Digitala elevakter. Vilken nytta kan uppnås med digitala elevakter? Pilotprojektet Digitala elevakter. Demonstration. Framtiden

Transkript

1

2 Digitala elevakter

3 Digitala elevakter Vilken nytta kan uppnås med digitala elevakter? Pilotprojektet Digitala elevakter Demonstration Framtiden

4 Den pappersbundna elevakten o Mycket dokumentation kring BIBASS ska samlas i elevakt o Många olika blanketter för åtgärdsprogram och utredningar som finns på intranätet. o Allt ska diarieföras men inte scannas på grund av sekretess o Åtkomligheten till en pappersbunden elevakt kan vara låg

5 Varför W3D3? Kommunstyrelsen har beslutat att W3D3 ska vara vårt dokument- och ärendehanteringssystem Eftersom sekretesshandlingar ändå måste diarieföras i W3D3 vill vi testa att använda systemet fullt ut Det finns andra system för just elevakter t e x PMO men då skulle det bli dubbelhantering En ökad användning och kunskap om W3D3 underlättar vid införande av e-arkiv

6 Syfte Att förenkla administrationen för personalen som skriver åtgärdsprogram och andra handlingar i elevakten Att underlätta för rektor att följa elevvårdsarbetet Att öka säkerheten kring dokumenthanteringen

7 Hur W3D3 fungerar i Linköpings kommun Serier t ex BOU5 som delas av några skolor/förskolor Huvudregistrator, registrator och handläggare Inkomna handlingar och upprättade handlingar - Ärenden BOU Händelser (handlingar) BOU :02 Verksamheternas serier är åtkomliga för all personal på intranätet via intern SearchPort

8 Förändring av hantering av elevakter En ny serie (diarium) för varje skola där enbart elevakter diarieförs Serien är inte åtkomlig på intranätet för all personal Alla blanketterna ligger i W3D3 i stället för på intranätet Handläggarna skriver och sparar direkt i W3D3 Handlingar som är påskrivna scannas in i diariet

9 Pilotprojektet Digitala elevakter Varför pilotverksamhet? Testa om det funkar rent praktiskt Upplever personalen hanteringen som svår? Komma till rätta med eventuella problem Ta ställning till ett eventuellt breddinförande

10 Vilka behöver involveras i arbetet? Stadsarkiv Elevhälsa Jurister Chefer Rektorer Lärare

11 Projektorganisation Styrgrupp Utbildningsförvaltningens ledningsgrupp Projektgrupp Projektledare Projektmedlemmar Referensgrupp 1 Skolområdeschef Rektor Specialpedagog Administrativ chef Referensgrupp 2 Deltagarna i pilotverksamheten

12 Deltagare i pilotverksamheten Fem grundskolor En gymnasieskola Rektorer, biträdande rektorer, administrativa assistenter (registratorer), specialpedagoger, lärare

13 Tidplan, tre etapper Etapp 1 Förberedelse Etapp 2 Praktiskt genomförande Etapp 3 Uppföljning och utvärdering. Slutlig avrapportering och projektavslut x Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun

14 Etapp 1: Utformning av anvisningar för hantering av digitala elevakter med stöd av W3D3 Genomförande av insatser för att säkerställa att pilotverksamheten genomförs med beaktande av Skollagen, arkiv- och sekretesslagstiftning samt hälso- och sjukvårdslagstiftning Konfigurering av W3D3 i produktionsmiljö Utarbetande av former för utbildning Utformning av utbildningsmaterial Utarbetande av former för support och etablering av supportfunktion

15 Etapp 2: Genomförande av utbildningsinsatser Införande i deltagande skolors ordinarie verksamhet

16 Etapp 3: Uppföljning och utvärdering av pilotverksamheten Sammanställning av resultatet från genomförd uppföljning och utvärdering Förslag på plan för breddinförande Utformning av slutrapport

17 Processbeskrivningar Projektgruppen arbetade länge med processbeskrivningar för dokumentationen kring elever i behov av särskilt stöd

18 Anvisningarna

19 Genomförande av utbildning Informationsmöten för rektorer, rektors delegat och registratorer Praktisk utbildning i w3d3 för rektor/rektors delegat Praktisk utbildning i w3d3 för registrator Informationsmöte och visning av w3d3 för handläggare Workshops i w3d3 med eget material. (Vid ett breddinförande är dessa mycket viktiga att erbjuda handläggare.)

20 Supportorganisation Registratorerna Deltagare i projektgruppen Kommunens IT-avdelnings kundservice

21 Praktiskt genomförande Pilotverksamheten ser olika ut på olika skolor. En skola har valt att ha pilotverksamheten i vissa klasser, en annan i vissa årskurser, en på alla nystartade åtgärdsprogram och en för alla elever med en elevakt Antal ärenden/elevakter: 339

22 Uppföljning Resultat enkät pilotverksamheten som helhet Totala antalet deltagare i pilotverksamheten = 42-6 registratorer - 28 handläggare - 8 rektorer/rektorers delegater Totalt antal inkomna svar på enkäten = 32-6 registratorer - 18 handläggare - 8 rektorer/rektorers delegater Svarsfrekvens = 76 %

23 Pilotarbetet i w3d3 med digitala elevakter har pågått under tiden piloten har gett mig en god uppfattning om hur arbetet med digitala elevakter i w3d3 skulle fungera i ett längre perspektiv. 24 piloten har gett mig en liten uppfattning om hur arbetet med digitala elevakter i w3d3 skulle fungera i ett längre perspektiv.

24 Tekniken har fungerat: Bra när jag har arbetat med digitala elevakter. 32

25 I sin helhet tycker jag att w3d3 är: Ett bra system för hantering av digitala elevakter 32

26 Hur tycker du att det förändrade arbetssättet av arbetet med elevakter har påverkat den tid som du ägnar åt administration av elevakter. 2 Det förändrade arbetssättet har till viss del tidsmässigt effektiviserat mitt arbete med administrationen av elevakter. 4 Det förändrade arbetssättet har i hög grad tidsmässigt effektiviserat mitt arbete med administrationen av elevakter Det förändrade arbetssättet har tidsmässigt inte effektiviserat mitt arbete med administrationen av elevakter men min uppfattning är att det kommer att göra det på sikt. Det förändrade arbetssättet har tidsmässigt inte effektiviserat mitt arbete med administrationen av elevakter.

27 Din åsikt om ett breddinförande av digitala elevakter: 1 Jag tycker att Linköpings kommun ska införa digitala elevakter i w3d3 på alla skolor. Jag tycker inte att Linköpings kommun ska införa digitala elevakter på andra skolor. 31

28 Utvecklingsområden Anteckningar Administrativ hantering av inskrivning i särskola E-tjänst för att skapa ny elevakt Koppling mellan w3d3 och elevregister Hantering av digitala attester Att kunna skicka digitala handlingar till vårdnadshavare för attest Digitala mottagningsbevis

29 Demonstration

30 Blankett för elevakt

31 Ärendekort

32 Notifiering via e-post

33 Mallar

34 Arbetsdokument

35 Mallar med fält som hämtar information från ärendekortet

36 Händelsekort

37 Notifiering via e-post

38 Överblick över ärendet

39 Kritiska faktorer Inför genomförandet av pilotverksamheten identifierades följande kritiska faktorer: Nya användargrupper Datorer och nätkapacitet Administrativa resurser Processflöde i teori och praktik

40 Resultatet från uppföljningen av identifierade kritiska faktorer utgör grund för bedömningen av möjligheterna till ett breddinförande av digitala elevakter. Utbildningsdirektören har beslutat om ett breddinförande av hantering av elevakter med stöd av W3D3