Manual till E-tjänsten Beredskapslagring av olja

Transkript

1 Manual till E-tjänsten Beredskapslagring av olja Den här manualen innehåller praktisk information som är riktad till dig som ska ansöka, anmäla, rapportera eller deklarera i beredskapslagring av olja. Här finner du en tydlig och stegvis beskrivning av hur du genomför de olika tjänsterna inom beredskapslagring av olja. Ha manualen tillgänglig under tiden du gör de olika rapporteringar för enklare genomförande. Energimyndigheten behöver kontrollera du är behörig att få tillgång till de olika rapporterings tjänsterna inom beredskapslagringen. För att vara behörig ska du vara firmatecknare eller ombud för firmatecknare och bifoga en fullmakt. Detta gör i två steg. Innehållsförteckning Manual till E-tjänsten Beredskapslagring av olja 1 Steg 1. Ansökan om behörighet... 1 Steg 2. Ansökningar, anmälan, rapporterings och deklarations inlämning... 2 Guide till lagerrapporteringen:... 2 Guide till att skapa anmälan och ansökan: Anmälan lagringsavtal för utländskt företag Ansök om tillstånd att fullgöra lagringsskyldighet med andra lagringsbränslen Ansök om tillstånd att fullgöra lagringsskyldighet med råolja, andra varor för tillverkning eller halvfabrikat Ansök om tillstånd att inom landet utföra lagrings åt någon annan Ansök om tillstånd för lagerhållning av annan än den lagringsskyldige inom landet Ansök om tillstånd för lagring utanför landet Guide till deklaration dvs. försäljning-/förbrukningsrapport: Rapportera förbrukning Rapportera försäljning Steg 1. Ansökan om behörighet Först ansöker du om behörighet till tjänsterna. Komplett information och länk till behörighetsansökan finns här: Energimyndigheten kontrollerar att du har behörighet att företräda företaget. När kontrollen är gjord och godkänd beviljas du tillgång till tjänsterna.

2 Steg 2. Ansökningar, anmälan, rapporterings och deklarations inlämning Tips inför användning av tjänsterna När du arbetar i formuläret, se till att trycka på knappen Spara emellanåt. Om du sparar kan du återuppta respektive rapporteringen om något skulle hända med internetuppkopplingen eller om du inte hinner avsluta rapporteringen vid ett och samma tillfälle. Du kan alltid gå fram och tillbaka mellan de olika flikarna i respektive formuläret eller trycka på knapparna Föregående eller Nästa. På vissa ställen i formuläret finns en blå prick med bokstaven i. Om du klickar på pricken får du mer information. Alla fält märkta med asterix * måste fyllas i. Fyll inte obligatoriska fällt i kommer du få felmeddelande och formuläret kommer inte kunna skickas in. Du kommer kunna spara och komplettera samt skicka in vid senare tillfälle. Under menyn Pågående ärenden kan du se inskickade rapporter, ansökningar, anmälningar, och deklarationer. Där finner du även ärenden som behöver kompletteras eller inte är inskickade de markeras med ett utropstecken. Under menyn Avslutade ärenden finner du alla ärenden som är avslutade. Guide till lagerrapporteringen: Tips inför lagerrapporteringen Finner du inte ett företag, depåort eller plats i rullistorna under respektive flik eller hittar ett fel under någon av flikarna, kontakta Energimyndigheten på beredskapslagringen@energimyndigheten.se. Beskriv vad du vill göra eller felet som uppkom. När ett nytt företag behöver läggas upp kommer vi begära in information från dig om det nya företaget, Hela namnet, adress, kontaktuppgifter, org.nr (Svenska företag) Nedan ser du de olika flikarnas motsvarigheten i Excel-filens lagerrapportsformulären: Bilaga 1 Bilaga 5 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 6 Sammanfattning

3 1. Logga in på Mina sidor och gå till Pågående ärende. Klicka på lagerraport för pågående lagringsår. Lagerrapporter initieras från Energimyndigheten och finns tillgängliga en bestämd tid för inrapporteringen. Däremot kan man alltid återgå och kontrollera tidigare lagerrapporter under pågående lagringsår. 2. Klicka på knappen Skapa händelse för att starta inrapporteringen.

