Minskad handläggningstid med digitalisering? Seija Bäcklund Migrationsverket

Transkript

1 Minskad handläggningstid med digitalisering? Seija Bäcklund Migrationsverket

2 Ett Sverige som med öppenhet tar tillvara den globala migrationens möjligheter Minskad handläggningstid med digitalisering? Seija Bäcklund, digital koordinator

3 Migrationsverket prövar ansökningar från de som vill flytta till Sverige för att bilda eller leva med sin familj vill besöka Sverige vill arbeta eller studera i Sverige vill bli svenska medborgare söker asyl samt ansvarar för mottagandet av asylsökande.

4 Utgångsläge Svår blankett Svårt att få kontakt och information om mitt ärenden Lång väntan på beslut Hög grad av kompletteringar Höga porto och kurirkostnader Handläggningen ostandardiserad Långa ledtider Arkiven fyllda

5

6 Nuläge Digitala tjänster guidning och information på webben ansöka och betala tidbokningssystem Förenkla och standardisera handläggningen handläggningen börjar på Migrationsverket våra ärenden automatisera delmoment styrande it-ähs Skanna pappersansökningar Digitalisera arkivhanteringen

7 Reflektioner Digitalisera är att verksamhetsutveckla Utvecklingsarbetet måste styckas upp Fokuserade områden Höga krav på utvecklingsarbetet Portfölj/projekt/ styrning Utvecklingsmetoder och förvaltningsstyrning Tålamod långsiktighet Förankring Upphandling Juridiska oklarheter Utvecklingen är kontinuerlig Starkt stöd från ledningen krävs

8 Har vi minskat handläggningstiden? Svårt att utläsa effekter från enskilda förändringar Stor omorganisation Ökad antal asylsökande Omprioritering av resurser Regelverket har förändrats För enkla ärenden har tiden minskat Nya arbetsätt och it-system under intrimning

9 Vad har uppnått? Ökad service Enklare ansökningsförfarande Enklare kontakt med myndigheten Ökad kvalitet Högre andel kompletta ärenden Enhetligare och säkrare hantering Ökad flexibilitet Minskat personberoende Oberoende till pappersdossiern Handläggare kan arbeta med flera ärendeslag Miljöeffekter

10

11 Tack!

12 Framgångsfaktorer för digitalisering av ärendehantering Åsa Fallqvist Transportstyrelsen, körkortsavdelningen

13 Framgångsfaktorer för digitalisering av ärendehantering Åsa Fallqvist Körkortsavdelningen

14 2010 skulle Transportstyrelsen ta över de 21 länsstyrelsernas körkortsverksamhet Billigare Snabbare Mer enhetligt Digitalisera Automatisera

15 Hösten 2008 var IT-resurserna på plats men vad skulle dom bygga?

16 Utgå ifrån verksamheten

17 TS_Processmodell Pröva lämplighet: Pröva körkortstillstånd Ansökan om körkortsti l l stånd Pröva lämplighet: Pröva körkortstillstånd (kkt) Hälsodeklaration Synintyg Kontrollera obligatorisk information, kkt-ärende Är ansökan komplett? Nej Ja Kkt-ärende för beredning Bereda kkt-ärende Behövs ytterligare information? Ja Nej kkt-ärende för beslut Avgöra kkt-ärende Avslutat kkt-ärende Läkarintyg, bas Signal att avgiften är betald Kkt-ärende som saknar obligatorisk information Komplettering inkommen? kkt-ärende som behöver ytterligare information Skaffa ytterligare information Kom ytterligare information in? Ja Nej Utfärda/ förnya bevis och kort Begära komplettering Ja Följa upp Nej Ej kompletterat ärende Name: Pröva lämplighet: Pröva körkortstillstånd Author: anoq01 Version: 1.0 Created: :22:32 Updated: :20:14

