Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen"

Transkript

1 Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs AB

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Kontrollmål/granskningsmål Avgränsning Metod Regelverk Lagens krav på hanteringen av allmänna handlingar Destination Halmstad Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Posthantering Registrering/diarieföring Utlämnade av allmän handling Revisionell bedömning Halmstad Näringslivs AB Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Posthantering Registrering/diarieföring Utlämnade av allmän handling Revisionell bedömning Halmstad Energi och Miljö AB Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Posthantering Registrering/diarieföring Utlämnande av allmän handling Revisionell bedömning Hallands Hamnar Halmstad AB Bolagsordning, ägardirektiv Posthantering Registrering/diarieföring Utlämnande av allmän handling Revisionell bedömning Hallands hamnar Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad AB och Halmstad Näringslivs AB

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Sedan 1995 omfattas även helägda kommunala bolag av offentlighetsprincipen. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller därför hos aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser i vilka kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, t.ex. innehar mer än hälften av aktierösterna. I delägda kommunala bolag, där det privata ägandet dominerar, är kommunen enligt kommunallagen skyldiga att verka för insyn. Lekmannarevisorerna har i sin bedömning av väsentlighet och risk funnit det angeläget att granska hanteringen av allmänna handlingar vid Halmstad Energi och Miljö AB, Hallands Hamnar Halmstad AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs AB Revisionsfråga Har bolaget en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar? 1.3. Kontrollmål/granskningsmål Hanteringen av allmänna handlingar finns reglerad i bolagsordning/ägardirektiv Bolaget har upprättat ändamålsenliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar Hanteringen av inkommande och utgående post och e-post fungerar tillfredsställande Registrering och diarieföring fungerar tillfredsställande Tillämpningen av bestämmelserna kring utlämnande av allmän handling fungerar Styrelsebeslut finns angående delegering till lämplig befattningshavare av utlämnande av allmänna handlingar 1.4. Avgränsning Granskningen avser följande fyra helägda kommunala bolag: Hallands Hamnar Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB (HEM), Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs AB Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer, studier av dokumentation och stickprover. Vi har intervjuat följande personer/funktioner: VD för Halmstad Näringslivs AB och ekonom från stadskontoret som är knuten till Halmstad Näringslivs AB Registrator och ekonom från stadskontoret som är knuten till Destination Halmstad AB AB 1 av 16

4 Två registratorer, bolagets upphandlare samt chefen för intern service vid Halmstad Energi och Miljö AB Ekonomichefen och miljö- och säkerhetschefen vid Hallands Hamnar Halmstad Vi har genomfört stickprover i respektive bolags diarium för kontroll av efterlevnaden av lagens krav avseende en registrerad handling. Antalet stickprover har varierat utifrån det sammanlagda antalet diarieförda ärenden i respektive diarium för år För Halmstad Näringslivs AB har vi tagit tre stickprover, för Destination Halmstad sex, för Halmstad Energi och Miljö AB åtta och för Hallands Hamnar Halmstad AB sex. Vi har också studerat dokument såsom bolagsordningar, ägardirektiv, dokumenthanteringsplaner och dokumenterade rutinbeskrivningar mm. Rapporten har sakavstämts av de intervjuade för samtliga bolag. AB 2 av 16

5 2. Regelverk 2.1. Lagens krav på hanteringen av allmänna handlingar Det grundläggande regelverket för hanteringen av bolagets allmänna handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Detta innebär att med handling avses såväl pappershandlingar som e-post, sms, inlägg och kommentarer på sociala medier, cookiefiler, e-postloggar, cd-skivor etc. Enligt tryckfrihetsförordningen krävs två uppfyllda kriterier för att en handling ska anses som allmän. Dels ska handlingen förvaras hos myndigheten, dels ska den vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bara för att en handling är allmän betyder det inte att den är offentlig. En allmän handling kan också vara sekretessbelagd vilket innebär att den är hemlig. Med myndighet avses i detta avseende kommunens nämnder och helägda bolag. Begreppet förvarad hos myndigheten innebär att handlingen ska finnas tillgänglig hos myndigheten. Datalagrad information anses förvarad när myndigheten har tillgång till den enligt ordinarie rutiner och med de ordinarie tekniska hjälpmedel som myndigheten använder. Med begreppet inkommen menas att en handling är inkommen till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig befattningshavare har tagit emot den. En handling kan komma in på flera olika sätt såsom med den ordinarie postgången, per fax, läggas i myndighetens brevinkast, komma till den elektroniska brevlådan, lämnas i receptionen eller överlämnas till tjänsteman eller förtroendevald. Inget krav finns på att tjänstemannen måste befinna sig i myndighetens lokaler. När en handling anses upprättad är enligt tryckfrihetsförordningen beroende av dess sammanhang och syfte. När en handling skickas iväg till någon utanför den egna myndigheten, d.v.s. expedieras, anses den upprättad. De handlingar som inte expedieras anses upprättade när ärendet dit de hör slutligt behandlats hos myndigheten. Upprättade handlingar som inte tillhör ett ärende anses upprättade när de undertecknats av en tjänsteman på myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Offentlighets- och sekretesslagen slår fast att allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål. Registrering kan ske på olika sätt såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dem. Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i praktiken. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att AB 3 av 16

