En kort guide till VFU-portalen. För dig som arbetar som VFU-samordnare i kommunen.

Transkript

1 En kort guide till VFU-portalen För dig som arbetar som VFU-samordnare i kommunen. Version 1.2 maj 2013

2 Följande sidor kommer ge en kort och övergripande guide till de vanligaste funktionerna i VFUportalen. Innehåll Adressen till VFU-portalen... 3 Inloggning... 3 Behörighet... 3 Hur får jag behörighet?... 3 Portalens startsida... 3 Redigera kommun... 4 Beskrivning av din kommun/stadsdel... 4 Bilder och dokument... 4 VFU-samordnarens kontaktuppgifter... 4 Mittpunktsadress... 5 Hur lägger jag till skola?... 5 Hur lägger jag till VFU-handledare?... 6 Hur lägger jag till antal platser?... 7 Placera studenter på skola... 7 Hur får jag fram en viss studentgrupp?... 8 Hur placerar jag oplacerade studenter?... 8 Hur byter jag placering på student?... 9 Kan det bli fel?... 9 Studentinformation... 9 Studentkortet Studentlistor Studentens status... 13

3 Adressen till VFU-portalen Skriv in vfu.su.se i webbläsaren. VFU-portalen fungerar bäst i browsern Mozilla Firefox. Används Internet Explorer krävs lägst version 8. Inloggning Kommunanställda loggar in till VFU-portalen via gäst-inloggning. Behörighet Olika behörigheter på kommunsidan VFU-samordnare, kommunanställd som kan redigera uppgifter om kommunen, lägga till skolor och placera i skola och på handledare i sin kommun-/stadsdel Skolsamordnare, kommunanställd som kan lägga till information om VFUhandledare, placera i skola och på handledare i sin kommun-/stadsdelar VFU-kommun, kommunanställd som kan läsa studentlistorna och studentkorten. Hur får jag behörighet? VFU-samordnare, kommunanställd, anmäler sig till portalvfu@su.se Skolsamordnare, kommunanställd, anmäls av VFU samordnare till portalvfu@su.se VFU-kommun, kommunanställd, anmäls av VFU samordnare till portalvfu@su.se Efter anmälan skickas en inbjudan till att logga in i portalen. Viktigt att notera är att för att behörighet ska kunna tilldelas, måste du logga in i portalen efter det att lösenordet är valt. Då får du information om att du saknar behörighet. Den får du av VFU-sekretariatet inom ett par dagar. Portalens startsida Startsidan (efter inloggningen) visar information från de sju medverkande lärosätena samt den/de kommuner/stadsdelar som du har behörighet att redigera/se. Till vänster finns ett menyträd genom vilket du navigerar mellan portalens olika funktioner.

4 Oplacerade studenter anger aktuell information om hur många studenter som ännu inte placerats på skola. Genom att klicka på denna rad kommer du direkt till en placeringsvy vilken är densamma som menyvalet Placera i skola. Redigera kommunstadsdel är en genväg till en vy där du har möjlighet att redigera information om kommunen/stadsdelen. Vyn når du också genom menyvalet kommun/stadsdel och därefter klicka på pennsymbolen. Redigera kommun Menyvalet kommun/stadsdel har två syften, dels att informera studenter om kommunen och ge kontaktinformation, dels att kommunicera antal platser som kan erbjudas till lärosätena. Beskrivning av din kommun/stadsdel Genom att klicka i rutan för beskrivning kan du skriva in en text om din kommun. Om du vill lägga in en länk i beskrivningstexten klicka på symbolen för länk. Skriv in adressen och välj fliken Mål och välj Nytt fönster (_blank). Skriv gärna text direkt i redigeringsrutan. Om texten klipps ut från annan källa och klistras in kan formateringen bli skev. Bilder och dokument Genom att klicka på Upload a file i rutan för profilbild kan du ladda upp en bild som blir synlig för alla som går in på kommunens sida i portalen. Längre ner på sidan har du enligt samma princip möjlighet att ladda upp dokument relevanta för kommunens/stadsdelen. VFU-samordnarens kontaktuppgifter Här är det lämpligt att lägga in VFU-samordnarens kontaktuppgifter. De blir då synliga för alla användare, på lärosäten och för studenter som har behörighet.

