Registrering och dokumenthantering

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Registrering och dokumenthantering"

Transkript

1 Revisionsrapport* Registrering och dokumenthantering Kommunstyrelsen och nämnderna Marks kommun Oktober 2008 Marianne Wolmebrandt, certifierad kommunal yrkesrevisor *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning Bakgrund Uppdrag och revisionsfråga Avgränsning och metod Granskningens resultat Kommunens dokumenthanteringssystem Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnd Miljönämnd Socialnämnd Plan- och byggnadsnämnd Utbildningsnämnd Kultur- och fritidsnämnd Teknik- och servicenämnd...13

3 1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat kommunstyrelsens och nämnderna registrerings- och dokumenthantering. Granskningen har genomförts genom intervjuer med registratorer och berörd personal samt genom granskning och analys av aktuell dokumentation. Resultatet av granskningen visar att handläggningen av ärendehanteringen fungerar på lite olika sätt nämnderna emellan men är för flertalet nämnder i huvudsak tillfredsställande. Vi efterlyser dock en utvecklad enhetlighet i handläggningen vilket kan möjliggöras genom dokumenterade gemensamma rutinbeskrivningar samt en utökad intern kontroll av efterlevnaden. För att säkerställa kvaliteten rekommenderar vi att Kommunstyrelsen inom ramen för sin uppsiktsplikt löpande följer upp kvaliteten på ärendehanteringen inom kommunen. 2 Bakgrund En av grundstommarna i den svenska demokratin är offenlighetsprincipen. För att tillförsäkra medborgarna och media insyn i beslutsfattandet fordras en korrekt hantering och registrering av handlingar på de kommunala myndigheterna. Informationsflödet i kommunerna är idag omfattande och merparten av de handlingar som kommunen hanterar är offentliga. Allmänna handlingars offentlighet regleras i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och arkivlagen. Väl fungerande registrerings- och dokumenthanteringsrutiner är en förutsättning för en effektiv och ändamålsenlig organisation. 2.1 Uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat kommunstyrelsens och nämndernas registrerings- och dokumenthantering. Den revisionsfråga som bedömts är Fungerar registrerings- och dokumenthanteringen på ett tillfredsställande sätt? Inom ramen för revisionsfrågan har även följande revisionsfrågor besvarats 3

4 Registreras handlingar i enlighet med sekretesslagens bestämmelser? Finns fungerande rutiner för korrekt utlämning av handlingar? Finns en ändamålsenlig organisation som stödjer en korrekt hantering av handlingar? Finns aktuella och ändamålsenliga dokumenthanteringsplaner för hantering av handlingar i kommunens nämnder och styrelsen? 2.2 Avgränsning och metod Granskningen avser kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, miljönämnden, socialnämnden, plan- och byggnadsnämnden, utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt teknik- och servicenämnden. Granskningen har genomförts genom intervjuer med handläggare/registratorer inom berörda nämnder/styrelser samt granskning och analys av tillgänglig dokumentation. 3 Granskningens resultat 3.1 Kommunens dokumenthanteringssystem Marks kommun använder sig av ärendehanteringssystemet (ÄHS) som under året kommer att ersättas av Public 360. Undantag är Miljöförvaltningen där registrering av ärendena sker i systemet ECOS vilket bedöms vara specifikt anpassat till miljöförvaltningens verksamhet. Miljöförvaltningen kommer även att avvakta införandet av det nya systemet till dess att plattformen är klar. Mot bakgrund av ovanstående har någon närmare genomgång av nuvarande system inte bedömts som relevant. 3.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens registrering och posthantering sker av två registratorer inom kommunledningskontoret. Inkommen post öppnas och ankomstregistreras dagligen. Det är även registrators uppgift att bevaka myndighetens officiella e-postlåda. En stor del av ärendemängden som kommer till Kommunstyrelsen hör till andra myndigheter och som av det skälet vidarebefordras. Som exempel kan nämnas leverantörsfakturor till Teknik- och servicenämnden liksom ärenden inom Plan- och byggnadsnämndens ansvarsområde. 4

5 Kommunstyrelsen har cirka 800 ärende per år. Dessa är av skiftande karaktär exempelvis sekretessbelagda ärenden (yttrande över placering av övervakningsärenden samt post avseende säkerhetsärenden), motioner, medborgarförslag, avsägelser av politiska uppdrag m fl. Personadresserad post får öppnas av registrator om fullmakt finns. Flertalet personer har lämnat fullmakt. Vilka handlingar som diarieförs respektive enbart registreras i postlistan är avhängigt av registratorernas bedömning. Viss osäkerhet föreligger huruvida registrering sker av som kommer från någon annan inom organisationen. Efter registrering skickas ärendelistan till massmedia. Det finns inga dokumenterade uppföljningsrutiner som styrker att myndighetens samlade dokumenthantering sker på ett korrekt sätt utifrån lagstiftningen och myndighetens egna behov av en säker dokumenthantering. Nuvarande dokumenthanteringsplan är från mitten av 1990-talet och var vid granskningstillfället under revidering där varje handläggare ansvarar för sitt område. Revisionell bedömning Vi bedömer att registrerings- och dokumenthanteringen inom kommunstyrelsen till stora delar fungerar väl men att utveckling bör ske för att uppnå en god och ändamålsenlig registrering och dokumenthantering i förhållande till våra kontrollfrågor. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Upprätta skriftliga fullmakter i del fall dessa saknas - där det anges att registratorn, eller dess ersättare, har rätt att öppna tjänstemäns samt politikers inkommande post Utvecklar rutiner som säkrar att samtliga handlingar såväl de som kommer med posten som via handläggs korrekt Påverkar förvaltningarna till åtgärder så att posten hamnar på rätt ställe (exempelvis leverantörsfakturor) Initiativ tas till att nämnderna tar fram - i de fall detta saknas - dokumenterade rutiner för registrering/diarieföring. Av rutinerna bör det framgå det förfarande som tillämpas vid hantering av inkommande post, vem inom nämnden som ansvarar för diarieföring och registrering samt vem som ersätter denna person vid frånvaro (i de fall detta saknas). 5