6 registrera handlingar på. I praktiken behöver en del av bolagens allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringsskyldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska skyddas av sekretess krävs stöd i lag. Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska följande uppgifter framgå av registret för en diarieförd handling: datum då handlingen kom in eller upprättades en unik beteckning i form av diarienummer eller annan beteckning avsändare eller till vem den har skickats i korthet vad handlingen rör. Utöver bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen som bl.a. stadgar att myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ska ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla handlingar som förekommer på ett kontor är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar arkivreglementet att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav. AB 4 av 16

7 3. Destination Halmstad 3.1. Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Hanteringen av allmänna handlingar regleras inte i bolagsordningen. I bolagets arbetsordning som beslutades av bolagets styrelse framgår av 11 att bolaget omfattas av bestämmelser i 2 kap. 3 i offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär enligt arbetsordningen att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Styrelsen har beslutat om en dokumenthanteringsplan för bolaget. I planen anges vilka dokument som hanteras inom bolaget, var de förvaras, när och om de ska gallras samt när de ska lämnas till ett slutarkiv. Det finns även muntliga rutiner för hantering av in- och utgående post och e-post Posthantering Inkommande post når, enligt de intervjuade, bolaget antingen genom postleverenas eller e-post. Den inkommande posten öppnas och datumstämplas. Det finns fullmakt från samtliga anställda som ger registrator rätt att öppna brev och försändelser i deras namn. Vid postöppning och vid öppnande av e-post till bolagets officiella e-postadress gör registrator bedömningen om det är handlingar som ska diarieföras eller ej. Det finns ingen rutin som grund för bedömningen. Om inkommande post bedöms som något som ska diarieföras scannas dokumentet in till bolagets diarium. Om det inte ska diarieföras lämna handlingen vidare till adressaten eller handläggare utses. E- post till den officiella e-postadressen diarieförs alternativt sorteras elektroniskt i en mapp som heter Övrig post. Det är möjligt att få ut en postlista över dagens inkommande post ur systemet. Inkommande e-post till de anställdas e-postadresser diarieförs på begäran av den anställde. Detta är enligt de intervjuade ovanligt. Utgående post och e-post diarieförs enligt de intervjuade i liten utsträckning. I de ärenden där handlingar ska diarieföras lämnas det till registratorn som skannar in dokumentet till diariet och placerar originalhandlingar i arkivskåpet. Det finns en muntlig rutin som anger detta förfarande. Enligt de intervjuade finns det en hög medvetenhet hos de anställda att de är en offentlig verksamhet och omfattas av offentlighetslagstiftningen. Den utgående posten från den officiella e-postadressen kan diarieföras eller sorteras elektroniskt i en mapp Övrig post. Bolaget har en Facebook-sida som används för att förmedla allmän information om inbjudningar, evenemang och viss information. Sidan används inte som formell kommunikationskanal och det finns inga rutiner för att hantera utgående eller inkommande handlingar från sidan. AB 5 av 16

8 3.3. Registrering/diarieföring Bolaget använder det diariesystem som kommun har i övriga verksamheter. Diariet utgörs av ett fysiskt diarium i ett brandsäkert arkivskåp samt ett elektroniskt system där e-post och scannade dokument läggs under ett diarienummer. Det är möjligt att markera handlingar och diarieposter med sekretessmarkering. Diarielistan för 2013 omfattar 227 poster. Stickproven visar att handlingar kan förvaras i arkivskåpet, elektroniskt i diariet eller i både och. Stickproven innehåller bl.a. remisser och remissvar, ekonomisk uppföljning, protokoll från kommunen och upprättade handlingar inom bolaget. Inom bolaget finns back-up för registratorn för daglig öppning av post, e-post samt för diariet. Vid behov kan företaget få stöd i frågor om offentlighet- och sekretess av kommunjuristen. Det finns även ett registratorsnätverk inom kommunen som träffas regelbundet för utbyte av erfarenheter eller kompetensutveckling Utlämnande av allmän handling Vid förfrågningar om utlämnande av handlingar kontaktas i första hand registrator. Registratorn kontaktar ansvarig handläggare och tar fram aktuella handlingar. Beslut om utlämnande och eventuella sekretessmarkeringar fattas av VD. I den av styrelsen beslutade arbetsordningen 11 anges att det till VD:n uppdras att på bolagets vägnar fatta beslut enligt 6 kap. i offentlighets- och sekretesslagen. Vid VD:s frånvaro fullgörs denna skyldighet av styrelsens ordförande. Det samma anges i styrelsens instruktion för VD, som återfinns i arbetsordningen Revisionell bedömning Vi konstaterar att det finns styrelsebeslut som förtydligar att bolaget lyder under offentlighets- och sekretesslagen samt att bolaget är att jämställa med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Vidare finns det en beslutad dokumenthanteringsplan och beslut om utlämnande av handlingar har delegerats till VD. Vi bedömer att hanteringen av inkommande och utgående post och e-post huvudsakligen fungerar tillfredsställande. Flera medarbetare kan hantera posten och fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post. Vi rekommenderar bolaget att dokumentera rutinen för posthantering. Våra stickprover visar att diarieföringen och registreringen fungerar tillfredsställande och de diarieförda handlingarna förvaras samlat och på ett betryggande sätt. Vi rekommenderar bolaget att också upprätta en skriftlig rutin som anger vad som ska registreras och diarieföras som kan utgöra en gemensam grund för registrators och övriga anställdas bedömningar. Bolaget har en Facebook-sida som används till att sprida information. Det är möjligt för medborgare att lämna meddelanden via sidan till bolaget. Vi AB 6 av 16