4 3. Under fliken Organisation återfinns information om egna företaget. Välj vilken tidsperiod som ska rapporteras i fältet Period. 4. I fliken Utgående lager i Sverige fyll i fälten Företag, Depåort och Plats med hjälp av information som finns i rullisterna. Uppge sen mängden av respektive bränsle. Klicka sen på Lägg till post. Repetera detta för varje nytt företag, depåort och plats. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunnan bredvid den post som behöver editeras respektive raderas. 5. Under fliken Eget lager i utlandet bocka i de lager som företaget har ansökt och fått godkänt att hålla utanför Sveriges gränser. Kontrollera att mängderna/volymerna överensstämmer med de beslut som erhållits.

5 Varje rad måste godkännas eller så behöver du lämna orsak till de raderna som inte godkänns. I fall där ett lager/ticket saknas kan du lämna en kommentar om det i fliken Granskning. Skriv utförligt vilket lager/ticket saknas med information om land, depåort, plats, bränsletyp, mängd, tidsperiod det skulle gälla. 6. Under fliken Varufodringar & varuskulder fyll i fälten Företag, med hjälp av information som finns i rullisten. Uppge mängden av respektive bränsle. Negativa värden kan fyllas i fälten. Klicka sen på Lägg till post. Repetera detta för varje ny varufodring och varuskuld till respektive företag. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunna bredvid den post som behöver editeras respektive raderas. 7. Under fliken Lager hos andra godkänn genom att bocka i de lager som företaget har ansökt och fått godkänt att hålla utan för Sveriges gränser, sk. tickets. Kontrollera att mängderna/volymerna överensstämmer med de beslut som erhållits.

6 Varje rad måste godkännas. Du ska lämna orsak till de raderna som inte godkänns. I fall där ett lager/ticket saknas kan du lämna en kommentar om det i fliken Granskning. Skriv utförligt vilket lager/ticket saknas med information om land, depåort, plats, bränsletyp, mängd, tidsperiod det skulle gälla. 8. Under fliken Lager för andra godkänn genom att bocka i de lager som företaget håller ticket för andra inom landet eller anmält om det är utländska ticket. Varje rad måste godkännas. Du ska lämna orsak till de raderna som inte godkänns. I fall där ett lager/ticket saknas kan du lämna en kommentar om det i fliken Granskning. Skriv utförligt vilket lager/ticket saknas med information om land, depåort, plats, bränsletyp, mängd, tidsperiod det skulle gälla. 9. Under fliken Lager för andra (ni äger inte varan) godkänn varje rad genom att bocka i de lager som ni som företaget lagerför åt andra.

7 Varje rad måste godkännas. Du ska lämna orsak till de raderna som inte godkänns. I fall där ett lager/ticket saknas kan du lämna en kommentar om det i fliken Granskning. Skriv utförligt vilket lager/ticket saknas med information om land, depåort, plats, bränsletyp, mängd, tidsperiod det skulle gälla. 10. Under fliken Brister uppges brist för varje bristdag under månaden som rapporteras in. Klickas alternativ Nej o Går du vidare genom att klicka på Nästa eller välja fliken Granskning. Klickas alternativet Ja Man uppger brist för varje enskild dag bristen förekommit under månaden. o Vilket datum bristen uppstått o Vilket bränsle o Vilken mängd o Skriv kommentar eller orsak till bristen t.ex. sen båtimport/inleverans eller Vi har tecknat ett nytt avtal för att täcka bristen eller ansökta att fullgöra lagringsskyldighet med annat bränsle Skriv gärna vilka åtgärder man har vidtagit för att motverka förvärring av bristen. Klicka sen på Lägg till post och repetera stegen för varje dag bristen kvarstår. Man kan inte skriva en post för längre tidperiod/flera dagars brist. Varje post kan editeras eller raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunnan bredvid den post som behöver editeras respektive raderas.

8 11. Under fliken Granskning erhålls sammanställning lagerrapporten med ingående, utgående lager, ticket mm. Klicka på Förhandsgranska för att fortsätta. 12. I förhandsgranskningen ser du sammanställning för respektive del av lagerrapport, klicka på + symbolen för att expandera fälten. Visas! tecken bredvid en flik och efter respektive fält, behöver du justera eller komplettera i den fliken. Expandera fältet med! där finner du förklarandetext vad behöver justera/kompletteras.

