Lathund till VFU-portalen

Transkript

1 Lathund till VFU-portalen VFU-koordinator Senast uppdaterad:

2 Innehåll 1. Startsidan Översikt över arbetsplatser på ett område Redigera information för en arbetsplats Lägg till ny arbetsplats Ta bort arbetsplats Lägg till arbetsplatsansvarig/handledare Skapa arbetsplatsansvarig Skapa handledare Ta bort arbetsplatsansvarig/handledare Granska en arbetsplats placeringar LLU tillgänglighet Redigera handledare Redigera LLU tillgänglighet Översikt över område Översikt per kurs och termin Fördelning Lista över vfu-kurser Terminsöversikt Skapa rapporter (excel) Lista områdets studenter Placera studenter Bekräfta placering Ångra definitiv placering... 22

3 1. Startsidan Logga in med användarnamn och lösenord. Har du glömt ditt lösenord, kontakta supporten.

4 Efter att ha loggat in kommer du först till en Startsida. Beroende på vilken roll du har i systemet får du tillgång till olika länkar här. Genom att klicka på ditt Alla har tillgång till manualer och den publika informationen. användarnamn får du upp en ruta för att byta lösenord och lägga in ev. kontaktinformation. Kontakta supporten om du behöver hjälp. Här finns direktlänkar till de tjänster du har behörighet att arbeta med

5 2. Översikt över arbetsplatser på ett område Utgår från startsidan och klicka på länken Arbetsplatser för att komma till en översikt där alla arbetsplatser som ingår i området listas. Genom att klicka på ikonerna till höger om en arbetsplats kan man läsa eller redigera information om en arbetsplats eller ta bort arbetsplatsen. Klicka här för att ta bort arbetsplatsen Genom att klicka på länken Placeringar får man en översikt över alla aktuella placering på arbetsplatsen. Genom att klicka på länken LLU-tillgänglighet kommer man till en sida där man kan administrera handledarnas tillgänglighet en viss termin. Genom att klicka på infoikonen får man upp en ruta med mer information om arbetsplatsen. Genom att klicka här kan du lägga till en helt ny arbetsplats Genom att klicka på redigera-ikonen får man upp en ruta där man kan ändra info om arbetsplatsen, samt ta bort eller lägga till arbetsplatsansvariga och handledare.

6 3. Redigera information för en arbetsplats Genom att klicka på redigera-ikonen vid en viss arbetsplats får man möjlighet att ändra informationen. Man kan lägga till och ta bort kopplingar mellan arbetsplatsen och arbetsplatsansvariga och/eller handledare. Genom att klicka på Lägg till får man möjlighet att hämta en handledare alt. arbetsplatsansvarig från en befintlig lista. Genom att klicka på Skapa får man möjlighet att lägga till en helt ny handledare alt. arbetsplatsansvrig. Genom att klicka på infoikonen får man upp en ruta med mer information om handledaren resp. arbetsplatsansvarig. Genom att klicka på redigera-ikonen får man upp en ruta där man kan ändra info om handledaren resp. arbetsplatsansvarig. Genom att klicka på Ta bort-ikonen tas kopplingen mellan personen och arbetsplatsen bort. OBS! Personen finns ändå kvar i databasen. Verifiera borttagningen genom att klicka på Spara-knappen.

7 4. Lägg till ny arbetsplats Klicka på knappen Lägg till ny arbetsplats för att få upp ett formulär för att skapa ny arbetsplats. - markerade fält är obligatoriska. Använd rullgardinsmenyn för att välja Typ av skola. Klicka på Skapa för att spara informationen om den nya arbetsplatsen.

8 5. Ta bort arbetsplats För att ta bort en arbetsplats klicka på -ikonen längst till höger vid den arbetsplats du vill ta bort. Du får en kontrollfråga för att bekräfta att du verkligen vill ta bort arbetsplatsen. Klicka på OK för att verifiera borttagningen. Detta innebär att arbetsplatsen och alla kopplingar till den tas bort helt ur databasen.

