Granskning av projektverksamheten Granskningsrapport Audit KPMG AB 15 februari 2013 Göran Lindberg Antal sidor: 8 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Uppdraget 1 4. Metod och avgränsning 2 5.

Läs mer

Inbjudan att delta i samordnad upphandling av

Inbjudan att delta i samordnad upphandling av Inbjudan att delta i samordnad upphandling av - HVB vuxna med missbruk 2016 - Konsulentstödd familjehemsvård 2016 Undertecknat upphandlingsuppdrag ska vara SKL Kommentus Inköpscentral AB tillhanda senast

Läs mer

Projektplan. 1. Bakgrund. Projektnamn: Barnrättsarbete i Eslövs kommun. Projektägare: Elsa von Friesen. Projektledare: Sara Mattisson.

Projektplan. 1. Bakgrund. Projektnamn: Barnrättsarbete i Eslövs kommun. Projektägare: Elsa von Friesen. Projektledare: Sara Mattisson. Projektnamn: Barnrättsarbete i Eslövs kommun Projektägare: Elsa von Friesen Projektledare: Sara Mattisson Godkänt av: Datum för godkännande: Barn och unga är en prioriterad grupp i kommunens olika verksamheter.

Läs mer

Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv

Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv ägare 1 Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv Rapport från workshop i Samrådsforum Parallellt med den politiska beslutsprocessen oktober-december påbörjades planeringen av verksamheten i den gemensamma arkivorganisationen

Läs mer

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet

Bo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna kommun 2 mil norr om Stockholm Drygt 68 000 invånare i jan. 2014 Organisation 11 nämnder 9 förvaltningar Överförmyndarnämnd och familjerättsnämnd

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS AB STOKAB

HANTERING AV DIGITAL INFORMATION HOS AB STOKAB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2010-12-20 DNR 9.3-14145/10 SSA 2010:17 AB Stokab Att: Maria Bornehed Kopia: Stockholms Stadshus AB HANTERING AV DIGITAL

Läs mer

Strategiskt informationsförsörjning med sikte på ett långsiktigt digitalt bevarande i de 33 skånska kommunerna

Strategiskt informationsförsörjning med sikte på ett långsiktigt digitalt bevarande i de 33 skånska kommunerna Datum Beteckning 2015-06-15 Projektplan Niclas Bendroth Clausenborg niclas.b.clausenborg@kfsk.se Kommunchefer, kommundirektörer och stadsdirektörer i de skånska kommunerna Erbjudande om deltagande i projekt

Läs mer

2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Projektplan. Elektroniskt bevarande

Projektplan. Elektroniskt bevarande Elektroniskt bevarande etapp 2 Projektnamn: Elektroniskt bevarande etapp 2 Projektägare: Sambruk Styrgrupp: Inte bestämd Projektledare: Caspar Gielissen Tel. 073-950 42 10 Epost cas.gielissen@eskilstuna.se

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet

Läs mer

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom. FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping 1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna Riksarkivet (RA) inspekterade den 2 oktober 2014 arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands

Läs mer

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). 1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör

Läs mer

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare Inspektionsrapport DNR 9.3-2041/14 Sida 1 (8) 2014-04-25 SSA 2014:4 Närvarande från bolaget: Thomas Mundebo Chef Affärsstöd, Stab arkivansvarig Anders Törnkvist Bostadsuthyrning Marie Nogén Löneansvarig/HR

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Rapport fördjupad nulägesanalys

Rapport fördjupad nulägesanalys RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och 0470 349 633 2015 06 01 SARK.2015.7 Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys

Läs mer

Genomförandeplan för implementering av de nationella riktlinjerna för missbruks- och beroendevård i Blekinge Län 2010

Genomförandeplan för implementering av de nationella riktlinjerna för missbruks- och beroendevård i Blekinge Län 2010 Genomförandeplan för implementering av de nationella riktlinjerna för missbruks- och beroendevård i Blekinge Län 2010 Olofström Sölvesborg INNEHÅLLSFÖRTECKNING Bakgrund...2 Syfte...2 Projektmål...2 Tidplan...2

Läs mer

Resans gång. 2015 hur går vi vidare nu?