6 3.3 Barn- och ungdomsnämnd Central förvaltning Ansvaret för postöppning och ankomststämpling ligger hos nämndssekreterare som också i normalfallet sköter registreringen. Handlingarna sorteras och kopior delges till ansvariga exempelvis till nämndens ordförande och vice ordförande, skolchef eller rektor. Föreligger tveksamheter överlämnas ärendet till förvaltningschef. Grundstrukturen i rutinen, d v s öppna och sortera handlingarna har samtliga inom avdelningen kännedom om. Dokumenterad rutin finns avseende personliga handlingar där samtliga anställda på det centrala kansliet, samt ordförande och vice ordförande i nämnden har lämnat medgivande att öppna personligt adresserad post. Brev som är adresserade till förvaltningens psykologer vidarebefordras oöppnade efter ankomststämpling. Nämndens officiella öppnas av nämndssekreterare och vid frånvaro av dennes ersättare. Ärenden som inkommer e- mail skrivs ut och diarieförs. Handlingar som efter särkskild prövning bedöms vara sekretessbelagda (elevärende, personuppgifter och personalfrågor) registreras. Dessa kopieras på färgat papper före utskick till ordförande och vice ordförande i nämnden. Information om sekretess lämnas vid tillträde till anställning till anställda på förvaltningen samt till ledamöter i nämnden. Dessa får även underteckna sekretessblankett vilken förvaras i personakt respektive särskild pärm hos nämndsekreteraren. Diarieplan finns som en del i det datasystem som samtliga nämnder arbetar i. Diarieförda handlingar förvaras i aktskåp. Nuvarande dokumenthanteringsplan fastställdes Skolenhet Ute på skolorna ansvarar assistenterna för postöppningen som sedan vidarebefordrar dessa berörda personer inom enheten. På de enheter som saknar assistent öppnas posten av rektor eller av den som rektor beslutat skall öppna posten. Den externa posten ankomststämplas och noteras utifrån vilket ärende som avses, någon registrering sker dock inte. Sekretesshandlingar diarieförs av nämndssekreteraren på det centrala kansliet. Hur mycket av enheternas post som kommer in till centrala kansliet förefaller oklart. Övriga handlingar noteras på särskild blankett, en för utgående post och en för inkommande. Sekretessbelagda handlingar lämnas till rektor, notering på ärendelista sker av respektive lärare. Lärarna skall vidarebefordra ärendelistan till assistenten för att få en samlad bild inom skolan. Här finns dock en viss osäkerhet om samtliga förteckningar lämnas. Osäker- 6

7 het gäller även i vilken omfattning assistenten får uppgift om vilka som kommer till skolan. Rektor ansvarar för utlämnande av allmän handling. Revisionell bedömning Vi bedömer att nämnden till vissa delar saknar ändamålsenliga rutiner för god registrering och dokumenthantering i förhållande till våra revisionsfrågor. Vi anser att kontrollen över det samlade arbetet inom nämndens verksamhetsområde vad gäller registrering och dokumenthantering bör förbättras/stärkas. För närvarande finns en viss otydlighet mellan den centrala förvaltningen och skolenheterna var ansvaret ligger för att handläggningen skall ske på ett korrekt sätt. Vi anser därför att ansvaret bör tydliggöras med syfte att säkerställa en korrekt ärendehantering. Vilka handlingar som diarieförs respektive enbart registreras i postlistan alternativt manuellt ute på skolenheterna bör klarläggas. Organisatorisk samordning mellan centrala förvaltningen och respektive enhet saknas vilket enligt vår uppfattning är otillfredsställande. Detta kan medföra stor risk för en felaktig handläggning. Några heltäckande kontrollåtgärder finns heller inte. Allmän handling som inte är sekretessbelagd skall enligt lagstiftningen antingen registreras eller hållas ordnad. Nuvarande manuella rutiner på skolenheterna förefaller till vissa delar otydliga och bör därför utvecklas med syfte att säkra att handläggning och registrering sker i enlighet med lagstiftningens intentioner. Vi rekommenderar vidare att Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Utvecklar rutiner som säkrar att samtliga handlingar såväl de som kommer med posten som med handläggs korrekt Rutin framarbetas för hur sekretessbelagda uppgifter till politiken skall ske Tydliggör ansvar och befogenheter i rutinerna avseende rutinerna för registrering och övrig dokumenthantering mellan central förvaltning och skolenhet Tar beslut om delegation avseende utlämnande av allmän handling 3.4 Miljönämnd Den dagliga postöppningen samt registrering av miljönämndens handlingar sker av förvaltningens assistent med tre ersättare. Denne öppnar och distribuerar posten till berörd 7