9 6. Lägg till arbetsplatsansvarig/handledare Klicka på Lägg till vid arbetsplatsansvarig om du vill lägga till en person som arbetsplatsansvarig eller handledare som redan finns i systemet. Detta genererar en lista med alla namn som finns i databasen utifrån vilken man kan välja den som eftersöks. Det kan vara bra att alltid kontrollera om en person redan finns innan man skapar en ny användare. 7. Skapa arbetsplatsansvarig Efter att ha klicka på Skapa vid arbetsplatsansvarig på en arbetsplats kan man lägga in en helt nya person i systemet som kopplas som arbetsplatsansvarig vid den specifika arbetsplatsen. *-markerade fält är obligatoriska, övriga är valfria. För att personen ska kunna logga in är det viktigt att ange Ja vid Skall kunna logga in. Klicka på Spara när du är nöjd. Här anges användarnamn och lösenord för den nya användaren. Ja måste vara ibockat för att personen ska kunna logga in. Klicka på Spara för att spara ev. ändringar OBS! Genom att lägga in en ny person får denna person behörighet som arbetsplatsansvarig i systemet. Samordnaren som har lagt till en ny arbetsplatsansvarig ansvarar för att distribuera användarnamn och lösenord till användaren. Användaren kan sedan själv kan byta lösenord.

10 8. Skapa handledare Efter att ha klicka på Skapa vid handledare på en arbetsplats kan man lägga in en helt nya person som handledare vid den specifika arbetsplatsen. *-markerade fält är obligatoriska, övriga är valfria. Klicka på Spara för att skapa den nya handledaren. 9. Ta bort arbetsplatsansvarig/handledare För att ta bort en arbetsplatsansvarig eller handledare ska du klicka på -ikonen längst till höger vid den person du vill ta bort. Observera att detta endast innebär att kopplingen mellan personen och arbetsplatsen bort. Personen finns ändå kvar i databasen och kan läggas till igen. Verifiera borttagningen genom att klicka på Spara-knappen.

11 10. Granska en arbetsplats placeringar För att titta på aktuella placeringar på en viss arbetsplats klickar man på länken Placeringar vid den önskade arbetsplatsen. Klicka här för att titta på placeringar Denna sk. smulrad visar var i systemet du befinner dig Här kan du byta vald arbetsplats Här kan man byta vald termin Det är möjligt att enbart visa preliminära alt. definitiva placeringar Här visas placerade veckor Här finns mer info om handledaren Antalet studenter summeras automatiskt Här kan man se handledarens historik, dvs tidigare placeringar Antalet dagar hämtas från det som angetts för vfu-tillfället

12 11. LLU tillgänglighet Klicka här för att granska eller administrera handledares tillgänglighet på en arbetsplats Klicka här för att redigera en enskild handledares tillgänglighet Här kan du byta område och/eller arbetsplats Här kan du byta termin Genom att välja Visa avancerad vy visas terminslinje för tillgänglighet vid varje enskild handledare Här visas handledarens ämnen. Gråmarkerade ämnen betyder att handledaren inte är tillgänglig för det ämnet den valda terminen Det är möjligt att exportera listan till excel Klicka här för att göra alla handledare tillgängliga hela perioden

13 12. Redigera handledare Genom att klicka på redigera-ikonen bredvid handledarens namn kan man redigera informationen om denne. Här kan man t ex ange ämnen, typ av handledarutbildning och om IKTutbildning ingår eller ej.

14 13. Redigera LLU tillgänglighet Genom att klicka på redigera-ikonen ange tillgängligheten för denne. längst till höger vid en viss handledare får man möjlighet att Här anger man vilka ämnen som handledare undervisar i den aktuella perioden I detta fält kan man ange orsak till delvis tillgänglighet eller annan viktig info till Bocka i denna ruta om handledaren är tillgänglig hela perioden Här anger man inom vilket tidsspann handledaren är tillgänglig. Klicka på Spara när du är klar samordnaren

