Arbetsinstruktion. Platina light. Syfte. Dokumenthistorik

Transkript

1 <Beslutfattare> 1 (16) Platina light Arbetsinstruktion Syfte Dokumentet syftar till att beskriva hur man söker ärende, handling, hur man laddar upp och skapar arbetsdokument, samt granskar dokument i Platina light. Dokumenthistorik DATUM UTFÖRD AV KOMMENTAR VERSNR Första version PA Lagt till funktioner PA Ändrat layout PA3

2 <Beslutfattare> 2 (16) Innehållsförteckning PLATINA LIGHT... 1 SYFTE... 1 DOKUMENTHISTORIK... 1 VAD KAN JAG GÖRA I PLATINA LIGHT? SÖKA ÄRENDE SÖK HANDLING TA DEL AV HANDLING FÖR KÄNNEDOM ELLER HANDLÄGGNING SKAPA ARBETSDOKUMENT LADDA UPP FIL GRANSKA DOKUMENT... 14

3 <Beslutfattare> 3 (16) Vad kan jag göra i Platina light? 1.1 Söka ärende 1. Välj fliken Sök ärende 2. Om du klickar på de små informationsrutorna (i) så öppnas en hjälptextruta med information om hur du ska skriva för att söka i det aktuella inmatningsfältet

4 <Beslutfattare> 4 (16) 3. För att exempelvis söka veckans ärenden fyller du i datum för aktuell vecka i inmatningsfältet Skapad från och inmatningsfältet Skapad till 4. Klicka på Sök knappen. Om din sökning ska gälla även avslutade ärenden måste du bocka i rutan Inkludera avslutade ärenden. Resultat av sökningen visas 5. För att öppna ett ärende klicka på det lila ärendenumret (diarienumret). Ärendet öppnas, se nedan

5 <Beslutfattare> 5 (16) 6. För att komma tillbaka till din ursprungliga sökning klicka på knappen Tillbaka 1.2 Sök handling 7. Välj fliken Sök handling

6 <Beslutfattare> 6 (16) 8. Om du klickar på de små informationsrutorna (i) så öppnas en hjälptextruta med information om hur du ska skriva för att söka i det aktuella inmatningsfältet 9. För att se den aktuella handlingen klicka på det lila ärende/diarienumret och välj Visa kopplat dokument 10. OBS! om PUL rutan är i bockad betyder det att personuppgifter finns i dokumentet Tänk dig för innan du klickar på knappen Visa kopplat dokument

7 <Beslutfattare> 7 (16) 1.3 Ta del av handling för kännedom eller handläggning 11. Du får ett mail att du har en handling att ta del av. Antingen för kännedom eller handläggning 12. Klicka på länken 13. Du länkas till Min sida och Mina uppgifter 14. För att läsa uppgiften dubbelklicka på raden 15. Ett nytt fönster öppnas, klicka på knappen Visa kopplat dokument

8 <Beslutfattare> 8 (16) 16. Klicka på Save sedan Open och dokumentet visas, läs och stäng dokumentet. Hur öppnar och läser ett dokument beror på vilken webbläsare du använder 17. För att komma tillbaka till Mina uppgifter klicka på knappen Tillbaka 18. Klicka på knappen Läst, ta bort uppgiften och uppgiften försvinner från din sida 19. Är du handläggare på ärendet så finns ärendet också under fliken Mina ärenden

9 <Beslutfattare> 9 (16) 1.4 Skapa arbetsdokument Är du handläggare på ett ärende kan du skapa arbetsdokument och ladda upp dokument till ärendet i Platina light. Välj fliken Mina ärenden. 20. Klicka på ärendenumret, du kommer till ärendet 21. Klicka på knappen Skapa arbetsdokument

10 <Beslutfattare> 10 (16) 22. Rutan Nytt arbetsdokument öppnar sig 23. Välj Arbetsdokumenttyp samt Mall och skriv in Titel (vad dokumentet skall heta) 24. Klicka på Skapa arbetsdokument

11 <Beslutfattare> 11 (16) 25. Arbetsdokumentet är nu skapat och har fått ett identifierarnummer (lila färgat) 26. Öppna dokumentet genom att klicka på identifierar nummer/titel (lila markerad) 27. Klicka på knappen Checka ut 28. Spara ned dokumentet någonstans på din dator. (Förslagsvis gör du en egen mapp för detta där du enkelt kan hitta det du sparat ned. När du är färdig med dokumentet och Checkat in ny version kan du enkelt hitta dokumentet på din dator och deleta detsamma. Vi ska inte lagra dokument på flera ställen

12 <Beslutfattare> 12 (16) 29. Öppna dokumentet och arbeta på med det tills det är klart och spara 30. Klicka sedan på "Checka in ny version" 31. Klicka på "Välj fil" och välj den fil du sparade ner 32. Klicka på Checka in fil

13 <Beslutfattare> 13 (16) 1.5 Ladda upp fil Om du redan har ett dokument sparat på H: eller någon annanstans på din dator kan du ladda upp dokumentet till ärendets arbetsdokumentmapp. 33. Klicka på ärendenumret, du kommer nu till ärendet 34. Klicka på knappen Ladda upp fil 35. Välj den fil som ska laddas upp 36. Nytt fönster öppnas

14 <Beslutfattare> 14 (16) 37. Välj Arbetsdokumenttyp Uppladdat dokument och mall Uppladdat dokument 38. Klicka på Skapa arbetsdokument 39. Dokumentet har laddats upp i arbetsdokumentmappen och fått ett identifikationsnummer (inte diarie/ärendenummer) 1.6 Granska dokument 40. Du får ett mail i din inbox att du har dokument att granska. Klicka på Platina light länken

15 <Beslutfattare> 15 (16) 41. Du länkas till Min Sida 42. Välj att antingen visa dokumentet genom att dubbelklicka på raden och sedan på Visa knappen i det nya fönstret som öppnas 43. För att redigera i dokumentet måste du välja Checka ut knappen. För en utförlig instruktion för detta följ punkterna ovan

16 <Beslutfattare> 16 (16) 44. När du är klar klicka på Visa knappen 45. Nedanstående fönster öppnas. Skriv in ett meddelande och klicka Skicka svar eller avbryt om du inte är färdig med granskningen. 46. Klickar du Skicka svar dyker nedanstående fönster upp 47. Klicka OK uppgiften försvinner från Min Sida 48. Den som skickat ut dokumentet för granskning får ett mail med meddelandet som du skrev in i Meddelandefältet