Tranås kommun. Uppföljning av granskning om hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Tranås kommun. Uppföljning av granskning om hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011"

Transkript

1 Uppföljning av granskning om hanteringen av Revisionsrapport KPMG AB 21 mars 2011 Revrapport Tranås.docm

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Ansvarig nämnd/styrelse 1 5. Metod 1 6. Projektorganisation 2 7. Regler som styr hanteringen av Posthantering och ärenderegistrering Arkivvård 3 8. Sammanfattande kommentarer från revisionsrapporten från Hantering av våren Kommunstyrelsen Socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden Teknik- och griftegårdsnämnden Bygg- och miljönämnden Kultur- och fritidsnämnden Sammanfattande kommentarer 9 Revrapport Tranås.docm

3 1. Bakgrund 2. Syfte År 2009 genomförde s revisorer en granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Ett antal brister och förtjänster konstaterades. Bland annat konstaterades att flera nämnder förvarade diarieförda handlingar tillsammans med originalprotokollen och inte i akter. En del nämnder hade inte delegerat rätten att ge avslag på begäran att lämna ut allmän handling. Merparten av nämnderna hade arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner. Föreliggande granskning syftar till att följa upp tidigare genomförd granskning för att undersöka i vilken utsträckning påpekade brister har åtgärdats. Bland annat kommer nedanstående revisionsfrågor att belysas. Hur förvaras diarieförda handlingar inom nämnderna och styrelsen? Kan medborgarna genom hemsidan ta del av nämndernas och styrelsens protokoll? Hur har beslutet att lämna avslag på begäran att lämna ut allmän handling delegerats inom nämnderna och styrelsen? Har alla nämnder och styrelser antagit arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan? Är planerna ovan aktuella? Hur ser arkivorganisationen ut i respektive nämnd och styrelse? Har arkivansvariga och arkivredogörare utsetts i alla nämnder? Finns skriftliga fullmakter för privatadresserad post? 3. Avgränsning Granskningen omfattar endast de områden som behandlades i den tidigare revisionsrapporten. 4. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen omfattar alla kommunala nämnder och bolag, dock med fokus på kommunstyrelsen. 5. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer och studium av dokument. Intervjuer har genomförts med nämndssekreterare och registratorer i samtliga granskade nämnder. Revrapport Tranås.docm 1

4 6. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Fredrik Ottosson, revisor. 7. Regler som styr hanteringen av 7.1 Posthantering och ärenderegistrering Det grundläggande regelverket för hanteringen av kommunens utgörs av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens regler om. Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Offentlighets- och sekretesslagen slår fast att ska registreras utan dröjsmål, dvs. samma dag som t.ex. en handling kommer in. Registrering kan ske på olika sätt såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dem. Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i praktiken. Lagen talar endast om att registrera. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att registrera handlingar på. I praktiken behöver en del av nämndernas inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringsskyldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska skyddas av sekretess krävs stöd i lag. De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla handlingar som förekommer på ett kontor är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar kommunens arkivreglemente att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav. Ett brev som är ställd personligen (personadresserad) till en tjänsteman eller förtroendevald är allmän om den gäller ärende eller fråga som åligger nämnden. Detta betyder att även personadresserad post måste öppnas. Samtidigt är det brottsligt att öppna personadresserad post enligt reglerna i brottsbalken om brevhemlighet. Genom skriftliga medgivanden från de anställda löses konflikten mellan de två reglerna. 1 1 Danielsson, Axel Kommunal nämndadministration. (Sjätte upplagan). Stockholm: SKL Kommentus AB., s och Revrapport Tranås.docm 2