8 person. I registreringssystemet upprättas dagligen en postlista över inkomna handlingar samt de handlingar som har upprättats av respektive handläggare. Kopia på postlistan översänds till media; Borås Tidning, GP och Radio Sjuhärad. E-postlåda bevakas av fem personer och öppnas ca 1g/tim. Rutinen är samma som för övrig post. Mängden E-post varierar består mest av skriftliga klagomål, kurser vilka vidarebefordras till behörig personal. Fullmakter för postöppning som ger tillstånd till personal på förvaltningen att öppna personligt adresserade brev finns upprättade (avser även ordförande och vice ordförande). Registrering sker utifrån ärendenas art i systemet ECOS som är inriktat mot enbart Miljöförvaltningens verksamhet (förvaltningen kommer tills vidare att ligga utanför införande av det nya systemet Public 360 till dess att plattformen är klar). Inkommer ärende som skall sekretessbeläggas - främst smittskyddsärende, åtalshandlingar m m bedömer registratorn alternativt bollar med handläggarna om hur ärendet skall behandlas. De sekretessbelagda handlingarna förvaras i kassaskåp på kontoret. I de fall ärendet avser en ansökan (kan variera vilka ärenden som skall bekräftas) sker bekräftelse. Utlämning av allmänna handlingar sker i första hand av assistenten men också av ansvarig handläggare. Dokumenthanteringsplan och arkivplan (från 2001) var vid granskningstillfället under omarbetning och förväntas bli klar under Ansvarig för planernas aktualitet samt arkivansvarig för nämndens handlingar är miljöchefen. Dokumenterade rutiner finns för expediering och registrering av beslut, dock saknas rutin för vilka ärenden som skall skrivas in i postlistan. Revisionell bedömning Vi bedömer att registratorn har en bra kontroll över myndighetens registrering och dokumenthantering. Vi bedömer att registratorn är väl förtrogen med rutinerna och besitter ett uttalat övergripande ansvar för att myndigheten korrekt hanterar offentliga och allmänna handlingar. Vi bedömer att kontrollfrågorna är uppfyllda på ett tillfredsställande sätt. Granskningen visar dock att det saknas dokumenterade rutiner som styrker att myndighetens samlade dokumenthantering sker på ett korrekt sätt utifrån lagstiftningen och myndighetens behov av en säker dokumenthantering. Vi rekommenderar att Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Tar beslut om delegation avseende utlämnande av allmän handling 3.5 Socialnämnd Posten ankomststämplas och diariestämplas av registratorn. Ersättare tillika huvudansvarig är administrativ chef/nämndsekreterare. Målsättningen inom förvaltningen är att alla inom den centrala administrationen skall ha kännedom om rutinerna för postöppningen. Om osäkerhet/problem föreligger är tanken att registratorn skall ta över ärendet (detta är nytt från årsskiftet 2007/08). 8

9 I princip kommer all post till centrala administrationen. Vissa undantag kan dock ske där posten i stället når aktuell enhet som i sådana fall vidarebefordrar till den centrala förvaltningen. Vad gäller e-post som är daterad direkt till handläggare exempelvis enhetschefer, socialsekreterare (kontaktpersoner) förekommer ett visst problem med att handlingen skall besvaras. Detta gäller även SMS, disketter m m. Handlingar till nämndsledamöter följer samma rutiner vad gäller diarieföring som för övriga. Inför varje ny mandatperiod informeras/utbildas politikerna om dessa frågor. Bedömning av huruvida en handling är sekretessbelagd bedöms i huvudsak av registratorn, ofta i samråd med administrativ chef/nämndsekreterare. Handlingen registreras i ärendehanteringssystemet och förvaras i aktskåp. Information angående sekretess har delgivits alla anställda (framgår även av Lathund samt särskild skrivelse). Noteras kan att flertalet ärenden som inkommer tillhör en personakt vilka inte skall diarieföras. Detta gäller inom IFO, äldreomsorg samt LSS. Förvaras i aktskåp. Handlingar som berör personalärenden utreds på socialförvaltningen diarieförs inte läggs i personakt och förvaras i aktskåp. När ärendet är avslutat lämnas handlingarna till Teknik och Service som sedan några år tillbaka ansvarar för personalfrågorna i Marks kommun. Utlämnande av allmän handling följer delegationsordning där ärendet först sekretessprövas. Rutinen finns dokumenterad i Lathund. Dokumenthanteringsplan finns, reviderad Ansvar för uppdatering har administrativ chef/nämndsekreterare medan registrator arbetar praktiskt med dessa frågor. Revisionell bedömning Vi bedömer att nämnden uppfyller våra kontrollfrågor på ett tillfredsställande sätt. Vi vill särskilt framhålla den samlade dokumentationen vad gäller regler, anvisningar samt rutinbeskrivningar inom området. Detta ger enligt vår bedömning ett fullgott stöd för verksamheten. Förvaltningens dokumentation över rutiner: Rutin för posthantering finns upprättad med giltighetstid från och med Uppdatering sker löpande med administrativ chef/nämndsekreterare som ansvarig. Rutin för handläggning av skrivelser ställda till eller avsedda för socialnämnden, nämndsordförande eller förvaltning. Rutiner för handläggning av inkommen handling. Som stöd för verksamheterna finns en samlad dokumentation när det gäller posthantering. som behandlar Offentlighetsprincipen Allmän handling 9

