Revisionsrapport Beredningsprocessen Jenny Krispinsson Kiruna kommun Februari 2015

Transkript

1 Revisionsrapport Jenny Krispinsson Februari 2015 Beredningsprocessen Kiruna kommun

2 Beredningsprocessen Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Revisionskriterier Metod och avgränsning Granskningsresultat Postöppning och registrering Barn- och utbildningsnämnden Kommunstyrelsen Miljö- och byggnämnden Beredningsprocessen Barn- och utbildningsnämnden Kommunstyrelsen Miljö- och byggnämnden Medborgarförslag Lagar och regelverk Medborgarförslag under beredning Barn- och utbildningsnämnden Kommunstyrelsen Miljö- och byggnämnden Bilaga 1 Enkätresultat Februari 2015 Kiruna kommun

3 1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av revisorerna i Kiruna kommun har genomfört en granskning avseende beredningsprocessen, postrutiner och medborgarförslag. Revisorernas bedömning av väsentlighet och risk har legat till grund för valet av granskningsinriktning. Den revisionsfråga som har utretts är: Har kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden samt barn- och utbildningsnämnden ändamålsenliga och effektiva system/rutiner samt tillräcklig intern kontroll avseende ärendeberedning och diarieföring, som säkerställer att offentlighetslagstiftningen efterlevs? Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och berörda nämnder till stor del har ändamålsenliga och effektiva system/rutiner samt tillräcklig intern kontroll avseende ärendeberedning och diarieföring, men att det finns viss utvecklingspotential. Vår bedömning baseras på följande iakttagelser: Barn- och utbildningsnämnden Nämnden har till stor del tillfredställande arbetssätt avseende postöppning och registrering av allmänna handlingar. Dock är dessa arbetssätt och rutiner inte dokumenterade i tillräckligt hög utsträckning. Nämnden har tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning vilket medför att handläggningstider kan hållas på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt. Nämnden har ändamålsenliga rutiner för hantering av medborgarförslag, som säkerställer att dessa hanteras på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Nämnden får få medborgarförslag till sig under ett år. De som kommer till nämnden handläggs på samma sätt som andra ärenden. Kommunstyrelsen Styrelsen har tillfredställande arbetssätt avseende postöppning och registrering av allmänna handlingar. De rutiner som finns är dock inte tillräckligt uppdaterade och hänvisar till lagstiftning som blivit ersatt av en ny offentlighets- och sekretesslag. Vi ser det som positivt att det pågår en översyn och uppdatering av rutiner och riktlinjer inom området. Styrelsen har tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning vilket möjliggör att handläggningstider kan hållas på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt. Styrelsen har till viss del har ändamålsenliga rutiner för hantering av medborgarförslag för att säkerställa att dessa hanteras på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Vi noterar att kommunstyrelsen har ett antal medborgarförslag som varit under beredning mer än ett år och att ett av dessa ärenden varit under beredning i minst 63 månader, vilket inte är förenligt med kommunallagens bestämmelser. Vidare är det av vikt att det Kiruna kommun 1 av 17

4 fastställs vilka trafikärenden som ska hanteras av kommunstyrelsen och vilka som ska hanteras av miljö- och byggnämnden. Miljö- och byggnämnden Nämnden har till stor del tillfredställande arbetssätt avseende postöppning och registrering av allmänna handlingar. De arbetssätt och rutiner som finns är dock ännu inte dokumenterade i tillräcklig utsträckning, även om det pågår ett arbete inom det området. Nämnden har till stor del tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning så att handläggningstider hålls på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt. Dock är vår bedömning att nämnden bör säkerställa att de rutiner som finns inom området är tillräckliga. Nämnden har till viss del har ändamålsenliga rutiner för hantering av medborgarförslag, som säkerställer att dessa hanteras på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Vi noterar att miljö- och byggnämnden har ett medborgarförslag som varit under beredning i 25 månader, vilket inte är förenligt med kommunallagens bestämmelser. Vidare det av vikt att det fastställs vilka trafikärenden som ska hanteras av kommunstyrelsen och vilka som ska hanteras av miljö- och byggnämnden. Beaktat detta vill vi lämna följande rekommendationer: Till Barn- och utbildningsnämnden Att nämnden säkerställer att de rutiner och arbetssätt som finns avseende postöppning och registrering av allmänna handlingar är dokumenterade. Till kommunstyrelsen Att styrelsen säkerställer att de rutiner som finns är dokumenterade och uppdaterade i tillräcklig utsträckning samt att de rutiner som finns hänvisar till rätt lagtext. Att styrelsen säkerställer att de rutiner som finns avseende medborgarförslag följs, samt säkerställer att handläggningstiderna hålls på en nivå som möjliggör att beslut kan tas i ett medborgarförslag inom ett år. Att styrelsen ser över behovet av att förtydliga vilka trafikärenden som är kommunstyrelsens ansvar och vilka som tillhör miljö- och byggnämndens ansvarsområde. Till miljö- och byggnämnden Att nämnden säkerställer att de arbetssätt och rutiner som finns inom området är dokumenterade. Att nämnden säkerställer att de rutiner som finns avseende medborgarförslag följs, samt säkerställer att handläggningstiderna hålls på en nivå som möjliggör att beslut kan tas i ett medborgarförslag inom ett år. Att nämnden ser över behovet av att förtydliga vilka trafikärenden som är miljö- och byggnämndens ansvar och vilka som tillhör kommunstyrelsens ansvarsområde. Kiruna kommun 2 av 17

