Hantering av motioner och medborgarförslag

Transkript

1 Revisionsrapport Hantering av motioner och medborgarförslag Bollnäs kommun Maj 2009 Tove Färje

2 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING OCH BEDÖMNING BAKGRUND UPPDRAG OCH REVISIONSFRÅGA Avgränsning och metod HANDLÄGGNING AV MOTIONER OCH MEDBORGARFÖRSLAG REGLERING I KOMMUNALLAGEN FULLMÄKTIGES REGLERING AV MOTIONER OCH MEDBORGARFÖRSLAG RIKTLINJER OCH RUTINER ANMÄLAN AV EJ FÄRDIGBEREDDA MOTIONER OCH MEDBORGARFÖRSLAG VÄCKTA MOTIONER OCH MEDBORGARFÖRSLAG Obehandlade motioner och medborgarförslag

3 1 Sammanfattning och bedömning Revisorerna i Bollnäs kommun har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska rutinerna rörande hantering av motioner och medborgarförslag. o Riktlinjerna i kommunfullmäktiges arbetsordning för hantering av motioner och medborgarförslag är tydliga och ändamålsenliga. Arbetsordningen anger på ett tydligt sätt hur hanteringen av motioner och medborgarförslag ska gå till. Den innehåller uppgifter om formalia kring innehåll, vem som kan väcka, när och hur de kan lämnas in, regler om när kommunstyrelsen ska redovisa ej färdigberedda motioner för fullmäktige, regler om när kommunstyrelsen och nämnderna ska redovisa obehandlade och behandlade delegerade medborgarförslag. o Det finns fungerande rutiner för hantering av motioner och medborgarförslag, dock inte dokumenterade. Avsaknaden av dokumenterade rutiner/riktlinjer kan orsaka viss otydlighet. Kommunfullmäktige har uppdragit till nämnder och styrelsen att besvara motioner inom sex månader och att omgående besvara obesvarade motioner från Styrelsen har även föreslagit fullmäktige besluta att motioner om möjligt ska besvaras inom tre månader. Vi anser att ovanstående riktlinjer är otydliga och bör därför tydliggöras. Möjligheten att lämna medborgarförslag direkt till styrelsen och nämnderna är ur juridisk synvinkel inte att betrakta som ett medborgarförslag utan endast som ett förslag från allmänheten. För att förhindra missförstånd bör terminologin ses över. o Väckta motioner och medborgarförslag behandlas inom den rekommenderade ettårsgränsen och ofta inom sex månader som fullmäktige gett direktiv om. 76 % av behandlade motioner och medborgarförslag i fullmäktige besvaras inom ettårsgränsen och motsvarande siffra för delegerade medborgarförslag är 92,5 %. Ett antal eftersläpande motioner och medborgarförslag finns. Nämnderna uppmanas att snarast besvara dessa. Sammanfattningsvis bedömer vi, utifrån ovanstående redovisning av kontrollmålen, att rutiner för hantering av motioner och medborgarförslag är fungerande. 3

4 2 Bakgrund I kommunallagen stadgas det bland annat att motioner och medborgarförslag (om fullmäktige har beslutat att tillåta det) bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år. Motioner och medborgarförslag som inte besvarats inom denna tid ska anmälas till fullmäktige med information om vad som skett i beredningsarbetet. Kommunstyrelsen ansvarar för att fullmäktiges ärenden bereds enligt såväl kommunallagens regler som av fullmäktige utfärdade direktiv. 2.1 Uppdrag och revisionsfråga Revisorerna i Bollnäs kommun har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska rutinerna rörande hantering av motioner och medborgarförslag. Revisionsfråga: Är rutiner för hantering av motioner och medborgarförslag tillfredsställande? Kontrollmål: o Riktlinjerna i kommunfullmäktiges arbetsordning för hantering av motioner och medborgarförslag är tydliga och ändamålsenliga. o Det finns rutiner för hantering av motioner och medborgarförslag. o Väckta motioner och medborgarförslag behandlas inom den rekommenderade ettårsgränsen Avgränsning och metod Granskningen har genomförts genom intervju med kommunsekreterarna. Vidare har fullmäktiges arbetsordning och utdrag ur diariet av väckta respektive obehandlade motioner studerats och analyserats. Slutligen har väckta motioner under åren följts upp vad avser var i beredningsfasen dessa befinner sig. 4

5 3 Handläggning av motioner och medborgarförslag 3.1 Reglering i kommunallagen Motioner och medborgarförslag nämns på ett flertal ställen i kommunallagen, dels i 4 kap. 16 där ledamöternas rätt att ställa motioner ges, dels i 5 kap. 23 där ledamöternas rätt att väcka ärenden genom motion ges, dels i 5 kap. 33 där det bland annat stadgas att motioner och medborgarförslag bör beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år och att motioner och medborgarförslag som inte besvarats inom denna tid ska anmälas till fullmäktige med information om vad som skett i beredningsarbetet. Slutligen ska, enligt 5 kap. 64, fullmäktiges arbetsordning innehålla föreskrifter om handläggningen av motioner och medborgarförslag. 3.2 Fullmäktiges reglering av motioner och medborgarförslag Bollnäs kommunfullmäktige reglerar hantering av motioner och medborgarförslag i sin arbetsordning som är antagen och senast reviderad I arbetsordningens 30 regleras följande hantering av motioner: En motion skall vara skriftlig och egenhändigt undertecknad av en eller flera. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion. En motion väcks genom att den ges in till kommunkansliet. En motion får också lämnas vid ett sammanträde med fullmäktige. En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Kommunstyrelsen skall två gånger per år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Redovisningen skall göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. I arbetsordningens 32 regleras bland annat följande hantering av medborgarförslag: Ett medborgarförslag skall vara skriftligt och egenhändigt undertecknad av en eller flera. Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma medborgarförslag. Ett medborgarförslag väcks genom att den ges in till kommunstyrelsekontoret. Ett medborgarförslag får också lämnas vid ett sammanträde med fullmäktige. Ett medborgarförslag får delegeras till kommunstyrelsen eller berörd nämnd. Kommunstyrelsen och nämnderna skall minst en gång om året informera fullmäktige om de beslut som fattas i ärenden. Styrelsen och nämnderna skall även informera om de ärenden som inte avgjorts inom ett år. Redovisningen skall göras på fullmäktiges ordinarie sammanträde i april. 3.3 Riktlinjer och rutiner Det finns rutiner för hanteringen av motioner och medborgarförslag dock finns inte dokumenterade rutiner eller riktlinjer, bortsett från fullmäktiges reglering i arbetsordningen. I praktiken sker handläggning av motioner i följande steg: Motion väcks i KF KF remitterar direkt till beredande styrelse/nämnd/nämnder nämnden bereder yttrande 5

6 innehållande förslag till beslut som skickas till KS beredningsförfarande inför KS sammanträde behandling i KS beslut i KF beslutade fullmäktige om förenklad hantering av medborgarförslag i enlighet med ändringar i kommunallagen. Förenklingen innebär bland annat att fullmäktige får delegera beslut i ett medborgarförslag till styrelse eller berörd nämnd. Den som har väckt ett medborgarförslag ges möjlighet att närvara vid styrelsens eller nämndens överläggning av förslaget men dock inte i beslutet. Av de medborgarförslag som väckts efter har 93 % delegerats till styrelse eller nämnd. I praktiken sker handläggning av medborgarförslag i följande steg: Medborgarförslag väcks i KF KF delegerar behandlingen av medborgarförslaget till nämnd eller styrelse styrelse/nämnd fattar beslut. De medborgarförslag som fullmäktige remitterar hanteras praktiskt på samma sätt som motioner. Fullmäktige har i samband med redovisningen av de obesvarade motionerna och medborgarförslagen i april och oktober 2007 beslutat att uppdra till nämnder och styrelse att besvara motioner och medborgarförslag inom sex månader. I oktober 2008 uppmanade fullmäktige berörda nämnder att omgående besvara motioner från 2007 och tidigare. Styrelsen har beslutat att föreslå fullmäktige besluta att erinra nämnderna om att motioner om möjligt skall besvaras inom tre månader. Det administrativa ansvaret för hanteringen av väckta motioner och medborgarförslag ligger på kommunsekreteraren vid kommunstyrelseförvaltningen. Motioner och medborgarförslag registreras som objekt i ärendehanteringssystemet. Det är enkelt att utläsa om motionerna är behandlade eller inte, däremot är systemet inte lika tydligt för delegerade medborgarförslag, då ansvaret för dessa ligger på respektive nämnds förvaltning. Kommunstyrelseförvaltningen har inte något eget system för bevakning av delegerade medborgarförslag. I Bollnäs finns även möjligheten att lämna medborgarförslag direkt till styrelsen och nämnderna vilket inte regleras i fullmäktiges arbetsordning. Ansvaret ligger helt på den myndighet som medborgarförslaget är inlämnat till. Ur juridisk synvinkel är inte detta att betrakta som ett medborgarförslag utan endast som ett förslag från allmänheten. För att förhindra missförstånd bör terminologin ses över. 3.4 Anmälan av ej färdigberedda motioner och medborgarförslag Enligt arbetsordningen ska redovisning av ej färdigberedda motioner ske vid fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Styrelsen och nämnderna ska vid fullmäktiges ordinarie sammanträde i april informera om de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år. 6

7 I granskningsarbetet kan konstateras att ärendet redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag finns med i protokoll från 2006, 2007 och 2008 på ett sätt som överensstämmer med regleringen i arbetsordningen. 3.5 Väckta motioner och medborgarförslag Under 2006 väcktes 10 motioner och 8 medborgarförslag, under 2007 väcktes 21 motioner och 31 medborgarförslag och under 2008 väcktes 19 motioner och 33 medborgarförslag. Totalt har ledamöter i fullmäktige och medborgare i Bollnäs kommun väckt 122 motioner och medborgarförslag under De fyra motioner och sju medborgarförslag som väckts eller senare inkluderas inte i nedanstående tabell. Väckta motioner Väckta medborgarförslag Procentuell fördelning Behandlade i KF: Inom sex månader % Inom ett år % Efter ett år % Ej behandlade % Delegerade Behandlade i nämnd el. styrelse: Inom sex månader % Inom ett år ,5 % Efter ett år Ej behandlade ,5 % 76 % av behandlade motioner och medborgarförslag i fullmäktige görs inom ettårsgränsen och motsvarande siffra för delegerade medborgarförslag är 92, 5 %. En notering som bör göras är att av de delegerade medborgarförslagen så behandlas de flesta inom tre månader. Några av de motioner och medborgarförslag som inte är behandlade enligt tabellen har inte överstigit ettårsgränsen Obehandlade motioner och medborgarförslag I april 2009 finns enligt upprättad lista 15 väckta men inte besvarade motioner och 14 väckta men inte besvarade medborgarförslag, varav de äldsta väcktes