ANVÄNDARINSTRUKTIONER FÖRHANDLARPORTALEN För anställda hos Hyresgästföreningen. Version 2.0 ( )

Transkript

1 ANVÄNDARINSTRUKTIONER FÖRHANDLARPORTALEN För anställda hos Hyresgästföreningen Version 2.0 ( )

2 Innehåll Konto och inloggning... 3 Användarkonto för anställda hos Hyresgästföreningen... 3 Användarkonto för bostadsföretag... 3 Skapa framställan... 4 Hantera framställan... 7 Markera framställan som Bereds av mig... 7 Skicka tillbaka framställan... 8 Återöppna och skicka in igen... 8 Fördela till förhandling... 9 Förhandling hantera förhandlare Byt eller lägg till förhandlare Bjuda in förtroendevalda Förhandling hantera bestånd Förhandling möten Skapa möte Ändra möte Mötesprotokoll Förhandling justera yrkande och motiv Slutfas överenskommelse Slutfas strandning Ytterligare hjälp och stöd... 18

3 Konto och inloggning Portalen nås på Användarkonto för anställda hos Hyresgästföreningen Behörigheten till portalen ges i Hyresgästföreningens Active Directory, vilket betyder att du loggar in med samma användarnamn och lösenord som till övriga applikationer (t.ex. Outlook). Om du saknar behörighet till Förhandlarportalen märker du det genom att du inte kan logga in. Då ska samma förfarande följas som vid all applikationsbehörighet på Hyresgästföreningen: Behörig beställare i din region skickar ett mail till IT Service Desk, itservicedesk@hyresgastforeningen.se, där följande ska anges: - Namn på person(er) som ska ha behörighet - Region - Kontor (möjligt att tillhöra flera) - Behörighet (assistent eller förhandlare) Användarkonto för bostadsföretag Du kan själv registrera ditt företag (om det inte redan finns) och dig själv på förhandlarportalen. Om företaget finns registrerat sedan tidigare kommer administratören på företaget att få en uppmaning att godkänna eller avslå din ansökan. Du meddelas om detta via e-post. Om företaget inte fanns sedan tidigare i förhandlarportalen hanteras förfrågan för både företaget och ditt användarkonto av Hyresgästföreningens handläggare innan du via e-post får meddelande om att du nu kan logga in. Du blir då automatiskt administratör för företaget och nya förfrågningar om användarkonton kommer att skickas till dig. Ansök om nytt konto genom att klicka på Registrera dig på förstasidan, och därefter fylla i efterfrågad information om företaget och dig själv.

4 Skapa framställan I dagsläget är det endast bostadsföretagen som har möjlighet att skapa framställan. 1. Klicka på knappen Skapa en förhandlingsframställan 2. Fyll i informationen i formuläret. Om du är osäker på vilken förhandlingstyp som bör väljas kan en informationsruta öppnas genom klick på i-et 3. I nästa steg ska beståndet anges, och detta kan göras på olika vis beroende av förhandlingstyp. I de fall du anger beståndet via en uppladdad fil är det viktigt att den följer det specificerade formatet. Mallen kan laddas hem direkt från sidan: a. Ladda upp hyreslista Hyreslistan ska specificera de lägenheter som omfattas av framställan. En förhandling kan inte avslutas utan en hyreslista (undantag vid nyproduktion) så har du möjlighet är det en god idé att ladda upp den redan i framställan. b. Ladda upp fastighetslista Fastighetslistan är mindre omfattande än hyreslistan. Den listar endast fastigheterna och det är möjligt att skicka in framställan för fastighetsvisa förhandlingar med denna lista. c. Ange fastigheter direkt i portalen