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Tryckfrihetsförordningen, som är en av grundlagarna, anger att; "Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar. Medborgarnas möjlighet till insyn och kontroll av myndigheternas verksamhet och arbete är en grundläggande beståndsdel av den svenska demokratin. Lagstiftningen ställer stora krav på att myndigheterna ska ha en god offentlighetsstruktur, d v s hantera och förvara sina handlingar så att allmänhetens insyn kan garanteras. Handlingar är inte längre bara den traditionella pappersposten, utan också fax, e-post, röstmeddelanden och SMS. Majoriteten av de handlingar som kommunen hanterar är allmänna och offentliga. Huvudregel, enligt Offentlighet- och sekretesslagen, är att allmänna handlingar ska registreras skyndsamt. Att inte ha god ordning på handlingar och ärenden innebär att myndigheten riskerar att allmänhetens förtroende minskar och att rättssäkerheten äventyras. Om det saknas bra rutiner och system för hantering av allmänna handlingar, riskeras också hanteringen av ärenden. Dålig offentlighetsstruktur innebär ökade risker för att ärenden försvinner eller att beredningen fördröjs. Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas bedömning av väsentlighet och risk Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Syftet med denna granskning är att besvara följande revisionsfråga: har styrelsen och nämnderna ändamålsenliga och effektiva system/rutiner samt tillräcklig intern kontroll avseende ärendeberedning och diarieföring, som säkerställer att offentlighetslagstiftningen efterlevs? För att besvara den övergripande revisionsfrågan har granskningen utgått från följande kontrollmål: Har berörda myndigheter i kommunen tillfredsställande rutiner för postöppning och registrering av allmänna handlingar? Är ansvarsfördelningen tydlig och känd? Har berörda nämnder tillfredsställande system och rutiner för sin ärendeberedning så att handläggningstider hålls på en rimlig nivå och bredning även i övrigt sker på ett kvalitativt och effektivt sätt? Har kommunen ändamålsenliga rutiner för medborgarförslag och hanteras dessa på ett ändamålsenligt och effektivt sätt utifrån offentlighetsprincipen och förvaltningslagens krav? Kiruna kommun 3 av 17