5 Mittpunktsadress Längre ner i redigeringsvyn ska en mittpunktsadress för kommunen anges. Detta är en förutsättning för den automatiska matchningen. I de flesta fall är redan mittpunktsadressen angiven. Den går att korrigera vid behov. Hur lägger jag till skola? Att skolor och kontaktpersoner matas in är en förutsättning för att det ska vara möjligt att placera studenter till skola i VFU-portalen. Under rubriken Skolor i redigeringsvyn, klicka på alternativet Skapa ny skola. Fyll i skolans namn, ange skolform, samt adress. Tryck därefter på Spara. För att lägga till information om kontaktperson tryck på Skapa ny kontakt. Fyll i efterfrågad information och tryck på Spara. Genom att bocka i alternativet Aktivera gör du skolan tillgänglig för placering. För att ta bort en skola tar du bort bocken vid aktivera. Det går inte att ta bort en skola på något annat sätt.

6 Hur lägger jag till och hur söker jag på VFU-handledare? Genom att klicka på menyvalet VFU-handledare i menyn till vänster kommer du till en vy där det både är möjligt att lägga till handledare och att filtrera listan över de som redan finns. Genom att klicka på Lägg till handledare får du upp en ruta där det är möjligt att fylla i namn och kontaktuppgifter på handledaren, samt vilken skola och ämne denne har. Har personen handledar- eller matrisutbildning kryssas även det i här. När du filtrerar handledare väljer du vilka handledare du vill söka på. Du kan avgränsa sökningen genom att endast välja de som har handledarutbildning genom att kryssa i detta val. Klicka sedan på Filtrera och en lista på de handledare som stämmer in på dina alternativ kommer att visas.

7 Hur lägger jag till antal platser? Antalet platser som läggs in för respektive programinriktning används i planeringssyfte och för att den automatiska placeringen av studenterna i en kommun/stadsdel ska fungera. Informationen som du lägger in här blir endast tillgänglig för universitetsanställda med behörigheten VFU-sekreterare. Under rubriken Program, inriktningar och antal platser anges vilka programinriktningar/ämnen som kommunen/stadsdelen erbjuder och antal platser för innevarande och nästa termin. I rullmenyn till vänster anges den termin du önskar lägga in platser för och i rullmenyn till höger det lärosäte du ska lämna erbjudande till. När du gjort dessa val lägger du till inriktningar som det valda lärosätet önskar platser i. I de flesta fall finns redan kommunens inriktningar och ämnen. Kolumnen totalt anger det totala antalet platser för exempelvis förskola som din kommun kan erbjuda vald termin. I kolumnen lärosäte anges hur många av dessa platser som kan erbjudas aktuellt lärosäte. Inriktning och ämne väljs från en fast scroll-lista. Placera studenter på skola Det finns två sätt att komma till vyn Placera i skola. Rutan som anger antal oplacerade studenter på startsidan alternativt menyvalet Placera i skola. Listan över oplacerade studenter är sorterade efter lärosäte. Genom att klicka på den gröna pilen bredvid lärosätesloggan får du fram listan på studenter som tillhör lärosätet ifråga. Genom att klicka på samma pil fälls listan in.

8 Hur får jag fram en viss studentgrupp? Förhandsvalet är att visa alla oplacerade studenter men genom att klicka i rullmenyn kan du välja att endast vissa studentgrupper. Det är dcok enbart nya lärarprogrammets studenter som sorteras efter ämne. De gamla lärarprogrammen sorteras med alla utan ämne. På samma sätt kan du välja att filtrera på kommun/stadsdel (om du har behörighet till fler områden) och skolform. För att välja flera skolformer, tryck ctrl-tangenten och klicka. Hur placerar jag oplacerade studenter? Tekniken bygger på att du ska "dra och släppa" studenterna på skolan.