5 Om framställan gäller ett fåtal fastigheter kan det vara enklast att söka och välja dem från registret i Förhandlarportalen. d. Ladda upp valfritt dokument När det gäller nyproduktion av fastigheter kan det av naturliga skäl vara svårt att ange bestånd. För en sådan framställan finns istället möjlighet att ladda upp valfria dokument som bedöms vara till nytta för förhandlingen. Markera det alternativ du valt och klicka på Nästa. 4. Genomför uppladdning/val av bestånd: a. Ladda upp hyreslista, fastighetslista eller valfritt dokument 1. Klicka på plustecknet. Sök och välj aktuell fil på din dator. 2. Portalen kontrollerar nu filen, och läser in den förutsatt att inga fel hittas. Om det förekommer fel listan visas ett meddelande om det så att du kan korrigera och pröva igen. 3. Klicka på Nästa 4. Nu får du förhandsgranska första raden i hyres- respektive fastighetlistan. Det är en möjlighet för dig att kontrollera att allt ser rätt ut, och att data inte hamnat i fel kolumn. Om det ser bra ut, klicka på Nästa. Behöver du ändra i filen och ladda upp en ny version, klicka på Tillbaka. b. Ange fastigheter direkt i portalen Sök på fastighetsbeteckning och klicka Sök. Markera fastigheten i listan för att välja in den till beståndet under Valda fastigheter. Du kan nu söka och välja ytterligare fastigheter på samma vis för att fylla på beståndet. Om du råkar välja en felaktig fastighet kan du ta bort den från beståndslistan genom att klicka på soptunnan till höger. Sök och klicka i listan för att lägga till fastighet till valt bestånd Klicka för att ta bort fastighet från valt bestånd 5. Klicka på Nästa när du laddat upp respektive valt bestånd. 6. Nu kan du per fastighet/lägenhet ange yrkande och motiv. Markera en, flera eller alla objekt och klicka på Lägg till yrkande och motiv. Om merparten av beståndet har samma yrkande och motiv kan du först markera alla objekt och ange yrkande. Därefter kan du endast markera dem som har avvikande yrkande och skriva över värdet. Det är först när du klickar Nästa som yrkande och motiv sparas. 7. I det sista steget granskar du din framställan innan du skickar in den till det HGF-kontor du brukar samarbeta med.

6 Skicka in framställan

7 Hantera framställan När en framställan skickats till ett kontor får dess assistenter ett e-postmeddelande om det, så att framställan kan hanteras. Skapa förhandling Markera att du arbetar med framställan Markera att du arbetar med framställan Du kan även se i portalen hur många obehandlade framställningar som finns på ditt kontor: Markera framställan som Bereds av mig Endast anställda hos Hyresgästföreningen har behörighet att göra detta. För att undvika att samma framställan hanteras av fler personer är den låst fram till dess att någon markerat den som Bereds av mig. Denna markering kan hävas av annan användare på Hyresgästföreningen, genom att markeringen flyttas tillbaka, men portalen varnar tydligt så att detta endast görs medvetet och inte av misstag.

8 Skicka tillbaka framställan Endast anställda hos Hyresgästföreningen har behörighet att göra detta. Om en framställan innehåller felaktigheter, eller om något är oklart, kan du skicka tillbaka den till bostadsföretaget. De kan då komplettera och skicka in den på nytt, med samma framställandatum som tidigare. OBS att du först behöver markera att framställan bereds av dig innan du kan hantera den! 1. Klicka på Skicka tillbaka 2. I nästa steg fyller du i ett meddelande om orsaken till att du skickar tillbaka framställan. Klicka sedan på Skicka tillbaka. Bostadsföretaget får då meddelande per e-post om att de har en återsänd framställan att behandla. Återöppna och skicka in igen Endast anställda hos Bostadsföretaget har behörighet att göra detta. Hyresgästföreningen har möjlighet att skicka tillbaka en framställan om den är felaktig, eller om det finns frågor om den. Du kan då återöppna den och genomföra de korrigeringar som behövs för att sedan skicka in den på nytt. Observera att framställan bibehåller det ursprungliga framställandatumet. 1. Klicka på Framställningar och klicka på aktuell framställan. Längst ner till höger i framställaninformationen kan du se meddelandet från Hyresgästföreningen:

9 2. Klicka på Återöppna ovanför framställaninformationen. 3. Följ därefter instruktionerna för att skicka in framställan igen. Om du inte behöver ändra något i framställan, kan du bara klicka dig igenom flödet och skicka in den på nytt. Observera att dock oavsett bör fylla i ett meddelande till Hyresgästföreningen i det första steget där du besvarar den frågeställning som låg till grund för att framställan skickades tillbaka. 4. När du skickat in framställan på nytt kommer Hyresgästföreningen att meddelas om detta så att den kan behandlas. Fördela till förhandling Endast anställda hos Hyresgästföreningen har behörighet att göra detta. 1. Öppna framställan och klicka på Skapa en förhandling högst upp i högra hörnet 2. I nästa steg väljer du vilka objekt som förhandlingen ska omfatta, du kan fördela en framställan till en eller flera förhandlingar. 3. Om du delar upp beståndet får du i nästa steg sedan välja vilket/vilka distrikt, och i steget därefter fastigheter, som förhandlingen ska omfatta. 4. När beståndet är valt (hela eller delar av det som angavs i framställan), anger du förhandlingssätt och ansvarig förhandlare. a. Ägarförhandling = samtliga fastigheter i förhandlingen hanteras som ett och samma ärende b. Fastighetförhandling = varje enstaka fastighet i förhandlingen hanteras som ett individuellt ärende I fältet Ansvarig förhandlare börja fylla i namnet på den aktuella förhandlaren så ger portalen dig förslag på personer. Du kan söka fram fler förhandlare i detta steg. Klicka Skapa när du är klar.

10 Förhandling hantera förhandlare Byt eller lägg till förhandlare Du kan byta eller lägga till förhandlare för din egen organisation på en förhandling. Detta betyder att Hyresgästföreningen inte kan administrera förhandlare hos bostadsföretagen och vice versa. Klicka på Skriv-ikonen på förhandlingens översiktsida. I nästa steg kan du sedan lägga till och ta bort förhandlare. Du kan även ändra ansvarig förhandlare. Bjuda in förtroendevalda Endast anställda hos Hyresgästföreningen har behörighet att göra detta. Ansvarig förhandlare hos Hyresgästföreningen kan bjuda in förtroendevalda till specifika förhandlingar. Denna funktion kommer i senare versioner av Förhandlarportalen. Förhandling hantera bestånd Under förhandling finns vissa möjligheter att korrigera bestånd och förutsättningar enligt överenskommelse mellan parterna. Om den ena parten gör förändringar meddelas motparten via e- post om detta. Objekt kan flyttas eller återkallas, och beroende på vad man vill uppnå kan detta göras på olika sätt: Flytta objekt till annan förhandling Om man finner att objektet passar bättre i en annan förhandling, från samma framställan, kan det flyttas dit. Flytta objekt till ny förhandling Om det inte finns en lämplig förhandling att flytta objekt till, kan en sådan skapas i samband med flytten. Den nya förhandlingen får då samma framställandatum som den framställan objektet ursprungligen omfattades av. Återkalla objekt Finner man att objekt inte ska förhandlas alls just nu kan de tas bort helt från förhandlingen. 1. Klicka på Ändra i beståndet

11 2. I nästa steg, markera vilken eller vilka fastigheter som ska flyttas genom att fylla i bocken före raden i listan och klicka på Flytta till annan förhandling. Ska de återkallas, klicka istället på Återkalla fastigheter. 3. Har du valt att flytta objekt visas nu en lista med de andra förhandlingarna från samma framställan, tillsammans med alternativet Flytta till ny förhandling. Klicka i listan för att välja, och bekräfta genom att klicka på Flytta fastigheter.

