KliPP 3. Dokumentation Process Lärosäte/Verksamhet Version Stockholms läns landsting

Transkript

1 KliPP 3 Dokumentation Process Lärosäte/Verksamhet Version Stockholms läns landsting

2 2 Innehåll INLEDNING INLOGGNING OCH LÖSENORD (L)(V)(S) Inloggning... 4 Byte av lösenord... 4 BESTÄLLNING (L) (V)... 4 Lägga beställning från utbildningsanordnare (L)... 4 Ta fram en beställning (V)... 9 RESERVERING AV PLATSER (V) Lägga upp rader Ta bort rad Reservering av platser (V) Ta bort en reservering Titta på reservation (L) PLACERING AV STUDENTER (L) Placera Borttag av placerad student (L) Placera grupper (L) Borttag av Placerad Grupp (L) PUBLICERING (L) Publicering Borttag av publicering via Publicering ÅTERLÄMNING AV PLATSER (L) (V) Återlämna platser (L) (V) STUDERANDE (L) Import av studenter Upplägg av student manuellt Redigera en student KONTAKTPERSON (L) (V) Kontaktperson för lärosäte (L) Kontaktperson verksamhet (V) Söka ut kontaktperson (L) (V) E-post till Kontaktperson (L) (V)... 35

3 3 ANVÄNDARE (L) (V) (S) STUDERANDEKATEGORI (L) (S) ARBETSPLATS (V) (S) RAPPORTER (V) (S) Översikt studerande V Översikt studerande U Summeringar SUPPORT... 39

4 4 INLEDNING Nuvarande funktion i KliPP 3.0 kommer nedan att beskrivas utifrån två funktioner som använder applikationen. Dessa funktioner är: Utbildningsadministratör (L) samt Verksamhetsadministratör (V). Dokumentationen är uppbyggd utifrån det flöden som VIL-processen använder Beställning Reservation Placering Publicering Rapporter. 1 INLOGGNING OCH LÖSENORD (L)(V)(S) 1Inloggning I Klipp loggar användaren in med Användarnamn och lösenord. Det finns ingen regel för hur lösenord skall vara uppbyggt. Det finns ingen tidsgräns på hur länge ett lösenord är giltigt. Användaren tvingas inte att byta sitt första lösenord som genereras av KliPP och är bytut. Byte av lösenord Sker genom att användaren klickar på Ändra lösenord i vänstermarginalen. En ny bild kommer upp. I den nya bilden skrivs lösenordet två gånger och sedan klickar användaren på knappen Byt lösenord. Nu är lösenordet bytt. Lösenordsbyte kan även göras av administratör. BESTÄLLNING (L) (V) Lägga beställning från utbildningsanordnare (L) För att hantera beställning av utbildningsplatser används beställningsformuläret. Förutsättningen för att detta ska kunna ske är att det finns en mottagare upplagd för den organisation som beställningen avser. Mottagaren läggs upp i behörighetssystemet av systemadministratör med Beställningsmottagarrollen. För att lägga en beställning klickar man på knappen Skapa ny.

5 5 Ny bild i en ny flik kommer upp. Beställare blir den som är inloggad 1. Välj utbildningsanordnare/program i rullisten. Beställarens tillgång till lärosäten/utbildningsprogram styrs av användarbehörigheten 2. Välj den organisation som beställningen ska skickas till genom att klicka på knappen Välj mottagarorganisation och därefter vilken organisation beställningen gäller för. Observera att här måste man markera långt ner i organisationsträdet för att rätt beställningsmottagare ska synas. Klicka på knappen Välj markerad plats

6 6 3. Välj mottagare av beställning i rullningslisten 4. Välj år 5. Välj termin 6. Observera undvik att ändra start och slutvecka 7. Välj antalet rader som beställningen skall gälla Avsluta genom att klicka på Skapa beställning

7 7 Ny beställningssida kommer upp. Den visar uppgifter om vem som beställer samt till vilken organisation och mottagare beställningen kommer att skickas. Dessutom finns beställningsnummer, uppgift om terminsperiod (datum) och när perioden är skapad. För att lägga en beställning klickar man på Visa/ändra. Raden ändrar utseende och visar samtliga studerandekategorier som är kopplade till den utbildningsanordnare/utbildningsprogram som lägger beställningen. 1. Välj den studerandekategori som beställningen gäller 2. Markera hur många platser som önskas och vilka veckor. För att förflytta sig mellan veckorna används TAB eller mus. 3. När du är klar klicka på Spara 4. Det går att skriva kommentarer i fältet. Se ex.

