Manual. Kursplan. Astrakan. ESF Edition Publikt användargränssnitt. Artisan Global Media

Transkript

1 Manual Astrakan Kursplan ESF Edition Publikt användargränssnitt Artisan Global Media

2 ~ 2 ~ Innehållsförteckning Publikt användargränssnitt... 3 Allmän... 3 Personlig... 4 Presentation av Kurstillfälle... 4 Kurskalender... 4 Senaste kurser... 6 Sök kurser... 6 Mina kurser... 6 Deltagare och chefer... 6 Användare... 7 Attestering... 7 Deltagare... 8 Skapa ny deltagare... 8 Importera deltagare... 8 Redigera och ta bort deltagare... 8

3 ~ 3 ~ Publikt användargränssnitt Publikt gränssnitt Allmän utan krav på inloggning Personlig (inloggning) Det publika gränssnittet vänder sig i första hand till möjliga kursdeltagare, d.v.s. deltagare och chefer inom de organisationer som återfinns inom applikationens organisationsstruktur. Gränssnittet är även tillgängligt för användare av det kursadministrativa verktyget och innehåller viss funktionalitet från det administrativa gränssnittet. Funktioner: Deltagare kan söka kurser och utföra personlig anmälan och avanmälan Chefer kan attestera kursanmälningar Chefer kan lägga till nya deltagare i den egna organisationen, genom att skapa dem manuellt eller importera dem via fil. Administratörer kan lägga till nya deltagare i de organisationer de själva har skapat. Chefer kan göra gruppanmälningar av medarbetare inom den egna organisationen. Kursledare kan bekräfta deltagarlista, ställa in kurser och registrera in betyg. Kurshandläggare har tillgång till samma funktioner som kursledaren samt möjlighet att registrera in närvaro. Det publika gränssnittet kan delas in i två separata delar: Allmän Personlig Allmän Den allmänna delen innehåller kurser utan särskild behörighet, d.v.s. kurstillfällen som inte är begränsade till viss organisation. Det är möjligt att fritt söka och studera innehållet i den publika kurskatalogen och t.ex. ladda hem kursmaterial i form av bilagor som kopplats till kurs. Menyn innehåller alternativen: Hem (till välkomstsidan) Kurskalender Senaste kurser Sök kurser

4 ~ 4 ~ Personlig För att anmäla sig till en kurs via användargränssnittet krävs det en inloggning. Efter inloggning utökas menyalternativen med tre nya alternativ: Mina kurser Attestering Deltagare Innehållet i kurskalendern utökas med kurser som är specifikt begränsade till den egna organisationen. Sidan 'Mina kurser' innehåller egna kursanmälningar för kursdeltagare och chefer, egna kurser för kursledare. Attesteringsmodulen är i princip enbart intressant för chefer med attesträtt men är även tillgänglig för kurshandläggare och administratörer. Presentation av Kurstillfälle De olika sätten att komma till presentationsvyn för ett kurstillfälle beskrivs nedan. Själva presentationen består av: Beskrivning hämtad från Kurs Beskrivning hämtad från Kurstillfälle Bilagor Pris Antal platser Sista anmälningsdatum Tillfällen Knapparna 'Visa nuvarande deltagarlista', 'Anmäl', 'Anmäl organisation', 'Avanmäl' och 'Administrera'. Vilka knappar som finns beror på vem som är inloggad, och om kurstillfället är påbörjat eller inte. Läs mer nedan. Kurskalender Kurskalendern används för att på ett översiktligt sätt visa samtliga registrerade kurstillfällen som är tillgängliga för aktuell användare. Klickar du på menyn Kurskalender visas en månadskalender för innevarande månad. I kalendern visas aktiva och avslutade kurstillfällen, dock inte preliminära eller planerade. Kurstillfället visas med svart text på de dagar då dess första sammankomst äger rum, samt med indragen grå text på dagarna för de följande sammankomsterna. Använd pilarna eller vallistorna för att visa en annan månad.