10 Cookiefiler Undantag från offentlighetsprincipen Registrering av allmän handling Beslut om att inte lämna ut allmän handling Diarium Inkommande post Post till förtroendevalda Anbud E-post Riktlinjer för postrutin Checklista Rutin att avslå en begäran att få ut en allmän handling Hur man överklagar socialförvaltningen i Marks kommun Medgivande att öppna personligt adresserad post vid postöppning Sekretess inom den kommunala hälso- och sjukvården och socialtjänsten (utdrag ur sekretesslagen). 3.6 Plan- och byggnadsnämnd Registrering sker av assistenten utifrån dagens post. Föreligger tveksamheter överlämnas ärendet till förvaltningschef. Totalt har fyra personer rättighet att registrera. I ärenden som avser exempelvis remisser, vissa samt telefonärenden registreras sker registrering även av nämndssekreterare. Personliga brev till någon inom kontoret hanteras på samma sätt som övrig post. Brev till Mark-hälsan överlämnas oöppnade till förvaltningschef. Sekretessbelagda ärenden förekommer inte, däremot inkom vid ett tillfälle ett s k skyddat ärende vilket enligt uppgift från regeringen inte skall särbehandlas. som i de flesta fall kommer till nämnden öppnas av nämndssekreterare kontinuerligt under dagen. Om går till övrig personal vidarebefordras dessa för registrering. Diareplan finns som tar upp hur plan- och byggärenden, förmedling, exploatering och fastighetsförvaltning skall ordnas. Utlämning av allmänna handlingar sker regelbundet. Nuvarande dokumenthanteringsplan antogs , reviderad , och avser dåvarande byggnadsnämnd/stadsarkitektkontor. Rutinerna för registrering och utlämnande av handlingar är inte dokumenterade. Vid granskningstillfället pågick en översyn av rutinerna inom kontoret som dock inte var avslutad. Efterkontroller av utfört registreringsarbete görs inte. 10

11 Revisionell bedömning Nämndens verksamhet har under senare år genomgått förändringar vilket också i viss utsträckning påverkat utvecklingstakten vad gäller bl a tillfredsställande rutiner. Vi gör dock den bedömningen att ansvarig personal har god kännedom om hur registreringsarbetet i praktiken handläggs vilket innebär att våra kontrollmål uppfylls på ett bra sätt. Inom nämnden finns en dokumenthanteringsplan som är inaktuell utifrån de politiska och organisatoriska förändringar som skett. Det är av stor vikt att dokumenthanteringsplanen omarbetas utifrån nu gällande förutsättningar. Vi rekommenderar vidare att Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Skriftliga fullmakter upprättas där det anges att registratorn, eller dess ersättare, har rätt att öppna tjänstemännens samt politikers inkommande post Tar beslut om delegation avseende utlämnande av allmän handling 3.7 Utbildningsnämnd Uppgiften som ansvarig för posthanteringen har tidigare varit uppdelat mellan olika tjänstemän men sköts numera av nämndssekreterare. Efter postöppningen ankomststämplas posten varefter bedömning sker huruvida diarieföring är aktuell eller inte. Enligt de intervjuade är det oklart hur rutinerna för sekretessbelagda ärenden skall hanteras. Oklart även hur exempelvis elevärenden (klagomål från föräldrar) som hamnar direkt hos respektive rektor hanteras. Förvaltningens centrala adress öppnas av och handläggs på i princip samma sätt som övrig inkommande post. Även post som är adresserade till politiker handläggs på likartat sätt. Medgivande (fullmakt) att öppna personligt adresserad post omfattar endast förvaltningschefen och två av fem rektorer. För resterande personal saknas medgivande. Utlämnande av allmän handling är inte vanligt förekommande. Delegation avseende beslut om utlämnande av allmän handling saknas. Nuvarande dokumenthanteringsplan är från 2001 och till vissa delar inaktuell. Exempelvis ingår kosthanteringen som numera ingår i teknik- och serviceförvaltningen. Revisionell bedömning Vi anser att kontrollen över det samlade arbetet inom nämndens verksamhetsområde vad gäller registrering bör förbättras/stärkas. Vi har noterat en viss otydlighet mellan den centrala förvaltningen kontra rektorernas handläggning av specifika ärenden. Ändamålsenliga 11

