Styrdokument. IKT-STRATEGI FÖR SVENLJUNGA KOMMUN (IKT står för Informations- och kommunikationsteknik) 1 (8)

Transkript

1 Styrdokument Dokumenttyp: Strategi Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: Ansvarig: IT-chef Revideras: 2014 Följas upp: årligen IKT-STRATEGI FÖR SVENLJUNGA KOMMUN (IKT står för Informations- och kommunikationsteknik) 1 (8)

2 IKT-strategi för Svenljunga kommun Inledning...3 Vision...3 Mål Strategi, åtgärder och målgrupper...4 Omvärldens påverkan...fel! Bokmärket är inte definierat. Säkerhet, juridik och krav från myndigheter...5 Samverkan...5 Öppna standards (öppna format), dokumenthantering och arkivering...5 Ekonomi...5 Öppen källkod...6 Teknik...6 Samordnad teknik...6 Katalog för samverkan och integration...6 Grön IT...7 Digital informationsplattform...7 Single sign-on (SSO) och informationsutbyte...7 Meddelandefunktionalitet...7 e-tjänster och medborgare...7 Bredband och terminaler...7 Utbildningsstrategi/kompetens...8 IKT-ledning...8 Underliggande dokument till ITK-strategin (8)

3 INLEDNING VISION Utvecklingen inom IT-området går fort. Uppfattning om att teknik som kommer idag är omodern redan i morgon är överdriven. För att kunna ha en samordnad och kostnadseffektiv verksamhetsutveckling med hjälp av IT så skall Svenljunga kommun, ha en uttalad strategi som ger svar på hur man långsiktigt ser på IT, varför man skall ha IT-stöd och hur man inför och använder IT i sina verksamheter. Införandet av moderna informations- och kommunikationstekniklösningar, IKT, är ett led i verksamhetsutvecklingen och ska inte bara utveckla organisationens arbetssätt utan ska också effektivisera kommunikationen både internt och externt samt ge ökad möjlighet till insyn. Denna IKT-strategi är skriven för Svenljunga kommun, dess förvaltningar och alla anställda. Den ska ge svar på hur kommunens förvaltningar och verksamheter skall förhålla sig till IKT i sin utveckling av verksamheten och i dialogen med våra målgrupper. IKT-strategin ska bidra till att Svenljunga kommun utvecklas på ett sådant sätt att kommunens vision Här finns det godaste livet kan uppnås. Genom vår IKT-strategi möjliggörs insyn och delaktighet effektivitet och ökad kvalitet verksamhetsutveckling välutbyggd infrastruktur samverkan -Den effektiva kommunala förvaltningen Medborgare Företag e-demokrati Den effektiva kommunala förvaltningen e-tjänster Politiker e-förvaltning Medarbetare 3 (8)

4 MÅL 2014 Utifrån demokrati och Medborgarperspektivet: Medborgare och företagare i Svenljunga kommun har tillgång till en väl fungerande infrastruktur och informationsplattform som möjliggör insyn och medverkan i kommunens verksamhet (e-demokrati) samt för att kunna utföra och se sina kommunala ärenden (e-tjänster). Utifrån arbetsgivarperspektivet: Svenljunga Kommun som arbetsgivare tillhandahåller för medarbetarna ett funktionsanpassat kvalitetssäkrat IKT- stöd för sina verksamhetsprocesser. Utifrån medarbetarperspektivet: Varje anställd i Svenljunga kommun har rätt IKT-kompetens och använder ett väl fungerande och anpassat IKT-stöd i sitt dagliga arbete. Uppdrag: Varje fövaltning skall ha egna IKT-mål framtagna som skall följas upp varje år tillsammans med förvaltnings totala IT-kostnader. Dessa mål skall tas fram under 2010 i samverkan med IT-chef för att gälla 2010 till 2014 STRATEGI, ÅTGÄRDER OCH MÅLGRUPPER I första hand skall kommunens verksamheter utveckla IKT-stödet för kommunens medarbetare samt för medborgare, företag och myndigheter som bor och verkar inom kommunen. I andra hand kommer de grupper som har bindningar till kommunen men som inte bor här såsom fastighetsägare, anhöriga, dagpendlare, företagskunder, turister eller andra personer som kan ha intresse av dialog eller informationsutbyte med Svenljunga kommun Idag ställs det krav från andra myndigheter på att få ut information från kommunens interna IKT-system. Medarbetaren hänvisas till myndighetens hemsida. Dessa krav innebär oftast dubbelarbete för kommunens anställda, då de flesta system inte är gjorda för automatiserat informationsutbyte. Som liten kommun är det viktigt vid sådana krav att hävda sin rätt och ställa motkrav för att möjliggöra automatiserade informationsutbyten. Kommunen stödjer de nationella initiativen gällande förenkling eller samordning av information, men det måste göras på ett sätt att vi tar hänsyn till våra resurser och våra förutsättningar. De sociala nätverken och fildelnings-siterna (facebook, Youtube, Linkedin, Flickr osv ) växer lavinartat på Internet. Från dessa web-platser kan man förutom att byta erfarenheter och information få de senaste nyheterna eller annan uppdaterad information. Många företag och organisationer väljer idag dessa platser också som ett sätt att marknadsföra sig eller för att sprida information om sina verksamheter. I dessa kanaler ser Svenljunga kommun både risker men framför allt möjligheter som exempelvis informationsutbyte, samarbete och framtida rekrytering Det ligger på varje verksamhet att föra en dialog med medarbetarna som använder IKT i sitt arbete så de vet hur de skall använda en dator och Internet för att kunna nyttja dess möjligheter i sitt arbete. 4 (8)