6 2.3. Revisionskriterier Offentlighets- 0ch sekretesslagen Kommunallagen Kommunens fastställda styrdokument inom området Berörda nämnders reglementen 2.4. Metod och avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden samt miljö- och byggnämnden. Granskningen omfattar alla typer av handlingar som inkommer eller upprättas dvs. traditionell post, e-post, fax osv. För granskningen har genomgång och analys av aktuella dokument och rutiner/instruktioner såsom regler för postöppning, e-post-regler, delegationsordning och dokumenthanteringsplan genomförts. Intervjuer har genomförts med berörda förvaltningars nämndssekreterare och förvaltningschefer, ordförande för kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden samt barn- och utbildningsnämnden samt administrativ chef i kommunen. Totalt har tio personer intervjuats. En enkät har skickats till samtliga ordinarie ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen, miljö- och byggnämnden samt barn- och utbildningsnämnden. Enkäten behandlar främst frågor kring hur beredningsprocessen upplevs av ledamöterna och ersättarna. Svarsfrekvensen på enkäten var 9/18, d.v.s. 50 % inom barn- och utbildningsnämnden och 13/29, d.v.s. 45 % inom kommunstyrelsen. Inom miljö- och byggnämnden var svarsfrekvensen 72 %, 13/18 svarade på enkäten. Utöver detta har stickprov på tre ärenden i diariet per nämnd genomförts för att se om dessa uppfyller lagens krav på diarienr/löpnr, angivande av avsändare/mottagare, datum, och ärendeinnehåll. Dessa stickprov har även gjorts för att följa hur beredning har bedrivits i ärendena. Vidare har granskning av medborgarförslag i kommunen med avseende på registrering/diarieföring, handläggningstid och allmän dokumentation av ärendet genomförts. Kiruna kommun 4 av 17

7 3. Granskningsresultat 3.1. Postöppning och registrering Barn- och utbildningsnämnden Granskningen visar att nämndsekreteraren inom barn- och utbildningsnämnden ansvarar för att hämta, öppna, sortera, ankomststämpla och registrera den post som inkommen till förvaltningsledningen. Inför exempelvis sommarsemestrar samlas den personal som blivit utsedda att ta hand om posthantering och går igenom de arbetssätt och rutiner som finns tillsammans med nämndssekreteraren. Genom intervjuerna lyfts fram att personal inom barn- och utbildningsförvaltningens stab är bra på att täcka upp för varandra vid behov. Vidare framgår att de rutiner som finns för postöppning inom hela kommunen är från 1997 och i behov av uppdatering utifrån den nya offentlighet- och sekretesslagen. De intervjuade inom barn- och utbildningsförvaltningen känner sig trygga med de rutiner och arbetssätt som finns avseende posthantering och diarieföring inom förvaltningen, men uppger att många arbetsuppgifter är kopplade till en och samma person, vilket gör att organisationen sårbar. En annan risk som noteras är att rutiner och arbetssätt inte alltid är dokumenterade. För granskningen har tre stickprov av ärenden i barn- och utbildningsnämndens diarium genomförts. Detta för att se om dessa har diarienummer, angivande av avsändare/mottagare, datum och ärendeinnehåll, samt för att följa ärendeberedningen i ärendet. De tre ärenden som granskades inom barn- och utbildningsnämnden hade såväl diarienummer som avsändare/mottagare, datum och ärendeinnehåll. Beredningen av ärendena gick tydligt att följa. Bedömning Vår bedömning är att barn- och utbildningsnämnden till stor del har tillfredställande arbetssätt avseende postöppning och registrering av allmänna handlingar. Dock är vår bedömning att arbetssätt och rutiner inte finns dokumenterade i tillräcklig utsträckning Kommunstyrelsen Inom kommunstyrelsen används kommunens dokumenthanteringscentral (DHC) för postöppning och registrering av allmänna handlingar. På DHC arbetar två personer med att sortera, öppna och ankomststämpla post, scanna in handlingar samt registrera dem. En del av posten kommer elektroniskt till DHC och där skrivs den ut. De utskrivna elektroniska filerna lämnas tillsammans med diarieförda pappersposten vidare för arkivering i kommunstyrelsens närarkiv. De digitala filerna grundregistreras i kommunstyrelsens digitala diarium Diabas på samma sätt som övrig inkommen papperspost. På DHC skrivs en postlista över föregående dags händelser från diariet ut i pappersform varje morgon. Postlistan förvaras hos DHC och är tillgänglig för allmänheten och journalister. Av granskningen framgår att det ibland händer att det bli fel i diarieföringen hos DHC. För att säkerställa att alla handlingar diarieförs korrekt så går en av kommun- Kiruna kommun 5 av 17