12 rutiner för hur denna samordning skall ske saknas varför vi bedömer att våra kontrollfrågor inte är fullständigt besvarade. Vi rekommenderar att: Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Uppdatering av medgivande att öppna personligt adresserad post utförs Beslut tas avseende delegation av utlämnande av allmänna handlingar Uppdatering av dokumenthanteringsplanen. 3.8 Kultur- och fritidsnämnd Postöppnande och ankomstregistrering sker dagligen av förvaltningens assistent/nämndssekreterare med annan assistent som ersättare. Inom Kultur- och fritidsnämnden diarieför registratorn den handling som bedöms som ett ärende, antingen ett nytt ärende eller som tillhörande ett existerande ärende. Diarieplan finns som tar upp hur Kultur- och fritidsnämndens ärende skall ordnas (nytt förslag finns upprättat) där förvaltningen har gått igenom den nya behov som finns vid jämförelse med tidigare). Öppnandet av personliga brev följer samma rutin och där godkännande har skett genom fullmakt. Ärenden som inkommer via skrivs ut och diareiförs av registratorn och sparas i tillhörande ärendemapp. Fyra personer på förvaltningen ansvarar för öppnandet av . Sekretessbelagda handlingar förekommer i normalfallet inte (undantag är exempelvis brev från Mark-hälsan vilka lämnas oöppnade till förvaltningschef). Även utlämnande av allmänna handlingar är inte särskilt vanligt förekommande. Samtliga händelser tas ut veckovis på en s k händelselista som lämnas till Borås tidning och till Mark-bladet. Dokumenthanteringsplan (från 2005) är inte politiskt förankrad utan en ren tjänstemannaprodukt. Översyn av nuvarande dokumenthanteringsplan var vid vår intervju på gång där varje enhet inventerar sina dokument. Tidpunkt för beslut var dock inte fastställt. I samband med beslutet skall även ställning tas till kontinuiteten i framtida uppdatering samt vem som skall ansvara för detta arbete. Översyn av aktuella rutiner inom förvaltningen har påbörjats. Rutiner för exempelvis postöppning, kallelser och protokoll är klara. Rutin för registrering har påbörjats. 12

13 Revisionell bedömning Förvaltningens handläggning av registrering och dokumenthantering präglas enligt vår uppfattning av god ordning liksom hög medvetenhet hos ansvarig personal. Vi ser positivt på att förvaltningen har arbetat fram alternativt är på gång, dokumenterade rutiner inom aktuella områden. Detta ökar möjligheten till att säkerställa uppföljning och därmed en ökad intern kontroll. Vi anser med ledning av ovanstående kommentar att nämnden uppfyller våra kontrollfrågor på ett tillfredsställande sätt. Vi rekommenderar vidare att Beslut tas angående delegation för utlämnande av allmän handling 3.9 Teknik- och servicenämnd Posten som kommer till centrala förvaltningen öppnas av Repro som fördelar ut posten i respektive postfack. Den post som kommer till handläggarna och som skall diarieföras lämnas till nämndssekreterare för registrering. Lista över vilka ärenden som skall diarieföras finns tillgänglig på Repro. Post som kommer till Näs (teknik- och transportenhet) och som skall diarieföras översändes till centrala förvaltningen för registrering. För närvarande har nämndssekreterare ensam ansvaret för diarieföring men en assistans kommer fortlöpande att utbildas. Sekretessbelagda handlingar avser främst upphandlingar, i övrigt inte vanligt förekommande. Dessa registreras efter det att öppning har skett. Personligt riktande handlingar läggs i respektive mottagares postfack. Nuvarande lista på fullmakter är från 2003 och baseras på tidigare organisation (ny organisation från 1 januari 2007). Offentliga öppnas av nämndssekreterare alternativt en assistent. Utlämning av allmänna handlingar beslutas utifrån delegation av förvaltningschefen. Dokumenterade rutiner för registrering och diarieföring saknas liksom efterkontroller på hur rutinerna fungerar. Nuvarande dokumenthanteringsplan upprättades 1994, omarbetning påbörjades 2007 men tidpunkt för färdigställande saknas. Revisionell bedömning 13

14 Nämndens verksamhet är relativt ny vilket kan motivera några av de svagheter som nämns nedan. Vi gör av den anledningen bedömningen att nämnden möter de uppsatta kontrollmålen på ett acceptabelt sätt. De rutiner som finns idag för postöppning inom nämndens verksamhetsområde innebär att respektive handläggare gör bedömning huruvida allmän handling föreligger eller inte. Bedömningen bör enligt vår mening göras av registrator för att säkerställa att registrering/diarieföring sker på ett tillfredsställande sätt. Inom nämnden finns en dokumenthanteringsplan som är inaktuell till stora delar. Den är inte anpassad till den nya förvaltningsorganisationen. Det är av stor vikt att arbetet med pågående omarbetning färdigställs som stöd för en korrekt hantering av myndighetens handlingar. Vi rekommenderar vidare att Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Uppdatering sker av nuvarande lista över fullmakter 14

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport Juni 2011 Hans Gåsste Innehåll Sammanfattning...3

Läs mer

Granskning av nämndernas beredningsrutiner

Granskning av nämndernas beredningsrutiner Revisionsrapport Granskning av nämndernas beredningsrutiner Marks kommun 2010-06-23 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 1.1 Uppdrag och syfte... 3 1.2 Revisionsfråga... 3 1.3 Kontrollmål...

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Tomelilla kommun ^cr Revisorerna 2013-11-05 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Difflrifini' För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Timrå kommun Mars 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2. Granskningsresultat

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-05-22 Antal sidor: 5

Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-05-22 Antal sidor: 5 Granskning av ärendehanteringsprocessen inom Granskningsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 5 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6.

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Verkställighet och återrapportering av beslut

Verkställighet och återrapportering av beslut Revisionsrapport Verkställighet och återrapportering av beslut Motala kommun April 2010 Christina Norrgård Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning och rekommendationer...1 2 Bakgrund...2 2.1 Uppdrag

Läs mer

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Uppdrag att utreda dokumenthaneringen inom BUF slutredovisning av uppdrag om diarieföring och förslag till åtgärder beträffande arkivfrågorna 2010-05-17

Läs mer

Delegation av beslutanderätten Härryda kommun

Delegation av beslutanderätten Härryda kommun Revisionsrapport Delegation av beslutanderätten Härryda kommun 2009-05-25 Hans Gåsste, Certifierad kommunal revisor 2009-05-25 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Bakgrund...4 1.1 Uppdrag och revisionsfråga...4

Läs mer

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Hans Gåsste Sandvikens kommun Juli 2015

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Hans Gåsste Sandvikens kommun Juli 2015 www.pwc.se Revisionsrapport Hans Gåsste Juli 2015 Granskning av nämndernas och styrelsens beredningsprocesser Sandvikens kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 1 2. Inledning... 2 2.1.

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Granskning av kommunens hantering av styrdokument

Granskning av kommunens hantering av styrdokument Granskning av kommunens hantering av styrdokument Smedjebackens kommun Revisionsrapport Februari 2011 Hans Gåsste Innehållsförteckning Sammanfattning och revisionell bedömning...... 3 1 Bakgrund och syfte......

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden. REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring

Läs mer

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs

Läs mer

Nämndernas ärendehantering

Nämndernas ärendehantering Revisionsrapport Nämndernas ärendehantering Krokoms kommun 2009-06-03 Karolina Johansson, revisionskonsult 2009-06-03 Karolina Johansson Revisionskonsult, projektledare Maj-Britt Åkerström Certifierad

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun. REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Tekniska nämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se www.komrev.se Sammanfattning

Läs mer

Granskning av intern kontroll

Granskning av intern kontroll Revisionsrapport* Granskning av intern kontroll Nordmalings kommun Juni 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking Innehållsförteckning Sammanfattning och förslag på utvecklingsåtgärder...1 1 Uppdrag och revisionsfrågor...2

Läs mer

Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet

Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet Övriga områden Initiativärende mot en kommun i anledning av att det på kommunens hemsida har angetts privata e-postadresser till vissa nämndledamöter. Fråga om rutiner för hantering av e- postmeddelanden

Läs mer

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem Karin Norrman Elgh Översiktlig revisionsrapport Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem Vara kommun Anställningar och avslut i lönesystemet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Landstinget Gävleborg Revisionsrapport Oktober 2010 Ove Axelsson Tove Färje Innehållsförteckning SAMMANFATTNING.........3 INLEDNING......4

Läs mer

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 KUNGÄLVS KOMMUN Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 2 Innehåll Inledning...3 Inriktning...4 Rutiner...6 1. Övergripande inriktning...6 2. Postöppning...7

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Östersunds kommun Juni 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2.

Läs mer

BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar

BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar JO wu.: RIKSDAGENS W OMBUDSMAN BESLUT Justitieombudsmannen Lilian Wiklund Datum 2013-09- 25 Dnr 2214-2013 Sid l (3) Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna

Läs mer

Riktlinjer för social dokumentation

Riktlinjer för social dokumentation Riktlinjer för social dokumentation Februari 2011 1 Juni 2011 Inledning Omvårdnadsförvaltningens Riktlinjer för social dokumentation reglerar hur genomförandet av beviljade insatser till äldre personer

Läs mer

Socialnämndens arbetsformer

Socialnämndens arbetsformer Revisionsrapport Socialnämndens arbetsformer Anneth Nyqvist Strömsunds kommun Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 2 Inledning 2.1 Bakgrund 2.2 Revisionskriterier 2.3 Avgränsning 2.4 Granskningsmetod

Läs mer

Granskning av Intern kontroll

Granskning av Intern kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Granskning av Intern kontroll Vingåkers kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3

Läs mer

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20.

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar Revisionsrapport Offentlig Sydost KPMG AB Lisa Åberg Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte, avgränsning och metod 1 2. Lagstiftningens

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Uppföljning av tidigare granskning gällande beslut och återrapportering

Uppföljning av tidigare granskning gällande beslut och återrapportering Revisionsrapport Uppföljning av tidigare granskning gällande beslut och återrapportering Finspångs kommun augusti 2009 Christina Norrgård Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 2 Uppdrag och revisionsfråga...1

Läs mer

Systematisk egenkontroll inom brandskyddet

Systematisk egenkontroll inom brandskyddet Revisionsrapport* Systematisk egenkontroll inom brandskyddet Mora kommun Mars 2010 Ove Axelsson Innehållsförteckning 1 Bakgrund, uppdrag, revisionsfråga... 3 1.1 Uppdrag och revisionsfråga... 3 2 Metod

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Granskning av LSS. Kvalitetssäkring av genomförandeplaner. Emmaboda kommun. 9 oktober 2012

REVISIONSRAPPORT. Granskning av LSS. Kvalitetssäkring av genomförandeplaner. Emmaboda kommun. 9 oktober 2012 REVISIONSRAPPORT Granskning av LSS Kvalitetssäkring av genomförandeplaner Emmaboda kommun 9 oktober 2012 Jard Larsson, certifierad kommunal revisor Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Uppdrag, revisionsfråga

Läs mer

Brister i hanteringen av ett ärende om tillgodoräknande av utbildning vid Göteborgs universitet

Brister i hanteringen av ett ärende om tillgodoräknande av utbildning vid Göteborgs universitet BESLUT 1(6) Avdelning Juridiska avdelningen Handläggare Lina Smed 08-563 085 36 lina.smed@uka.se Göteborgs universitet Rektor Box 100 405 30 Göteborg Brister i hanteringen av ett ärende om tillgodoräknande

Läs mer

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2013-09-25 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TFN-2013-1574 Dpl 01 Postadress: Teknik- och fastighetsförvaltningen,

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2008-05-14 Beslutat i kultur- och fritidsnämnden den 15 oktober 2008 7 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden

Läs mer

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Ärendehanteringsprocessen Ärenden till barn- och grundskolenämnden hanteras i en process som består av flera moment. När ärendet kommer in till skol- och kulturkontoret

Läs mer

Vidare är en avsikt att styrdokumentet ska underlätta införandet av nytt teknikstöd inom kommunens dokument- och ärendehantering.

Vidare är en avsikt att styrdokumentet ska underlätta införandet av nytt teknikstöd inom kommunens dokument- och ärendehantering. 1 INLEDNING Styrdokumentets syfte är att fungera som en instruktion för hur ärendeflödet i kommunens nämnder och förvaltningar i normalfallet ska se ut. Viktiga mål är att medborgarnas insyn i den kommunala

Läs mer

Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun

Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun 30Augusti 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Budgetprocessen... 3 3. Revisionell bedömning... 6 Sammanfattning På uppdrag av kommunens

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK

Revisionsrapport Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK www.pwc.se Revisionsrapport Carl-Stefan von Engeström Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK Carl-Stefan von Engeström Projektledare Roger Burström Uppdragsledare

Läs mer

Kommunrevisionen: Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK

Kommunrevisionen: Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK 'Uppsala r "KOMMUN KONTORET FOR BARN, UNGDOM OCH ARBETSMARKNAD Sun ZaH-cfc-Xi Alf t{\

Läs mer

Uppföljning av tidigare granskningar

Uppföljning av tidigare granskningar Revisionsrapport Uppföljning av tidigare granskningar Krokoms kommun Maj-Britt Åkerström Certifierad kommunal revisor 2008-11-04 Maj-Britt Åkerström Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell

Läs mer

Revisionsrapport. Söderhamns kommun. Tillgänglighet och nåbarhet. Hans Gåsste Certifierade kommunal yrkesrevisor

Revisionsrapport. Söderhamns kommun. Tillgänglighet och nåbarhet. Hans Gåsste Certifierade kommunal yrkesrevisor Revisionsrapport Tillgänglighet och nåbarhet Söderhamns kommun Hans Gåsste Certifierade kommunal yrkesrevisor December 2011 Innehållsförteckning 1 Inledning 2 1.1 Bakgrund 2 1.2 Revisionsfrågor 2 1.3 Kontrollmål

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Rutin ärendes aktualisering Ansökan

Rutin ärendes aktualisering Ansökan Ansvarig för rutin: Avdelningschef Individ- och familj Upprättad (av vem och datum) Helena Broberg, enhetschef, 2013-10-30 Beslutad (datum och av vem): Socialförvaltningens ledningsgrupp, 2013-12-16 Reviderad

Läs mer

Granskning av överförmyndarna

Granskning av överförmyndarna Revisionsrapport Granskning av överförmyndarna Borgholms kommun Lisa Åberg Borgholms kommun Granskning av överförmyndarna Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål...

Läs mer

Tillsynsbesök hos Högskolan i Halmstad uppföljning

Tillsynsbesök hos Högskolan i Halmstad uppföljning Högskolan i Halmstad Rektor Box 823 301 18 Halmstad Juridiska avdelningen Teresa Edelman BESLUT Tillsynsbesök hos Högskolan i Halmstad uppföljning Bakgrund Under ett besök hos Högskolan i Halmstad den

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Handbok för dokument- och ärendehantering inom

Handbok för dokument- och ärendehantering inom Handbok för dokument- och ärendehantering inom Antagen av kommunstyrelsen 2014-04-09, 48. Inledning I den här handboken finns anvisningar om hur Mellerud kommun och dess bolag ska hantera och registrera

Läs mer

Ansvarsutövande genom ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten

Ansvarsutövande genom ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten Revisionsrapport Ansvarsutövande genom ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten Service- och tekniknämnden Katrineholms kommun Februari 2009 Christina Norrgård Kerstin Svensson, certifierad kommunal

Läs mer

RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldre- och handikappomsorgen

RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldre- och handikappomsorgen RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldre- och handikappomsorgen 1. Bakgrund 1.1 Syfte med dokumentation vid genomförande av

Läs mer

RIKTLINJER Riktlinjer för ärendehantering i Håbo kommun

RIKTLINJER Riktlinjer för ärendehantering i Håbo kommun RIKTLINJER Riktlinjer för ärendehantering i Håbo kommun Dokumentansvarig: Kanslichef RIKTLINJER 2 RIKTLINJER... 1 Riktlinjer för ärendehantering i Håbo kommun... 1 1. Administrativa roller... 5 1.1. Ordförande...