5 7.2 Arkivvård I arkivlagen fastlås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov. Arkivvården i kommunen är inte enbart en angelägenhet för den centrala arkivfunktionen. Ansvaret är fördelat mellan kommunfullmäktige, kommunens arkivmyndighet och respektive nämnd eller styrelse. Förutom Arkivlagen (1990:782) är också Arkivförordningen (1991:446) styrande för den kommunala arkivvården. I Riksarkivets författningssamling återfinns också allmänna råd om bevarande och gallring inom kommunal verksamhet. Kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården enligt arkivlagens 16. Kommunfullmäktige anger den ambitionsnivå som kommunen ska ha på arkivområdet. I kommunens arkivreglemente har kommunfullmäktige möjlighet att precisera hur arbetsfördelningen ska vara mellan arkivmyndigheten och kommunens olika myndigheter och bolag. I arkivlagens 4-6 preciseras myndigheternas ansvar för den kommunala arkivvården. Enligt lagen åligger det de kommunala myndigheterna att vid registrering av ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Dessutom åligger det varje myndighet att dels upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning över de handlingar som förvaras i myndighetens arkiv. För att varje myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav, bör det hos varje nämnd finnas en person som är utsedd att vara arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Arkivansvarig är ansvarig för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens eget arkivreglemente. 8. Sammanfattande kommentarer från revisionsrapporten från 2009 Det konstaterades att granskade nämnder hade kommit olika långt när det gäller att upprätta dokumenterade rutiner i syfte att kvalitetssäkra hanteringen av. Några nämnder saknade arkivbeskrivningar. Vidare konstaterades att flera nämnder förvarade diarieförda handlingar tillsammans med originalprotokollen och inte i akter. En del nämnder hade inte delegerat rätten att ge avslag på begäran att lämna ut allmän handling. Stickprover genomfördes i nämndernas diarier. Stickprovsgranskningen visade att samtliga nämnder levde upp till lagens krav om registrering. Revrapport Tranås.docm 3

6 9. Hantering av våren 2011 I detta kapitel redogör vi för våra iakttagelser av hur lämnande synpunkter från den ursprungliga granskningen från 2009 har hanterats. Redogörelse görs och kommentarer lämnas nämnd för nämnd. 9.1 Kommunstyrelsen Ursprunglig granskning I den ursprungliga granskningen konstaterades att styrelsen inte delegerat rätten att ge avslag på begäran att lämna ut handlingar. Styrelsen rekommenderades att förvara diarieförda handlingar i akter i stället för i pärmar. Kommunsekreteraren var både arkivansvarig och arkivredogörare. Arkivansvarig och arkivredogörare är två olika funktioner som inte bör ligga på en och samma person. Styrelsens dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning hade inte uppdaterats med anledning av genomförda organisationsförändringar från 1995 och framåt. Uppföljning Numera förvaras diarieförda handlingar i akter, ett förfarande som upplevs enklare av den administrativa personalen antog kommunstyrelsen en reviderad dokumenthanteringsplan för dess verksamheter. Däremot har arkivbeskrivningen inte uppdaterats. Fortfarande är kommunsekreteraren både arkivansvarig och arkivredogörare. Rutin för upprättande av fullmakter för personadresserad post saknas fortfarande. Kommunstyrelsens delegationsordning hade, vid tidpunkten för uppföljning, inte reviderats. Frågan att lämna avslag på begäran att lämna ut allmän handling var alltjämt inte delegerad, utan en fråga för nämnden i plenum. Kommentarer Det är positivt att styrelsen har uppdaterat sin dokumenthanteringsplan och att diarieförda handlingar numera förvaras i akter. Det är dock en brist att styrelsen inte delegerat rätten avslå begäran lämna ut handlingar och att arkivbeskrivningen inte löpande uppdateras. Vidare anser vi att personalen bör uppmanas att lämna skriftlig fullmakt för öppnande av personadresserad post. Vidare bör de båda funktionerna arkivansvarig och arkivredogörare skiljas åt. 9.2 Socialnämnden Ursprunglig granskning I den ursprungliga granskningen konstaterades att skriftliga fullmakter lämnades för öppnande av personadresserad post. Däremot saknades det rutin för att säkerställa att all, t.ex. nyanställd personal verkligen lämnar fullmakt. De diareförda handlingarna förvarades i akter med en akt per ärende. Nämnden rekommenderades att publicera sina protokoll på kommunens hemsida. Det konstaterades att dokumenthanteringsplanen och arkivbeskrivningen inte hade reviderats efter det att individ- och familjeomsorgsförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen gått samman. Revrapport Tranås.docm 4

