Övergångar. Inledning. Sekretess mellan verksamheter

Transkript

1 Övergångar Inledning Detta dokument klargör vilka juridiska ramar som gäller då barn och elever går från en verksamhet till en annan. Som berörd tjänsteman är det viktigt att ha sikte på både de rättsliga ramarna och barnkonventionen; att vi skall agera med barnets bästa för ögonen. Grundläggande för att barnens och elevernas övergångar ska bli så bra som möjligt är att de ingående verksamheterna får insyn i och förståelse för varandras uppdrag. Man bör också så långt som möjligt ha en gemensam syn på barn/elever och deras lärande och behov. Skolverkets stödmaterial Övergångar inom och mellan skolor och skolformer rekommenderas för att ge ytterligare råd och substans till nedanstående. Sekretess mellan verksamheter Det finns olika sekretessgrader för verksamheterna, såväl i text som i det talade ordet: Absolut sekretess innebär att sekretessens uppgifter inte får röjas. Personal i familjerådgivning och myndighetspersonal i telefonväxel är exempel på personer som innefattas av sådan sekretess. Stark sekretess innebär att en handling inte får lämnas ut om det innebär att individen som uppgifterna rör kan ta skada av utlämningen. Sekretessen gäller bland annat inom förskolans verksamhet och hos elevhälsan. Mindre stark sekretess innebär att handlingar i huvudsak är offentliga men att innehåll kan sekretessbeläggas om det finns risk för att individen som handlingen rör kan skadas av dess offentlighet. Den sekretessen innefattar handlingar som upprättats av och information som lämnas av lärare i grundskola, gymnasium och fritidshem. Förskola och grundskola står alltså under olika sekretessförhållanden, men bara om det är olika huvudmän*. Anledningen till att strängare sekretess gäller för medarbetare i förskola än för medarbetare i grundskola är att förskolan har en djupare relation till föräldrarna och att föräldrar därför anförtror mer känsliga uppgifter till lärare i förskolan. Inom BUF råder alltså ingen sekretess mellan förskola och grundskola eftersom det är samma huvudman. Dokument och information kan alltså formellt sett lämnas vidare mellan verksamheterna inom BUF utan medgivande från vårdnadshavare. Undantaget från denna huvudregel är uppgifter från elevhälsans medicinska del (skolläkare och skolsköterska) vilka inte kan föras över till andra delar av verksamheten utan samtycke eller särskild sekretessbrytande bestämmelse. Barn- och utbildningsförvaltningen har ett dokument Offentlighets- och sekretesslag, som ligger i Metodboken. Där framgår bl a att alla medarbetare skall skriva under ett Sekretessbevis. Sekretess gäller för alla personer inom förskola, förskoleklass, fritidshem, pedagogisk omsorg, grundskola, särskola, gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning och kommunal musikskola som genom t.ex. anställning eller uppdrag kommer i kontakt med uppgifter som rör barns, elevers m.fl. personliga förhållanden. * OSL 8 kap 1-2 1

2 Generalklausulen Sekretesslagen 10 kap 27 : Fastställd av förvaltningschefen Om en menbedömning leder till att uppgifterna inte kan lämnas kan generalklausulen bli tillämplig. Om det är uppenbart att intresset av att uppgifterna lämnas ut har företräde framför det intresse sekretessen skyddar - tillämpa generalklausulen. Alla medarbetare i förskoleverksamhet, förskoleklass och skolbarnsomsorg omfattas av denna, liksom medarbetare i skolan med undantag av elevhälsan. Endast tillämplig mellan myndigheter, ej för utelämnande till enskild person eller fristående verksamhet. Generalklausulen kan endast användas om det handlar om överlämnande mellan/inom kommunala förskolor och förskoleklasser. Om man använder den gör man det med barnkonventionen som grund; för barnets bästa. Information om ett barn kan vid vissa tillfällen vara aktuell för förskola att lämna över till grundskola. Det kan vara information om ett barn i behov av särskilt stöd eller annan känslig information som kan vara av vikt för grundskolan att veta. Vårdnadshavare kanske inte vill att sådan information ska föras vidare till grundskolan. Om lärare i förskola ändå anser att informationen är viktig och att det kan vara en nackdel för barnet om inte informationen förs vidare kan de göra så med hänvisning till generalklausulen. Detta skall användas med omdöme och får inte ske slentrianmässigt och skall övervägas från fall till fall. Utöver generalklausulen kan dessa saker vara både bättre och juridiskt säkrare att använda: - Samtycke från vårdnadshavarna att medarbetare får lämna uppgifter om barnet vidare till mottagande pedagog, eller att vårdnadshavarna själva överlämnar uppgifterna. För detta ändamål finns särskild blankett (se Metodboken: Medgivande om överlämnande). Allmän handling Enligt offentlighetsprincipen kan vem som helst i Sverige (inte bara vårdnadshavare eller elev) begära ut allmänna handlingar som finns i en kommun. En IUP eller ett åtgärdsprogram som skapas i kommunal verksamhet är en allmän handling oavsett om den finns på papper eller i digital form. Som tjänsteman inom BUF är man skyldig att på uppmaning lämna ut allmän handling. Rektor ska tillse att dokumentation lämnas över till mottagande skola utan att denna begär det, oavsett om skolan är kommunal eller fristående. Innan det lämnas ut skall rektor göra en menbedömning. Detta innebär att man tänker igenom vilken information som kan vara menlig för barnet/eleven eller dess familj om det kommer ut. Om det vid menbedömningen framgår att vissa uppgifter i handlingen bedöms som menliga om de röjs får den som begär ut handlingen endast tillgång till de delar av den som inte omfattas av sekretess (som ej bedöms som menliga). Beslutet kan överklagas till förvaltningsdomstolen. Av förklarliga skäl innehåller ett åtgärdsprogram oftare känsligare uppgifter än en IUP. IUP och åtgärdsprogram ska inte innehålla andra känsliga uppgifter (t ex etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, hälsa, sexualitet). Därför kan även åtgärdsprogram lämnas ut som allmän handling. När en utomstående begär att få ta del av en allmän handling har han eller hon rätt att läsa handlingen på stället eller få en kopia av den. 2

