Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn

Transkript

1 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Henriksson Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Sammanfattning Kultur- och föreningsnämnden är arkivmyndighet i Karlskoga kommun. I detta uppdrag ingår tillsynsansvar över övriga nämnder och bolag och då arkiv- och dokumenthantering är lagstadgad verksamhet, kan kultur- och föreningsnämnden ålägga nämnder och bolag diverse åtgärder i enlighet med arkivlag, offentlighets- och sekretesslag osv. Under våren 2014 utövades tillsyn av arkivmyndigheten på grundskolorna i Karlskoga kommun. Ett antal månader senare gjordes en uppföljning av de åtgärder som ålagts skolorna. Detta är en sammanställning över vad som fortfarande inte är åtgärdat. Om cirka sex månader kommer ytterligare uppföljning att ske på dessa punkter. Är de inte åtgärdade då, kan arkivmyndigheten i enlighet med arkivlagen 9, tvingas agera i enlighet med lagstiftningen. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 20 mars 2015 Uppföljning av tillsyn arkiv för Karlbergsskolan F-6, Bregårdsskolan/Rävåsen F-6, Österledsskolan, Stråningstorpsskolan, Bregårdsskolan 7-9, Skrantaskolan, Sandviksskolan, Aggerudsskolan och Bråtenskolan, KFN Kvarstående åtgärder efter uppföljning av arkivtillsyn Karlbergsskolan F-6 Säkerställa att rutiner för post och epost fungerar även under sommar och längre ledigheter, gäller alla anställda Flytta och förvara arkivhandlingar som finns på vinden i brandsäkert skåp/närarkiv med styrd behörighet c:\temp\ahen9usakk.doc

2 2 (3) Säkerställa att G-mappen endast används till gallringshandlingar och att någon är utsedd ansvarig att gallra/skriva ut och leverera bevarandematerial Bregårdsskolan/Rävåsen F-6 Österledsskolan Stråningstorpsskolan Säkerställa att rutiner för post och epost fungerar även under sommar och längre ledigheter, gäller alla anställda Säkerställa att G-mappen endast används till gallringshandlingar och att någon är utsedd ansvarig att gallra/skriva ut och leverera bevarandematerial Bregårdsskolan 7-9 Skrantaskolan Sandviksskolan Aggerudsskolan Säkerställa att G-mappen endast används till gallringshandlingar och att någon är utsedd ansvarig att gallra/skriva ut och leverera bevarandematerial åtkomst

3 3 (3) Bråtenskolan (planerad i nästa års investeringsplan) Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur och föreningsnämnden godkänner rapporten och överlämnar den till Barn- och utbildningsnämnden för åtgärd. Annelie Henriksson Kommunarkivarie Expedieras till Barn- och utbildningsnämnden Förvaltningschef barn- och utbildningsförvaltningen Kommunarkivarie

4 Tjänsteskrivelse KFN Handläggare: Annelie Henriksson Tillsynsrapport barn- och utbildningsnämnden, grundskolor Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: barnoch utbildningsnämnden, grundskolorna. I arkivvården ingår bland annat att myndigheten ska: vårda och hålla myndighetens handlingar tillgängliga enligt offentlighetsprincipen upprätta dels en beskrivning över myndighetens allmänna handlingar dels en dokumenthanteringsplan Skydda arkivet mot skada, förstörelse tillgrepp och obehörig åtkomst verkställa beslutad gallring Alla skolor Se över rutinerna för hur uppdateringen av informationshanteringsplanen ser ut. Den bör genomarbetas ordentligt varje år. Alla handlingstyper ska kunna hittas i planen och den ska vara skriven på ett sätt som gör att den passar alla skolors rutiner. Eftersträvansvärt är att skolorna har så lika rutiner som möjligt samt att alla arbetar aktivt med uppdateringen av informationshanteringsplanen. Skolassistenter gör det med fördel i samarbete med elevhälsan! Säkerställa att alla sekretesshandlingar registreras/diarieförs i enlighet med OSL 5 kap 1, även de som inte tillhör elevärende. Registrera handlingar/inkommande post som är av vikt för ärende. Utveckla användandet av Övrig post kan vara ett alternativ. Närarkiven ska användas som arkiv, ej som förråd. c:\temp\ahen9gjdz8.doc

5 2 (6) Säkerställa att G-mappen endast används till gallringshandlingar och att någon är utsedd ansvarig att gallra/skriva ut o leverera bevarandematerial Skrantaskolan (se protokoll) Inkommande post av vikt skall vb och registreras. Bråtenskolan Beklagligt nog var rektor ej närvarande vid inspektionen vilket gör att en helhetsbild av rutinerna inte beskrivas. Inspektionen kommer vid tillfälle att göras om när rektor är närvarande. Inkommande post av vikt skall vb och registreras. (se protokoll) Installera brandsläckare med filmbildande skum där detta saknas. (se protokoll) Säkerställa att nya upprättade rutiner kring gallring/leverans fungerar framgent.

6 3 (6) Stråningstorpsskolan Inkommande post av vikt skall registreras. Säkerställa att gallring sker av handläggare med god insikt i ärende. (se protokoll) Rutiner kring leveranser av material till arkivet bör upprättas Arbeta in rutinen ytterligare att använda informationshanteringsplanen som ett verktyg. Bregårdsskolan/Rävåsskolan (se protokoll) Ordna och säkerställa att endast arkivhandlingar förvaras i valvet. Om möjligt förvara så lite bevarandehandlingar som möjligt i valvet dåd et är osäkert om det står emot brand. Kontrollera att närarkivet på Rävåsskolan står emot brand i minst 120 minuter. Aggerudsskolan

7 4 (6) (se protokoll) Österledsskolan (se protokoll) Säkerställa att nya upprättade rutiner kring gallring/leverans fungerar framgent. Karlbergsskolan F-6 Införskaffa/säkerställa att brandskåpen håller 120 minuter brand där sådant eventuellt saknas. Flytta och förvara arkivhandlingar på vinden istället i brandsäkert närarkiv/skåp med styrd behörighet. (se protokoll) där det saknas Behövs ej om handlingarna på vinden flyttas till ett brandsäkert skåp i närheten av släckare på annan våning. (se protokoll)

8 5 (6) Kontrollera arkivbeständigheten vad gäller skrivare/kopiatorer (elevhälsan). Sandviksskolan Gallra/leverera material i t ex källaren så behöver den inte användas som närarkiv då lokalen inte står emot brand i 120 minuter och flerpersonal har tillträde till rummet. Kontrollera arkivbeständigheten vad gäller skrivare/kopiatorer (skolass.) Rutiner kring gallring och leveranser av material till arkivet bör upprättas Bregårdsskolan 7-9 Ordna och säkerställa att endast arkivhandlingar förvaras i valvet på Bregårdsskolan och skrubben på Karlbergsskolan. Om möjligt förvara så lite bevarandehandlingar som möjligt i valvet då det är osäkert om det står emot brand och undvika att förvara det i skrubben då den inte alls står emot brand. Arbeta in rutinen att använda informationshanteringsplanen som ett verktyg.

9 (6) (elevhälsan). Rutiner kring gallring och leveranser av material till arkivet bör upprättas. I dessa rutiner måste arbetet med informationshanteringsplanen komma in. Övrigt Arkivnämnden tar ansvaret att kontrollera hos upphandlingsavdelningen att kopieringspappret är åldersbeständigt. Uppföljning av tillsyn kommer att ske efter sex månader. Annelie Henriksson Enhetschef/Kommunarkivarie