7 Nämnden har delegerat rätten att lämna avslag på begäran att lämna ut allmän handling och uppställa förbehåll i samband med ett utlämnande. Det tycks som kommunförbundets mall för delegationsförteckning har använts, vilket är positivt. Uppföljning 2010 antog nämnden en reviderad dokumenthanteringsplan som täcker in samtliga verksamheter. Ett arbete att revidera arkivbeskringen har påbörjats. Vid tidpunkten för uppföljningen, februari 2010, var dock inte den reviderade arkivbeskrivningen fastställd. I våra avstämningar fick vi veta att reviderad arkivbeskrivning och förslag till arkivansvariga/arkivredogörare kommer att tas upp vid socialnämndens sammanträde i mars Det saknas fortfarande en rutin för att säkerställa att samtlig personal lämnar fullmakt för öppnande av personadresserad post. Kommentarer Vi anser att det är positivt att nämnden förvarar diarieförda handlingar i akter och att nämndens protokoll numera publiceras på kommunens hemsida. Vidare är det positivt att dokumenthanteringsplanen har reviderats. Beslut att lämna avslag på begäran att lämna ut handlingar har delegerats på ett genomtänkt sätt av nämnden. Det är dock en brist att nämnden ännu inte har reviderat sin arkivbeskrivning. 9.3 Barn- och utbildningsnämnden Ursprunglig granskning I den ursprungliga granskningen rekommenderades att nämndens muntliga fullmakter att öppna personadresserad post borde göras om till skriftliga. Vidare rekommenderades nämnden att förvara diarieförda handlingar i akter. Assistenten som skötte posthanteringen var både arkivansvarig och arkivredogörare. Arkivansvarig och arkivredogörare är två olika funktioner som inte bör ligga på en och samma person. Uppföljning Nämnden använder numera skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post. De diarieförda handlingarna förvaras i pärmar i omedelbar närhet till originalprotokollen, dvs. originalprotokollet finns i en pärm, och diareiförda handlingar i diarienummerordning i ett antal pärmar intill i ett brandsäkert arkivskåp. De ärenden som inte föranleder någon politisk behandling förvaras i separata pärmar. Nämnden antog, , reviderad dokumenthanteringsplan. Vid tidpunkten för uppföljningen innehas de båda funktionerna arkivansvarig och arkivredogörare fortfarande av samma person. Arkivbeskrivningen är inte omarbetad efter förvaltningens flytt till kommunhuset. Av nämndens delegationsordning framgår att arbetsutskottet givits rätten prövning av utlämnande av allmän offentlig handling. Revrapport Tranås.docm 5

8 Kommentarer Det är positivt att nämnden numera tar in skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post. Vår rekommendation kvarstår att nämnden övergår till att förvara diarieförda handlingar i akter och inte i pärmar. Att lämna ut en handling är inte ett beslut, utan en uppgift som ankommer på den befattningshavare som svarar för vården av den. Vi råder därför barn- och utbildningsnämnden att endast delegera rätten att ge avslag på begäran att lämna ut en handling. Det är orimligt att arbetsutskottet formellt ska pröva varje gång någon begär ut en handling. Arbetsutskottet eller tjänsteman bör även ges rätt att lämna avslag på begäran om utlämnande av som inte är offentliga och uppställa förbehåll i samband med ett utlämnande. Formuleringen i socialnämndens delegationsordning kan med fördel användas. 9.4 Teknik- och griftegårdsnämnden Teknik- och griftegårdsnämnden inrättades 1 januari Vid tidpunken för den ursprungliga granskningen handhades nämndens frågor av tekniska nämnden och griftegårdsnämnden. Ursprunglig granskning Både tekniska nämnden och griftegårdsnämnden rekommenderades att införa skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post. De båda nämnderna föreslogs även delegera rätten att besluta att inte lämna ut allmän handling. Tekniska nämnden rekommenderades även förvara diarieförda handlingar i akter. Tekniska nämndens förvaring av diarieförda handlingar i bokhyllor i ett tjänsterum kritiserades, utifrån kraven på brand- och vattenskador. Det lyftes även fram att det behövde fastställas vem som vid förvaltningen ska inneha funktionen som arkivansvarig. Griftegårdsnämnden kritiserades för att sakna arkivbeskrivning. Uppföljning Teknik- och griftegårdsnämnden saknar dokumenthanteringsplan. Ett förslag till dokumenthanteringsplan som ska behandlas på nämnden i mars har dock tagits fram. En arkivbeskrivning för den nya nämnden har upprättats. Av arkivbeskrivningen framgår även vem som är arkivansvarig respektive arkivredogörare. Rutiner för inhämtande av fullmakt för öppnande av personadresserad post har nyligen inrättats. Numera förvaras diarieförda handlingar i akter, ett förfarande som upplevs enklare av den administrativa personalen. Handlingarna förvaras numera i aktskåp som uppfyller gällande krav. Nämnden saknar rutiner för inhämtade av fullmakt för öppnande av personadresserad post. Nämnden har delegerat rätten att inte lämna ut handling och arkivansvaret. Protokollen publiceras numera på hemsidan. Revrapport Tranås.docm 6

9 Kommentarer Det är positivt att nämnden tagit till sig revisorernas synpunkter från den ursprungliga granskningen. Nämnden bör även delegera rätten att uppställa förbehåll vid utlämnande av en handling. Formuleringen i socialnämndens delegationsordning kan med fördel användas. 9.5 Bygg- och miljönämnden Bygg- och miljönämnden inrättades 1 januari Vid tidpunken för den ursprungliga granskningen handhades nämndens frågor av byggnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden. Ursprunglig granskning Dåvarande miljö- och hälsoskyddsnämnden och byggnämnden rekommenderades i den ursprungliga granskningen att delegera beslut att inte lämna ut handling. Miljö- och hälsoskyddsnämnden rekommenderades även att upprätta skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post. Nämnden hade också ett flertal arkiv i vilka akterna med diarieförda handlingar sorterades in i. I ärendehanteringssystemet fanns dock ingen notering om vilket arkiv som handlingarna var insorterade i. För nämndens handlingar används så kallad objektregistrering, dvs. ärenden samlas per objekt (t.ex. verksamhet). För varje objekt skapas en dossié, där samtliga ärenden som rör objektet samlas. Det konstaterades att avslutade ärenden i dossién inte löpande flyttades till centralarkivet, utan först när verksamheten (objektet) hade upphört. Först då överlämnades handlingarna till kommunarkivet för slutförvaring. I den ursprungliga granskningen noterades det att dåvarande byggnadsnämnden hade en hög ärendebalans av ej avslutade ärenden. Uppföljning Bygg- och miljönämndens verksamhet är inom samhällsbyggnadsförvaltningen uppdelad i två avdelningar, miljö och hälsa samt plan och bygg. Uppdelning följer de före detta nämndernas områden. Inom nämnden pågår ett arbete att ta fram ett förslag till reviderad dokumenthanteringsplan. Hjälp har tagits av kommunarkivarien. I övrigt har inte styrande dokument inom dokumenthanteringen reviderats sedan föregående granskning. Bygg- och miljönämnden har delegerat rätten att pröva begäran om att lämna ut allmän handling till miljöchefen och byggchefen. Skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post har upprättats. Inom miljö och hälsa avställs fortfarande ärenden kring en verksamhet till centralarkivet först när verksamheten upphör. Plan- och byggavdelningen har tagit hjälp av kommunarkivarien med att avsluta färdigbehandlade ärenden och överlämna handlingarna till centralarkivet. Revrapport Tranås.docm 7

