Övergripande instruktion för ärendehantering

Transkript

1 Övergripande instruktion för ärendehantering Organisationen ORG Tillgängligt i alla kända webbläsare Som används i PC/Mac iphone / Android

2 Ärendelistan (Kundgruppering/Kund) Sök och filtrera ärendelistan, när sökning utförs se till att de statusar ni vill se är valda, se -> Ärendets status visas i listan och är ett visuellt stöd för att t.ex. se om åtgärd är påbörjad. Rubriker är klickbara och sorterar listan efter innehåll. Välj Hanteras av direkt från ärendelistan. Spar vald användare via den blå disketten.

3 Hantera ärende manuellt Se kopplade kontaktpersoner till kunden samt se ev. noteringar och skriv egna. Se vidare sid. 4 Via nedanstående diskett kan ni spara angivna kontaktuppgifter ni kan också välja befintliga kontakter via den högra ikonen, se vidare sid. 4 I Detta område är det tänkt att en anmälarens uppgifter anges, anmälare i normalfallet är t.ex. kund/hyresgäst/annan. Hanteras av är den användare som handlägger, ska åtgärda ärendet/ordern Status ändras helst av användare som ska utföra ärendet/ordern. Hanteras av grupp tillgängliggör ärendet för fler användare som ska utföra delar i ett ärende. Angivet datum visas i ärendelistan och kan sorteras. Välj klass Extern länk se vidare sid.8 Avsluta med att skapa ärendet, vid befintligt ärende benämns knappen Spara

4 Kundkort, Kontaktregister m.m. Via denna funktion kan noteringar (Text) läggas till för Kunden som kan vara av allmän karaktär. Man kan via denna även enkelt klicka på en kontaktperson så läggs dessa uppgifter till. Kontaktregistret kan lagra kontaktuppgifter till vald kund klicka på disketten för att spara, vill man välja en kontakt öppnar man registret via den högra ikonen.

5 Standardsvar Skapa ny mapp Skapa ny text. Standardsvar är tillgängligt till ärendets rubrik och beskrivning samt via uppföljningsfliken, se också nästa sida.

6 Uppföljning/meddelanden till kunder m.fl. Klicka på länken för att se ärendets beskrivning Publik, kan ses av externa anmälare, t.ex. kunder. Intern, ses endast av systemanvändare Standardsvar, spar angiven text genom att klicka på disketten. Se även sid. 5 Välj hur ni vill avisera en publik uppföljning (E-post/SMS), angivna kontaktuppgifter aviseras. 1. Avslutningsvis spara din uppföljning/meddelande, 2. i detta moment kan även status ändras och det görs vanligtvis när man har slutfört ett ärende. Obs! Status ska ändras innan man klickar på Spara uppföljning. Efter status är ändrad och ni klickat på Spara uppföljning ska ärendet kryssas/stängas för att statusändringen ska bestå.

7 Anmälarens/Kundens kommunikation med er Om ärenden skapas genom ovanstående alternativ kan en anmälare, valfritt, ges tillgång till sitt ärende. Självklart finns alternativet att bara skicka en bekräftelse via e-post eller SMS. Anmälaren kan följa sitt ärenden på ett enkelt sätt i sin smarta telefon/läsplatta och självklart i sin vanliga dator, anmälaren ser publika uppföljningar/meddelanden och kan själv skriva kompletterande texter m.m. som aviseras till er. Bifogad länk till anmälaren finns också tillgänglig i det aktuella ärendet. Enkelt att radera, eller skapa en ny och skicka till anmälaren om tillgång efterfrågas etc. Via denna funktion, vid avslut av ett ärende, kan en betygsättning/survey skickas till användaren och ni får kontroll på hur era tjänster upplevs.

8 Ärendehantering i smart telefon/läsplatta Installation, genväg från skrivbord Till att börja med rekommenderar vi att ni lägger den mobila webbappen som genväg på ert skrivbord Följ nedanstående ordning för att utför detta. Adressen som ni ska ange i er webbläsare är: Enklast kan vara att skicka denna adress via systemets SMS eller mailfunktion, tillgänglig via knappen Mitt Konto från ärendelistan. Ange eget namn SMS, öppna länk Sida öppnas, spara Lägg till på hemskärm Lägg till Genväg på plats

9 Ärendehantering i smart telefon/läsplatta Automatisk inloggning från genväg Om ni vill aktivera automatisk inloggning när ni klickar på genvägen på ert skrivbord ska nedanstående ordning följas. När ni slutför detta kommer ni att ha dubbletter av programikonen, ta ev. bort den som kräver inloggning. Avbryt Fortsätt Inställningar Aktivera Läs igenom, Forts. Visa länk Sida öppnas, spara Lägg till på hemskärm

10 Ärendehantering i smart telefon/läsplatta Hantering av ärenden I denna installation är en snabbknapp, Ta ärende, aktiverad denna ställer om ärendets Hanteras av till användaren som trycker på knappen. Även statusförändring sker automatiskt till Hanteras, detta är viktigt då andra kan se att ni åtagit er ärendet. Ärendelista Öppet ärende, Ta ärendet Meddelande Indikering ditt ärende och status

11 Ärendehantering i smart telefon/läsplatta Övriga funktioner Checklista Flagga av ev. checkpunkter. Uppföljning Samma funktion som tidigare beskrivits, sid. 6, skriv intern eller publik text. Ändra status När uppdraget är slutfört ändras status till förslagsvis stängt. Ändra klass Prioritering på ett ärende. Bifoga fil Öppnar telefonens arkiv samt finns möjlighet att aktivera kameran via Ta bild eller video och bilden läggs till i ärendet. Ändra hanteras av Skicka över ärendet till en kollega.