Resans gång. 2015 hur går vi vidare nu? Resans gång 2012 Nätverksmöten bland arkivarierna inom SkNo och Höör samt samtal med IT. 2013 Diskussioner med IT och chefsgruppen inom SkNo. Ansökan om EU-medel. 2014 förstudie, EU-projekt, medfinansiering

Läs mer

Inspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

Inspektionsrapport. 2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverkets avdelning Inspektion Nord, distriktet Falun (INF) den 4 juni 2013 Närvarande Från distriktet Falun (INF): administratör verksarkivarie Från Riksarkivet:

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN

Läs mer

Handläggare/Kommun Thore Andersson, Britt-Inger Berntsson, Uddevalla kommun

Handläggare/Kommun Thore Andersson, Britt-Inger Berntsson, Uddevalla kommun Projektbeställning Projektnamn Projektnummer/Diarienummer Projektansvarig Finansiär E-arkiv, IT-chef Britt-Inger Berntsson, IT-strateg Thore Andersson Samfinansierat av deltagande kommuner Innehåll Innehåll...

Läs mer

ANSÖKAN OM MEDEL FÖR UTVECKLING AV E- TJÄNSTER

ANSÖKAN OM MEDEL FÖR UTVECKLING AV E- TJÄNSTER SHMF101 v 1.0 2007-03-19, \\web02\inetpub\insyn.stockholm.se\work\miljo\2009-03-12\dagordning\tjänsteutlåtande\7.doc MILJÖFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE Dnr 2008-013248-112 SID 1 (6) 2009-02-17 Verksamhetsstöd

Läs mer

SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/ Flera landsting ett gemensamt e-arkiv

SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/ Flera landsting ett gemensamt e-arkiv SAMARBETE MELLAN 9 LANDSTING R7E-PROJEKTETETS RESA TILL GEMENSAMT E-ARKIV 29/11 2016 Utgångspunkt, frågeställningar Vad har vi egentligen gjort för resa? Hur har resan varit, vad har vi gjort? Hur ser

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 1 (5) Bilaga 5 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Verksamhetssystem och dokumenthantering STADSLEDNINGSKONTORET 2015-09-23 ANNA TYNDERFELDT KOMMUNARKIVARIE Åtgärdsrapport gällande arkiv och dokumenthantering på enheten för vuxenutbildning Berörd myndighet: Social- och arbetsmarknadsnämnden

Läs mer

Framställan om initiering av förstudie för GIS-samordning

Framställan om initiering av förstudie för GIS-samordning 1(5) KS 2011/0243 Framställan om initiering av förstudie för GIS-samordning Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i budget 2011 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur kommunens GIS-verksamhet

Läs mer

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning 2015-12-30 2015-12-30 1.0. Vägledning

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning 2015-12-30 2015-12-30 1.0. Vägledning Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet VIR-VÄGLEDNING Vägledning Att redovisa information enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten för

Läs mer

Testbäddar inom hälsooch sjukvård och äldreomsorg 2013

Testbäddar inom hälsooch sjukvård och äldreomsorg 2013 UTLYSNING 1 (10) Datum Diarienummer 2013-02-22 2012-00657 Testbäddar inom hälsooch sjukvård och äldreomsorg 2013 Stärkt konkurrenskraft hos företag samt ökad innovationskraft inom hälso- och sjukvård och

Läs mer

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling esamhället och arkivet Förväntningar som finns Det ska vara enkelt att komma åt information Många möjligheter till att använda information Viktigt att informationen är trovärdig Egna valmöjligheter är

Läs mer

earkiv Kalmar län PROJEKTPLAN Version 1.0 Beställare Styrgruppens ordförande Projektledare Dokumenttyp Projektplan Område Projekt

earkiv Kalmar län PROJEKTPLAN Version 1.0 Beställare Styrgruppens ordförande Projektledare Dokumenttyp Projektplan Område Projekt plan earkiv Kalmar län PROJEKTPLAN Version 1.0 Ort och datum Ort och datum Beställare Styrgruppens ordförande ledare Anki Heimonen 0494-197 34 2014-06-17 1.0 1 (15) ID referens Innehållsförteckning 1 Inledning