5 ~ 5 ~ Klicka direkt på kurstillfället för att gå till presentationen av det. Du kan också klicka på en tom yta i datumets ruta för att visa en dagskalender. Finns det kurstillfällen på denna dag visas information om dessa, t ex sista anmälningsdag. Ett klick på kurstillfället leder dig till presentationen av kurstillfället. I denna vy finns följande knappar: Visa nuvarande deltagarlista: Om deltagarlistan är inställd att vara 'Synlig för alla' finns knappen 'Visa nuvarande deltagarlista' som man klickar på för att se vilka som har anmält sig hittills. Anmäl: Används av deltagare för att anmäla sig till kurstillfället. När deltagaren klickar på knappen ser denne sina uppgifter och kan redigera dem, och klickar sedan på knappen 'Skicka anmälan'. Anmäl organisation: Används av chefer eller systemanvändare för att anmäla grupper av deltagare från en organisation. Välj organisation i valboxen under Kursanmälan. Chefer kan endast välja sin egen organisation. Samtliga deltagare i organisationen listas. Markera kryssrutan vid de deltagare som ska anmälas och spara. En deltagare som redan har kryssrutan markerad är anmäld sedan tidigare. Avmarkera kryssrutan för att avanmäla deltagaren och spara. Avanmäl: Används av deltagare för att avanmäla sig från de kurser som denne redan är anmäld till. Administrera: Används av administratör, kurshandläggare och kursledare för att administrera kurstillfället. På ej bekräftade kurstillfällen finns möjlighet att bekräfta deltagarlistan eller ställa in kursen, medan det på bekräftade kurstillfällen går att registrera närvaro samt betyg.

6 ~ 6 ~ Senaste kurser För att se kurser som nyligen har tillkommit går du in under menyn Senaste kurser. De senast skapade kurstillfällena listas med information om första tillfället, kortfattad kursbeskrivning samt vilken huvudkategori och eventuella underkategorier det tillhör. Klicka på knappen 'Mer info' för att komma till presentationen av kurstillfället och få tillgång till knapparna 'Anmäl',' Avanmäl' och 'Administration', se 'Kurskalender' ovan. Sök kurser Ett tredje sätt att komma till presentationen av kurstillfället är att söka fram det under menyn 'Sök kurser'. Man har där möjlighet att söka efter kurstillfällen som ligger mellan vissa datum, som är baserade på en viss kurs, eller som tillhör en viss kategori. Ange önskade sökkriterier och klicka på 'Sök'. Matchande kurstillfällen listas med information om första tillfället, sista anmälningsdatum, kortfattad kursbeskrivning samt vilken huvudkategori och eventuella underkategorier det tillhör. Klicka på knappen 'Mer info' för att komma till presentationen av kurstillfället och få tillgång till knapparna 'Anmäl',' Avanmäl' och 'Administration', se 'Kurskalender' ovan. Mina kurser Deltagare och chefer kan också gå till presentationen av kurstillfället via menyn 'Mina kurser'. Vilka kurstillfällen som finns där beror på vem man är inloggad som. Deltagare och chefer Ansökningar: Deltagarens/chefens (om chefen själv har sökt kursen) ansökningar till ej bekräftade kurstillfällen. Dessa listas under olika rubriker: Registrerad - ännu ej attesterade Attesterad - registrerade och attesterade Nekad - registrerade men med nekad attest Avanmäld - registrerade med avanmälda ansökningar Kurstillfällena listas med anmälningsdatum, namn på kurs, datum för första tillfället, samt länken 'Gå till kurs' för att gå till presentationen av kurstillfället. Kurser: Deltagarens/chefens (om chefen själv har sökt kursen) bekräftade kurstillfällen. Dessa listas under två olika rubriker: Aktiva - registrerade, attesterade och bekräftade kurstillfällen Avslutade - genomförda kurstillfällen Kurstillfällena listas med namn på kurs, datum för första tillfället, betyg, samt länken 'Gå till kurs' för att gå till presentationen av kurstillfället. Kursdeltagare: Chefer kan här se kursdeltagare i sin egen organisation. För att en kursdeltagare ska synas här måste något av följande kriterier vara uppfyllt:

