FDT Kundportal. Copyright FDT AB Köpmangatan LULEÅ. Försäljning Support Fax

Transkript

1 FDT Kundportal Copyright 2012 FDT AB Köpmangatan LULEÅ Försäljning Support Fax Hemsida Innehållet i denna programmanual kan ändras utan meddelande och representerar inte en förbindelse från FDT: s sida.

2 Innehållsförteckning FDT Kundportal... 1 Inloggning... 2 Logga in på kundportalen... 2 Glömt lösenordet... 3 Ärenden... 4 Öppna ärenden... 4 Meddelanden... 4 Visa ärende i detalj... 4 Ny händelse... 6 Stäng ärende... 6 Registrera nytt ärende... 7 Stängda ärenden... 8 Visa ärende i detalj... 8 Öppna stängda ärenden... 9 Alla ärenden Sök registrerade ärenden Mina uppgifter Kunduppgifter Ändra kunduppgifter Ändra lösenord Kontakt Logga ut från kundportalen... 16

3 FDT Kundportal I kundportalen kan kunden följa alla ärenden och registrera nya ärenden och händelser. Kunden kan stänga avslutade ärenden och även återöppna stängda ärenden. I kundportalen kan kunden även se information om sina kund- och kontaktuppgifter och skapa ärenden för ändring av kund- och kontaktuppgifter. 1

4 Inloggning Startsidan innehåller menyer och en länk till inloggning. Logga in på kundportalen Klicka på länken Logga in som finns högst upp till höger på startsidan. Vid inloggning anges kundnummer och lösenord. Kundnummer är kundens kundnummer hos FDT. Lösenord erhålls från FDT. Klicka på knappen <Logga in>. När man är inloggad kommer länken Logga in att bytas ut mot Logga ut och namnet på den inloggade kunden kommer att visas. Om man har fått en länk till ett ärende via e-post eller SMS, kommer man direkt till det aktuella ärendet när man klickar på <Logga in>. Efter 1 timmes inaktivitet på kundportalen måste man logga in på nytt. 2

5 Glömt lösenordet Om man har glömt lösenordet, kontakta FDT för att få ett nytt lösenord. Det går att ändra lösenordet i menyn under Mina uppgifter, Ändra lösenord. Se rubriken Ändra lösenord för mer information. 3

6 Ärenden Öppna ärenden Under menypunkten Ärenden kan man se öppna ärenden. För att öppna formuläret, välj Ärenden, Öppna ärenden. Alla ärenden hos FDT som är markerade att de ska visas i kundportalen och som inte är stängda kommer att visas i en lista. Även återöppnade ärenden kommer att visas i listan. Om det finns flera händelser på ett ärende är det uppgifterna från den senaste händelsen som visas. Informationen i ärenden och händelser kan inte ändras. Kedjor och filialer som är huvudkontor kan se alla klienters öppna ärenden. Om man vill skapa ett nytt ärende, klicka på <Nytt ärende>. Det går även att skapa ett nytt ärende via menyn Ärenden, Nytt ärende. Se rubriken Registrera nytt ärende för mer information. När ett ärende är avslutat kan ärendet stängas genom att klicka på symbolen under rubriken Stäng/Öppna i listan. För mer information om att stänga ärenden, se rubriken Stäng ärende längre fram i manualen. Meddelanden Ett ärende där den senaste händelsen kommer från support och är oläst av kunden markeras med symbolen. Ett ärende där den senaste händelsen kommer från kunden och är oläst av support markeras med symbolen. Symbolen kommer att visas tills detaljerna för ärendet har lästs av kunden respektive support eller en ny händelse har skapats. Visa ärende i detalj För att se detaljer för ett ärende och alla händelser på ett ärende klickar man på länken med ärendenummer i listan över öppna ärenden. Ingen information kan ändras på ärendet, däremot kan man lägga till nya händelser och stänga ärendet. 4

7 Information om ärendet visas, bl.a. beskrivning av ärendet, kategori, status och hur kunden vill få återkoppling på ärendet. Händelser på ärendet visas i en lista och det senaste ärendet visas först listan. Om det finns flera händelser på ett ärende är fältet Registrerad datum detsamma som datumet för den första händelsen och fältet Senaste datum är datum för den senaste händelsen. Om det finns ett datum angivet för aktuell status, t.ex. Bokad, visas det i fältet Status datum. Om beskrivningstexten innehåller flera rader text kan fältet maximeras genom att trycka på symbolen. Beskrivningstexten kan sedan minimeras igen genom att trycka på symbolen. En händelse som kommer från support markeras med symbolen. Om support har skickat E-post eller SMS så visas det med symbolen respektive. En händelse som har skapats av kunden kommer att markeras med symbolen. Den senaste händelsens eller kommer att visas i listan över öppna ärenden tills detaljerna för ärendet har lästs av kunden respektive support eller en ny händelse har skapats. 5