3 Hantering av dokument Fastställd av förvaltningschefen När man ska lämna dokument om elev från en verksamhet till en annan finns två huvudaspekter att beakta: - Om verksamheterna har olika sekretessgrader. - Om övergången sker inom Kristianstads kommuns huvudmannaskap, till annan kommunal huvudman eller till fristående huvudmän. Nedan ses schematiskt vilka delar man bör beakta vid resp övergång. Samtycke från vårdnadshavarna häver all sekretess och både kan och bör användas så långt det är möjligt. Särskild blankett finns för vårdnadshavares medgivande (se Metodboken: Medgivande om överlämnande). Övergång Inom BUF Till annan kommun Till fristående Förskola förskola Förskola grundskola Grundskola grundskola Grundskola gymnasieskola Gymnasieskola gymnasieskola Ingen begränsning* Menbedömning + ev generalklausul eller medgivande * Förutom vid skyddad identitet. Angående förskola-grundskola: se sid 1. Menbedömning eller medgivande (generalklausul kan inte användas) edwise I edwise kan personal inom BUF ta del av information på följande sätt. Tanken är att dokument inte skall överlämnas i pappersform utan istället hämtas i edwise av mottagande lärare. Vissa begränsningar finns dock. Här ses vilka personalkategorier som kan läsa dokument från föregående verksamhet rörande barnet/eleven. Vid överlämnande till annan huvudman för gymnasieskola lämnas informationen inom ramen för det digitala systemet för gymnasieantagning. För förskola och grundskola lämnas information till annan huvudman på papper. Övergång (inom BUF) Förskola förskola Förskola grundskola Grundskola grundskola Grundskola gymnasieskola Gymnasieskola gymnasieskola Arkivering Läsberättigad personal i mottagande verksamhet (inom BUF) Rektor, mentorn till eleven och specialpedagogerna på skolan samt de medarbetare som rektor beslutar om (inom BUF ses info från åk 9 fr o m aug på gymnasieskolan) 3

4 Dokumenten skall hanteras enligt gällande dokumenthanteringsplan (se Metodboken). I denna framgår gällande föreskrifter för arkivering och gallring. Med dagens digitala hantering i edwise sker arkivering på ett smidigt sätt då inga papper behöver hanteras. Samtliga dokument ligger kvar utan att raderas. Betyg, betygskatalog och ev skriftligt omdöme (i åk 9 om underlag för betygsättning saknas) ska finnas i pappersform och bevaras enligt dokumenthanteringsplanen. Information och dokumentation Inom BUF: mottagande skola skall kunna förvänta sig att få tillräcklig dokumentation kring en elev så att man på bästa sätt kan fortsätta att arbeta med elevens utveckling. T ex är det värdefullt att bedömningsunderlag kan överlämnas, så att en likvärdig och rättssäker bedömning och betygsättning kan göras på den mottagande skolan. Den information och de dokument som finns i edwise (ibland via Procapita) och som skall lämnas över är IUP (åk 1-5) Övrig dokumentation kring elevens utveckling (ex: bedömnings- och betygsunderlag) 1 Studiehandledning på modersmålet 1 Åtgärdsprogram 1 Betyg Betygsbilaga 1 2 (Skollagen 10:22) Avgångsintyg 1 2 (Skolförordningen 6:17) 1 I förekommande fall 2 Mall finns i Procapita Övrigt överlämnande Den information som berör elevens medicinska förhållanden hänskjuts främst till överlämningar skolsköterskor (inom BUF används systemet PMO) inom avlämnande och mottagande verksamheter. Rutiner för övergångar inom förskola, grundskola, särskola och gymnasieskola Inom Kristianstads kommun som huvudman: Då övergång sker inom samma skolområde rekommenderas att det finns rutindokument för övergång och överlämning, anpassat till berörda verksamheter. I övrigt sköts övergångar från fall till fall i enligt med ovanstående juridiska förutsättningar. Till annan kommunal huvudman eller fristående verksamhet: Förskolechef/rektor (eller den som chef utsett) lämnar över dokumentation till mottagande skola. Övergångar hanteras i övrigt från fall till fall utifrån de förutsättningar som råder. Rutiner för övergångar från förskola till grundskola Inom Kristianstads kommun som huvudman: 4

