Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen

Transkript

1 Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Uppdrag att utreda dokumenthaneringen inom BUF slutredovisning av uppdrag om diarieföring och förslag till åtgärder beträffande arkivfrågorna

2 Bakgrund och uppdrag Förvaltningschefen gav en arbetsgrupp i uppdrag att utreda dokumenthanteringen i Barn- och utbildningsförvaltningen. Som bakgrund till uppdraget angavs: Fr o m 1 januari 2010 träder en ny skolledningsorganisation för barnomsorg och grundskola i kraft. Verksamheterna organiseras inom 5 skolområden med 39 rektorsområden. Uppdraget formulerades på följande sätt: Föreslå en gemensam struktur och form för diariehantering inom skolområden/rektorsområden i kommunen, utifrån gällande lagstiftning. Föreslå en gemensam struktur för arkivering inom kommun/ skolområden/rektorsområden med kommunens/förvaltningens reglemente och arkivregler som grund. Föreslå en gemensam struktur för rapportering av delegationsbeslut. Arbetsgruppen har som syfte med uppdraget fastställt: Att skapa gemensamma och ändamålsenliga rutiner i den nya organisationen, som säkerställer en god hantering av handlingar inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Arbetsgruppen har bestått av: Rolf Bengtsson, skolområdeschef (ordförande) PO Johansson, rektor HTS Göran Elvirsson, utvecklingsledare Ingela Svensson, nämndssekreterare Sven-Olof Bohman, IT-pedagog BUF Agneta Hansen, förvaltningsassistent Marie Kempff, adm assistent skolområde Öst Arbetsgruppen har slutredovisat uppdraget om en gemensam struktur för rapportering av delegationsbeslut, och återkommer nu med slutredovisning av sitt uppdrag, med slutliga förslag till åtgärder för att åstadkomma en gemensam struktur och form för diarieföring, samt med förslag till fortsatt arbete för att åstadkomma en gemensam struktur för arkivering. Hässleholm Rolf Bengtsson 2

3 1. Slutredovisning av uppdrag att föreslå en gemensam struktur och form för diariehantering inom skolområden/ rektorsområden i kommunen, utifrån gällande lagstiftning. Arbetsgruppen lämnar förslag enligt följande: 1. Ett diarie ska finnas i resp skolområde (Bo/Gr), resp rektorsområde (Gy/Sär/MoK) och på Barn- och utbildningsförvaltningen. Som ett minimum ska två adm assistenter i resp skolområde (Bo/Gr), och en assistent i resp rektorsområde (Gy/Sär/MoK) fungera som registratorer, enligt arbetsfördelning som fastställs i resp område och på Barn- och utbildningsförvaltningen. Back-up behöver fastställas för registratorerna i Gy/Sär/MoK. Registratorer ska vara utsedda inom resp område senast I samtliga skolområden (Bo/Gr) resp rektorsområden (Gy/Sär/MoK) ska diarieföringen ske i ärendehanteringssystemet Winess. Tidpunkt för införande föreslås till Enligt uppgift från Kommunledningskontorets registrator ska det ökade antalet användare som följer av ovanstående kunna rymmas inom det avtal Hässleholms kommun har för Winess. De som ska kunna arbeta med ett ärende är registratorerna inom resp skolområde/rektorsområde enligt ovan, samt registrator på Barn- och utbildningsförvaltningen, som ska vara behörig för att arbeta i samtliga ärenden. Den som har påbörjat ett ärende ska också vara ansvarig för att avsluta det. Utformningen av behörigheter behöver vara fastställd senast Detta arbete bör ske i samverkan mellan registrator i Kommunledningsförvaltningen resp Barn- och utbildningsförvaltningen. Som handläggare för samtliga ärenden ska resp chef registreras. Utbildning i såväl användarkunskap för Winess som kring fördjupade kunskaper om offentlighet och sekretess, för de som ska fungera som registratorer, måste ske under september Förutom arbete med registrering kommer dessa säkert att betraktas som internkonsulter vid frågeställningar om diarieföring, offentlighet och sekretess. Även cheferna i förvaltningen bör få en förnyad information/ utbildning kring diarieföring, offentlighet och sekretess. 3. Ansvarig för ovanstående, dvs utformningen av behörigheter, installation av Winess i utsedda registratorers datorer samt informations-/utbildningsinsatser för registratorer resp cheferna i förvaltningen, måste utses. 3