5 Dagens medborgare och företagare förväntar sig mer och mer att kunna utföra ärenden via nätet idag -utan att behöva ställa några speciella krav på detta. Alla Svenska myndigheter har att följa det sk. tjänstedirektivet som ställer krav på att underlätta och förenkla ärendehanteringen bl.a via e-tjänster senast den 28/ Svenljunga kommun skall aktivt arbeta med att erbjuda medborgarna- och företagen kommunala tjänster på nätet. Den digitala klyftan (kunskapsglappet mellan de som kan använda IKT och de som inte kan eller har möjlighet) bland kommunens medborgare skall minimeras så möjligheter finns för medborgaren att på strategiska platser. Kommunen skall ge tillgång till kommunens informationsplattform och erbjuda enkel handledning på strategiska platser Säkerhet, juridik, ansvar och krav från myndigheter Svenljunga kommun har en IT- och Informationssäkerhetsstrategi som beskriver hur systemförvaltningen ska skötas gällande roller och ansvar Uppbyggnaden och förvaltningen av kommunens IKT-system, ska följa de officiella rekommendationer som finns för dessa områden gällande kommunal verksamhet och dess IKT-stöd. Samverkan Kommunens verksamheter skall samverka konstruktivt, internt och externt för att effektivisera IKT-stödet i de områden där ekonomiska vinster eller synergieffekter kan uppnås. Öppna standards (öppna format), dokumenthantering och arkivering Ekonomi Den digitala informationen (dokument, bilder, kalkyler o andra digitala produkter) ska följa de regler som gäller för kommunens dokumenthantering gällande diarieföring, gallring och arkivering. Öppna format (PDF(a) och ODF)ska väljas i den mån verksamheterna kan införa detta för att minska kommande inlåsningseffekter och i vårt informationsutbyte med andra. Allt arbete som produceras digitalt skall sparas centralt för säkerhetskopiering och skydd enligt gällande lagstiftningar och regler. IT-enheten ska se till att det som lagras centralt säkerhetskopieras. Strateg: Svenljunga kommuns IT-enhet är förvaltningarnas gemensamma IT-enhet och är den funktion inom kommunen som verksamheterna ska samarbeta med i sina IKT-frågor. 5 (8)

6 IT-enheten är budgetfinansierad och den budgeten skall täcka kostnader för normalutnyttjande av central infrastruktur, lagring, och gemensamma säkerhetslösningar såsom brandväggar, filtreringsfunktioner och säkerhetskopiering. Verksamheterna står för de IKT- kostnader som gäller egna verksamhetssystem och egen systemförvaltning, datorer, licenser och för sådant som de själva är kostnadsdrivande för. IT-enheten ska ha tydliga processer för inköp och kvalitetssäkring av produkter som skall köpas in och installeras och ska samordna verksamheternas inköp och installationer av alla IKT-relaterade produkter och system Kommunen skall ansluta sig till och nyttja de samordnade IT-ramavtalsupphandlingar som man har möjlighet till. Öppen källkod och fri programvara Teknik För att använda dessa programvaror bör kvaliteten och standarden motsvara de krav man kan ställa på motsvarande kommersiella programvaror. Svenljunga kommun stödjer tanken med öppen källkod och fria programvaror. Verksamheterna ska införa och använda dessa programvaror där det är möjligt. IT-enheten står för samordning, installation och kvalitetssäkring När man pratar om IKT måste den grundläggande diskussionen gälla funktionalitet, inte specifika produkter. Fortfarande finns det många dataprodukter som inte fungerar ihop med andra dataprodukter. Val av specifika produkter och viss teknik möjliggör viss funktionalitet men kan begränsa annan på samma gång. När sådant uppkommer krävs det att man gör medvetna val. Funktionalitet skall prioriteras såvida inte liknande funktionalitet redan finns att tillgå eller önskad produkt går emot en redan satt teknisk standard. Samordnad teknik IT-enheten ansvarar för en budgetanpassad kvalitetsnivå för IKT-infrastrukturen och har i uppdrag att se till att de IKT-produkter som kommunen köper in fungerar i den tekniska miljö som redan är uppbyggd eller att det följer en strategisk teknisk struktur. Svenljunga kommun ska ha en standardiserad samordnad teknisk plattform gällande all IKT-utrusning. IT-enheten skall involveras tidigt i verksamheternas behovsprocess gällande IKT-stöd. Katalog för samverkan och integration Kommunen skall, bl.a utifrån den nationella IT-strategins krav, kvalitetssäkra sin personal- och behörighetsinformation. Samtidigt bör man anpassa sina befintliga system och elektroniska kataloger så att det är möjligt att på ett och samma ställe finna korrekt och uppdaterad information om de anställda. Denna funktionalitet är en grundläggande förutsättning för att samverka digitalt mellan olika kommuner/myndigheter/organisationer. 6 (8)