9 Gå in under respektive flik med! symbol och åtgärda felet. Klicka på Spara och fortsätt till Granskning och Förhandsgranskning. Först när alla! är justerade kan lagerraporten skickas in till Energimyndigheten. Önskas bekräftelse via epost fyll i den epost som bekräftelse ska skickat till i fältet. Klicka på Signera och skicka in.

10 Guide till att skapa anmälan och ansökan: Alla företag kan se samtliga ansökningar och anmälan. Men vissa formulär kräver att företag har en speciell kategori, t.ex. endast raffinaderi kan ansöka om Ansökan att fullgöra lagringsskyldighet med råolja, andra varor för tillverkning eller halvfabrikat. 1. Logga in på Mina sidor och gå till Skapa nytt ärende. Klicka på den anmälan eller ansökan du vill skapa. Du kan behöva expandera fältet Beredskapslagring av olja genom att klicka på den. 2. Under fliken Organisation återfinns information om egna företaget. Välj det företaget som ansökan/anmälan gäller. Klicka på Nästa. Fortsätt sen under respektive under rubrik för hjälp med anmälan eller ansökan. Under fliken Info kan du erhålla ytterligare information om den specifika ansökan/anmälan.

11 Anmälan lagringsavtal för utländskt företag 2.1 Under fliken Anmälan om lagringsavtal fyll i de obligatoriska fälten. Klicka på Lägg till post och repetera steget för nästa. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunna bredvid den post som behöver editeras respektive raderas Under fliken Bilagor bifoga det avtalet för lagringen. Tänk på att det är möjligt att bifoga flera filer. Fortsätt till punkt 3.

12 Ansök om tillstånd att fullgöra lagringsskyldighet med andra lagringsbränslen 2.2 Under fliken Anmälan om lagringsavtal fyll i de obligatoriska fälten. Skriv även skäl till ansökan. Det kan även bifogas under fliken Bilagor. Klicka på Lägg till post och repetera steget för nästa. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunna bredvid den post som behöver editeras respektive raderas Under fliken Bilagor bifoga kan bl.a. skäl till ansökan bifogas. Tänk på att det är möjligt att bifoga flera filer. Fortsätt till punkt 3.

13 Ansök om tillstånd att fullgöra lagringsskyldighet med råolja, andra varor för tillverkning eller halvfabrikat 2.3 Under fliken Utbyte fyll i de obligatoriska fälten. Skriv även skäl till ansökan. Det kan även bifogas under fliken Bilagor. Klicka på Spara. Vid val av omräkningsmetod: o Metod 1 uppge referensåret i skäl för ansökan. o Metod 2 Måste en produktionsplan bifogas för det period som ansökan avser Under fliken Bilagor bifoga kan bl.a. skäl till ansökan bifogas. Tänk på att det är möjligt att bifoga flera filer. Fortsätt till punkt 3.

14 Ansök om tillstånd att inom landet utföra lagrings åt någon annan 2.4 Under fliken Utföra lagring fyll ide obligatoriska fälten. Klicka på Lägg till post och repetera steget för nästa. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunna bredvid den post som behöver editeras respektive raderas Under fliken Bilagor bifoga det kontraktet för lagringen mm. Tänk på att det är möjligt att bifoga flera filer. Fortsätt till punkt 3.

15 Ansök om tillstånd för lagerhållning av annan än den lagringsskyldige inom landet 2.5 Under fliken Lagerhållning i Sverige fyll i de obligatoriska fälten. Klicka på Lägg till post och repetera steget för nästa. Tänk på att du kan i samma formulär kan kombinera olika perioder, volym, företag, depåort för samma eller olika produkter. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunna bredvid den post som behöver editeras respektive raderas Under fliken Bilagor bifoga det kontraktet för lagringen mm. Tänk på att det är möjligt att bifoga flera filer. Fortsätt till punkt 3.

16 Ansök om tillstånd för lagring utanför landet 2.6 Under fliken Lagring utanför landet fyll i de obligatoriska fälten. Klicka på Lägg till post och repetera steget för nästa. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunna bredvid den post som behöver editeras respektive raderas Under fliken Bilagor bifoga det kontraktet för lagringen mm. Tänk på att det är möjligt att bifoga flera filer. Fortsätt till punkt 3.