8 Ny händelse Om man vill komplettera ett ärende och skapa en ny händelse, klicka på knappen <Komplettera>. Beskriv frågeställningen/problemet i formuläret. När man trycker på OK kommer händelsen att sparas. Om man väljer Avbryt skapas ingen ny händelse. Stäng ärende För att stänga ett ärende, klicka på knappen <Stäng ärende>. Om det finns öppna underärenden, som kan vara dolda i kundportalen, måste en förfrågan om att stänga ärendet först behandlas av support innan ärendet kan stängas. När man klickar på <Stäng ärende> öppnas en dialogruta där kunden får beskriva varför ärendet ska stängas. En förfrågan skickas till support när man trycker på <OK>. Om man trycker på <Avbryt> stängs dialogrutan och ingen förfrågan skickas till support. När ett ärende är stängt visas det inte i listan med öppna ärenden längre. Stängda ärenden visas i menyn under Ärenden, Stängda ärenden. Ärenden kan även stängas i listan över öppna ärenden. Ärendet får status Stängd. Filialer som är huvudkontor kan stänga ingående klienters ärenden, kedjors huvudkontor kan däremot inte göra det. 6

9 Registrera nytt ärende Under menypunkten Ärenden kan man registrera nya ärenden. För att registrera ett nytt ärende, välj Ärenden, Nytt ärende. Välj ärendetyp i listan beroende på vad frågeställningen gäller, t.ex. support, rapport eller förbättringsförslag. Välj kategori ur tabellen, t.ex. inventering, kortbetalning eller skrivare beroende på vad ärendet gäller. I inmatningsrutan för Ämne anges en rubrik för ärendet. I inmatningsrutan för Beskrivning anges en utförlig beskrivning av ärendet. Välj kontaktperson i listan över aktiva kontaktpersoner. Kontaktpersonerna visas i bokstavsordning. Kunden kan välja hur support ska återkoppla ärendet. Den återkopplingstyp som är angiven på en kontakt väljs automatiskt, men kan ändras i formuläret. Det går att välja om ärendet ska återkopplas via telefon, mobil, SMS eller e-post. Det skapas ett nytt ärende när man trycker på <OK> och detaljsidan öppnas för det nya ärendet. Om man trycker på <Avbryt> skapas det inte något nytt ärende. Nya ärenden skapas alltid för det inloggade kundnumret. När ärendet har sparats kommer det att få prioritet Normal, status Nytt ärende och visas i listan med öppna ärenden med symbolen. 7

10 Stängda ärenden För att se stängda ärenden, välj Ärenden, Stängda ärenden. Alla ärenden som är markerade att de ska visas i kundportalen och är stängda kommer att visas i en lista. Om det finns flera händelser på ett ärende är det uppgifterna från den senaste händelsen som visas. Det går inte att ändra information i ett stängt ärende. Kedjor och filialer som är huvudkontor kan se alla klienters stängda ärenden. Visa ärende i detalj För att se detaljer för ett ärende och alla händelser på ett ärende klickar man på länken med ärendenummer i listan över stängda ärenden. Ingen information kan ändras på ärendet och det går inte att skapa nya händelser. Däremot kan kunden återöppna ett stängt ärende genom att klicka på knappen <Öppna ärende>. För mer information om att öppna ärenden, se rubriken Öppna stängda ärenden. För mer information om detaljer för ett ärende, se rubriken Visa ärende i detalj under Öppna ärenden. 8

11 Öppna stängda ärenden Ett ärende kan återöppnas av kunden genom att klicka på symbolen under rubriken Stäng/Öppna i listan över stängda ärenden. Då visas inte ärendet i listan med stängda ärenden längre utan flyttas tillbaka till listan med öppna ärenden. Beskriv frågeställningen i inmatningsrutan och tryck på OK. Ärendet får status Återöppnad. Om man trycker på Avbryt återöppnas inte ärendet. Ärenden kan även öppnas från detaljsidan genom att klicka på knappen <Öppna ärende>. 9

12 Alla ärenden Under menypunkten Ärenden, Alla ärenden visas alla ärenden, d.v.s. båda öppna och stängda ärenden. Alla ärenden som är markerade att de ska visas i kundportalen kommer att visas i en lista. Om det finns flera händelser på ett ärende är det uppgifterna från den senaste händelsen som visas. Kedjor och filialer som är huvudkontor kan se alla klienters ärenden. För att se detaljer för ett ärende och alla händelser på ett ärende klickar man på länken med ärendenummer i listan. Det går inte att skapa nya händelser på ett stängt ärende. För mer information om detaljer för ett ärende, se rubriken Visa ärende i detalj under Öppna ärenden. Det går att stänga ett öppet ärende respektive återöppna ett stängt ärende genom att klicka på symbolen under rubriken Stäng/Öppna i listan. Om man vill skapa ett nytt ärende, klicka på <Nytt ärende>. Det går även att skapa ett nytt ärende via menyn Ärenden, Nytt ärende. Se rubriken Registrera nytt ärende för mer information. 10