10 Kommentarer Det är positivt att skriftliga fullmakter upprättas för öppnandet av personadresserad post. Vi anser att bygg- och miljönämnden bör upprätta en ny arkivbeskrivning och anta reviderade dokumenthanteringsplaner för nämndens verksamheter. Det vore önskvärt att det av ärendehanteringssystemet framgår i vilket arkiv ärendena förvaras. Vi rekommenderar även nämnden att regelbundet avställa akter med avslutade ärenden ur dossién för de olika objekten och föra dessa till en arkivserie. Intervallen för avställningen kan fastställas i dokumenthanteringsplanen. Att lämna ut en handling är inte ett beslut, utan en uppgift som ankommer på den befattningshavare som svarar för vården av den. Vi råder därför nämnden att endast delegera rätten att ge avslag på begäran att lämna ut en handling. Det är orimligt att chefen formellt ska pröva varje gång någon begär ut en handling. Vidare bör rätten att uppställa förbehåll i samband med ett utlämnande delegeras. Formuleringen i socialnämndens delegationsordning kan med fördel användas. 9.6 Kultur- och fritidsnämnden Ursprunglig granskning I den ursprungliga granskningen rekommenderades att skriftliga fullmakter skulle upprättas för öppnande av personadresserad post. Vidare rekommenderades att nämnden skulle förvara sina diarieförda handlingar i akter, istället för i pärmar. Förvaringen av diarieförda handlingar i bokhyllor i ett tjänsterum kritiserades utifrån kraven på brand- och vattenskador. Behovet av att uppdatera arkivbeskrivning, arkivföreteckning och dokumenthanteringsplan med anledning av genomförda organisationsförändringar lyftes fram. Uppföljning Nämnden använder numera skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post. Sedan 2010 förvaras diarieförda handlingar i akter, ett förfarande som upplevs enklare av den administrativa personalen. Däremot har varken arkivbeskrivningen eller dokumenthanteringsplanen reviderats. Dessa dokument speglar således inte dagens organisation. Ett antal förändringar har skett inom förvaltningen, bland annat bildade biblioteket, kulturförvaltningen samt fritidsförvaltningen en gemensam förvaltning Turistfrågorna har även övertagits av Tranås United. Nämnden har delegerat beslutet prövning av utlämnande av allmän offentlig handling till förvaltningschefen. Kommentarer Det är positivt att nämnden numera tar in skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post. Vidare är det glädjande att diarieförda handlingar numera förvaras i akter. Det bedöms som Revrapport Tranås.docm 8

11 att det numera går snabbare och enklare att återsöka handlingar. Förvaringen riskerar heller inte att ge de na mekaniska skador som en förvaring i pärmar kan ge. Vi anser att arkivbeskrivningen och dokumenthanteringsplanen snarast bör revideras. Arbetet med att revidera arkivbeskrivningen bör inte överdrivas. En arkivbeskrivning bör hållas så kortfattad som möjligt och inte vara längre än en till två A4-sidor. Att lämna ut en handling är inte ett beslut, utan en uppgift som ankommer på den befattningshavare som svarar för vården av den. Vi råder därför nämnden att endast delegera rätten att ge avslag på begäran att lämna ut en handling. Det är orimligt att förvaltningschefen formellt ska pröva varje gång någon begär ut en handling. Förvaltningschefen bör även ges rätt att lämna avslag på begäran om utlämnande av som inte är offentliga och uppställa förbehåll i samband med ett utlämnande. Formuleringen i socialnämndens delegationsordning kan med fördel användas. 10. Sammanfattande kommentarer Vi anser att många av revisorernas synpunkter från 2009 har anammats och att flera av de då påtalade bristerna har åtgärdats, vilket är positivt. Det är också glädjande att fler nämnder övergår till att förvara sina diarieförda handlingar i akter. I dag är det endast barn- och utbildningsnämnden som förvarar de diarieförda handlingarna i pärmar. Nämnderna har antingen reviderat eller är på gång att revidera sina dokumenthanteringsplaner. Vi anser att en uppdaterad dokumenthanteringsplan är en förutsättning för att nämnden ska kunna leva upp till lagens krav. Dokumenthanteringsplanen fungerar även som arkivförteckning för de handlingar som förvaras på förvaltningarna. Det är positivt att samtliga nämnder numera publicerar sina protokoll på kommunens hemsida. Det återstår likväl några förbättringsområden, vilka framgår i kapitlet ovan nämnd för nämnd. Vi anser exempelvis att alla nämnder bör inhämta skriftliga medgivanden till öppnande av personadresserad post. En handling som inkommer i personadresserad post är allmän om den gäller ärende eller fråga som åligger nämnden. Detta betyder att även personadresserad post måste öppnas. Samtidigt är det brottsligt att öppna personadresserad post enligt reglerna i brottsbalken om brevhemlighet. Genom skriftliga medgivanden från de anställda löses konflikten mellan de två reglerna. 2 Endast rätten att avslå begäran att lämna ut en handling och lämna ut en handling med förbehåll bör delegeras av nämnderna. Formuleringen i socialnämndens delegationsordning kan med fördel användas av de nämnder som idag inte delegerat på korrekt sätt. Det är anmärkningsvärt att kommunstyrelsen inte alls delegerat beslutanderätt i frågan. Vilket innebär att beslut måste fattas av kommunstyrelsen i plenum, allt annat är befogenhetsöverskridande. Vi föreslår även att kommunens nätverk för nämndssekreterare och registratorer gemensamt utarbetar kommunövergripande rutiner för dokumenthanteringens olika delar. Vi vill också lyfta 2 Danielsson, Axel Kommunal nämndadministration. (Sjätte upplagan). Stockholm: SKL Kommentus AB., s och Revrapport Tranås.docm 9