18 TS_Processmodell Pröva lämplighet: Pröva körkortstillstånd Ansökan om körkortsti l l stånd Hälsodeklaration Synintyg Läkarintyg, bas Signal att avgiften är betald Kontrollera obligatorisk information, kkt-ärende Name: Pröva lämplighet: Pröva körkortstillstånd Author: anoq01 Version: 1.0 Created: :22:32 Updated: :20:14 Kkt-ärende som saknar obligatorisk information Är ansökan komplett? Nej Ja Begära komplettering Komplettering inkommen? Nej Kkt-ärende för beredning Ja Bereda kkt-ärende kkt-ärende som behöver ytterligare information Behövs ytterligare information? Ej kompletterat ärende Ja Nej Skaffa ytterligare information Kom ytterligare information in? Ja kkt-ärende för beslut Nej Avgöra kkt-ärende Avslutat kkt-ärende Utfärda/ förnya bevis och kort Följa upp APM Intressenter Polismyndigheten Domstolar Kommuner Gymnasieskolor RPS Pröva lämplighet: Pröva körkortstillstånd (kkt) Optiker Trafikverket Läkare Biluthyrare Trafikskolor Banker

19 TS_Processmodell Ta emot information Information via e-tjänst Ta emot information Sorterad information Information till nytt ärende Sortera information Registrera i W3D3 Information via dator till datorkommunikation Underrättelse? Information till pågående ärende Nej Information till manuell hantering i inkorgen Nej Information som inte sparas e-postdom Ja Relevant person? Underrättelse? Personkretsutvärdera Ja Ja Filtrera underrättelser Handling som ska ti l l W3D3 Nej Relevant information? Dom Post Fax Sortera post och fax Akter Skanna till W3D3 och tolka Dom? Ja Nej Övrigt Grundhandling Kontrollera foto och namnteckning Grundhandling godkänd för skanning Skanna till körkortstillverkning Inskannad grundhandling Utfärda/ förnya bevis och kort Skannad Handlingar som ska ti l l bildfångst handling som ska ti l l Bildfångst Skannad handling i Bildfångst Skanna till Bildfångst Registrera i Bildfångst Personlig post Skicka med internpost Name: Ta emot information Author: asaf01 Version: 1.1 Created: :51:56 Updated: :46:03 Handlingar som ska diarieföras i Didrik Lämna till registrator

20 Våga Börja i verksamheten Involvera Hitta flöden Ställ dumma frågor Jobba med informationsflödet Orka

21 All handläggning är digitaliserad Elektroniska kanaler för 1 miljon av våra handlingar Ärenden om körkortstillstånd 60 % helt automatiskt Ärenden om handledarskap 80 % helt automatiskt

22 Tack!

23 Gemensamt beslutsstöd förenklar vardagen för chefer och medarbetare Mehmet Sogojeva Länsstyrelsen Skåne

24 ESV-dagen oktober 2015 Länsstyrelsen Mehmet Sogojeva

25 Förutsättningarna innan beslutsstödet Tre olika verktyg Åtgärda utifrån informationen Verksamhet Dra slutssatser av informationen Medarbetare Ekonomi Analysera information Kvalitetssäkra informationen Hämta informationen

26 Fantastiskt stöd för omprioriteringar i verksamheten Benchmarking Länsråd Genom en enkel knapptryckning vet jag vilka delar i min verksamhet som är topp 3 bland länsstyrelserna

27 Ett fantastiskt verktyg för enhetschefer där all information är samlad på ett ställe och dessutom lätt att navigera Stödet ut i verksamheten Administrativ personal Nu finns informationen bara ett knapptryck bort

28 Det ger mig en väldigt god inblick i verksamheten och dess utmaningar Så har min tillvaro förändrats! Verksamhetschef Nu kan jag ligga ett steg före i styrningen

29 Målbild och effekt Idag lägger våra chefer och medarbetare mindre tid på att ta fram statistik och istället fokuserar på att analysera och åtgärda. Dra slutsatser av informationen Åtgärda utifrån informationen Analysera informationen Kvalitetssäkra informationen Verksamhet Ett gemensamt verktyg Hämta informationen Medarbetare Ekonomi

30 Reaktion från användare

31 Lärdomar Tänk helhet i en tydlig målbild och börja inte för stort Involvera användarna tidigt och lyssna på riktigt Se framemot upphandlingsarbetet och ta in rätt kompetens Kommunicera löpnade gemensam framgång och ha tålamod med förändringen Säkerställ förvaltningsorganisationen och fortsätt utveckla

32 Tack!