9 rekommenderar att det finns en rutin som anger hur Facebook-sidan ska användas och inkommande meddelanden hanteras. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att bolaget huvudsakligen har en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar. AB 7 av 16

10 4. Halmstad Näringslivs AB 4.1. Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner I bolagsordningen, daterad , finns ingen reglering av hanteringen av allmänna handlingar. I ägardirektivet, daterat , anges under rubriken Demokratiska aspekter att Bolaget skall om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. I arbetsordningen för styrelsen anges i 11 att bolaget omfattas av bestämmelser i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär enligt arbetsordningen att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighetsoch sekretesslagen. Det finns en uttalad rutin för hanteringen av allmänna handlingar vad gäller inkommande handlingar och förvaring av det som diarieförs. Det finns ingen dokumenthanteringsplan. Bolaget anlitar kommunens kompetens när det lokala arkivet behöver gallras och överföras till kommunens arkiv. Fysiska allmänna handlingar som är diarieförda förvaras i ett brandsäkert skåp. Det förekommer även att e-post skrivs ut och förvaras i skåpet. De intervjuade anser att bolaget hanterar lite post och e-post i form av handlingar som behöver registreras och diarieföras Posthantering I samband med anställning får personalen skriva under fullmakt som ger registratorn rätt att öppna post adresserad till dem. Registratorn öppnar all inkommande post och datumstämplar den innan det lämnas vidare till berörd tjänsteman. Registratorn öppnar även all inkommande e-post till bolagets officiella adress och skickar vidare eventuell e-post som behöver handläggas. Vid öppningen av post och e-post bedömer registratorn vad som ska diarieföras. För post handlar det om att kopiera och föra in dokumentet i ett ärende diariesystemet. För e-post handlar det om att antingen upprätta ett ärende i diariesystemet med e- postinnehållet som dokument i ärendet eller att spara e-post i systemets mapp för Övrig post. För inkommande e-post till tjänstemännen gör tjänstemännen bedömningen om det ska diarieföras. Då vidarebefordras e-posten till registrator. De intervjuade anser att mycket av den inkommande posten utgörs av remisser från kommunen. Bolaget har få anställda för att kunna ta ställning i samtliga remisser utan får prioritera de remisser som bedöms ligga närmast bolagets uppdrag. AB 8 av 16

11 Utgående post och e-post diarieförs enligt de intervjuade i liten utsträckning. De intervjuade anser att deras kommunikation via e-post och post inte utgörs av den sortens material som behöver registreras eller diarieföras. I de ärenden där handlingar ska diarieföras lämnas det till registratorn som scannar in dokumentet till diariet och placerar originaler i arkivskåpet. Det är tjänstemännen som bedömer var som ska diarieföras av den utgående posten. Den utgående posten från den officiella e-postadressen kan diarieföras eller sorteras elektroniskt i en mapp Övrig post. Det finns en muntlig rutin som anger detta förfarande. Enligt de intervjuade har bolaget arbetat aktivt med att öka de anställdas medvetenhet om att bolaget är en offentlig verksamhet och omfattas av offentlighetslagstiftningen Registrering/diarieföring Bolaget använder det diariesystem som kommun har i övriga verksamheter. Diariet utgörs av ett fysiskt diarium i ett brandsäkert kassaskåp samt ett elektroniskt system där e-post och scannade dokument läggs under ett diarienummer. Det är möjligt att markera handlingar och diarieposter med sekretessmarkering. Diarielistan för 2013 omfattar 15 poster. Stickproven visar att handlingar kan förvaras i arkivskåpet, elektroniskt i diariet eller i både och. Stickproven innehåller bl.a. remisser och remissvar, protokoll från kommunen och upprättade handlingar inom bolaget. Det är framför allt ingående handlingar som finns i diariet. Inom bolaget finns ingen back-up för registratorn för daglig öppning av post, e-post samt för diariet. Det pågår internutbildning för att tillse att en person kan fungera som back-up. Vid behov kan bolaget få stöd i frågor om offentlighet- och sekretess av kommunjuristen. Det finns även ett registratorsnätverk inom kommunen som träffas regelbundet för utbyte av erfarenheter eller kompetensutveckling. Bolagets registrator deltar vid vissa av dessa möten Utlämnande av allmän handling Vid förfrågningar om utlämnande av handlingar kontaktas i första hand registrator. Registratorn kontaktar ansvarig handläggare och tar fram aktuella handlingar. Beslut om utlämnande och eventuella sekretessmarkeringar fattas av VD. I den av styrelsen beslutade arbetsordningen 11 anges att det till VD:n uppdras att på bolagets vägnar fatta beslut enligt 6 kap. i offentlighets- och sekretesslagen. Vid VD:s frånvaro fullgörs denna skyldighet av styrelsens ordförande. Det samma anges i styrelsens instruktion för VD Revisionell bedömning Vi konstaterar att det finns styrelsebeslut som förtydligar att bolaget lyder under offentlighets- och sekretesslagen samt att bolaget är att jämställa med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Vidare finns angivet att beslut om utlämnande av handlingar är delegerat till VD:n. AB 9 av 16