8 sekreterarna på regelbunden basis in i diariet, kontrollerar och korrigerar de ärenden som blivit felaktigt diarieförda. Till exempel kan det hända att det inkommit ett ärende som ska till en annan nämnd eller förvaltning. Vidare lyfts det fram att kommunsekreterarna är bra på att signalera till DHC om något blivit fel. Överlag uppger de intervjuade att de känner sig trygga med de rutiner och arbetssätt som finns idag. De rutiner som finns är från 1997 och beskriver postöppningsrutinen för hela kommunen. Den 30 juni 2009 trädde en ny offentlighet- och sekretesslag i kraft. I den dokumenterade rutin som finns i kommunen hänvisas till den tidigare sekretsslagen. Enligt de intervjuade pågår ett arbete med att uppdatera rutiner inom området dokumenthantering. Vidare framgår att det pågår diskussioner avseende hur postöppning och registrering av handlingar ska fungera i framtiden och hur anpassning av verksamheten kan ske i och med den kommande flytten till det nya stadshuset. De interna handlingar som inkommer till kommunstyrelsen registreras och diarieförs i Diabas av kommunsekreterarna. Det uppges vara viktigt att ärendemeningen är rätt för att en handling ska vara sökbar, vilket är något som kommunsekreterarna är noga med att säkerställa. Handlingarna förvaras i pappersform i ett närarkiv i fem år för att sedan förflyttas till centralarkivet. Granskningen visar vidare att ansvarsfördelningen avseende postöppning och registrering av allmänna handlingar är tydlig och känd inom berörda verksamheter inom kommunstyrelsen. Vid stickprovskontrollen av tre ärenden framkom att ärendena hade diarienummer, avsändare/mottagare, datum och ärendeinnehåll. Beredningen av ärendena gick tydligt att följa även här. Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen har tillfredställande arbetssätt avseende postöppning och registrering av allmänna handlingar. Dock är vår bedömning att de rutiner som finns inte är tillräckligt uppdaterade och inte hänvisar till aktuell lagstiftning inom området. Vi ser det som positivt att det pågår en översyn och uppdatering av rutiner och riktlinjer inom området Miljö- och byggnämnden Inom miljö- och byggnämndens verksamheter hanteras posten av respektive avdelning. Till exempel hanterar en administratör inom räddningstjänsten den post som inkommer till räddningstjänsten, plan- och byggkontoret öppnar sin post och registrerar sina handlingar, och miljökontoret hanterar de handlingar som inkommer dit. De olika avdelningarna har egna rutiner för posthantering och registrering av allmänna handlingar och dessa rutiner är inte alltid nedskrivna. Dock pågår ett arbete med att dokumentera de arbetssätt och rutiner som finns inom miljö- och byggnämndens verksamheter. Av intervjuerna framgår att det finns mer än en personal inom de olika avdelningarna som kan postöppningsrutiner samt rutinerna för registrering av handlingar. De intervjuade uppger att detta känns tryggt och att det system som finns i dag fungerar bra. Tidigare kunde det hända att handlingar försvann, men Kiruna kommun 6 av 17

9 detta ska inte vara något som förekommer nu. Även ansvarsfördelningen upplevs av de intervjuade som säkrare nu än tidigare. Att säkra hanteringen av handlingar uppges vara något som miljö- och byggnämndens verksamheter arbetat mycket med under det senaste året. I diariet finns en postlista som kan anpassas efter datumintervall, diarieförteckning och händelse. Genom stickprovsgranskningen av tre ärenden inom miljö- och byggnämnden framkommer att de granskade ärendena har diarienummer, datum, mottagare/avsändare samt ett ärendeinnehåll. Vidare är det möjligt att följa beredningen av ärendena. Bedömning Vår bedömning är att miljö- och byggnämnden till stor del har tillfredställande arbetssätt avseende postöppning och registrering av allmänna handlingar. Dock bör nämnden säkerställa att det fortgår ett arbeta med att dokumentera dessa arbetssätt och rutiner Beredningsprocessen Barn- och utbildningsnämnden För att säkerställa att alla ärenden som ska tas upp håller sina tidramar finns en planeringslista som nämndsekreteraren inom barn- och utbildningsförvaltningen ansvarar för att hålla uppdaterad och aktuell. På denna lista finns samtliga ärenden som ska upp på sammanträden samt bevakningar på ärenden som ska återrapporteras till nämnden. Inför varje nämnd hålls ordförandeberedning där ordförande och ibland vice ordförande i nämnden deltar tillsammans med förvaltningschef, nämndsekreterare och ibland även tjänstemän från förvaltningen. Ordförandeberedning är en beredning innan nämndens sammanträde och på dessa sammanträden gås ärendena på planeringslistan igenom. På ordförandeberedningen kan det komma upp nya ärenden som läggs till planeringslistan. Resultatet av ordförandeberedningen är den föredragningslista som nämnden får till sig innan sammanträdet. De intervjuade poängterar att det är nämndens ordförande som beslutar vilka ärenden på listan som ska upp till nämnden på kommande sammanträde, även om ärendena kommer som förslag från förvaltningen eller nämnden. Efter ordförandeberedningen sker en tjänstemannaberedning som leds av förvaltningschefen. Vid tjänstemannaberedningen deltar även nämndsekreterare samt tjänstemän från förvaltningen. Syftet är att säkerställa att de ärenden som ska upp till nämnden är beredda. Efter tjänstemannaberedningen sammanträder barnoch utbildningsnämndens arbetsutskott (AU), ärendena bereds och skickas vidare till nämnden. Ibland kan förvaltningen få i uppdrag att komplettera något kring ett ärende innan nämndssammanträdet. Då sker även en kompletterande tjänstemannaberedning innan nämndssammanträdet. Beslut i ärendena fattas sedan av nämnden och förvaltningen har i uppdrag att verkställa dessa beslut. Kiruna kommun 7 av 17

10 Genom granskningen framkommer att själva beredningsprocessen inte finns dokumenterad. Det finns mallar för skrivelser, hur de ska vara utformade och vilken layout som gäller. De mallar som finns används, enligt de intervjuade, uteslutande för alla ärenden och offentlig kommunikation. Om tjänstemännen behöver stöd vid utformandet av en skrivning kan de vända sig till nämndsekreteraren eller kommunkansliets avdelningschef. I de allra flesta fall är det förvaltningschefen som skriver under skrivelserna. De intervjuade uppger att kvalitén på tjänsteskrivelserna överlag är bra och att förvaltningschefen är den som kvalitetsgranskar skrivelserna innan de går till nämnden. Vidare lyfts det fram att det är av vikt att skrivelserna innehåller relevant fakta, ett tydligt motiv samt att de är välskrivna. Genom intervjuerna framkommer att tjänsteskrivelser hellre skickas tillbaka till berörd tjänsteman än till nämnden om kvalitén inte är tillräcklig. Tjänsteskrivelserna innehåller som regel förslag till beslut, om det inte rör exempelvis information eller rapportering från verksamheten. Granskningen visar att handläggningstiderna för ett ärende ofta varierar mellan två veckor och två månader, beroende på ärendets art, komplexitet och hur skyndsamt det ska hanteras av nämnden. Det finns inget system som signalerar när tidsfristen för ett ärendes handläggning håller på att ta slut utan det är något som nämndsekreteraren bevakar manuellt, vilket uppges fungera bra. Av den enkät (se Bilaga 1) som skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter samt ersättare i barn- och utbildningsnämnden framgår att sju av de nio som svarat anser att ärendena är tillräckligt utredda innan de lämnas till nämnden för beslut. Sju av de nio som svarat anser även att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar förväntningarna. Samtliga nio svarande anser att de får beslutsunderlagen i tid för att hinna sätta sig in i ärendena på ett tillräckligt sätt och att de är nöjda med omfattningen på utskickade kallelser. Vidare framgår av intervjuerna att beredningsprocessen överlag fungerar riktigt bra, men att det kan finnas utmaningar att hinna med att handlägga och skicka ut ärenden i tid under budgetprocessen. I vanliga fall får ledamöterna underlag inför sammanträdena en vecka innan själva sammanträdet. Enligt de intervjuade kan det i ett fåtal fall vara så att nämnden får kompletterande underlag från arbetsutskottet direkt på bordet vid nämndssammanträdet. Om handlingarna till ett ärende inte är färdiga vid utskicksdatumet så skickas kompletterande handlingar ut vid ett senare tillfälle innan sammanträdet. Bedömning Vår bedömning är att barn- och utbildningsnämnden har tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning så att handläggningstider hålls på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt. Kiruna kommun 8 av 17