12 fram vikten av att förvaras skyddat mot brand, vatten- och klimatskador samt mot tillgrepp och obehörig åtkomst. KPMG, dag som ovan Fredrik Ottosson Revisor Revrapport Tranås.docm 10

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Granskning om registrering av inkommande handlingar

Granskning om registrering av inkommande handlingar www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell

Läs mer

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20.

Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar Revisionsrapport Offentlig Sydost KPMG AB Lisa Åberg Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte, avgränsning och metod 1 2. Lagstiftningens

Läs mer

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Granskning av hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte, frågeställningar och metod 1 3. Regler som styr hanteringen av allmänna

Läs mer

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Till Borgholm Energi Elnät AB Borgholm Energi AB För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av hantering av allmänna

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner Krokoms kommun 2 februari 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1.Inledning... 3 2.Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer... 7 1 Sammanfattning

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning

Läs mer

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2010-05-31 99 ARKIVREGLEMENTE FÖR VIMMERBY KOMMUN Samtidigt som detta arkivreglemente träder i kraft upphör arkivreglemente fastställt 2006-03-27, 42 att gälla.

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård

Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård www.pwc.se Revisionsrapport Sandra Marcusson Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård Oktober 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och

Läs mer

Regler för dokument- och ärendehantering

Regler för dokument- och ärendehantering Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur KPMG Bohlins AB Datum Antal sidor: 10 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Revisionsmål

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Arkivtillsyn kommunrevisionen Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Timrå kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Timrå kommun Mars 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2. Granskningsresultat

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Landstingsstyrelsens förslag till beslut FÖRSLAG 2010:43 1 (9) Landstingsstyrelsens förslag till beslut Nytt reglemente för Stockholms läns landstings dokumentoch arkivhantering Föredragande landstingsråd: Catharina Elmsäter-Svärd Ärendet Landstingsdirektören

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Revisionsrapport Tyresö Kommun

Revisionsrapport Tyresö Kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Helen Samuelsson Dahlstrand Tyresö Kommun Maj 2011 Tillämpning av offentlighetsprincipen 2011-05-25 Helen Samuelsson Dahlstrand Projektledare Jan

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Revisionsrapport* Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Nordmalings kommun December 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking Innehållsförteckning 1

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställt av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17. 1 INNEHÅLL

Läs mer

Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun

Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun Gäller från 2008-06-10. Uppdaterad 2016-03-07. Arkivreglemente för Örebro kommun antaget av kommunfullmäktige den 28 maj 2008. Örebro kommuns arkivreglemente

Läs mer

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler Arkivregler för Borås Stad Borås Stads styrdokument» Aktiverande strategi avgörande vägval för att nå målen för Borås program verksamheter och metoder i

Läs mer

Vem bestämmer om arkiv i kommunen?

Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Innehåll Presentera uppdraget och resultatet Presentation av förslag till riktlinjer för hantering av arkiv Ansvarsfördelning enligt KL Vem bestämmer vad i en kommun

Läs mer

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-22 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.2 Arkivbeskrivning INNEHÅLL

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun

ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun 2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.

Läs mer

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun

Reglemente Arkivvård Mariestads kommun Reglemente Arkivvård Mariestads kommun Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 1996-11-25 Reglemente för arkivvård Fullmäktiges beslut 114/96. 1 Tillämpningsområde Direkt tillämpning Detta reglemente gäller

Läs mer

Revisionsrapport Arkivrutiner. Härjedalens kommun

Revisionsrapport Arkivrutiner. Härjedalens kommun Revisionsrapport Arkivrutiner Härjedalens kommun 23 januari 2015 Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 2. Resultat... 4 3. Revisionell bedömning... 7 1 Sammanfattning Uppdrag, bakgrund och revisionsfråga

Läs mer

Tranås kommun. Uppföljning av granskning av organisation och planering för extraordinära händelser och höjd beredskap.

Tranås kommun. Uppföljning av granskning av organisation och planering för extraordinära händelser och höjd beredskap. Uppföljning av granskning av organisation och planering för extraordinära händelser och höjd Revisionsrapport KPMG AB 12 januari 2011 Antal sidor: 6 2007 Rapport sv 0903.dotm Innehåll 1. Bakgrund 1 2.

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26 ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 3, 2013-02-26 INNEHÅLL 1 BESKRIVA ALLMÄNNA HANDLINGAR OCH ARKIV... 3 1.1 ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,

FÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.

Läs mer

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95.

Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. LIDNESBERGS KOMMUN Författningssamling KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av KF 73/2015 Gäller fr o m 2015-05-14 Ersätter tidigare arkivreglemente, antaget av KF 88/92, reviderat KF 116/95. Förutom de i

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS POLISMYNDIGHETENS OPERATIVA AVDELNING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS POLISMYNDIGHETENS OPERATIVA AVDELNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16302/11 SID 1 (7) 2012-01-19 SSA 2011:18 Polismyndigheten i Stockholms län Operativa avdelningen Att: Helena Österborg HANTERING

Läs mer

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun

Rapport avseende granskning av Diariehantering. Östersunds kommun Rapport avseende granskning av Diariehantering Östersunds kommun Juni 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2 Metod 2 2.

Läs mer

1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument

1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument 1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering Styrdokument 2(7) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av Kommunfullmäktige 2017-03-22 36 Dokumentansvarig Kommunchefen Reviderad

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen 2016-03-08 KS-2016/223 Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Förslag

Läs mer

Arkivregler för Uppsala kommun

Arkivregler för Uppsala kommun KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hallgren Richard Håkansson Sara Jonsson Sven Datum 2017-01-26 Diarienummer KSN-2016-2175 Kommunstyrelsen Arkivregler för Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun

Dnr KK15/773. Arkivreglemente för Nyköpings kommun Dnr KK15/773 Arkivreglemente för Nyköpings kommun Antagen 2016 Dnr KK15/773 2/5 Mål och syfte med arkivreglementet Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen

TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Tomelilla kommun ^cr Revisorerna 2013-11-05 TOMELILLA KOMMUN Kommunstyrelsen För åtgärd senast den 31 januari 2014: am o 11 '^ Q Kommunstyrelsen Difflrifini' För kännedom till: Kommunfullmäktiges presidium

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Kommunal författningssamling

Kommunal författningssamling Kommunal författningssamling 2005 Utgiven av Stadskansliet i Kristianstad Nr 452 KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Antaget av kommunfullmäktige 2005-04-12 51. Ersätter KFS nr 382. Förutom de i arkivlagen (SFS

Läs mer

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige Dnr KS-2009/852 Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2009-11-19 138 Rev. arkivreglemente för Knivsta kommun (Enligt kommunfullmäktiges beslut den 9 december 2002 och gällande från den 1 januari

Läs mer

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden.