4 Som ansvariga för att utse registratorer föreslås skolområdescheferna i BO/Gr och rektorerna i Gy/Sär/Mok. 4. Riktlinjer för ärendehantering och diarieföring i förvaltningen har tagits fram, för att på ett enkelt sätt ge anvisningar om skyldigheter beträffande diarieföring för samtliga anställda och förtroendevalda (bilaga 1). Dessa ska göras kända för all personal och förtroendevalda inom förvaltningen. Resp chef föreslås vara ansvarig för detta efter att informations-/utbildningsinsatsen har gjorts för dessa. 2. Förslag till fortsatt uppdrag för att åstadkomma en gemensam struktur för arkivering inom kommun/skolområden/ rektorsområden med kommunens/förvaltningens reglemente och arkivregler som grund Arbetsgruppen har inte bedömt det möjligt att åstadkomma ett genomarbetat förslag. Till detta behövs såväl specifik kompetens som särskilt avsatt tid. De frågor som kräver total genomlysning, och där helt reviderade dokument behöver tas fram är: 1. Revidering av arkivbeskrivning för Barn- och utbildningsförvaltningen, inkl uppdrag att se över och aktualisera organisationen för arkivansvariga och arkivredogörare. 2. Revidering av bevarande- och gallringsplan för olika typer av handlingar, där flera typer av dokument som har införts på senare år idag inte alls omfattas av aktuell plan. Dessutom behöver en särskild belysning göras kring vilka elektroniska/digitala media som kan användas för lagring av uppgifter i arkiv, med de krav på arkivbeständighet och gallringsrutiner som finns. Det gäller särskilt de handlingar som finns i verksamhetssystemen (Personec, Procapita, SchoolSoft, Prof Doc, etc). Arbetsgruppen föreslår att en särskilt utsedd utredare får i uppdrag att genomföra ovanstående uppdrag under hösten

5 Bilaga 1 Riktlinjer för ärendehantering och diarieföring för all personal och förtroendevalda i Barn- och utbildningsförvaltningen i Hässleholms kommun (fastställda i maj 2010) Organisation I resp skolområde i barnomsorg/grundskola (Bo/Gr) och i resp rektorsområde i särskolan, gymnasieskolan och Musik- och Kulturskolan (Sär, Gy och MoK) samt på Barn- och utbildningsförvaltningen ska finnas ett diarium. En eller flera administrativa assistenter eller annan befattningshavare har huvudansvaret för att föra diariet, dvs fungera som registrator, i resp område och på förvaltningskontoret. För resp registrator ska det finnas en ersättare. Förvaltningschef, resp områdeschef samt rektor Gy, rektor Sär och rektor MoK svarar för att handlingar kan lämnas ut under semesterperioden. Verktyg för ärendehantering och diarieföring Diarieföringen sker för närvarande ärendehanteringsprogrammet Winess på förvaltningen, och i olika lokala lösningar ute i områdena, vilket medför att samma ärende kan ha flera olika diarienummer om det registreras på olika nivåer. Fr o m 1 oktober, 2010, kommer all diarieföring i Barn- och utbildningsförvaltningen att ske i ett Winess, så att diarieförda handlingar är åtkomliga på alla nivåer i kommunen och samma handling har samma diarienummer oavsett var det blir registrerat. Ansvar för anställda och förtroendevalda att handlingar blir korrekt behandlade Resp anställd resp förtroendevald har ansvar för att förse resp registrator med den handling som ska föras in. All personal resp förtroendevalda har samma ansvar för att lämna handlingar som är att betrakta som allmän handling, med nedan angivna begränsningar, till diariet. Elektroniska handlingar kan lämnas i elektronisk form till den som sköter diariet. Vad är en allmän handling och hur ska den behandlas? Allmän handling är en handling som är upprättad (i sin slutliga form) eller expedierad (dvs skickad till eller mottagen från någon, införd i ett 1