15 14. Översikt över område Klicka på länken Områden i smulraden för att komma upp ett steg i strukturen. Här kan man administrera på områdesnivå, dvs göra preliminära och definitiva placeringar, titta på studentlistor och ta ut diverse rapporter för hela området. Här finns en områdesöversikt över antalet placeringar per kurs och termin Klicka här för att fördela studenter på olika områden Här finns en översikt över alla kursen med vfu Här finns en Terminsöversikt Härifrån kan du få ut olika typer av rapporter Länk till placeragränssnittet Klicka här för att komma till sidan där man bekräftar placeringar. Länk till administrera områdets arbetsplatser, rektorer och LLU:are Lista på områdets studenter med olika sökkriterier Redigera Ta bort Klicka här om du vill lägga till ett helt nytt område

16 15. Översikt per kurs och termin Här får man en översikt över antalet studenter per kurs en viss termin. Här kan man byta termin Här ser man antalet antagna varav antal registrerade per kurs och termin

17 16. Fördelning Så fort studenterna antagits till program och förts över från NyA till Uppdok kommer det bli möjligt att fördela dem på olika områden. Här finns en summering av antal student per område

18 17. Lista över vfu-kurser Här visas en lista över alla kurser med vfu. Klicka här för mer info om kursen

19 18. Terminsöversikt Terminsöversikten visar vfu-tillfällen på en viss termin. För varje kurs finns en tidlinje där det gröna symboliserar vfu-perioden. Klicka här för mer info om kursen Genom att hålla musen över en ruta visas vecka och datum Här väljer man område 19. Skapa rapporter (excel) Här kan man byta termin Här väljer man arbetsplats Klicka här för att exportera data till excel

20 20. Lista områdets studenter Här visas en lista över alla studenter som tillhör ditt område. Det går även att göra en mängd valfria filtreringar och även exportera data till excel. Detta är fritextrutor Klicka på pilen för att välja från fördefinierad lista i rullgardinsmenyn Klicka här för att starta utsökning enligt vald filtrering Klicka på redigera-ikonen för att uppdatera info om studenten Klicka här för att visa studentens historik, dvs tidigare placeringar Detta är datumet för utdrag av belastningsregistret OBS! De flesta av uppgifterna om studenten hämtas från Uppdok och kan inte ändras här Här anges datumet för utdrag av belastningsregistret

21 21. Placera studenter Via detta gränssnitt placerar vfu-samordnarna studenterna på handledare. Som vfu-koordinator arbetar man vanligtvis inte med detta, men det kan vara bra att känna till hur det fungerar. Sidan är uppdelad i två delar där studenterna finns i den vänstra tabellen och tillgängliga handledare i den högra tabellen. Man kan filtrera tabellerna efter ett flertal kriterier. Det går också att sortera efter valfri kolumn. Placeringar görs genom dra-och-släpp. Klicka på en rubrik för att sortera efter kolumnen Bocka i/ur valfria filtreringskriterier för att uppdatera tabellen Välj alternativ i rullgardinsmenyerna för att filtrera tabellen Klicka här för att bekräfta preliminära placeringar LLU:arens tillgänglighet Via brev-ikonen kan man skriva ett med-delande till studenten. Ikonens utseende ändras om text finns. Ett X i denna kolumn betyder att studenten är registrerad på vfu-kursen LLU:arens nivå LLU:arens arbetsplats Genom att dra mittlinjen till höger eller vänster kan man justera tabellernas bredd Här anges typ av handledarutbildning I vänstra tabellen listas studenterna I högra tabellen listas LLU:arna (handledarna) När en student har placerats på en LLU:are ser man studentens namn vid LLU:aren i den högra tabellen och LLU:arens namn samt arbetsplatsens namn vid studentens namn i den vänstra tabellen. Placeringen är bara preliminär och kan ångras genoma tt klicka på -ikonen. För att bekräfta placeringen måste man gå till Bekräfta-sidan via länken i övre högra hörnet.

22 22. Bekräfta placering Bocka i denna ruta för att markera alla Bocka i rutan vid den student vars placering du vill bekräfta Klicka här för att definitivplacera valda studenters preliminära placering 23. Ångra definitiv placering Det går att ångra en bekräftad placering. När man ångrar en definitivplacering blir den preliminär och kan antingen tas bort eller bekräftas igen. Detta gör man på Placera-sidan. OBS! Tänk på att studenten kan ha sett sin placering. Bocka i denna ruta för att även visa definitivplaceringar Klicka på Ta bort-ikonen för att ångra bekräftad placering