12 Förhandling möten Skapa möte Möten hanteras antingen ifrån Mina sidor, eller under fliken Möten på respektive förhandling. För att lägga till ett möte till en förhandling, klicka på fliken Möten och därefter Lägg till möte. Ett möte är kopplat till en eller flera förhandlingar, och två eller flera personer. Du kan lägga till fler personer till mötet och därigenom kan du även lägga till deras förhandlingar till mötet. Lägg till fler personer till mötet Lägg till fler förhandlingar till mötet Förhandlingar som mötet berör Ändra möte Vid behov kan du ändra mötesinformationen genom att klicka på Skriv-ikonen under mötesfliken på förhandlingen:

13 Mötesprotokoll Efter genomfört möte kan du antingen ladda upp ett protokoll till mötet i Förhandlarportalen, eller så kan du skriva direkt i formuläret. För att skriva direkt i portalen, klicka på Skapa: 1. Fyll i/justera informationen om mötet enligt fälten i formuläret. Klicka sedan på Lägg till punkt. 2. Skriv in protokollets första punkt och klicka på Lägg till. Fortsätt att lägga in fler punkter genom att återigen klicka på Lägg till punkt och fortsätt så tills protokollet är komplett. 3. När protokollet är färdigt klicka på Spara.

14 Förhandling justera yrkande och motiv Yrkande och motiv kan justeras i förhandlingen. Framställan berörs dock inte, det som yrkades där ligger kvar oförändrat. För att se vad som yrkats på en förhandling, klicka på fliken Yrkande & motiv. Vill du justera yrkandet klicka på knappen Lägg till yrkande & motiv.

15 Slutfas överenskommelse När ni kommit överens i en förhandling, klicka på fliken Slutfas och därefter på knappen Skapa överenskommelse. Du och din motpart guidas nu igenom ett antal steg. Observera att en hyreslista med ingående hyror måste finnas uppladdad för att gå till slutfas. 1. Fyll i en överenskommelsetext och datum för ikraftträdande respektive offentliggörande. 2. Klicka på Spara för att gå vidare. Du har nu genomfört tre av de sju stegen i överenskommelsen. 3. I nästa steg ska beståndet anges. Vilka objekt gäller överenskommelsen? Klicka på knappen Lägg till. Du guidas nu igenom valen av objekt utifrån det bestånd som omfattas i förhandlingen. 4. När beståndet är angivet klickar du på Vi är överens. Din motpart får nu ett e- postmeddelande om att hen ska granska överenskommelsen och bekräfta den genom att klicka på samma knapp Vi är överens. 5. När båda parter markerat att de överens ska avtal laddas upp till överenskommelsen. Ni kan använda mallen som finns i Förhandlarportalen eller använda ett helt eget dokument. Ange även datum som avtalet signerades.

16 6. Innan överenskommelsen kan slutföras och förhandling stängas måste en hyreslista med de överenskomna hyrorna laddas upp. a. Klicka på Ladda upp b. Klicka på pluset och välj filen från din dator c. Filen laddas nu upp, om den lästs in utan fel går du vidare genom att klicka Nästa d. Nu får du förhandsgranska första raden i hyreslistan. Det är en möjlighet för dig att kontrollera att allt ser rätt ut, och att data inte hamnat i fel kolumn. Om det ser bra ut, klicka på Skicka. Behöver du ändra i filen och ladda upp en ny version, klicka på Tillbaka. 7. När hyreslistan har laddats upp kan du och din motpart granska de nya hyrorna och jämföra med de ingående. Klicka på knappen Visa bestånd i överenskommelsens översikt:

17 8. När alla steg är utförda är överenskommelsen klar.

18 Slutfas strandning Om ni inte är överens i förhandlingen: 1. Klicka på fliken Slutfas och därefter på Stranda. 2. Markera att erforderliga åtgärder vidtagits genom att klicka i rutorna, och ange vart ärendet ska hänskjutas: 3. Ange vilka objekt som omfattas av strandningen genom att först välja distrikt, fastigheter och därefter lägenheter. 4. Objekten är nu markerade som strandade i förhandlingen. Ytterligare hjälp och stöd Behöver du mer hjälp; kontakta forhandlarportalen@hyresgastforeningen.se