9 Hur byter jag placering på student? Du använder samma dra och släppa teknik som när du placerar oplacerade studenter. Du tar tag i en student och drar den från nuvarande skolan och släpper på den aktuella placeringen. Kan det bli fel? Nej, det enda som kan hända är att du råkar släppa studenten på fel skola. Dra studenten då till rätt skola. Förflyttningarna syns på studentkortets historik, men är enbart synligt för lärosäte- respektive kommunanställda. Hur placerar jag student till handledare? När studenten fått en placering på skola visar silluetten på samma rad som studentnamnet om personen tilldelats en handledare. Är figuren vit betyder det att handledare saknas medan blå betyder att handledare finns. Genom att klicka på figuren kommer alternativet Välj handledare fram och det är därefter möjligt att tilldela studenten några av de handledare som finns kopplade till skolan. Studentinformation I listan över skolor kan du välja att klicka på den gröna pilen bredvid skolans namn och får då information om vilka studenter som är placerade på skolan samt skolans kontaktuppgifter. Om du lagt till handledare finns även den information tillgänglig här.

10 Genom att föra muspekaren över en student får du information om program, inriktning och nästa VFU. Studentkortet För ytterligare information kan du klicka på studentens namn och kommer då till studentkortet. På studentkortet ser du vilket lärosäte studenten tillhör, personnummer och kontaktkuppgifter. Genom att klicka på studentens e-postadress kommer du till ett e-postformulär. Rutan placering anger studentens nuvarande placering och VFU-tider visar, under förutsättning att studenten blivit registrerad på kurs, vilka veckor studenten ska ut på VFU. Genom att klicka på kurskoden fälls ett kalendarium ner och visar mer exakta tidsangivelser. Eventuella kommentarer till kursen, exempelvis om trepartssamtal ingår visas i detta fält.

11 Under antagningar syns students programantagning och eventuell inriktning. Har studenten gjort studieavbrott anges datum för avbrottet här. Kursregistreringar anger alla registreringar studenten har. Genom att klicka på kurskoden till en VFUkurs kommer du till kursplanen. Kommentarsfältet är synligt för alla användare i portalen. Här kan du göra anteckningar angående studentens placering. Det kan till exempel handla om att ange ifall studenten gör VFU på arbetsplats. Placeringshistorik visar var studenten har varit placerad tidigare, datum för placeringar samt vem som placerat studenten. Historiken omfattar inte de placeringar som gjordes innan vt12 för SU studenter och vt 13 för övriga lärosäten.

12 Studentlistor Som kommunanställd kan du välja att visa studenter som är kopplade till det/dem kommuner/stadsdelar som du har behörighet till. Du kan välja att filtrera studenterna på antagningstermin och placeringstermin. Sökalternativet skolform gör det möjligt att göra utsökningar på specifika studentgrupper. Om du klickar på länken "Fler alternativ" har du möjlighet att välja mellan att visa studenter med olika status och du kan även välja att visa fler kolumner i listan, t ex status, e- postadress, lärosäte osv. Genom att klicka på visa studenter får du fram en lista med studenter där informationen du klickat i visas. Kolumnen "Nästa VFU" visar startveckan för nästa vfu-kurs och "Aktuell kurs" visar vilken kurs det är. Förhandsvalet är att sortera studenterna i alfabetisk ordning. Vill du kan du genom att klicka på kolumnen Lärosäte, sortera studenterna efter denna kategori. Likadant kan du göra med övriga kolumner. Listorna kan exporteras till excel och pdf.

13 Studentens status En student räknas som aktiv om studenten inte har: ett studieavbrott på ett program eller programinriktning. studieuppehåll på ett program eller programinriktning tagit ut examen. Informationen om studieavbrott/studieuppehåll hämtas från Ladok och det är de olika institutionerna som lägger in avbrott/uppehåll för studenterna.