PROFET-projektet för kommunal näringslivsutveckling Hur skapa processdrivna e-tjänster

Transkript

1 PROFET-projektet för kommunal näringslivsutveckling Hur skapa processdrivna e-tjänster Annie Röstlinger Forskningsgruppen VITS Linköpings universitet FoU-projekt med stöd från VINNOVA PROFET - ett samarbetsprojekt mellan Linköpings kommun (projektägare) Mjölby kommun Motala kommun Norrköpings kommun Linköpings universitet Forskningsgruppen VITS Läs mer om VITS och PROFET på 1

2 Pojektidé E-tjänster och processorientering för förbättrad näringslivsutveckling Företag ska på ett bättre sätt kunna genomföra och följa sina kommunala ärendeprocesser Kommunen ska bättre kunna samordna, genomföra och följa upp olika ärendeprocesser Kräver IT-stöd, ändrade arbetssätt och samverkansformer PROFET - genomförande Fyra parallella processdiagnoser har genomförts Över 100 intervjuer med handläggare, chefer, politiker och företagsrepresentanter Jämföra kommunerna och identifiera likheter och skillnader Kravspecificering/design av Företagsportal med e-tjänsteapplikationer IT-verktyg för bättre intern samordning av olika ärenden & processer Pågående verksamhetsutveckling Processer Roller 2

3 Förbättra kommuners arbete med näringslivsutveckling Processer Roller IT-verktyg: interna IT-system & externa e-tjänster Företagare En samlad aktör Samordnade delprocesser Resultatinriktad kommunikation Samklang i processer, roller och verktyg Interna e-processer & externa e-tjänster hanteras ibland som separata företeelser Interna e-processer i kommunen Externa e-tjänster för företag 3

4 där e-tjänster endast ses som ett gränssnitt mellan kommunen och företagare Företagare men ett processperspektiv ger en helhet Interna e-processer i kommunen Externa e-tjänster för företag 4

5 E-tjänster i Profet Avsett för företagare Samlad information om företagande i kommunen Söka/hämta information, få kontakt, ställa frågor, få svar Lägga upp info om företaget (inloggning mina sidor ) Initiera ärenden Följa ärenden, ta emot beslut Se ärendehistorik E-tjänster? Digitalisering av blanketter? ELLER Omstrukturering av processer? 5

6 E-tjänster för livsmedelsärende Anmäla registrering av livsmedelsanläggning Ansöka om tillstånd för livsmedelsanläggning Anmäla eller ansöka? Anmälan om registrering Ansökan om tillstånd Företag antar Kommunen beslutar Fel processval kan ge Tidsförlust Merkostnader Merarbete för företag och kommun Rätt processval? Kräver kunskaper Vem väljer? Handläggare Företaget IT-system 6

7 Processdrivna e-tjänster Omstrukturerade processer ger: Ökat serviceinnehåll mot företag Effektivisering av handläggning Effektiviserad frågehantering Kompletta ansökningar & underlag Stöd för hantering av olika ärendetyper Handläggarnas kompetens inriktas mot komplexa ärenden Stöd för kontextbaserad & kumulativ kunskapsuppbyggnad Hantering av livsmedel är reglerat i lag. Livsmedel som släpps ut på marknaden ska vara säkra att konsumera och konsumenterna får inte bli vilseledda. Ofta krävs att kommunen prövar verksamheten och att livsmedelsanläggningen godkänns eller registreras. Behöver livsmedelsanläggningen godkännas eller registreras av kommunen? Tag reda på vilka regler som gäller! Om godkännande eller registrering krävs av kommunen måste en ansökan eller en anmälan lämnas in. Tag reda på vad denna process innebär! Lämna uppgifter och skicka in ansökan/anmälan. bidra till kunniga företagare 7