11 Kommunstyrelsen De ärenden som inkommer till kommunstyrelsen diarieförs av DHC eller av kommunsekreterarna. Om det är givet att ett ärende inte ska till kommunstyrelsen förs en dialog med kommunchef eller vice kommunchef och ärendet besvaras direkt eller skickas vidare till berörd nämnd. De ärenden som tillhör kommunstyrelsen hanteras först av tjänstemannaberedningen där en eller båda kommuncheferna deltar tillsammans med kommunsekreterare, ekonomichef och personalchef. I tjänstemannabredningen hanteras de ärenden som inkommit. Exempelvis avgörs om ärendet kan hanteras inom delegationen eller om det ska upp till politiken. De flesta ärenden som inkommer går vidare till den politiska beredningen och där deltar samma tjänstemän som på tjänstemannaberedningen samt ordförande och vice ordförande i kommunstyrelsen. Genom intervjuerna lyfts fram att ordförande leder beredningsarbetet och sätter dagordningen samt avgör om ett ärende ska gå vidare till kommunstyrelsen. Efter politikerberedningen träffas kommunstyrelsens arbetsutskott för att bereda ärendena vidare inför styrelsens sammanträde. Även politisk beredning i partigrupperna sker avseende en del ärenden innan sammanträdet. Genom de intervjuer som genomförts framgår att beredningsprocessen är väl inarbetad. Beredningsprocessen finns även dokumenterad i ett flödesschema. Något som kan förbättras enligt de intervjuade är att de som ska leverera material till kommunsekreteraren gör det i god tid, så att denne inte får allt under sista dagen. Samtliga ärenden skrivs in i diariet, liksom bevakningsdatum och vilket datum de ska behandlas politiskt. När något händer i ett ärende, till exempel att det inkommer ett yttrande så för en av kommunsekreterarna in det i diariet. Genom diariet hamnar de ärenden som ska upp till nämnden ett visst datum automatiskt på en lista över ärenden som ska hanteras på det sammanträdet. Kommunsekreteraren kan således gå in och titta på alla ärenden som ska upp på ett visst sammanträde samt skicka påminnelser till berörda tjänstemän som handlägger ett ärende. Överlag anser kommunsekreterarna att de får ärenden i tid men att det kan dra ut på tiden vid hög arbetsbelastning hos tjänstemännen. Av granskningen framgår att de intervjuade upplever att kvalitén på tjänsteskrivelserna överlag är god. Vid behov skickas tjänsteskrivelserna tillbaka till berörd tjänsteman för komplettering. Det uppges vara av vikt att tjänsteskrivelserna håller en god kvalitet och det finns en mall på kommunens intranät för hur tjänsteskrivelser ska se ut. Tjänsteskrivelserna innehåller, enligt uppgift, inte alltid förslag till beslut, speciellt inte om ärendet rör en känslig politisk fråga. Någon av kommuncheferna skriver alltid under tjänsteskrivelserna. Vem av dem som skriver under beror på kommunchefernas ansvarsfördelning. Av den enkät (se Bilaga 1) som skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter samt ersättare i kommunstyrelsen, framgår att åtta av de tretton som svarat på enkäten anser att ärendena är tillräcklig utredda av förvaltningen innan de lämnas till styrelsen för beslut. Sju av tretton anser att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar förväntningarna. Vidare anser åtta av tretton att de får beslutsunderlagen i tid för att hinna sätta sig in i ärendena och elva av tretton är nöjda med Kiruna kommun 9 av 17