8 8 Önskar man lägga upp en ny beställningsrad klickar man på Skapa ny beställningsrad och följa punkterna 1-4. Har man lagt för många rader tas den bort dem genom att klicka på Ta bort. Nu finns flera möjligheter att hantera sin beställning: Spara beställning Skicka beställning till verksamhet beställningen sparas och man kan ta fram den och arbeta vidare vid ett senare tillfälle. Verksamheten har inte tillgång till beställningen. Det är fortfarande endast lärosätets arbetsmaterial. Beställningen skickas via KliPP:s E-postfunktion till den person som angivits som mottagare. Mottagaren får ett mail och beställaren får en kopia i E-post med följande uppgifter: (exempel) Radera Visa utskriftsläge Tillbaka Tar bort beställningen. Detta kan endast Lärosätesadministratörer göra. Möjlighet att få beställningen utskriven Om du vill tillbaka till ursprungsfliken kan du välja på att stänga denna flik eller klicka på Tillbaka.

9 9 Ta fram en beställning (V) För att ta fram en beställning använder man sökfunktionen under Beställning. Vill man se en specifik beställning fyller man i beställningsid, år och termin. Klickar sedan på Sök För att öppna beställningen klickar man på beställningsid numret. Det går även att skriva ut sidan eller exportera den till Excel. När verksamheten tar upp sin beställning har den utökats med en ruta för kommentarer. Här kan verksamheten kommentera beställningen och klickar sedan på Skicka beställningssvar till utbildningsanordnare. Lärosätets beställare får då en E-post om att beställningen är besvarad.

10 10 Makulera Visa utskriftsläge Tillbaka Verksamhetsadministratör kan makulera beställningen Möjlighet att få beställningen utskriven Om du vill tillbaka till ursprungsfliken kan du välja på att stänga denna flik eller klicka på Tillbaka. RESERVERING AV PLATSER (V) Lägga upp rader Gå in i menyn och klicka på Placeringsmöjlighet. Det krävs behörighet som Verksamhetsadministratör för att hantera Reserveringar i KliPP. Observera Lärosätesadministratörer kan inte lägga upp ny rad. Välj arbetsplats alternativt organisationsnivåer och vilken termin, år samt eventuella veckor där man önskar lägga reservering av platser. Det finns även möjlighet att söka ut arbetsplatsen med hjälp av Arbetsplatsinriktning som är kopplad till arbetsplatsen. Klicka på Sök.

11 11 Alla arbetsplatser med träffar från sök begreppet kommer upp i nedanstående bild. Leta fram den aktuella arbetsplatsen och klicka på arbetsplatsnamnet. Ny bild i en ny flik kommer upp med ett bokningsfält. För att få bokningsrader klickar man på knappen Ny rad.

12 12 Här kan man söka/välja den studerandekategori som reserveringarna ska gälla. Välj antal rader. År och termin är redan valda så dessa är gråmarkerade. När man är klar, klickar man på Spara. Nu har nya rader med den studentkategori som är vald lagts upp (nedan exempel är KIssk_T1). Vill man lägga upp flera olika studentkategorier görs momentet om för varje kategori.

13 13 Ta bort rad Markera den/de rad/er som ska tas bort och klicka sedan på knappen Ta bort rad. Reservering av platser (V) För att reservera platser går man in under Placeringsmöjlighet och klickar på Reservationsknappen ovanför rutsystemet. Knappen gråas och en ny knapp för Reservation öppnas i undre delen av fönstret (har du redan gjort det enligt stycket ovan, behöver du bara klicka på Reservation) Klicka på studerandekategorin (KIssk_T1) på den rad där reservering ska ske. Ska flera rader omfattas av samma veckointervall kan du markera de rader du önskar reservera samtidigt genom att klicka i rutorna till vänster.