Läs mer

Digital strategi för Strängnäs kommun

Digital strategi för Strängnäs kommun 1/8 Beslutad: Kommunfullmäktige 2016-01-25 8 Gäller fr o m: 2016-01-26 Myndighet: Diarienummer: Kommunstyrelsen KS/2015:646-005 Ersätter: Ansvarig: IT-strateg Digital strategi för Strängnäs kommun 2/8

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering

Riktlinjer för digital arkivering Riktlinjer för digital arkivering I Linköpings kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Antaget av: Kommunstyrelsen Status: Antaget 2014-06-17 243 Giltighetstid: Gäller tills vidare Linköpings kommun linkoping.se

Läs mer

IT-verksamheten, organisation och styrning

IT-verksamheten, organisation och styrning IT-verksamheten, organisation och styrning KPMG Örebro 27 februari 2007 Antal sidor 12 Innehåll 1. Inledning 1 2. Syfte 1 3. Metod 1 4. Sammanfattning 2 5. IT-verksamhet, organisation och ansvar 3 5.1.1

Läs mer

Statens servicecenter. - Uppdrag e-arkiv 2015-10-01

Statens servicecenter. - Uppdrag e-arkiv 2015-10-01 Statens servicecenter - Uppdrag e-arkiv 2015-10-01 Effektiv statsförvaltning måste bli effektivare Statsförvaltningen har på 25 år minskat från ca 650 000 anställda till ca 240 000 idag Litet utrymme för

Läs mer

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning - Verksamhetsbeskrivning Kommunalförbundet har bildats av kommunerna Alvesta, Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult samt Region Blekinge. Förbundets uppdrag

Läs mer

Handbok för fullmäktiges beredningar

Handbok för fullmäktiges beredningar Handbok för fullmäktiges beredningar Antaget av kommunfullmäktige 2014-08-27 162 Handbok för fullmäktiges beredningar Finspångs kommun 612 80 Finspång Telefon 0122-85 000 Fax 0122-850 33 E-post: kommun@finspang.se

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete, den 17 september 2014 Närvarande: Från Umeå universitet, Institutionen för socialt arbete: Från Riksarkivet: Angelica

Läs mer

E-utvecklingen i Stockholms län 2015

E-utvecklingen i Stockholms län 2015 E-utvecklingen i Stockholms län 2015 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 2 1 Inledning... 4 1.1 Bakgrund... 4 1.2 Genomförande... 6 2 Nulägesanalys och diskussion... 7 2.1 Utvecklingen under perioden

Läs mer

Projektplan. Projektnamn: Förberedande insatser inom området e-arkiv - Systeminventering med informationsfokus. Upprättad av: Christian Jarnekrantz

Projektplan. Projektnamn: Förberedande insatser inom området e-arkiv - Systeminventering med informationsfokus. Upprättad av: Christian Jarnekrantz SKÅNE NORDVÄST SID 1 (9) Projektnamn: Förberedande insatser inom området e-arkiv - Systeminventering med informationsfokus Upprättad av: Christian Jarnekrantz Datum: 2013-11-22 Diarienummer: SID 2 (9)

Läs mer

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:

1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 2014.TS0347 Beställare: Jessica Dahl, biträdande samhällsbyggnadschef/planeringschef

Läs mer

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun UPPSALA STADSARKIV Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun 1 INLEDNING... 1 1.1 ALLMÄN HANDLING... 1 1.2 FLER ANVISNINGAR OM E-HANDLINGAR...

Läs mer

Utveckling av Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler. Projektdirektiv

Utveckling av Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler. Projektdirektiv Anna Gillquist Sida: 1 (8) Utveckling av Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler Projektdirektiv Anna Gillquist Sida: 2 (8) Godkännande av projektdirektiv Beställare/uppdragsgivare:

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Ramverk för projekt och uppdrag

Ramverk för projekt och uppdrag Peter Yngve IT-centrum 2011-02-10 1.0 1 (9) Ramverk för projekt och uppdrag Peter Yngve IT-centrum 2011-02-10 1.0 2 (9) BAKGRUND/MOTIV... 3 MÅL OCH SYFTE... 3 DEFINITIONER AV PROJEKT... 3 MODELL FÖR PROJEKTSTYRNING...

