1. Börja med att logga in på CoopEgenkontroll ( med dina ordinarie inloggningsuppgifter.

Transkript

1 Gör din skyddsrond i CoopEgenkontroll (via webben) Här kan du läsa om hur du startar ett formulär, besvarar uppgifter samt följer upp och stänger eventuella öppna avvikelser via webben. Logga in på CoopEgenkontroll 1. Börja med att logga in på CoopEgenkontroll ( med dina ordinarie inloggningsuppgifter. Starta ett formulär och besvara uppgifter 2. Du kommer först till uppgiftssidan för schemalagda uppgifter. Det är på denna sida eventuella avvikelser från skyddsronden kommer att landa och stängas när de är åtgärdade. För att komma till Skyddsronden klickar du på alternativet Formulär i menyn. 3. Gå till rubriken Välj formulär och markera Skyddsrond. Klicka därefter på knappen Skapa nytt.

2 4. Formuläret är nu skapat och uppgifterna kan besvaras. En del uppgifter har fördefinierade svarsalternativ och andra har fält som kräver ett svar i text. För att besvara uppgifter som är av typen fritext, t.ex. första uppgiften om deltagare, skriver du in texten och klickar på pricken intill fältet alternativt klickar på enter. Observera att du inte behöver skriva in en kommentar när du besvarar uppgiften. När uppgiften är besvarad ska den vara överstruken och svarsalternativen gråmarkerade. 5. Om en uppgift kräver en åtgärd kallas det en avvikelse. En avvikelse ska beskrivas i fritext och följande punkter ska då vara med: Beskrivning av avvikelsen Vem som ansvarar för att avvikelsen blir åtgärdad När avvikelsen senast ska vara åtgärdad

3 När du sparar beskrivningen av avvikelsen kommer det upp en ruta och texten Status: Butiken ska åtgärda. Klicka på pricken intill svarsalternativet och klicka på knappen Spara. Det är på detta sätt avvikelsen sparas. Observera att du inte behöver skriva in en kommentar när du besvarar uppgiften, det räcker med den text du har skrivit in i svarsfältet. När uppgiften är besvarad och avvikelsen sparad blir den överstruken och gråmarkerad. Tips! Om du vill ändra ditt svar måste du gå in på formuläret på nytt (se punkt 1). Istället för att skapa ett nytt formulär markerar du formuläret och klickar på knappen Visa. Svaren du skrev in är sparade, vill du ersätta svaret med ett nytt besvarar du bara om uppgiften. 6. När alla uppgifter är besvarade ska formuläret slutföras. Klicka på knappen Slutför och bekräfta. Observera att du låser formuläret och kan inte ändra dina svar. När formuläret slutförs skickas avvikelserna till uppgiftssidan.

4 Du behöver inte slutföra formuläret direkt, du kan gå ur formuläret och komma tillbaka vid ett annat tillfälle för att fortsätta besvara uppgifter eller slutföra formuläret. Gå tillbaka till formulärsidan och markera det öppna formuläret och klicka på Visa : Om du har slutfört formuläret och vill se det så markerar du formuläret och klickar på Visa : Följ upp din skyddsrond och eventuella avvikelser 7. Gå till menyn och klicka på alternativet Status och sedan Formulär. Här finns en sammanställning av formulär och mer detaljer om b.la. antal öppna avvikelser. 8. Klicka på menyvalet Uppgifter för att komma till uppgiftssidan och de öppna avvikelserna. Öppna avvikelser som dokumenterats i formulär landar under området Inkorg. Markera Alla områden och Alla moduler för att få fram de öppna avvikelserna.

5 Uppgifterna ligger kvar tills de är åtgärdade. När en avvikelse är åtgärdad besvarar du uppgiften med Avvikelse åtgärdad. Exportera öppna avvikelser till Excel Om du vill hantera dina avvikelser från skyddsronden via papper och penna, går det att få en sammanställning av dem genom att från CoopEgenkontrolls statussida via webben. Härifrån kan du exportera dem till Excel. Klicka på menyvalet Status och klicka på Formulär. Markera Skyddsrond och Avslutade Klicka på Exportera öppna avvikelser. Excel-dokumentet laddas ner till datorn. Öppna upp och spara ner. På denna sida kan du också se mer detaljer och en sammanställning av respektive formulär som skapats. Den öppna avvikelsen på uppgiftssidan i CoopEgenkontroll ska fortfarande besvaras när avvikelsen med Avvikelse åtgärdad när den är åtgärdad.