17 3. Under fliken Bilagor lägg till avtal för de produkter som ansökan/anmälan berör. 4. Klicka på förhandsgranska 5. I förhandsgranskningen ser du sammanställning för respektive del av formulär klicka på + symbolen för att expandera fälten. Visas! tecken bredvid en flik och i respektive fält, behöver du justera eller komplettera i den fliken. Expandera fältet med! där finner du förklarandetext vad behöver justera/kompletteras. Gå in under respektive flik med! symbol och åtgärda felet. Klicka på Spara och fortsätt till Förhandsgranskning. Först när alla! är justerade kan formuläret skickas in till Energimyndigheten. Önskas bekräftelse via epost fyll i den epost som bekräftelse ska skickat till i fältet. Klicka på Signera och skicka in.

18 Guide till deklaration dvs. försäljning-/förbrukningsrapport: Försäljnings-/förbrukningsrapporter (s.k. Deklaration) är rapportering som initieras av Energimyndigheten. Du hittar den under Pågående ärende och kommer benämnas Lagringsskyldighet för olja 20ÅÅ-20ÅÅ. Begäran om deklaration av försäljning eller förbrukning skickas ut i slutet av kalenderåret och ska ha inkommit till Energimyndigheten senast den 31 januari. 1. Klicka på Lagringsskyldighet för olja 20ÅÅ-20ÅÅ. 2. Klicka på Skapa händelse under rapport som ska skickas in. Fortsätt sen under respektive under rubrik för hjälp med rapport för förbrukning eller försäljning. Efter att rapporten skickats in återfinns den under Pågående ärende under Lagringsskyldighet för olja 20ÅÅ-20ÅÅ.

19 Rapportera förbrukning 1. Under fliken Förbrukning uppge respektive import/försäljning av bränsle. I fälten Därav bio anges den andel biobränsle som har blandats in i den totala mängden fossila bränslet. 2. Längre ner på sidan under Försäljning till annan lagringsskyldig uppges sålda mängder till annan lagringsskyldig. Klicka på Lägg till post och repetera för att lägga till nästa försäljning. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunna bredvid den post som behöver editeras respektive raderas. 3. Längst ner under Övriga upplysningar uppges kan man lämna ytterligare information. 4. Klicka på förhandsgranska

20 5. I förhandsgranskningen ser du sammanställning för respektive del av formulär klicka på + symbolen för att expandera fälten. Visas! tecken bredvid en flik och i respektive fält, behöver du justera eller komplettera i den fliken. Expandera fältet med! där finner du förklarandetext vad behöver justera/kompletteras. Gå in under respektive flik med! symbol och åtgärda felet. Klicka på Spara och fortsätt till Förhandsgranskning. Först när alla! är justerade kan formuläret skickas in till Energimyndigheten. Önskas bekräftelse via epost fyll i den epost som bekräftelse ska skickat till i fältet. Klicka på Signera och skicka in. Rapportera försäljning 1. Under fliken Försäljning uppge respektive import/försäljning av bränsle. I fälten Därav bio anges den andel biobränsle som har blandats in i den totala mängden fossila bränslet. 2. Längre ner på sidan under Försäljning till annan lagringsskyldig uppges sålda mängder till annan lagringsskyldig.

21 Klicka på Lägg till post och repetera steget för nästa. Varje post kan editeras respektive raderas vid felinmatning. Klicka på pennan respektive soptunna bredvid den post som behöver editeras respektive raderas. 1. Klicka på Förhandsgranska I förhandsgranskningen ser du sammanställning för respektive del av formulär klicka på + symbolen för att expandera fälten. Visas! tecken bredvid en flik och i respektive fält, behöver du justera eller komplettera i den fliken. Expandera fältet med! där finner du förklarandetext vad behöver justera/kompletteras. Gå in under respektive flik med! symbol och åtgärda felet. Klicka på Spara och fortsätt till Förhandsgranskning. Först när alla! är justerade kan formuläret skickas in till Energimyndigheten. Önskas bekräftelse via epost fyll i den epost som bekräftelse ska skickat till i fältet. Klicka på Signera och skicka in.