12 omfattningen av utskickade kallelser. Genom enkäten lyftes det även fram som positivt att handlingarna nu finns elektroniskt. Granskningen visar att politikerna endast i undantagsfall får handlingar direkt vid sittande möte. Det uppges vara tydligt uttalat att handlingar ska komma ledamöterna och ersättarna tillhanda i god tid innan sammanträdet. De gånger det händer uppges det vara för att ett politiskt beslut måste fattats snarast. Som regel går handlingar ut en vecka innan mötet, kompletterande handlingar kan skickas ut något senare. Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen har tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning så att handläggningstider hålls på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt Miljö- och byggnämnden När ett ärende inkommit till miljö- och byggnämnden diarieförs det i rätt diarium och sedan görs en bedömning om det är något som ska upp till nämnden eller ej. En del ärenden kan hanteras inom delegationen och besvaras direkt av tjänstemän, andra sorteras ut till den tjänsteman som ska handlägga ärendet. De ärenden som ska gå vidare till politiken hanteras på tjänstemannaberedning två veckor före nämndsammanträde. Förvaltningschefen kallar till tjänstemannaberedning, och alla som har ärenden som ska upp till nämnden samt chefer inom förvaltningen och andra från förvaltningen som är intresserade deltar. Förvaltningschefen bedömer om ett ärende ska upp till nämnden eller om det ska beredas ytterligare. Därefter tar arbetet vid med att färdigställa ärendet inför presidieberedningen. Vid presidieberedningen, som sker en vecka innan nämndssammanträdet, deltar ordförande och vice ordförande i nämnden, nämndsekreterare, avdelningschefer och förvaltningschef. Respektive chef föredrar ärendena från sin avdelning och handläggare kallas in vid behov. På presidieberedningen diskuteras ärendena och sedan finns en kort tid för justering innan handlingarna går till nämnden. Beredningsprocessen finns även dokumenterad i en rutinbeskrivning. Handlingarna skickas ut en vecka innan nämndssammanträdet, framförallt digitalt via Netpublicator eller på ett USB-minne till ledamöterna. Ibland kan ledamöterna få kompletterande handlingar närmare mötet. Dock framgår genom intervjuerna att det är tydligt uttalat att ledamöterna inte ska få handlingar vid sittande bord. Detta uppges fungera överlag, men innebär ibland att medborgare och andra får vänta längre tid än nödvändigt på svar från nämnden. Genom de intervjuer som genomförts framgår att en stor del av de ärenden som kommer till nämnden är lagstyrd myndighetsutövning. Till exempel är bygglovsärenden styrda genom handläggningstider och planer av olika slag följer en process som innebär att de måste upp till beslut i nämnden när de är färdigställda. De intervjuade lyfter fram att detta inte ger ordförande särskilt mycket utrymme för prioriteringar. När det gäller mer allmänna ärenden är det dock alltid ordförande som beslutar om ett ärende ska upp till nämnden och i så fall när. Det uppges vara tydligt att det är ordförande som äger dagordningen inför sammanträdena. Kiruna kommun 10 av 17

13 Granskningen visar att det finns rutiner för hur tjänsteskrivelser ska skrivas inom miljö- och byggförvaltningen. Vidare visar intervjuerna att det finns ytterligare behov av rutiner kring just skrivelser för att underlätta för nyanställda inom förvaltningen. Om en tjänsteskrivelse inte håller tillräckligt hög kvalité så skickas det tillbaka till berörd handläggare för ändringar eller kompletteringar. Av intervjuerna framgår att det tidigare gått upp skrivelser till nämnden som varit nog så hårda och då har ordförande påpekat det och gett förvaltningen i uppdrag att arbeta med sina formuleringar. De intervjuade upplever att kvalitén på skrivelserna blivit bättre och att det är berörd avdelningschefs ansvar att inget med undermålig kvalité kommer till nämnden. Berörd avdelningschef och förvaltningschefen ansvarar för att skriva under skrivelserna. Vidare lyfts fram att tjänsteskrivelserna i stort sett alltid innehåller ett förslag till beslut. Det finns inget system inom miljö- och byggförvaltningen som signalerar att ett ärende ska in till nämndsekreteraren inför utskick till beredning eller sammanträde. Det uppges vara varje handläggare och chefs ansvar att hålla koll på när ett ärende ska hanteras och skicka in handlingar i tid till nämndssekreteraren. Genom intervjuerna lyfts fram att majoriteten av alla handlingar från tjänstemännen inkommer i tid. Förvaltningschefen för även en egen lista över vilka ärenden som ska upp på kommande nämndssammanträden och påminner berörda avdelningschefer vid behov. Av den enkät (se Bilaga 1) som skickats ut till samtliga ordinarie ledamöter samt ersättare i miljö- och byggnämnden, framgår att sju av de tretton som svarat på enkäten anser att ärendena är tillräcklig utredda av förvaltningen innan de lämnas till styrelsen för beslut. Sex av tretton anser att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar förväntningarna, två anser att de inte gör det medan fem har svarat vet ej. Vidare anser nio av tretton att de får beslutsunderlagen i tid för att hinna sätta sig in i ärendena och elva av tretton är nöjda med omfattningen av utskickade kallelser. Genom enkäten lyftes det även fram det har hänt att ärenden inte varit tillräcklig utredda för att beslut ska kunna tas i nämnden. Bedömning Vår bedömning är att miljö- och byggnämnden till stor del har tillfredställande rutiner för sin ärendeberedning så att handläggningstider hålls på en rimlig nivå och att beredningen kan ske på ett kvalitativt och effektivt sätt. Dock är vår bedömning att nämnden bör säkerställa att de rutiner som finns inom området är tillräckliga Medborgarförslag Lagar och regelverk Enligt kommunallagen (KL) 5 kap 23 5 p. får den som är folkbokförd i en kommun, om kommunfullmäktige beslutat det, väcka ärenden i fullmäktige. I Kiruna kommun är det beslutat att medborgare får väcka så kallade medborgarförslag i kommunfullmäktige. Vidare framgår att kommunfullmäktige ska besluta i ärenden som väckts enligt 23, men att fullmäktige får överlåta till kommunstyrelsen eller en annan nämnd att besluta i ett ärende som väckts genom Kiruna kommun 11 av 17