6 register, etc), oavsett om den finns på papper eller i någon digital eller elektronisk form, av en anställd i tjänsten eller av en förtroendevald i denna roll. Vem som helst har rätt att ta del av en allmän handling (offentlighetsprincipen), med de begränsningar som finns när det gäller sekretess (se nedan). För att detta ska vara möjligt ska alla originalhandlingar hållas ordnade, och de handlingar som innehåller sekretess ska alltid registreras/ diarieföras. Tills vidare ska alla dokument som ska föras in i diariet finnas på papper, och efter registreringen förvaras i brandsäkert utrymme. Riktlinjer för olika typer av handlingar För att undvika att en bedömning ska göras av resp anställd resp förtroendevald vid varje tillfälle en handling hanteras, utfärdas grundläggande råd om vilka handlingar som ska föras in i diariet. Det hindrar inte att även handlingar som vi normalt inte för in i diariet ska föras in om de innehåller sekretessbelagda uppgifter. Handlingar som aldrig ska diarieföras Tidningar, tidskrifter, masstryck, reklam, information om utbildningserbjudanden, etc. Kommunikation av praktisk natur, t ex information om och bokning av möten, rena rutinupplysningar, etc. Handlingar som alltid ska diarieföras Allmänna handlingar som innehåller sekretessbelagd information, t ex uppgifter om familjeförhållanden, diagnoser, beteendeproblematik, social problematik, synpunkter på enskild personals uppträdande, etc, ska alltid diarieföras. Handlingar som kan diarieföras Allmän handling som inte innehåller sekretessbelagd information kan diarieföras för att den ska vara ordnad och åtkomlig på ett systematiskt sätt. Lokala anvisningar för handlingar där tolkningsutrymme finns Följande handlingar lämnas till diariet för införande, oavsett om de innehåller sekretessbelagda uppgifter eller ej: Kommunikation med elever, föräldrar och personal kring frågor som berör elevernas skolarbete, och inte är av rent praktisk natur (dvs handlar om rena upplysningar, tidsbokningar, etc). 2

7 Kommunikation med elever, föräldrar och personal i ärenden som rör organisationsfrågor i skolan. Minnesanteckningar/protokoll från möten i barn-/elevärenden, inkl minnesanteckningar från Elevhälsoteamsmöten. Dokumentation i barn-/elevärenden (utredningar, sammanställningar av problematik, etc). Beslut i barn-/elevärenden. Beslut i personalärenden där sekretess gäller (t ex dokument kring personalärenden, rehabilitering, medicinska dokument, etc). Protokoll från samverkansgruppsmöten. Ansökningshandlingar till tjänster. Betygskataloger, sammanställningar av nationella prov, andra sammanställningar av tester, dokumentation av genomförda utvecklingssamtal i gymnasieskolan, etc. Andra handlingar som innehåller sekretessbelagd information. För skolhälsovårdens journaler gäller särskilda bestämmelser. Dessa riktlinjer täcker inte in alla möjliga handlingar, utan flertalet av de vanligast förekommande. Om osäkerhet råder om en viss handling ska diarieföras, ska samråd ske med närmaste chef och/eller registrator. Problematik kring hantering av t ex åtgärdsprogram och individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen Om åtgärdsprogram skrivs på ett sådant sätt att det innehåller bakgrunds-/nulägesbeskrivningar som vid utlämnande kan leda till skada eller men (t ex uppgifter om familjeförhållanden, social- eller beteendeproblematik, utredningar och bedömningar om medicinsk, psykiatrisk- eller neuropsykiatrisk problematik) ska de diarieföras. Åtgärdsprogram bör dock skrivas så att de inte innehåller information som det finns skäl att sekretessbelägga. Istället bör denna information finns i annan dokumentation om eleven, t ex i form av minnesanteckningar, som diarieförs. Tills vidare diarieförs inte individuella utvecklingsplaner och skriftliga omdömen, vilket självfallet medför att de ska skrivas på sådant sätt att de aldrig innehåller information som det finns skäl att sekretessbelägga. 3

8 Sekretessprövning vid registrering och utlämnande av handlingar Registrering i ärendehanteringssystemet Winess förutsätter att handlingar som innehåller uppgifter som det finns skäl att sekretessbelägga, ska sekretessmarkeras redan vid registreringen, för att ärendets art ska vara dolt för den som läser i listan över diarieförda ärenden. Om en sekretessbelagd handling begärs utlämnad ska en förnyad sekretessprövning ske. Denna sekretessprövning sker av den som har upprättat eller expedierat handlingen. Om denne är tveksam eller om den som begär handlingen utlämnad inte accepterar en sekretessbeläggning, ska bedömningen lämnas till närmsta chef, dvs normalt rektor, och i nästa läge till skolområdeschefen i BO/Gr och gymnasiechefen i Gy. Slutlig prövning av utlämnandet görs av förvaltningschefen. Observera att i fråga om vissa handlingar kan delar av innehållet lämnas ut, medan resten maskas, dvs texten döljs så att den blir oläslig, på lämpligt sätt. Observera att viss lagstiftning gör att man är skyldig att lämna även sekretessbelagda handlingar, t ex vid Skolinspektionens granskning av elevärenden. Avgifter för kopior vid utlämnande av allmänna handlingar Kommunfullmäktige har beslutat ( ) att en avgift om 3 kr per kopia tas ut vid beställning av 10 eller fler kopior. Betygsavskrifter kostar 110 kronor om de skickas mot postförskott, och 85 kronor om de hämtas på skolan. För översättning av avgångsbetyg och samlad betygsdokumentation till Engelska finns en fastställd avgift på 500 kronor. 4