Läs mer

Anteckningar Strategiska styrgruppen 2012-12-20

Anteckningar Strategiska styrgruppen 2012-12-20 Anteckningar Strategiska styrgruppen 2012-12-20 kl. 09.30-12.30 Göteborgsregionens kommunalförbund, Gårdavägen 2, Göteborg Närvarande Thomas Jungbeck (Ordförande) Kjell Karlsson Joakim Svärdström Johan

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid

Läs mer

Beslut Minnesanteckningar från kommunchefsmöte 2012-11-07 läggs till handlingarna.

Beslut Minnesanteckningar från kommunchefsmöte 2012-11-07 läggs till handlingarna. Bjurholm Nordmaling Robertsfors Umeå Vindeln Vännäs Minnesanteckningar kommunchefsmöte Dag onsdagen den 23 januari 2013 Tid 08.30 11.45 Plats Umeå stadshus, Kommunstyrelsens sammanträdesrum ande Övriga

Läs mer

- Verkställa gallring.

- Verkställa gallring. Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-2082/2015 Sida 1 (7) 2015-05-20 SSA 2015:06 Hantering av allmänna handlingar hos Farsta stadsdelsförvaltning Närvarande från stadsdelsförvaltningen:

Läs mer

Projektdirektiv. Uppdrag på toppen av sin kompetens 2015-10-09

Projektdirektiv. Uppdrag på toppen av sin kompetens 2015-10-09 Projektdirektiv Uppdrag på toppen av sin 2015-10-09 Projektdirektiv Datum 2015-10-09 Dnr 2015/0293 Version 4.0 Projektnamn: Uppdrag på toppen av sin Projektägare: Jonas Kullberg, Rosa Nilsson,. Checklista

Läs mer

PROJEKTPLAN NY SIMHALL

PROJEKTPLAN NY SIMHALL ENKÖPINGS KOMMUN Vilhelm Backman/20120512 PROJEKTPLAN NY SIMHALL Ort och datum Ort och datum Enköping 2012- Enköping 2012- Beställare Beställarens ombud - Ansvarig NY SIMHALL Inledning... 2 Regler för

Läs mer

Informationssäkerhetspolicy för Vetlanda kommun

Informationssäkerhetspolicy för Vetlanda kommun 1 (10) Informationssäkerhetspolicy för Vetlanda kommun Dokumenttyp: Policy Beslutad av: Kommunfullmäktige (2015-12-16 202) Gäller för: Alla kommunens verksamheter Giltig fr.o.m.: 2015-12-16 Dokumentansvarig:

Läs mer

Sammanträdesdatum Arbetsutskott 2016-02-29 1 (1) 35 KS/2016:51. Handlingsplan för e-hälsa i Östergötland 2016-2017

Sammanträdesdatum Arbetsutskott 2016-02-29 1 (1) 35 KS/2016:51. Handlingsplan för e-hälsa i Östergötland 2016-2017 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott 2016-02-29 1 (1) Sida 35 KS/2016:51 Handlingsplan för e-hälsa 2016-2017 Kommunerna och Region Östergötland bedriver sedan några år tillbaka

Läs mer

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator 6 dagar med träffar i Stockholm 2004 13-14 september, 12-13 oktober, 16-17 november, 14 oktober

Läs mer

Ramverk för systemförvaltning

Ramverk för systemförvaltning Peter Yngve IT-centrum 2011-04-29 1.1 1 (8) Peter Yngve IT-centrum 2011-04-29 1.1 2 (8) BAKGRUND/MOTIV... 3 MÅL OCH SYFTE... 3 FORUM OCH GRUPPER... 3 LANDSTINGETS LEDNINGSGRUPP... 3 IT-GRUPP... 3 PROGRAMSTYRGRUPP...