5 Då övergång sker inom samma skolområde rekommenderas att det finns rutindokument för övergång och överlämning, anpassat till berörda verksamheter. I övrigt sköts övergångar från fall till fall enligt ovanstående juridiska förutsättningar. Till eller från annan kommunal huvudman eller fristående verksamhet: Förskolechef (eller den som chef utsett) lämnar över dokumentation till mottagande skola. Övergångar hanteras i övrigt från fall till fall utifrån de förutsättningar som råder. Rektor i grundskolan kontaktar förskola/pedagogisk omsorg som eleven gått på för att efterfråga information och ev dokumentation om elevens utveckling. Rutiner för övergångar från grundskola till gymnasieskola All dokumentation finns numera också att tillgå i edwise för berörda medarbetare. I övrigt sköts övergångar från fall till fall i enligt med ovanstående juridiska förutsättningar. Till gymnasieskola med Kristianstads kommun som huvudman: Specialpedagog på mottagande gymnasieskola tar kontakt med specialpedagog på avlämnande grundskola för att få fram vilka stödbehov och anpassningar eleven har behov av. I augusti ses i antagningssystemet på vilken gymnasieskola eleven befinner sig på. Specialpedagog i grundskolan kan då också kontakta gymnasieskolans specialpedagog kring elever där det är önskvärt att så sker. Övergångar hanteras i övrigt från fall till fall utifrån de förutsättningar som råder. Alla uppgifter i edwise från åk 9 ses fr o m augusti på gymnasieskolan. Klasslistor som visar vilka elever som haft åtgärdsprogram då de slutat grundskolan kan skrivas ut ur Procapita. Likaså kan lista över ev studiehandledning skrivas ut ur Procapita. Till gymnasieskola hos annan kommunal huvudman eller fristående verksamhet: Information lämnas inom ramen för det webbaserade systemet för gymnasieantagning (Dexter). Övergångar hanteras i övrigt från fall till fall utifrån de förutsättningar som råder. Introduktionsprogram Elever som saknar behörighet till nationellt gymnasieprogram går på introduktionsprogram. Muntlig och eventuellt kompletterande skriftlig överlämning, ska alltid ske för elev som troligtvis kommer att placeras på introduktionsprogram. Gymnasieskolans introduktionsprogram har ansvaret att kontakta grundskolorna för att på så sätt planera studiegången på introduktionsprogram. Språkintroduktion Särskild rutin avseende elever till språkintroduktion: Grundskolans SvA-lärare markerar i edwise elevens kunskapsnivå enligt nedanstående tabell inför att eleven slutar grundskolan. Detta ligger till grund för organisationen på språkintroduktion. 5

6 Kunskapsnivåer för SvA-elever (registreras i edwise innan eleven slutar åk 9): Grupp Beskrivning 1 Nybörjare 2 Läser för att uppnå godkänt i SvA motsv åk 3 3 Har uppnått godkänt i SvA motsv åk 3 4 Läser för att uppnå godkänt i SvA motsv åk 6 5 Har uppnått godkänt i SvA motsv åk 6 6 Läser för att uppnå godkänt i SvA motsv åk 9 Övrigt som hämtas ur edwise: Kartläggningar från Slussen. Dispens från krav på betyget E i engelska Elever som skall gå nationellt gymnasieprogram kan i vissa fall söka dispens från krav på betyget E i engelska från åk 9. I så fall ska en tydlig skriftlig beskrivning över elevens kunskaper och möjlighet att klara kraven för engelska på antaget program i gymnasieskolan skrivas. Muntlig överlämning sker vid behov. Blankett och skriftlig beskrivning ska vara inkommen till antagningsenheten (ca i mitten av maj). Ansökan om dispens från krav på betyget E i engelska kan även lämnas via det webbaserade systemet för gymnasieansökan (Dexter). Skolplikt Reglerna kring skolplikt finns i 7 kap i skollagen. Se Metodboken: Barn och elever > Skolplikt. Här finns en skiss över regelverket och en blankett för rektors beslut. Gå om en årskurs (grundskola) Reglerna kring att gå om en årskurs i grundskolan finns i 4 kap 4-7 i skolförordningen. Rektor kan fatta beslut med två olika innebörd: Beslut att ej flytta upp elev till högre årskurs / att elev får gå om årskurs (5-6 ). Beslut att flytta elev till en högre årskurs än den som eleven redan tillhör (7 ). Detta är beslut som rektor tar efter samråd med vårdnadshavare. Besluten kan inte överlåtas till någon annan (dvs får inte delegeras). De kan heller inte överklagas. Se Metodboken: Barn och elever > Uppflyttning av elev. Här finns hänvisning till lagrum och en blankett för rektors beslut. 6