7 ~ 7 ~ Har deltagit i ett avslutat kurstillfälle Finns med på den bekräftade deltagarlistan på ett aktivt kurstillfälle Har anmälts till ett aktivt kurstillfälle där deltagarlistan ännu inte är bekräftad, och därefter inte avanmälts eller nekats deltagande Deltagarna listas under respektive kurstillfälle. Antalet deltagare på kurstillfället visas inom parentes. Klicka på pilen för att expandera kurstillfället och visa deltagarna. Användare Kurser: Är du inloggad som administratör, kurshandläggare eller kursledare ser du under rubriken 'Kurser' de aktiva kurstillfällen som du har skapat, men även de kurstillfällen där du är angiven som kursansvarig eller ansvarig för ett visst moment. I listan finns två olika rubriker: Aktiva - pågående kurstillfällen Avslutade - genomförda kurstillfällen Kurstillfällena listas med identifierare, samtliga kursdatum, namn på kurs, namn på ansvarig kursledare, samt länken 'Hantera' för att administrera kurstillfället. På ej bekräftade kurstillfällen finns möjlighet att bekräfta deltagarlistan eller ställa in kursen, medan det på bekräftade kurstillfällen går att registrera närvaro samt betyg. Kursdeltagare: Under rubriken 'Kursdeltagare' listas samtliga kursdeltagare som uppfyller något av följande kriterier: Har deltagit i ett avslutat kurstillfälle Finns med på den bekräftade deltagarlistan på ett aktivt kurstillfälle Har anmälts till ett aktivt kurstillfälle där deltagarlistan ännu inte är bekräftad, och därefter inte avanmälts eller nekats deltagande Deltagarna listas under respektive kurstillfälle. Antalet deltagare på kurstillfället visas inom parentes. Klicka på pilen för att expandera kurstillfället och visa deltagarna. Attestering Menyn 'Attestering' riktar sig i första hand till chefer med attesträtt. Kursanmälningar måste attesteras innan de är giltiga och de anmälda kursdeltagarna kan överföras till den slutgiltiga deltagarlistan. Utelämnad attest innebär en ogiltig anmälan Giltigt kostnadsställe skall anges Listan innehåller enbart de kursanmälningar som skall attesteras av inloggad användare (chef). Attestlistan visas även för administratörer och innehåller då samtliga anmälda användare. Avanmälda deltagare visas i listan men är gråmarkerade och kan ej attesteras. Registrerade deltagare listas under respektive kurs med anmälningsdatum, organisation, namn, status (attesterad eller nekad), samt kostnadsställe.

8 ~ 8 ~ Deltagare Under denna meny kan chefer administrera deltagare i sin egen organisation, medan administratörer kan administrera alla deltagare. Deltagare kan läggas till en och en eller importeras via fil. Befintliga deltagare kan redigeras eller tas bort. Skapa ny deltagare Välj organisation. Klicka på knappen Ny deltagare, om den inte redan är gråmarkerad. Ange personuppgifter, varav Förnamn, Efternamn, Personnummer, E-post, Användarnamn (unikt) och Lösenord är obligatoriska. Klicka på knappen Skapa. Deltagarens kön kommer då att anges av programmet med ledning av personnumret. Importera deltagare Välj organisation. Klicka på knappen Importera. I fönstret som öppnas finns länken 'Excel Struktur' som du klickar på för att öppna en Excel-fil som visar hur importfilen ska vara strukturerad, d v s i vilken ordning kolumnerna ska komma. Rad 1 i importfilen importeras inte utan är avsedd för en rubrikrad som inte får lämnas tom. Strukturera importfilen enligt exempelfilens struktur. På de rader som ska importeras måste kolumnerna A-F vara ifyllda, eftersom de innehåller obligatoriska uppgifter. Spara filen i något av filformaten.xls,.xlsx eller.csv. Bläddra fram din sparade fil och klicka på Ladda upp. Om kryssrutan 'Tillåt uppdatering av användare' är markerad kommer deltagare som finns inlagda sedan tidigare, d v s användarnamnet finns redan, att uppdateras med uppgifterna i importfilen. I fönstret visas resultatet av importen. Deltagare som importerats eller uppdaterats korrekt visas med statusen OK. Om en deltagare inte importerats pga. att användarnamnet var upptaget, eller att någon obligatorisk uppgift saknades, visas meddelande om detta. Redigera och ta bort deltagare Välj organisation. Klicka på raden med deltagaren för att visa dennes uppgifter. Gör ändringarna och klicka på Spara. Du kan också ta bort deltagaren genom att klicka på avsedd knapp. Det går inte att ta bort en deltagare som har anmälts till ett kurstillfälle.