13 Sök registrerade ärenden I ärendeformulären Öppna ärenden, Stängda ärenden och Alla ärenden finns en sökfunktion där man kan ange ett sökord som jämförs med alla synliga fält i ärendelistan. Man kan t.ex. söka efter ett visst ärendenummer eller alla ärenden som innehåller ett visst ord, t.ex. faktura eller pågår. Exempel 1: I exemplet söker vi efter ett specifikt ärendenummer. Om man inte vet om ärendet är ett öppet eller stängt ärende öppnas formuläret Alla ärenden. Skriv in ärendenumret i sökrutan och klicka på knappen Sök. Aktuellt ärende hämtas och visas i listan. Exempel 2: Om man vill söka efter alla öppna ärenden med hög prioritet, öppna formuläret Öppna ärenden och skriv texten hög i sökrutan och klicka på knappen Sök. Alla ärenden som innehåller texten hög kommer att visas i listan. Exempel 3: Om man vill söka efter alla stängda ärenden som handlar om inventering, öppna formuläret Stängda ärenden och skriv texten inventering i sökrutan och klicka på knappen Sök. Alla ärenden som innehåller texten inventering kommer att visas i listan. 11

14 Mina uppgifter Kunduppgifter Under menypunkten Mina uppgifter kan man se kund- och kontaktuppgifter. Gå upp i menyn på Mina uppgifter, Kunduppgifter. Kunduppgifter innehåller informationen om den inloggade kunden, bl.a. namn, adress, telefon och e-post. Listan på kontakter som är angivna för kunden innehåller bl.a. information om telefonnummer, mobil, e-post och hur respektive kontaktperson vill ha återkoppling på ärenden. Det går inte att ändra informationen direkt i formuläret utan man får skapa ett nytt ärende via länken på sidan. För mer information om hur man ändrar kund- och kontaktuppgifter, se rubriken nedan. Ändra kunduppgifter Under menypunkten Mina uppgifter kan man ändra kund- och kontaktuppgifter. Gå upp i menyn på Mina uppgifter och välj Ändra kunduppgifter. Kunden kan inte ändra kund- eller kontaktuppgifter direkt i formuläret utan får skapa ett ärende på de ändringar som ska göras. Formuläret för att skapa ett nytt ärende öppnas när man väljer Ändra kunduppgifter. Ärendetypen blir automatiskt Kunduppgifter och kategori Kundportal. Rubriken på ärendet blir med automatik Ändring av kund- och kontaktuppgifter. I inmatningsrutan för Beskrivning skriver kunden in de uppgifter som ska ändras. Ange kontaktperson på ärendet genom att välja ur listan. Välj ur listan Återkoppling hur support ska återkoppla ärendet. 12

15 När man klickar på OK skapas ett nytt ärende till FDT Support med status Nytt ärende och prioritet Normal. När support har utfört ändringarna får kunden en återkoppling på ärendet. Det går även att skapa ett nytt ärende för att ändra kund- och kontaktuppgifter på kunduppgiftssidan via länken Vid ändring av kund- och kontaktuppgifter, skapa ett nytt ärende >>. Ändra lösenord Under menypunkten Mina uppgifter kan man ändra lösenordet. Gå upp i menyn på Mina uppgifter, Ändra lösenord. Skriv in det befintliga lösenordet i fältet Gammalt lösenord och skriv in det nya lösenordet i fältet Nytt lösenord. Lösenordet måste bestå av minst 5 tecken. Alla skrivbara tecken kan användas. Klicka på Ändra för att ändra lösenordet. 13

16 Bekräfta ändring av lösenordet genom att klicka på OK. 14

17 Kontakt I menyn under Kontakt kan man öppna FDT s hemsida, logga in på onlinesupport, hämta nya versioner och få kontaktuppgifter till FDT. För att öppna FDT s hemsida, välj Hemsida i menyn under Kontakt och klicka på länken i informationsrutan. När man är i telefonkontakt med FDT support, kan man få onlinehjälp av supporten. För att koppla upp sig online, välj Onlinesupport i menyn under Kontakt och klicka på länken i informationsrutan. För att hämta en ny version av programmet, välj Hämta program i menyn under Kontakt och klicka på länken ftp://version:fdt@ftp.fdt.se/ i informationsrutan. 15

18 Logga ut från kundportalen För att logga ut från kundportalen, klicka på länken Logga ut. 16