12 Vi konstaterar att bolaget saknar en beslutad och aktuell dokumenthanteringsplan med gallringsfrister. Enligt vår bedömning bör bolaget snarast se till att styrelsen fastställer en dokumenthanteringsplan med gallringsfrister så att bolaget har rätt att gallra allmänna handlingar. Vi bedömer att hanteringen av inkommande och utgående post och e-post huvudsakligen fungerar tillfredsställande. Flera medarbetare kan hantera posten och fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post. Vi rekommenderar bolaget att dokumentera rutinen för posthantering. Våra stickprover visar att diarieföringen och registreringen fungerar tillfredsställande och de diarieförda handlingarna förvaras samlat och på ett betryggande sätt. Våra stickprover visar att diarieföringen och registreringen fungerar tillfredsställande och de diarieförda handlingarna förvaras samlat och på ett betryggande sätt. Enligt vår bedömning är det viktigt att ytterligare en person kan diarieföra vid bolaget för att minska sårbarheten vid planerad och oplanerad frånvaro. Vi rekommenderar bolaget att också upprätta en skriftlig rutin som anger vad som ska registreras och diarieföras och som kan utgöra en gemensam grund för registrators och övriga anställdas bedömningar. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att bolaget huvudsakligen har en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar. AB 10 av 16

13 5. Halmstad Energi och Miljö AB 5.1. Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Bolagets hantering av allmänna handlingar regleras inte i bolagsordningen. I bolagets ägardirektiv regleras dock följande: Bolaget skall om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. I arbetsordningen för styrelsen anges i 11 att bolaget omfattas av bestämmelser i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär enligt arbetsordningen att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighetsoch sekretesslagen. Bolagets gällande dokumenthanteringsplan har reviderats av styrelsen i februari Innan fastställelse av planen har arkivmyndigheten getts möjlighet att lämna synpunkter Posthantering Enheten för intern service ansvarar för bolagets posthantering och registratur. Dokumenterade rutiner finns för bolagets posthantering. Två registratorer turas om att ta hand om inkommande post till bolaget. Den inkommande posten utgörs främst av fakturor, avtal, korrespondens från myndigheter, privatpersoner och företag. Utöver detta förekommer också en hel del reklam och andra handlingar av mindre vikt. Bolagets officiella e-postbrevlåda, töms varje morgon och kontinuerligt under dagen. Båda registratorerna har tillgång till den. Även upphandlaren kan gå in och sköta post och e-post vid frånvaro. Vid semestertider är alltid någon av administratörerna i tjänst. Inkommande e-post vidarebefordras till berörd handläggare. Det finns ingen rutin för att skicka mottagningsbekräftelser utan det är respektive handläggares ansvar att ta kontakt med den som vänder sig till bolaget via e-post. I stort sett samtliga tjänstemän vid bolaget har lämnat skriftlig fullmakt till enheten för intern service för öppnande av personadresserad post. Av intervjuerna framkommer att det ingår som en del i introduktionsplanen av nyanställda. I samband med att nyanställda lämnar fullmakt får de också muntlig och skriftlig information om offentlighetslagstiftningen. När det gäller in- och utgående e-post till och från tjänstemännens e-postadresser, upplever de intervjuade att det är sällan som sådan e-post vidarebefordras till registratorerna för diarieföring. Rutinen upplevs inte fungera väl då det förekommer att registratorerna exempelvis kan få bekräftelse på att en handling har tagits emot från bolaget, trots att den utgående handlingen inte har passerat diariet. AB 11 av 16

14 Enligt de intervjuade finns det dock tjänstemän som är noggranna med att lämna in e-post för diarieföring. Bolagets Facebooksida hanteras inte av enheten för intern service utan av marknadsavdelningen. Bolaget har fastställt ett regelverk för hantering av sociala medier. I bolagets dokumenthanteringsplan finns också gallringsfrister för allmänna handlingar på sociala medier Registrering/diarieföring Bolaget registrerar i två olika system. Systemet LIS är ett mer traditionellt diarieföringssystem och som övriga kommunala nämnder också använder. I detta system diarieförs bl.a. handlingar avseende anställningar, upphandlingar, detaljplaner, remisser, policyer, strategiska planer, bokslut och årsredovisning samt handlingar i styrelsens beslutsärenden. De registrerade handlingarna skannas in i systemet. Originalhandlingarna förvaras i akter i ett källararkiv. Diarieföringen av handlingar i övriga ärenden som bolaget hanterar sker i systemet Add Systems som är ett ledningssystem. I systemet registreras handlingar och det går att bygga ärenden. Handlingarna skannas in i systemen och originalhandlingarna förvaras i pärmar i godkända arkivlokaler i källaren. Vissa pågående ärenden förvaras i brandsäkert kassaskåp på enheten. Bolaget diarieför med olika nummerserier för moderbolaget HEM, HEM Nät och Halmstad stadsnät. Av intervjuerna framkommer att kommunen har handlat upp ett nytt ärendehanteringssystem som ska ersätta LIS. Även HEM kommer att införa detta system. Förhoppningsvis kommer bolaget att vara i gång i det nya systemet innan semestrarna år Sekretessmarkering kan göras i båda systemen. Samtliga tjänstemän vid bolaget kan söka i båda systemen och det går att vidarebefordra e-post till diariesystemet LIS. De två registratorerna och upphandlaren kan registrera i systemen och går omlott i semestertider. Alla handläggare har möjlighet att lägga in sina dokument i ledningssystemet, men det är endast ett fåtal som gör det. Enligt de intervjuade är det i genomsnitt tio inkommande handlingar som diarieförs per dag. Utöver detta diarieförs också ett antal upprättade handlingar. Interna protokoll och styrelseprotokoll förvaras systematiskt i pärmar. Styrelseprotokollen med bilagda handlingar i original hanteras och återfinns hos VD-assistenten. Genomförda stickprover i LIS och ledningssystemet visar att registreringen levde upp till lagstiftningens krav. Samtliga handlingar i ärenden kunde återfinnas i original i ärendeakt/pärm utom i ett. I ett ärende i ledningssystemet, 2013/3000 Återställning av mur efter byte av elskåp saknades en registrerad handling i original i akten. Handlingen fanns dock inskannad i fulltext i ledningssystemet. Registratorerna avslutar kontinuerligt ärenden i diarieföringssystemen. Handlingarna arkivläggs i boxar. Arkiverade ärenden i LIS överlämnas till kommunarkivet enligt intervall i dokumenthanteringsplanen. Handlingarna i registrerade ärenden i ledningssystemet gallras enligt fastställda gallringsfrister i AB 12 av 16

15 dokumenthanteringsplanen. De handlingar som ska bevaras läggs i arkivboxar och lämnas till kommunarkivet enligt fastställda gallringsfrister i enlighet med dokumenthanteringsplanen Utlämnande av allmän handling Av intervjuerna framkommer att det är sällan som det förekommer förfrågningar om att ta del av bolagets allmänna handlingar. Enligt de intervjuade har det skett cirka 6-7 gånger de senaste åren. De begärda handlingarna har kunnat lämnas ut, någon gång har en handling maskats och delvis lämnats ut. Beslut att neka utlämnande av allmän handling fattas av VD Revisionell bedömning Vi konstaterar att det finns styrelsebeslut som förtydligar att bolaget lyder under offentlighets- och sekretesslagen samt att bolaget är att jämställa med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Vidare finns det en beslutad och aktuell dokumenthanteringsplan med gallringsfrister och beslut om att neka utlämnande av allmän handling har delegerats till VD. Vi bedömer att hanteringen av inkommande och utgående post och e-post fungerar tillfredsställande. Bolaget har dokumenterade rutiner för posthanteringen, flera medarbetare kan hantera posten och fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post. Våra stickprover visar att diarieföringen och registreringen fungerar tillfredsställande och de diarieförda handlingarna förvaras samlat och på ett betryggande sätt. Vi rekommenderar bolaget att också upprätta en skriftlig rutin som anger vad som ska registreras och diarieföras och som kan utgöra en gemensam grund för registrators och övriga anställdas bedömningar. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att bolaget har en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar. AB 13 av 16

16 6. Hallands Hamnar Halmstad AB 6.1. Bolagsordning, ägardirektiv Bolagets hantering av allmänna handlingar regleras inte i bolagsordningen. I bolagets ägardirektiv regleras dock följande: Bolaget skall om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. I arbetsordningen för styrelsen anges i punkt 5 att bolaget omfattas av bestämmelser i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär enligt arbetsordningen att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Bolaget saknar aktuell dokumenthanteringsplan. Styrelsen har antagit kommunens Riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering. Riktlinjerna kan jämställas med ett arkivreglemente och anger vad som ska gälla för arkivvården i Halmstad kommun Posthantering Bolagets posthantering sköts av en administratör på hamnkontoret. Administratören öppnar och ankomststämplar posten. Ska handlingen diarieföras förses den med en stämpel som talar om att handlingen finns inskannad i diarieföringssystemet. Personadresserad post där personnamnet står överst i adressen öppnas inte. Fullmakter för öppnande av personadresserad post finns. Vid nyanställning får personalen lämna ett skriftligt medgivande. När posten har öppnats fördelas de inkommande handlingarna ut till berörda handläggare i original. Respektive handläggare ansvarar för att förvara handlingarna på ett betryggande sätt. Originalavtal förvaras dock i särskild avtalspärm. Bolagets rutiner för posthantering har inte dokumenterats. Bolaget har utsedda ersättare genom sitt kvalitetsledningssystem som hjälper till att ta hand om posten vid planerad och oplanerad frånvaro. Bolagets officiella e-postbrevlåda, hanteras också av administratören, men även ytterligare tre personer har tillgång till den. Till e- postbrevlådan kommer främst reklam och handlingar av mindre vikt, men enligt de intervjuade förekommer även viktig information som anmälningar om fartygsanmälan och information och remisser från Halmstad kommun. Enligt de intervjuade är det enkelt att överföra inkommande e-post till bolagets diarieföringssystem. Det finns ingen rutin för att skicka mottagningsbekräftelser till den som kontaktar bolagets officiella e-postbrevlåda. Bolaget har en Facebooksida på vilken bolaget lägger ut information och nyheter. Det finns en datapolicy som reglerar bolagets närvaro på sociala medier. AB 14 av 16

17 6.3. Registrering/diarieföring Sedan ett år tillbaka diarieför bolaget i dokumenthanteringssystemet Docuro. Innan dess hade bolaget ett manuellt diarium i Excel. I systemet skannas alla handlingar in i PDF-format. Varje registrerat dokument får ett eget nummer. Det går att koppla handlingar till varandra, men systemet medger inte att ärenden kan byggas. Enligt de intervjuade finns det inte så stort behov av att koppla handlingar till varandra. De registrerade handlingarna grupperas utifrån sju olika dokumenttyper, varav en kallas diarium. Vidare finns t.ex. en dokumenttyp som kallas upphandling och en som kallas avtal (avser fackliga avtal). Det finns en sökfunktion i systemet som möjliggör sökningar ända ner på enskild bokstav. Systemet har också en bevakningsfunktion, däremot finns det ingen funktion för att sekretessmarkera handlingar. Sekretessmarkering av handlingar sker genom att de placeras i rätt dokumenttyp och att begränsa åtkomligheten via behörighetsstyrning till de olika dokumenttyperna. Som tidigare nämnts är det handläggarnas ansvar att diarieföra sina egna handlingar. Det finns dock inget krav att originalhandlingarna ska sparas. Enligt de intervjuade är det tillåtet att slänga handlingar som är av mindre vikt, när de skannats och registrerats i Docuro. Handlingar avseende ekonomi och personal arkiveras i arkivboxar och förvaras i brandklassat arkiv. Av intervjuerna framkommer att bolaget har överlämnat äldre arkivhandlingar av historiskt intresse till kommunarkivet. Även styrelseprotokollen överlämnas kontinuerligt till kommunarkivet. Alla handläggare kommer inte åt alla dokumenttyper i Docuro. Endast miljö- och säkerhetschefen kommer åt samtliga och kan ändra behörigheter. I semestertider måste handläggarna se till att läsa inkommande e-post och ta hand om eventuellt inkommande papperspost så att handlingar kan bli diarieförda. Vid tidpunkten för granskningen finns totalt 705 registrerade handlingar i Docuro. Bolaget har inte som rutin att påbörja en ny nummerserie vid varje nytt år utan fortsätter i samma. Bolaget har upprättat dokumenterade rutiner för registerhållning, arkivering och diarium inom ramen för bolagets kvalitetsledningssystem. Dessa finns tillgängliga för all personal på intranätet. Genomförda stickprover i Docuro visar att registreringen lever upp till lagstiftningens krav avseende en registrerad handling. Samtliga handlingar i ärendena kunde återfinnas digitalt i systemet. Av intervjuerna framkommer att bolaget kontinuerligt bjuds in till kommunens nätverksträffar som rör dokumenthantering Utlämnande av allmän handling Av intervjuerna framkommer att det är mycket sällan som det förekommer förfrågningar om att ta del av bolagets allmänna handlingar. Enligt de intervjuade har det endast skett en gång de senaste åren. Den begärda uppgiften kunde lämnas ut. Beslut att neka utlämnande av allmän handling fattas av VD eller vid VD:s frånvaro av den person som fått delegerat ansvar. De dokumenterade rutinerna för diarium innehåller också skriftliga rutiner för nekande av utlämnande handling och en mall för avslagsbeslut med besvärshänvisning. AB 15 av 16

18 Revisionell bedömning Vi konstaterar att det finns styrelsebeslut som förtydligar att bolaget lyder under offentlighets- och sekretesslagen samt att bolaget är att jämställa med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Vidare har beslut om att neka utlämnande av allmän handling delegerats till VD. Vi konstaterar att bolaget saknar en beslutad och aktuell dokumenthanteringsplan med gallringsfrister. Enligt vår bedömning bör bolaget snarast se till att styrelsen fastställer en dokumenthanteringsplan med gallringsfrister så att bolaget har rätt att gallra allmänna handlingar. Vi bedömer att hanteringen av inkommande och utgående post och e-post huvudsakligen fungerar tillfredsställande. Flera medarbetare kan hantera posten och fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post. Enligt vår bedömning bör bolaget även upprätta skriftliga rutiner för posthanteringen. Vi bedömer att bolagets diarieföring och registrering delvis fungerar tillfredsställande. Våra stickprover visar att diarieföringen lever upp till lagstiftningens krav och skriftlig rutin finns för hur diarieföring går till i Docuro. Vi bedömer dock att de diarieförda handlingarna bör förvaras samlat på ett betryggande sätt i närarkiv eller arkivskåp. Enligt vår bedömning är hanteringen av sekretesshandlingar i systemet inte ändamålsenlig, då det inte går att sekretessmarkera handlingar. Att lösa sekretessen genom att styra behörigheterna till de olika dokumenttyperna försvårar, enligt vår bedömning, återsökningen av allmänna handlingar. Vidare anser vi att bolaget bör inrätta en tydlig registratorsfunktion där ett par medarbetare har åtkomst och behörighet till samtliga dokumenttyper. Vi rekommenderar bolaget att upprätta en skriftlig rutin som anger vad som ska registreras och diarieföras och som kan utgöra en gemensam grund för registrators och övriga anställdas bedömningar. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att bolaget delvis har en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar Lisa Åberg Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare AB 16 av 16

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Tomelilla kommun ^cr Revisorerna 2013-11-05 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Difflrifini' För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Timrå kommun Mars 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2. Granskningsresultat

Läs mer

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring

Läs mer

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20.

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar Revisionsrapport Offentlig Sydost KPMG AB Lisa Åberg Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte, avgränsning och metod 1 2. Lagstiftningens

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar

Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Uppföljning av granskning Verkställighet av beslut samt översiktlig granskning av beredningsprocessen och hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport Juni 2011 Hans Gåsste Innehåll Sammanfattning...3

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Registrering och dokumenthantering

Registrering och dokumenthantering Revisionsrapport* Registrering och dokumenthantering Kommunstyrelsen och nämnderna Marks kommun Oktober 2008 Marianne Wolmebrandt, certifierad kommunal yrkesrevisor *connectedthinking Innehållsförteckning

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem...

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Östersunds kommun Juni 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2.

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan

Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan STYRDOKUMENT Diarienummer: Ö 2013/126 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2013-06-05 Giltighetstid: 2 år Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Maj 2013. Ystads kommun. Granskning av avtalshantering

Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Maj 2013. Ystads kommun. Granskning av avtalshantering Revisionsrapport 2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Maj 2013 Ystads kommun Granskning av avtalshantering Innehåll Sammanfattning... 3 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund och syfte... 4 1.2. Revisionsfrågor...

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Fastställande av ägardirektiv 2012 för HjälpmedelsCentrum AB

Fastställande av ägardirektiv 2012 för HjälpmedelsCentrum AB BESLUTSUNDERLAG 1 (1) Marie Nordström 2012-01-03 LiÖ 2012-69 Landstingsstyrelsen Fastställande av ägardirektiv 2012 för HjälpmedelsCentrum AB Landstinget äger samtliga aktier i bolaget HjälpmedelsCentrum

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 KUNGÄLVS KOMMUN Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 2 Innehåll Inledning...3 Inriktning...4 Rutiner...6 1. Övergripande inriktning...6 2. Postöppning...7

Läs mer

Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet

Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet Övriga områden Initiativärende mot en kommun i anledning av att det på kommunens hemsida har angetts privata e-postadresser till vissa nämndledamöter. Fråga om rutiner för hantering av e- postmeddelanden

Läs mer

Eksjö kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 2008-06-02 Antal sidor: 20

Eksjö kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 2008-06-02 Antal sidor: 20 Granskning av kommunens hantering av allmänna Revisionsrapport KPMG Bohlins AB Antal sidor: 20 2009 KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent

Läs mer

Revisionsrapport Botkyrka kommun

Revisionsrapport Botkyrka kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Martin Andersson Johan Karlander Botkyrka kommun 2011-06-07 Johan Karlander, projektledare Namnförtydligande Jan Nilsson, kundansvarig Namnförtydligande

Läs mer

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 2014-01-20 BUN 2013.0501 Handläggare: Lars Jonsson, Barn -och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsnämnden Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 Sammanfattning I enlighet

Läs mer

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet

Läs mer

Granskning av överförmyndarna

Granskning av överförmyndarna Revisionsrapport Granskning av överförmyndarna Borgholms kommun Lisa Åberg Borgholms kommun Granskning av överförmyndarna Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål...

Läs mer

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2013-09-25 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TFN-2013-1574 Dpl 01 Postadress: Teknik- och fastighetsförvaltningen,

Läs mer

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen

Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Dokumenthantering inom Barn- och utbildningsförvaltningen Uppdrag att utreda dokumenthaneringen inom BUF slutredovisning av uppdrag om diarieföring och förslag till åtgärder beträffande arkivfrågorna 2010-05-17

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

Beskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen

Beskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen ELSÄK2000, v1.2, 2013-02-01 FÖRTECKNING 1 (10) Kim Reenaas Verksjurist Generaldirektörens stab 010-168 05 03 kim.reenaas@elsakerhetsverket.se 2015-08-10 Dnr 15EV2503 Ersätter dnr 14EV2741 Beskrivning av

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Revision i ett landskap som ständigt förändras. Starev s vinterkonferens Åre 2013 01 27 Karin Tengdelius

Revision i ett landskap som ständigt förändras. Starev s vinterkonferens Åre 2013 01 27 Karin Tengdelius Revision i ett landskap som ständigt förändras Starev s vinterkonferens Åre 2013 01 27 Karin Tengdelius Snåriga landskap Kommunalförbund Göteborgsregionens kommunal-förbund GR Stiftelser Kul-i-stan

Läs mer

I,d JÅMl ANiiSTING. Offentl ig het och Sekretess. Landstingets revisorer 20 10-09-0 l Dnr REV/9/2010. l (2)

I,d JÅMl ANiiSTING. Offentl ig het och Sekretess. Landstingets revisorer 20 10-09-0 l Dnr REV/9/2010. l (2) I,d JÅMl ANiiSTING Landstingets revisorer 20 10-09-0 l Dnr REV/9/2010 Revisionsdirektör Maivor Enström 063-14 75 28 l (2) Landstingsstyrelsen Offentl ig het och Sekretess Revisionskontoret har granskat

Läs mer

Allmänna handlingar och diarieföring vid Högskolan i Halmstad

Allmänna handlingar och diarieföring vid Högskolan i Halmstad Allmänna handlingar och diarieföring vid Högskolan i Halmstad Handledning och allmänna råd Högskolan i Halmstads handledning och allmänna råd om diarieföring. Beslutade av rektor 2003-10-23, dnr 14-2003-3552,

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-05-22 Antal sidor: 5

Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-05-22 Antal sidor: 5 Granskning av ärendehanteringsprocessen inom Granskningsrapport Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 5 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6.

Läs mer

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Diarienummer 11-124-000 Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Beslutad i skolnämnden den 24 augusti 2011, 101 Hantering av skolhälsovårdsjournaler för skolhälsovården i Skövde

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Stadsövergripande policy om skyddade personuppgifter med riktlinjer till nämnder och bolag

Stadsövergripande policy om skyddade personuppgifter med riktlinjer till nämnder och bolag STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN BILAGA SID 1 (5) Stadsövergripande policy om skyddade personuppgifter med riktlinjer till nämnder och bolag Inledning Inom stadens verksamheter hanteras en stor

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012.

Revisionsrapport. Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden. Karlstads kommun. Peter Aschberg Daniel Brandt. November 2012. _..._..._._.... _. _--_._-_.._--. Revisionsrapport Granskning av verifikationer inom teknikoch fastighetsnämnden Karlstads kommun Peter Aschberg Daniel Brandt pwc Innehåll Sammanfattning Inledning. Bakgrund..

Läs mer

Universitetens diarieföring

Universitetens diarieföring Juridiska avdelningen Caroline Cruz BESLUT Universitetens diarieföring Sammanfattning Justitiekanslern (JK) har i beslut den 17 mars 1999 bett Högskoleverket att ta initiativ till att skapa större enhetlighet

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Granskning av avtalshantering. Staffanstorps kommun

Granskning av avtalshantering. Staffanstorps kommun www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av avtalshantering Gabriella Fredriksson September 2014 Staffanstorps kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 5 2.1. Bakgrund... 5 2.2.

Läs mer

Handbok för dokument- och ärendehantering inom

Handbok för dokument- och ärendehantering inom Handbok för dokument- och ärendehantering inom Antagen av kommunstyrelsen 2014-04-09, 48. Inledning I den här handboken finns anvisningar om hur Mellerud kommun och dess bolag ska hantera och registrera

Läs mer

Informationshanteringsplan 2014

Informationshanteringsplan 2014 Tjänsteskrivelse 2013-10-23 : Emmy Andersson FHN 2013.0084 Folkhälsonämnden Informationshanteringsplan 2014 Sammanfattning Enlighet Karlskoga kommuns kommunala arkivreglementet (KF 2008-05-26, 101) skall

Läs mer

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2008-05-14 Beslutat i kultur- och fritidsnämnden den 15 oktober 2008 7 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga

Läs mer

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Landstinget Gävleborg Revisionsrapport Oktober 2010 Ove Axelsson Tove Färje Innehållsförteckning SAMMANFATTNING.........3 INLEDNING......4

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

Arvika kommun. Kommunstyrelsens och myndighetsnämndens ärendehantering. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 28 maj 2008 Antal sidor: 31

Arvika kommun. Kommunstyrelsens och myndighetsnämndens ärendehantering. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 28 maj 2008 Antal sidor: 31 Kommunstyrelsens och myndighetsnämndens Revisionsrapport KPMG Bohlins AB 28 maj 2008 Antal sidor: 31 2009 KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer