Allmänna handlingar. Januari 2017

Transkript

1 Allmänna handlingar Januari 2017

2 Inledning Denna bildserie har till syfte att informera om hanteringen av allmänna handlingar inom Göteborgs Stad. När är de offentliga eller hemliga, när ska de lämnas ut eller inte och hur ska de lämnas ut och vad ska man göra om de inte kan lämnas ut. En begäran om allmänna handlingar ska alltid bedömas skyndsamt! 2

3 Offentlighetsprincipen gäller oss alla En grundläggande del av offentlighetsprincipen är principen om handlingsoffentlighet. Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Begränsning av rätten att taga del av allmänna handlingar ska angivas noga i bestämmelse i en särskild lag. För att allmänna handlingar ska kunna gallras/slängas så krävs det att det finns stöd för detta i en författning. Arkivlagstiftningens huvudregel är förvisso att allmänna handlingar ska bevaras. 3

4 Allmänna handlingar Att bedöma om en handling ska lämnas ut görs i en tre-stegsmodell 1. Är det en handling? 2. Är handlingen allmän? 3. Är handlingen offentlig? 4

5 Handling? Ja Nej Ja Allmän? nej Lämnas ej ut Offentlig? Ja nej Lämnas ej ut Lämna ut sekretess 5

6 Vad är en handling? En handling kan vara så mycket mer än ett vanligt pappersdokument som man i regel först kommer att tänka på till exempel: En CD-skiva Ett USB-minne, Ett fotografi, SMS En post-it lapp En ljudfil E-post

7 2 kap 3 Tryckfrihetsförordningen Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.

8 När blir handlingen ALLMÄN? En handling blir en allmän handling när den är inkommen eller upprättad och förvarad hos myndigheten

9 När är handlingen inte allmän? Exempel: Handlingar med rent privat innehåll som inte rör myndighetens verksamhet. Handlingar som inkommer till förtroendevalda i deras egenskap av företrädare för en viss åsiktsriktning (parti) och inte i deras egenskap av befattningshavare på en myndighet, t.ex. ledamot i nämnd eller bolagsstyrelse. Ledamot i kommunfullmäktige anses inte som befattningshavare vid myndighet utan mera som partiföreträdare. Handlingar som skickats mellan förtroendevalda i en nämnd/styrelse eller mellan nämndledamot och tjänsteman under samma nämnd/styrelse.

10 Forts. Sammanställningar av uppgifter ur t.ex. ett datasystem som inte kan göras tillgängliga med rutinbetonade åtgärder. Den digitala almanackan Handlingar i bibliotek d.v.s. böcker, ljudupptagningar o. dyl.

11 Intern e-post Enbart det förhållandet att ett e-postmeddelande är skickat mellan två tjänstemän inom en myndighet gör inte att handlingen automatiskt anses som icke allmän. Generellt sett är dock handlingar som inte är färdiga och som inte heller skickats till någon utanför myndigheten, t.ex. utkast och föredragningspromemorior, inte allmänna handlingar. Undantag: Om handlingen kan hänföras till ett slutbehandlat ärende hos myndigheten så ska den ses som en allmän handling.

12 När blir allmän handling OFFENTLIG? Allmän handling som inte innehåller uppgifter som ska sekretessbeläggas är offentlig.

13 Alltså Handling? Ja Nej Ja Allmän? nej Lämnas ej ut Offentlig? Ja nej Lämnas ej ut Lämna ut sekretess 13

14 Verka för transparens Handlingar som enligt regelverket inte är allmänna och därför inte behöver lämnas ut, kan ändå lämnas ut till den som begär om det bedöms lämpligt. Likaså kan även handlingar som innehåller uppgifter som skulle kunna sekretesskyddas lämnas ut under förutsättning att ingen kan komma till skada genom utlämnandet. Det kan till exempel röra sig om uppgifter i din egen e-post om dig själv som du inte anser behöver hållas hemliga. 14

15 Rätten att ta del av allmän handling En offentlig allmän handling ska lämnas ut genast eller så snart som möjligt, normalt inom 48 timmar. Dock ska alltid en sekretessbedömning utföras vid varje ny begäran. Myndigheten får inte efterforska vem som begär ut handlingen eller varför, om det inte behövs vid sekretessbedömningen Förvaltningens eller bolagets diarium hanterar frågor som rör registrerade handlingar men när det gäller din kommunikation, t.ex. din e-post, behöver du själv vara aktiv. Det är du själv/handläggaren som utför sekretessprövningen. Mot bakgrund av skyndsamhetskravet och myndighetens serviceskyldighet ska inkorgen kontrolleras varje vardag så att allmänna handlingar kan begäras och lämnas ut. Om detta inte är möjligt ska åtkomst till e-posten delegeras till en kollega.

16 Rätten att ta del av allmän handling forts. Man har rätt att få läsa handlingen på plats alt. fotografera eller spela in den. Vi kan ta betalt för avskrift eller kopia av handlingen enligt kommunfullmäktiges beslut H 1981:58, P , 15 Ej laglig skyldighet lämna ut i elektronisk form. Kan vara olämpligt med tanke på personuppgiftslagstiftningen. Vid elektroniskt utlämnande bör handlingen vara skrivskyddad. Ett beslut att lämna ut en allmän handling har inga särskilda formkrav. Den som får avslag (helt eller delvis) har rätt att få beslutet prövat i domstol formellt avslagsbeslut med överklagandehänvisning

17 Sekretess En allmän handling kan omfattas av sekretess och får då inte lämnas ut om någon kan riskera att skadas. Var försiktig när det gäller enskildas ekonomiska och andra förhållanden och affärsförhållanden hos företag. Sekretess gäller formellt för uppgifter i handling vilket ofta medför att delar av handlingen är offentlig. Beslut om sekretess Den som helt eller delvis inte får del av de handlingar denne begärt har rätt till ett skriftligt beslut som kan överklagas till kammarrätten. Sådana beslut fattas av utsedda delegater i förvaltningarna eller VD i bolagen.

18 Diarieföring Allmänna handlingar ska som huvudregel diarieföras på myndigheten så snart som möjligt. Handlingar som kan innehålla sekretessbelagda uppgifter ska alltid diarieföras. Handlingarna hålls ordnade på annat sätt och inte innehåller sekretesskyddade uppgifter behöver inte diarieföras. Allmänna handlingar som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver inte diarieföras.

19 Meddelarfriheten (1 kap. 1 TF) Meddelarfriheten är en grundlagsskyddad rättighet att för offentliggörande lämna upplysningar till media och författare i vilket ämne som helst. Vissa typer av sekretess bryter meddelarfriheten. Du får inte efterforska vem som kan ha lämnat uppgifter till media.

20 Fråga! Om det uppstår problem vid bedömningen av utlämnande av allmän handling, kontakta omedelbart närmaste chef för rådgivning. Vid behov kontakta stadsledningskontorets juridiska avdelning för vägledning och stöd. Låt aldrig en begäran om utlämnande av allmän handling bli liggande. Ta tag i begäran omedelbart.

21 Juridiska avdelningen Stadsledningskontoret Göteborgs Stad