14 14 1. Markera antalet veckor som ska reserveras. För att markera flera veckor som inte är efter varandra, håller man knappen CTRL nere samtidigt som man klickar på de datum man vill reservera. Här kan man även välja halva arbetsveckor och dagar. 2. Det finns möjlighet att skriva en kommentar i rutan Ny anmärkning 3. Välj handledare för verksamheten (om det finns någon). Finns det fler handledare håller man ner knappen CTRL och klicka på de handledare som studenter och lärosäte skall se. 4. Välj Spara och stanna om du vill göra ytterligare reserveringar på raden. 5. Välj Spara om du är klar. Reservationen är klar. Under reservering finns det en loggfunktion som man får fram om man klickar på Historik-knappen. Den beskriver alla händelser och vilken användare som varit inloggad.

15 15 När reservationen är klar syns ett rutnät med gröna fält för den reserverade tiden. Det är endast studerande från den kategorin som sedan kan placeras och publiceras här. Ta bort en reservering Reservering kan endast tas bort av verksamhetsadministratör eller systemadministratör. Det görs genom att man klickar på Reservationer i vänstermarginalen, alternativt Placeringsmöjlighet och väljer knappen Reservation högst upp på bilden. Gör på samma sätt som vid reservation, men välj istället Ta bort reservation och markera vilka rader du önskar ta bort.

16 16 Titta på reservation (L) För att hämta upp en eller flera reserveringar kan man klickar på Reservation i huvudmenyn. Här kan man söka på alla fält som visas sig. I resultatlistan som visas, klickar man bara på arbetsplatsens namn för att komma in i rutsystemet och se detaljerna. PLACERING AV STUDENTER (L) Placera Det är endast de som är har behörigheten Lärosätesadministratörer som kan placera studenter på reserverade platser. För att placera klickar man på Placering. Sökfält kommer upp och om man filtrerar så finns det möjlighet att söka ut en hel kurs/kategori, termin och veckor för att lättare se var rader med den studerandekategorin finns. Sökresultatet visas sig sedan under sökfältet:

17 17 Välj den arbetsplats där placering ska ske genom att klicka på arbetsplatsens namn. En ny flik öppnar sig och här kommer man att se alla reserveringar men kan bara placera/publicera på de som man är behörig till (de studerandekategorier som är blåmarkerade). Klicka på länken på den rad där placeringen ska göras. En ny sida öppnas.

18 18 Markera vilket datum placering ska ske, markera student samt ev anmärkning. Det finns också möjlighet att lägga till den handledare som studenten ska följa (klicka på pilen till vänster om Handledare). Klicka på Spara. Placeringen markeras nu med rosa färg. Klickar man på den rosa rutan visar den vilken student som är placerad. OBSERVERA I detta läge kan verksamhet och student inte se placeringen i KliPP. Placeringen måste vara publicerad för att synas. Verksamheten ser endast ATT en student är placerad, men kan inte få fram något namn. Borttag av placerad student (L) För att ta bort en placerad student gör man på samma sätt som att placera, men gör allt bakvänt. Det vill säga, välj först att klicka på raden och välj här Ta bort Placering, markera veckor och då kommer aktuell placerad student upp:

19 19 Raden blir sedan Reserverad igen: Placera grupper (L) Det går att placera personer i grupp. Exempelvis vid studiebesök. OBSERVERA om man vill ta bort en person ur en grupp som är placerad måste hela gruppen lösas upp.

20 20 Klicka på länken på den rad där gruppen ska placeras. Markera i rutan för studerandegrupp. Välj datum och vilka studenter som ska ingå i gruppen. Klicka på Spara.

21 21 Rutan blir markerad Rosa men OBSERVERA att man inte kan se att det är en grupp förrän man lägger musen över rutan och klickar. Borttag av Placerad Grupp (L) För att ta bort en grupps placering klickar man på länken på den rad där gruppen finns.

