Resans gång hur går vi vidare nu?

Transkript

1

2 Resans gång 2012 Nätverksmöten bland arkivarierna inom SkNo och Höör samt samtal med IT Diskussioner med IT och chefsgruppen inom SkNo. Ansökan om EU-medel förstudie, EU-projekt, medfinansiering kommunerna Utbyte med andra Kronoberg-Blekinge (Sydarkivera), Kalmar, SkNv konferens i Emmaboda Utbildningar: juridik och OAIS Undersökningar/analyser 2015 hur går vi vidare nu? Informationsturné Kommunförbundet Skåne Fortsatt arbete ute i kommunerna

3 Status

4 Varför e-arkiv Vi skapar, tar emot och hanterar allt mer information elektroniskt - därför vore det bäst att även kunna arkivera dem digitalt. Effektivare och säkrare informationsförsörjning. Bättre och effektivare tillgänglighet för både inom och utom och mellan organisationerna.

5 Varför EU-projekt? Stöd till verksamhetsutveckling Intresse för att skapa bättre förutsättningar för företag och för att förbättra kommunikationen i regionen. Öka samverkan mellan kommunerna inom SkNo EU-pengarna finansierade projektledare och utbildningar

6 Förstudiens mål 1. Ta fram konkreta förslag till handlingsalternativ för fortsatt arbete med införande av e-arkiv. 2. Utvärdera olika samarbetsformer 3. Kunskapsutbyte och kunskapsbyggande gällande e-arkiv och dess organisation mellan och inom kommunerna. 4. Analyser av kommunernas verksamhetssystem 5. Kunskapsutbyte med regionala samverkanspartners. 6. Kartlägga olika aktörers behov av offentlig information. 7. Söka goda exempel i andra europeiska länder

7 AVGRÄNSNINGAR: Ansvar för handlingar - myndighetsgräns kontra tillgång

8 Vad har vi gjort? Systeminventering Behovsanalys inom kommunerna, allmänheten och näringslivet Intressentanalys

9 Behovsanalys Upplevt behov i de kommunala verksamheterna Avlägsna dubbelarbete (digitalt + papper) Användarvänlighet, struktur och sökfunktioner efterfrågas i ett e-arkiv Bättre arbetsmiljö (mindre papper = avlastning i kontoren) Allmänheten Ökad tillgänglighet demokrati medborgaren i fokus Kortare ledtid vid begäran av allmän handling Säkerhet! Näringslivet Kortare ledtid vid begäran av allmän handling Ökad möjlighet att få handlingar digitalt

10 Nyttor 1. Kostnadsbesparing ärenderegistering Östra Göinge kommuns kostnadsbesparing vid handläggning med e-arkiv Antal ärenden Tid/ärende Timkostnad registrator Kostnad Utan e-arkiv ärenden 22 min. x ärenden = 475 timmar Med e-arkiv ärenden 9,5 min. x ärenden = 205 timmar 2. Kostnadsbesparing ärendehandtering inklusive arkivering Potentiella kostnadsbesparingar vid minskning av onödig manuell ärendehantering. 160 kr kr 160 kr kr Kostnad/ärende Antal ärenden Totalkostnad 10 % Hässleholm kr kr Östra Göinge kr kr 3. Kortare ledtider effektivare förvaltning

11 Olika sorters kostnader förknippade med e-arkivering Inköp Licens Server för e-arkivsystem Utbildning Drift Filkonvertering Integrering av system Personalkostnader

12 Systeminventering

13 Samarbetsalternativ 1. Samverkan kring metoder, verktyg och kravställning 2. En samverkande arkivfunktion 3. Val av samma tekniska lösning för e-arkiv, med drift på två eller flera platser 4. Ett gemensamt e-arkiv i Skåne Nordost och Höörs kommun. Samverkan om lösning och drift 5. En större regional samverkan kring gemensamt e-arkiv och e- arkivfunktion

14 Förutsättningar för organisation och juridik vid samverkan

15 Lärdomar Viktigast att projektledaren är en bra ledare - den sakkunskap som behövs kan finnas i arbetsgruppen Studiebesök tidigt i processen

16 Problem Projektledning otydlighet vilket har lätt till: Svårt att få loss folk Systeminventering måste kompletteras och analyseras under 2015

17 Framgångsfaktorer Bra projektledning - väl förankrat i ledningen Rätt kontaktpersoner inom kommunerna! Tydlig projektplan specifika mål och tydliga avgränsningar Uppfinn inte hjulet på nytt! Samarbeta med andra - lär av andra Studiebesök/workshops Engagera fler funktioner är arkivet. Det är viktigt att få med olika kompetenser och olika perspektiv (t.ex. juridik, it, kansli- och förvaltnings chefer, systemförvaltare)

18 Kontaktuppgifter Arkivarie Emilia Bergvall Odhner Arkivarie Nikolaj Månsson