8 Processtransparens Företagsportal > Start-Livsmedel > Regelverk > Process Process - Prövning av livsmedelsanläggning Lämna uppgifter och skicka in ansökan/anmälan [företag] Bekräfta mottagen ansökan/anmälan [registrator] Pröva ansökan/anmälan [handläggare] Meddela beslut [handläggare] Bekräfta mottaget beslut [företag] Betala prövningsavgift [företag] Betala årlig kontrollavgift [företag] Kontroll av livsmedelsanläggning [handläggare] bidra till förståelse av process och effekter Tjänstetydlighet Informationstjänster Företagsportal > Start-Livsmedel > Regelverk > Process Process - Prövning av livsmedelsanläggning Personlig kontakt Lämna uppgifter och skicka in ansökan/anmälan [företag] Bekräfta mottagen ansökan/anmälan [registrator] Pröva ansökan/anmälan [handläggare] Meddela beslut [handläggare] Utförandetjänster (kräver inloggning) Bekräfta mottaget beslut [företag] Betala prövningsavgift [företag] Betala årlig kontrollavgift [företag] Kontroll av livsmedelsanläggning [handläggare] 8

9 Formulär för registrering av uppgifter Tematiserat *Typ av verksamhet Servering Detaljhandel Distribution Tillverkning Dynamiskt Hygienisk risk *Ansökan/anmälan gäller en verksamhet där livsmedel inte bereds, behandlas eller bearbetas bereds, behandlas eller bearbetas *Anmälan/ansökan gäller en verksamhet där livsmedel hanteras förpackat oförpackat Användarstyrt Handlingstydlighet och -konsekvenser Avsluta ansökan/anmälan På denna sida kan du se de uppgifter som som du har angivit på de olika formulärsidorna. Kontrollera att allt har blivit korrekt. Om du vill ändra någon uppgift, gå tillbaka och ändra på formulärsidorna. Om du har missat att ange någon uppgift som är obligatorisk, visas detta genom en röd text i aktuellt fält. Har du en e-legitimation kan du skicka in ansökan/anmälan elektroniskt. Det går också att skriva ut den på papper, skriva under och därefter skicka in den per post. När du har skickat in ansökan/anmälan via Företagsportalen sparas ansökan/anmälan automatiskt så att du kan se den på Företagssidan under Utvecklingsprocesser & ärenden. Vem - uppgifter om kontaktperson för verksamheten Namn Telefon Eva Olson Obligatorisk uppgift saknas, komplettera! Vem - uppgifter om kontaktperson för ansökan/anmälan Namn Bo Boson Hur vill du bli kontaktad? tel, , e-post: bo.boson@bo.se 9

10 Guidning i processen, informationstydlighet & uttrycksmöjlighet Du har angivit verksamheten som... Detta innebär att de uppgifter du skickar in via Företagsportalen kommer att behandlas som en ansöka om godkännande av livsmedelsanläggning. För att ansökan ska bi komplett måste du också skicka in nedanstående bilagor. Bilagor kan bifogas ansökan elektroniskt eller skickas in separat (elektroniskt eller i pappersform). De bilagor som skickas in separat ska ges det referensnummer som erhålls i retur när ansökan skickas in via Företagsportalen. *Planritning Skickas separat Bifogas elektroniskt Bläddra *Redovisning av ventilationssystemet Skickas separat Bifogas elektroniskt Bläddra Övriga upplysningar Processdrivna e-tjänster några grundläggande principer Kunskapsstöd Kontextbaserad Kumulativ Guidning Processtransparens Tjänstetydlighet Informationstjänster Personlig kontakt Utförandetjänster Handlingstydlighet Kommunikationsstöd Tematiserad Dynamisk Användarstyrd Informationstydlighet Uttrycksmöjlighet Återanvändning Ger mer än digitaliserad blankett 10

11 Samverkan kommun - företag Företag behöver bli kunniga om kommunen Interna e-processer i kommunen Externa e-tjänster för företag Kommunen behöver bli kunniga om företag Kommunen kan ta ett ansvar Ger positiva effekter för kommun, företag, medborgare 11