22 22 Markera Radioknappen Ta bort Placering. Markera datum och klicka på Spara. OBSERVERA att hela gruppen nu tas bort PUBLICERING (L) För att studenter och handledare ska kunna se placeringarna måste de publiceras. Detta kan lärosätesadministratören göra på två sätt. Publicering Gå in under Publicering. Sök fram det du önskar se utifrån de sökkriterier som syns:

23 23 En eller flera studenter visas nu beroende på vad du valt. Du kan här också välja om du vill skicka mail till en eller flera studenter. Markera rutan Skicka e- post. Texten skriver du själv i Meddelande rutan. Markera den/de personer som ska publiceras genom att sätta kryss i rutan. Klicka sedan på knappen Publicera. Du kan också välja att söka fram en specifik arbetsplats och publicera direkt från samma sida som du placerade studenten på. Du klickar då bara på Publicera studerande:

24 24 Och får då upp en ny bild med samtliga studenter och där ser du också vilka du har access till att publicera: Markera de som ska publiceras och klicka på Spara. Nu ser man att studentens placering är publicerad i och med att rutorna nu är ljusblåa: Nu kan även Verksamheten gå in och titta på vilken student som är placerad var. Borttag av publicering via Publicering Behöver du ta bort publiceringar kan du göra det på flera sätt. Ett är att gå in på Publicering och välja status Placerad publicerad, samt de tillhörande sökkriterierna du valt:

25 25 Härifrån Kan du nu välja Ta bort publicering genom att först markera aktuell student/studenter och sedan klicka på knappen: Du kan också gå in via Placering, välja en arbetsplats klicka på Publicera Studerande och välja Ta bort Publicering:

26 26 ÅTERLÄMNING AV PLATSER (L) (V) Återlämna platser (L) (V) Om lärosätet har beställt fler platser än de har behov av kan dessa återlämnas. Om återlämning sker senare än 14 dagar innan studenten skall vara på plats så ska lärosätet debiteras för detta och den återlämnade platsen visas som röd i rutnätet i KliPP. Återlämning kan även göras av verksamhet. Där finns ingen tidsgräns för återlämning utan den kan ske samma dag. För att skilja på de återlämnade platserna så visas de i rutnätet med gul för verksamhet och orange för lärosäte. När lärosäte skall återlämna går man in under Placering och väljer den arbetsplats där platsen skall återlämnas. I båda fallen måste knappen Återlämning vara gråmarkerad. OBSERVERA Om en student redan är placerad på platsen måste den tas bort innan återlämning kan ske. Verksamhet återlämnar platser genom att gå in under Reservationer och söka arbetsplatsen. Verksamhet:

27 27 Lärosäte: För att kunna återlämna klickar man på knappen Återlämning och sedan på länken till den rad som ska återlämnas. Ny bild kommer upp. Markera om det är utbildning eller verksamhet som utför återlämningen, samt vilka veckor det gäller. Klicka på spara. Verksamhet som återlämnat 3 veckor följt av Lärosätet som återlämna 3 veckor i tid.

28 28 Lärosätet har återlämnat 3 veckor för sent och 3 veckor i tid. STUDERANDE (L) Studerande kan gruppvis importeras via Excel fil till KliPP eller läggas in manuellt. För att lägga in den studerande så ska den ha ett svenskt personnummer. Personer som i LADOK (akademiska betygssystemet) har fingerade uppgifter med anledning av sekretess kan inte läggas in i KliPP. Studerande som läggs in i Klipp och placeras på sin VFU kan själva logga in i applikationen för att se sina kommande placeringar. Behörighetshanteringen till KliPP sker via importen till Ladok eller Lärosätets kursadministratör. Import av studenter Lärosätet kan importera studenterna genom att gå in under Administration Importera studerande. Administratören har enbart tillgång till de Utbildningsprogram som finns upplagda i personens behörighet. Underlag till importen tas fram genom att fylla i blanketten under Hämta Excelmall.