Läs mer

Projektplan kvalitetsregister

Projektplan kvalitetsregister 1 Projektplan kvalitetsregister Delprojekt: Införande av Senior alert på Visby lasarett samt i hemsjukvården och primärvården. Stöd till och uppföljning av förbättringsarbetet inom vårdprevention hos särskilda

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt 1 (7) Tillsynsavdelningen Ulrica Hofverberg 2015-10-20 Dnr RA 232-2015/8287 Örebro tingsrätt Box 383 701 47 Örebro 1 Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt Riksarkivet inspekterade den 8 oktober

Läs mer

Projektrapport om kommunaliseringen av hemsjukvården i Gävleborgs län

Projektrapport om kommunaliseringen av hemsjukvården i Gävleborgs län Projekt Sammanhållen hemvård i Gävleborg 2012-02-22 Projektrapport om kommunaliseringen av hemsjukvården i Gävleborgs län - utredning av förutsättningar för och förslag till kommunalisering av hemsjukvården

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle 1 (7) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Rättsmedicinalverket Rättsmedicinalverket inspekterades av Riksarkivet den 11 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg

Läs mer

Regional strategi för ehälsa i Västernorrland

Regional strategi för ehälsa i Västernorrland Regional strategi för ehälsa i Västernorrland En vägledning för det fortsatta arbetet med införandet av nationella ehälsotjänster i länets kommuner i samverkan med Landstinget och andra vårdgivare. Förord

Läs mer

Projektplan Gruppverksamhet för barn till föräldrar med psykisk ohälsa år 1 och 2

Projektplan Gruppverksamhet för barn till föräldrar med psykisk ohälsa år 1 och 2 Projektplan Gruppverksamhet för barn till föräldrar med psykisk ohälsa år 1 och 2 Kontaktperson Enhetschef Leif Jarlebring Box 24156 1054 51 Stockholm Telefon; direkt 508 10 345, mobil 070/45 10 345 E-post:

Läs mer

Västbus riktlinjer uppdrag och organisation inom Göteborgsområdet

Västbus riktlinjer uppdrag och organisation inom Göteborgsområdet Västbus riktlinjer uppdrag och organisation inom Göteborgsområdet Delregional styrgrupp Västbus Reviderad 2015-10-28 Temagrupp Barn och Unga www.samverkanstorget.se I Göteborgsområdet samverkar Västra

Läs mer

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de

Läs mer

Invånare. Verksamhet. Bevarande

Invånare. Verksamhet. Bevarande NYTTA Invånare Verksamhet IT Bevarande Invånare Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid Förståelsen för vår samtid underlättas i framtiden när forskning i digitala källor

Läs mer

Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna

Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2015-05-18 Reviderad: - Dnr: DUC 2015/863/10 Ersätter: Riktlinjer för arkivering och gallring

Läs mer

IZatrineholms kommun '\

IZatrineholms kommun '\ IZatrineholms kommun '\ NÄRINGSLIV OCH TILLVÄXT Näringslivschef Conny Petrén Kommunstyrelsens handling nr 28/2009 1 (6) Projektdirektiv för Projektet Katrineholms logistikcentrum, KLC Version 1, Antagen

Läs mer

2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring

2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring 2014-11-14 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: ALLMÄN ADMINISTRATION - KOMMUNGEMENSAM Beslutad: på delegation 2014-10-23, anmäld i KS 2014-12-01, Dnr KFKS 2014/728-004 Upprättad:

Läs mer

Beslutsunderlag Anslutning Mina meddelanden

Beslutsunderlag Anslutning Mina meddelanden Utarbetat av/organisation Lotta Ruderfors Sambruk Godkänt av (namn, datum) Anna Gillquist SKL Center för esamhället Beslutsunderlag Anslutning Mina meddelanden Utkast för egen justering av kommunen Projektdata

Läs mer

Bevara/Gallra EU-projekt

Bevara/Gallra EU-projekt 1 Bevara/Gallra EU-projekt 2 Dokumenthanteringsplan avseende handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används

Läs mer

Tjänstemannaberedning Kommun och Landsting i Uppsala län Protokoll från mötet 2013-04-12

Tjänstemannaberedning Kommun och Landsting i Uppsala län Protokoll från mötet 2013-04-12 Monica Jonsson Vård- och omsorgstrateg Regionförbundet 018-182109, 0703-402109 monica.jonsson@regionuppsala.se Tjänstemannaberedning Kommun och Landsting i Uppsala län Protokoll från mötet 2013-04-12 Närvarande:

Läs mer