7 Grön IT IT-enheten ansvarar för den central tekniska anpassningen för. Förvaltningarna och dess verksamheter står för kvalitetssäkringen av informationen i de egna verksamhetssystemen. Vid val av IKT-produkter skall hänsyn tas till hela produktens livscykel, från tillverkning, till skrotning och däremellan hur mycket el och andra miljöpåverkande resurser som den behöver. Kommunens anställda ska arbeta digitalt i så stor utsträckning som möjligt och undvika att skriva ut papper vid informationsspridning eller informationshämtning. Digital informationsplattform Medarbetaren tvingas idag att använda system som andra myndigheter eller organisationer ger tillgång till på nätet, alla med olika inloggningar och lösenord. Medarbetaren tvingas dessutom att ta ut information från vissa system för att manuellt lägga in i andra då inte informationen är överföringsbar. Detta resulterar i att medarbetaren många gånger gör dubbelarbeten och ibland trippelarbeten. Single sign-on (SSO) och informationsutbyte Svenljunga kommuns medarbetare ska ha en elektronisk arbetsyta, där man samlar alla de program och system som medarbetaren behöver för att kunna sköta sitt jobb. Programmen ska nås genom en gemensam säkerhetslösning som ger en inloggning, en SSO, så långt som det är möjligt. Kommunens förvaltningar ska ha en fungerade systemförvaltning som är samordnad med IT-enheten gällande samtliga informationssystem oberoende om systemet finns på nätet, hos annan myndighet eller i kommunen. Meddelandefunktionalitet Informationsplattformen skall ha en inbyggd meddelandefunktion som är gemensam för de anställda inom Svenljunga kommun där meddelanden och information kan utbytas både internt och externt. e-tjänster och medborgare Informationsplattformen skall kunna ge medborgare och företag åtkomst till e-tjänster, digital signering och möjlighet till digitalt informationsutbyte. Varje förvaltning ska under periodenfram till 2014 förenkla och möjliggöra för medborgare och företagare att få tillgång till service och tjänster via nätet Bredband och terminaler Svenljunga kommun skall verka för att samtliga medborgare och företag i hela kommunen får möjlighet till bredband. Kommunen ska möjliggöra för alla som vistas i kommunen att få tillgång till den digitala informationsplattformen via terminaler, trådlösa accesspunkter som möjliggör uppkoppling eller på annat sätt. 7 (8)

8 Utbildningsstrategi/kompetens IKT-ledning Varje förvaltning skall ha en plan som beskriver hur medarbetarna som behöver IKT i sitt dagliga arbete har eller får den kompetensen som behövs för att IKT-stödet skall kunna användas effektivt. Kommunens ledningsgrupp (KLG) är IKT-styrgrupp. Det ska finnas en vilanda IKT- beredningsgrupp som är vilande där förvaltningarna finns respresenterade och som IT-Chefen kan aktivera vid behov. Till IKT-strategin ska det finnas en IKT-handbok som detaljbeskriver IKT- strategin. IT-chef ansvarar för att handbokent finns i en uppdaterad version. Varje förvaltning skall ha en strategi som bygger på kommunens IKT-strategi. Dessa strategier kan tas fram i samarbete med IT-chef UNDERLIGGANDE DOKUMENT TILL ITK-STRATEGIN IKT-handbok: Program/riktlinjer för IKT-strategin. Beslutas av KLG Säkerhetspolicy för IT och elektroniskt lagrad information: Beslutas av KF Dataregler: Beslutas av KLG 8 (8)