29 29 Fyll i obligatoriska uppgifter personnummer (utan bindestreck), efternamn och förnamn samt mailadress. Lösenordet blir i detta läge automatiskt bytut och användarnamnet är mailadressen om AnvändarID om lösenord fältet lämnas tomt. Annars kan studenten själv gå in och byta. Tänk på att startermin ska stå ihop (V14) utan mellanslag mellan V och 14! Spara ner filen för att kunna hämta upp den vid import. OBSERVERA att det måste vara XLS-format för att importen ska fungera. Fyll sedan i nedanstående formulär och hämta upp den nedsparade Excel filen. Klicka på verkställ. Det tar någon minut beroende på hur många som importeras. När allt är klart visas en text i övre kanten på sidan att importen har lyckats. Om en student redan finns i systemet så kommer inte importen att gå igenom utan det kommer upp en ruta med namn på de personer som inte går att importera. Åtgärd: ta bort dessa personer från Excel filen och spara om den på nytt. Gör om importen. De personer som kom upp på fellistan söker man upp under studerande eller/och användare. OBSERVERA att använda Status: samtliga eftersom det kan vara personer som är avslutade på annan utbildning. Startermin Kursändelse Den terminen studenten börjar sin utbildning Blir tillägg till Startermin för att man lätt ska hitta sin egen studentgrupp. Om du ska uppdatera befintliga studenter, klickar du här på den radioknappen och bifogar ett uppdaterat dokument. Det som är viktigt att tänka på här är då: * Det enda som kan uppdateras är namn, mailadress, telefonnummer, övriga anteckningar, användarnamn och lösenord * Du måste välja samma kursändelse som studenterna redan har. Annars får du felmeddelande.

30 30 Upplägg av student manuellt För att lägga upp en student manuellt går man in under Administration Studerande. Klicka på Skapa Ny. OBSERVERA Det är viktigt att göra det i denna ordning för att användar ID och lösenord ska kunna styras. Går man in under användare och lägger upp student så blir det fel. Fyll i obligatoriska uppgifter. Studentens E-post adress kommer att bli studentens Användar-ID. Klicka sedan på Spara. Studenten läggs nu upp och efter det kan man söka personen under Administration Användare eller Studerande. Startermin Kursändelse Status Den terminen studenten börjar sin utbildning Blir tillägg till Startermin för att man lätt ska hitta sin egen studentgrupp. Aktiv = pågående utbildning Examen = avslutad utbildning Studieavbrott = slutat innan genomförd utbildning Studieuppehåll = uppehåll för att komma tillbaka

31 31 Redigera en student Studenten finns upplagd både under användare och som student. Redigering sker enligt följande: Förnamn Efternamn E-postadress Utbildningsanordnare Användar-ID Lösenord Ändras manuellt från Student eller Användare Ändras manuellt från Student eller Användare Ändras manuellt från Användare (endast av lärosätesadministratörer) Ändras manuellt från Student eller Användare Ändras under användare och slår automatiskt igenom under student Ändras under användare och slår automatiskt igenom under student OSERVERA när statusraden ändras under Studerande till: examen, studieavrott eller studieuppehåll så måste man gå in och sätta tom datum under användare. Gör man inte detta är studenten fortfarande behörig att gå in i KliPP!! KONTAKTPERSON (L) (V) Både lärosäte och verksamhet har möjlighet att lägga upp kontaktpersoner och handledare på arbetsplatser. Dessa visas under länkar i rutnätet och i studenternas placeringslistor mm Detta görs under Administration Kontaktperson. Behörigheten styr vad man kan lägga upp. Kontaktperson för lärosäte (L) Gå in under Administration Kontaktperson. Klicka på skapa ny.

32 32 Obligatoriska uppgifter är märkta med *. Användaren kan bara lägga upp personer som finns inom det egna behörighetsområdet. OBSERVERA att det är viktigt att välja vilken befattning kontaktpersonen har så studenterna kan kontakta rätt handledare/kontaktperson. Väljer jag att inte fylla arbetsplatser och utbildningsprogram kommer personen inte att synas i KliPP. Under Kontaktperson kan man välja att skapa ett användarkonto till kontaktpersonen. Klickar man i rutan för Skapa användarkonto skapas samtidigt ett konto under menyn Användare. Användarnamn Lösenord Användargrupp läsare lärosäte eller student Tilläggsrättigheter Nivåaccess att titta på/administrera Ifylls är med automatik bytut ger behörighet till KliPP som administratör för lärosäte, går att komplettera med ytterligare behörighetsroll här styrs vilka utbildnings-program användaren har rätt

33 33 Kontaktperson verksamhet (V) Upplägg av kontaktperson i verksamhet fungerar på samma sätt som för Lärosäte. Enda skillnaden är att här väljer man organisation från KliPP:s verksamhetsträd. Gå in under Administration Kontaktperson. Klicka på skapa ny.