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldreomsorgen

RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldreomsorgen RIKTLINJER FÖR DOKUMENTATION UNDER GENOMFÖRANDET av bistånd och insats enligt SoL/LSS och HSL för personal inom äldreomsorgen Vård- och omsorgsförvaltningen i Ulricehamns kommun 1 av 5 Innehåll 1. Bakgrund...

Läs mer

Revisionsrapport. Bisysslor. Hultsfreds kommun. Yvonne Lundin Caroline Liljebjörn 17 december 2012

Revisionsrapport. Bisysslor. Hultsfreds kommun. Yvonne Lundin Caroline Liljebjörn 17 december 2012 Revisionsrapport Bisysslor Hultsfreds kommun Yvonne Lundin Caroline Liljebjörn 17 december 2012 Granskning av bisysslor 2012 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 3 Revisionsfrågor och

Läs mer

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun 2 December 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 8 Sammanfattning På

Läs mer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial

Läs mer

Delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden

Delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden Delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden 1. ANVISNINGAR KOMMENTARER Allmänt om delegation Det är svårt att dra gränsen mellan beslut som kräver delegering och sådana som är ren verkställighet.

Läs mer

Uppföljande granskning av tillgänglighet

Uppföljande granskning av tillgänglighet SLUTDOKUMENT 1(2) 2013-01-28 För kännedom; Fullmäktiges presidium Partiernas gruppledare Kommunstyrelsen Miljö- och byggnämnden Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Fritids- och kulturnämnden Uppföljande

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Riktlinjer för sociala medier i Värmdö kommun

Riktlinjer för sociala medier i Värmdö kommun Riktlinjer för sociala medier i Värmdö kommun Sociala medier 1 är ett allt mer naturligt inslag i medborgarens vardag och har fått en etablerad roll i samhället. För kommunen kan sociala medier vara en

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten.

För ytterligare information angående granskningen hänvisas till rapporten. MARIESTAD KOMMUN 2011-12-13 Revisorerna Till Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Miljö- och byggnadsnämnden Teknisk nämnd Kulturnämnd För kännedom Kommunfullmäktige Kommunrevisorerna

Läs mer

Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5)

Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5) Författningssamling 1(5) Riktlinjer för användning av extern e-post antagna av kommunstyrelsens arbetsutskott 1997-04-08, 61 Inledning Elektronisk post eller e-post, är ett smidigt, snabbt och effektivt

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31 ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31 Ärendehanteringsprojektet 2011-01-01 infördes en ny organisation i kommunen för såväl politiker som tjänstemän. Det innebär bland annat att samtliga kommunsekreterare

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun 2 November 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 5 Sammanfattning

Läs mer

Granskning av interna kontrollen

Granskning av interna kontrollen Revisionsrapport* Granskning av interna kontrollen Landstinget Halland Datum 2006-11-29 Författare Leif Johansson Anita Andersson *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Uppdrag...3 2 Syfte och metod...3

Läs mer

Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna

Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna Intern kontroll 2011 Kommunstyrelsen och nämnderna Vänersborgs kommun Revisionsrapport Mars 2012 Henrik Bergh Uppdrag och genomförande... 3 Sammanfattning... 3 GRANSKNINGSIAKTTAGELSER... 4 Synpunkter i

Läs mer

Kvalitet inom äldreomsorgen

Kvalitet inom äldreomsorgen Revisionsrapport* Kvalitet inom äldreomsorgen Mora kommun Februari 2009 Inger Kullberg Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...3 2 Inledning och bakgrund...4 2.1 Revisionsfråga...5 2.2 Revisionsmetod...5

Läs mer

Granskning av kommunstyrelsens rutiner för att bereda svar på motioner och medborgarförslag

Granskning av kommunstyrelsens rutiner för att bereda svar på motioner och medborgarförslag Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens rutiner för att bereda svar på motioner och medborgarförslag Kalmar kommun 2010-09-28 Stefan Wik Innehållsförteckning 1 Bakgrund och revisionsfråga... 3

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors

Läs mer

I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande.

I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande. Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering 2013-11-06, rev. 2015-03-30 1(6) Linda Svensson 046-35 64 55 linda.svensson@lund.se Lex Sarah rutin för ansvarsfördelning och hantering Dnr VOO 2013/0191

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport

Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete. Region Halland. Revisionsrapport Revisionsrapport Övergripande granskning av Regionstyrelsens intern kontroll arbete Region Halland Rebecca Andersson, revisionskonsult Kerstin Sikander, Cert. kommunal revisor Carl-Magnus Stensson, Cert.

Läs mer