Beredningar, utskott, delegationer och liknande organ, som utses av kommunal nämnd, anses utgöra del av nämnden. Arkivreglemente 1 Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 31 mars 2008 72. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN Lysekils kommun ARKIVREGLEMENTE Utfärdad av: Kommunarkivarien Fastställd av: Kommunfullmäktige Datum: 2007-11-22 ARKIVREGLEMENTE FÖR LYSEKILS KOMMUN 1. Syfte... 2 2. Tillämpningsområde (1 och 2a AL)...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR KLIPPANS KOMMUN 3:11:1-6 Antagen av kommunfullmäktige 1995-12-19, 107. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Revisionsrapport Botkyrka kommun

Revisionsrapport Botkyrka kommun Revisionsrapport Tillämpning av offentlighetsprincipen Martin Andersson Johan Karlander Botkyrka kommun 2011-06-07 Johan Karlander, projektledare Namnförtydligande Jan Nilsson, kundansvarig Namnförtydligande

Läs mer

Granskning av landstingets hantering av allmänna handlingar

Granskning av landstingets hantering av allmänna handlingar Granskning av landstingets hantering av allmänna handlingar Rapport nr 24/2012 Februari 2013 Susanne Hellqvist, revisor, revisionskontoret Innehåll 1. SAMMANFATTNING... 3 1.1 RESULTAT AV GRANSKNINGEN...

Läs mer

Nämndernas serviceskyldighet enligt förvaltningslagen - svar till revisionskontoret

Nämndernas serviceskyldighet enligt förvaltningslagen - svar till revisionskontoret ENSKEDE-ÅRSTA-VANTÖRS STADSDELSFÖRVALTNING STABEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) 2011-01-25 Handläggare: Inga-Karin Mellberg Telefon: 08-508 14 089 Till Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd Nämndernas serviceskyldighet

Läs mer

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Filnamn:begrepp_P1.1-0 Förstudie e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME004, 3.2.0) Anna Danielsson Sida: 1 (5) Begreppslistan har tagits fram som en del av begreppsmodelleringen

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2011-11-25 DNR 9.3-16647/11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid

Läs mer

Tillämpning av offentlighetsprincipen kommunens bolag. Östersunds kommun

Tillämpning av offentlighetsprincipen kommunens bolag. Östersunds kommun Tillämpning av offentlighetsprincipen kommunens bolag Östersunds kommun Augusti 2015 Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 Uppdrag och bakgrund 2 Revisionsfråga 2 Revisionskriterier 2 Avgränsning 2

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2016-09-27 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och

Läs mer

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2013-11-07 Riksarkivet Riksarkivets främsta uppgift är att säkerställa samhällets behov av en långsiktig

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01

ARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Tjänsteskrivelse 2015-03-20 KFN 2014.0043 Handläggare: Annelie Henriksson Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn Sammanfattning Kultur- och föreningsnämnden är arkivmyndighet i Karlskoga

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

Registrering och dokumenthantering

Registrering och dokumenthantering Revisionsrapport* Registrering och dokumenthantering Kommunstyrelsen och nämnderna Marks kommun Oktober 2008 Marianne Wolmebrandt, certifierad kommunal yrkesrevisor *connectedthinking Innehållsförteckning

Läs mer

256 Arkivreglemente för Höörs kommun

256 Arkivreglemente för Höörs kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-08-29 1 (1) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Dnr KSF 2016/417 256 Arkivreglemente för Höörs kommun Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

Innehållsförteckning 2 (7)

Innehållsförteckning 2 (7) 2 (7) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Arkivbeskrivning för barn och utbildningsnämnden... 3 1. Barn och utbildningsnämndens organisation och verksamhet... 3 2. Arkivansvar inom barn och

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)

RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN) STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-17157/10 SID 1 (5) 2011-01-12 SSA 2010:24 RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS

Läs mer