34 34 Söka ut kontaktperson (L) (V) För att ta fram kontaktpersoner går man in under Administration Kontaktperson För att begränsa sökningen till ett specifikt lärosäte väljer man Utbildning i fältet Typ då öppnas ytterligare sökfält till utbildningsanordnare. Detsamma gäller för verksamhet. Välj Verksamhet som Typ och ytterligare sökalternativ öppnas. Om man vill skriva ut en Excel fil så bör man klicka i Samtliga i fältet Rader i listan och sen trycka på Exportera till Excel när man fått upp resultatlistan.

35 35 E-post till Kontaktperson (L) (V) Lämnar detta öppet tillsvidare då vi måste kolla felet med att man skickar till alla kontaktpersoner inkl de som inte längre är aktiva. ANVÄNDARE (L) (V) (S) Hanteras under Administration Användare. Vilken behörighet man lägga beror på den behörighetsnivå man själv befinner sig. Ingen kan lägga högre behörighet än vad man själv har. Klicka på Skapa Ny: Beroende på vilken Användargrupp som väljs öppnas ytterligare fält som är specifika för just den användarrollen Alla stjärnmarkerade fält är obligatoriska.

36 36 Dessa funktionsaccesser finns att välja på: STUDERANDEKATEGORI (L) (S) För att kunna lägga upp rader i rutsystemet finns det Studerandekategorier som är kopplade till Lärosäte och ett utbildningsprogram. Det är endast systemadministratörer som kan lägga upp sådana koder. För att lägga upp det måste den beställas av Central förvaltning. ARBETSPLATS (V) (S) Det är endast systemadministratörer som har möjlighet att lägga upp nya arbetsplatser Det beställs av Central Förvaltning. Vill man söka fram en arbetsplats gör man det under Administration -> Arbetsplats. RAPPORTER (V) (S) Under rubriken Rapporter kan man välja Översikt studerande V (för de med behörigheten Verksamhet) och Översikt studerande U (för de med behörighet utbildning), samt Summeringar.

37 37 Översikt studerande V Här kan man söka på alla nedan val. OBS Det är tvingande att välja termin och veckointervall. Tänk på att om du väljer tex nedan veckointervall: Så betyder det att du söker på intervallen FROM den måndagen den 3/3, TOM måndagen den 21/4. Dvs om du vill söka på HELA vecka 17 också, måste du välja TOM 28/4. När du fått fram ett resultat på ett antal studerande, kan du lägg exportera informationen till Excel genom att trycka på knappen: I Excel får du nu en lista med följande informationsposter. Personnummer Epos Klass Organisation Tillhörighet Verksamhetsområde Arbetsplats Studerandekategori Utbildningsprogram Placeringsstatus

38 38 Översikt studerande U Fungerar precis som Översikt studerande V, med skillnaden att man endast ser sina studenter, det vill säga de som man har nivåaccess till. Summeringar Kan söka på följande kriterier: OBS Det är tvingande att välja termin och veckointervall. Tänk på att om du väljer tex nedan veckointervall: Så betyder det att du söker på intervallen FROM den måndagen den 3/3, TOM måndagen den 21/4. D.v.s. om du vill söka på HELA vecka 17 också, måste du välja TOM 28/4. Resultatet av sökningen kan se ut såhär:

39 39 För att se närmare vilka arbetsplatser veckorna avser, klickar man bara på någon av de klickbara rubrikerna. En ny flik öppnas och visar resultatet som du tex kan exportera till Excel: SUPPORT Central Förvaltning PA-system: Mail: Telefon nummer: Hemsida: