En kort guide till VFU-portalen. För dig som arbetar som VFU-ansvarig på skola

Transkript

1 En kort guide till VFU-portalen För dig som arbetar som VFU-ansvarig på skola Version 1.2, uppdaterad maj 2013

2 . Innehåll Behörighet och inloggning... 3 Adressen till VFU-portalen... 3 Inloggning... 3 Behörighet... 3 Hur får jag behörighet?... 3 Portalens startsida... 3 Information om kommun... 4 VFU-schemat... 5 Funktioner... 5 Placera studenter på skola... 5 Hur får jag fram en viss studentgrupp?... 6 Hur placerar jag oplacerade studenter?... 6 Hur byter jag placering på student?... 7 Kan det bli fel?... 7 Hur placerar jag student till handledare?... 7 Studentinformation... 7 Studentkortet... 8 Studentlistor Studentens status... 11

3 Behörighet och inloggning Adressen till VFU-portalen Skriv in vfu.su.se i webbläsaren. VFU-portalen fungerar bäst i browsern Mozilla Firefox. Används Internet Explorer krävs lägst version 8. Inloggning Kommunanställda loggar in till VFU-portalen via gäst-inloggning. Behörighet Olika behörigheter VFU-samordnare, kommunanställd som kan redigera uppgifter om kommunen, lägga till skolor och placera i skola och på handledare i sin kommun-/stadsdel. Skolsamordnare, kommunanställd som kan lägga till information om VFU-handledare, placera i skola och på handledare i sin kommun-/stadsdelar. VFU-kommun, kommunanställd som kan läsa studentlistorna och studentkorten. Hur får jag behörighet? VFU-samordnare, kommunanställd, anmäler sig till portalvfu@su.se Skolsamordnare, kommunanställd, anmäls av VFU samordnare till portalvfu@su.se VFU-kommun, kommunanställd, anmäls av VFU samordnare till portalvfu@su.se Efter anmälan skickas en inbjudan till att logga in i portalen. Viktigt att notera är att för att behörighet ska kunna tilldelas, måste du logga in i portalen efter det att lösenordet är valt. Då får du information om att du saknar behörighet. Den får du av VFU-sekretariatet inom ett par dagar. Portalens startsida Startsidan (efter inloggningen) visar information från de sju medverkande lärosätena samt den/de kommuner/stadsdelar som du har se och placera studenter i. Här finns ett menyträd genom vilket du navigerar mellan portalens olika funktioner.

4 Oplacerade studenter anger aktuell information om hur många studenter som ännu inte placerats på skola. Genom att klicka på denna rad kommer du direkt till en placeringsvy vilken är densamma som menyvalet Placera i skola. Information om kommun I menyvalet Kommun/stadsdel finns alla samverkande kommuner. Klicka på namnet för att se information och kontaktuppgifter till kommunen.

5 VFU-schemat I menyvalet VFU-schema får du en överblick över tiderna för alla VFU-kurser som respektive lärosäte har rapporterat in i portalen innevarande termin. Funktioner Placera studenter på skola Det finns två sätt att komma till vyn Placera i skola. Rutan som anger antal oplacerade studenter på startsidan alternativt menyvalet Placera i skola. Listan över oplacerade studenter är sorterade efter lärosäte. Genom att klicka på den gröna pilen bredvid lärosätesloggan får du fram listan på studenter som tillhör lärosätet ifråga. Genom att klicka på samma pil fälls listan in.

6 Hur får jag fram en viss studentgrupp? Förhandsvalet är att visa alla oplacerade studenter men genom att klicka i rullmenyn kan du välja att endast vissa studentgrupper. Det är dock enbart nya lärarprogrammens studenter som sorteras efter ämne. De gamla lärarprogrammen sorteras med alla utan ämne. På samma sätt kan du välja att filtrera på kommun/stadsdel (om du har behörighet till fler områden) och skolform. För att välja flera skolformer, tryck ctrl-tangenten och klicka. Hur placerar jag oplacerade studenter? Tekniken bygger på att du ska "dra och släppa" studenterna på skolan.

7 Hur byter jag placering på student? Du använder samma dra och släppa teknik som när du placerar oplacerade studenter. Du tar tag i en student och drar den från nuvarande skolan och släpper på den aktuella placeringen. Kan det bli fel? Nej, det enda som kan hända är att du råkar släppa studenten på fel skola. Dra studenten då till rätt skola. Förflyttningarna syns på studentkortets historik, men är enbart synligt för lärosäte- respektive kommunanställda. Hur placerar jag student till handledare? När studenten fått en placering på skola visar silluetten på samma rad som studentnamnet om personen tilldelats en handledare. Är figuren vit betyder det att handledare saknas medan blå betyder att handledare finns. Genom att klicka på figuren kommer alternativet Välj handledare fram och det är därefter möjligt att tilldela studenten några av de handledare som finns kopplade till skolan. Hur lägger jag till och hur söker jag på VFU-handledare? Genom att klicka på menyvalet VFU-handledare i menyn till vänster kommer du till en vy där det både är möjligt att lägga till handledare och att filtrera listan över de som redan finns. Genom att klicka på Lägg till handledare får du upp en ruta där det är möjligt att fylla i namn och kontaktuppgifter på handledaren, samt vilken skola och ämne denne har. Har personen handledar- eller matrisutbildning kryssas även det i här. När du filtrerar handledare väljer du vilka handledare du vill söka på. Du kan avgränsa sökningen genom att endast välja de som har handledarutbildning genom att kryssa i detta

8 val. Klicka sedan på Filtrera och en lista på de handledare som stämmer in på dina alternativ kommer att visas. Studentinformation I listan över skolor kan du välja att klicka på den gröna pilen bredvid skolans namn och får då information om vilka studenter som är placerade på skolan samt skolans kontaktuppgifter. Studentkortet För ytterligare information kan du klicka på studentens namn och kommer då till studentkortet.

9 På studentkortet ser du vilket lärosäte studenten tillhör, personnummer och kontaktkuppgifter. Genom att klicka på studentens e-postadress kommer du till ett e-postformulär. Rutan placering anger studentens nuvarande placering och VFU-tider visar, under förutsättning att studenten blivit registrerad på kurs, vilka veckor studenten ska ut på VFU. Genom att klicka på kurskoden fälls ett kalendarium ner och visar mer exakta tidsangivelser. Eventuella kommentarer till kursen, exempelvis om trepartssamtal ingår visas i detta fält. Under antagningar syns students programantagning och eventuell inriktning. Har studenten gjort studieavbrott anges datum för avbrottet här.

10 Kursregistreringar anger alla registreringar studenten har. Genom att klicka på kurskoden till en VFUkurs kommer du till kursplanen. Kommentarsfältet är synligt för alla användare i portalen. Här kan du göra anteckningar angående studentens placering. Det kan till exempel handla om att ange ifall studenten gör VFU på arbetsplats. Placeringshistorik visar var studenten har varit placerad tidigare, datum för placeringar samt vem som placerat studenten. Historiken omfattar inte de placeringar som gjordes innan vt12 för SU studenter och vt 13 för övriga lärosäten. Studentlistor Som kommunanställd kan du välja att visa studenter som är kopplade till det/dem kommuner/stadsdelar som du har behörighet till. Du kan välja att filtrera studenterna på antagningstermin och placeringstermin. Sökalternativet skolform gör det möjligt att göra utsökningar på specifika studentgrupper. Om du klickar på länken "Fler alternativ" har du möjlighet att välja mellan att visa studenter med olika status och du kan även välja att visa fler kolumner i listan, t ex status, e- postadress, lärosäte osv. Genom att klicka på visa studenter får du fram en lista med studenter där informationen du klickat i visas.

11 Kolumnen "Nästa VFU" visar startveckan för nästa vfu-kurs och "Aktuell kurs" visar vilken kurs det är. Förhandsvalet är att sortera studenterna i alfabetisk ordning. Vill du kan du genom att klicka på kolumnen Lärosäte, sortera studenterna efter denna kategori. Likadant kan du göra med övriga kolumner. Listorna kan exporteras till excel och pdf. Studentens status En student räknas som aktiv om studenten inte har: ett studieavbrott på ett program eller programinriktning. studieuppehåll på ett program eller programinriktning tagit ut examen. Informationen om studieavbrott/studieuppehåll hämtas från Ladok och det är de olika institutionerna som lägger in avbrott/uppehåll för studenterna.