14 medborgarförslag. Detta gäller dock inte om ärendet är av principiell karaktär eller av stor vikt för kommunen, vilket framgår av KL 3 kap 9. Av kommunallagen framgår även att ett medborgarförslag bör handläggas så att beslut kan fattas i ärendet inom ett år från det att motionen väckts. En nämnd som handlägger medborgarförslag ska minst en gång om året informera fullmäktige om de beslut som fattats i ärendena och nämnden ska även informera om de ärenden som inte avgjorts inom tidsramen Medborgarförslag under beredning På Kiruna kommuns hemsida finns en förteckning över motioner och medborgarförslag under beredning. Denna lista redovisas för fullmäktige två gånger per år. Senast denna lista uppdaterades var I denna förteckning framgår att ett ärende från 2009 och två ärenden från 2012 är under beredning, samt fyra ärenden från 2013 och tretton ärenden från 2014 (se även Tabell 1 nedan). Ärendet från 2009 (se Tabell 2) är delegerat till kommunstyrelsen, som i sin tur delegerat det till kommunkontoret, och har varit under beredning i 63 månader. Ett av ärendena som väcktes 2012 (se Tabell 2) är delegerat till miljö- och byggnämnden och har varit under beredning i 24 månader. Det andra ärendet från 2012(se Tabell 2) har delegerats till kommunstyrelsen som i sin tur delegerat det till kommunkontoret. Även det ärendet har varit under beredning i 25 månader. Tabell 1. År Antal Källa: Förteckning över motioner och medborgarförslag under beredning ( ) Tabell 2. Diarienr Ärendemening Väckt i KF Antal mån beredning Status 09/533 Utbyggnad av parkeringen i Vassijaure 12/1069 För höga hastigheter i Kiruna tätort 12/1233 Popularisering av medborgarförslag Delegerad till kommunstyrelsen kommunkontoret Delegerad till miljöoch byggnämnden Delegerad till kommunstyrelsen kommunkontoret Källa; Förteckning över motioner och medborgarförslag under beredning ( ) Kiruna kommun 12 av 17

15 Barn- och utbildningsnämnden På den förteckning över motioner och medborgarförslag som finns på kommunens hemsida framgår att barn- och utbildningsnämnden har ett medborgarförslag under beredning. Medborgarförslaget väcktes i kommunfullmäktige Av intervjuerna framgår att barn- och utbildningsnämnden sällan får medborgarförslag till sig. Ett medborgarförslag väcks i kommunfullmäktige och kommer till barn- och utbildningsnämnden via kommunsekreterarna. Enligt de intervjuade hanteras ett medborgarförslag på samma sätt som andra ärenden som inkommer till nämnden och dess förvaltning. Ärenden hamnar på nämndsekreterarens lista, utreds av tjänstemännen och sedan kommer medborgarförslaget upp på politikerberedning och arbetsutskott inför kommande nämndssammanträde. Barn- och utbildningsnämnden bjuder in den eller de medborgare som lämnat medborgarförslaget till det nämndssammanträde då ärendet hanteras. Beroende på ärendets karaktär fattas beslut sedan antingen i nämnden eller av kommunfullmäktige. De ärenden som nämnden beslutar i återrapporteras till kommunfullmäktige. Genom de intervjuer som genomförts lyfts fram att rutiner och processer kring medborgarförslag är ändamålsenliga och effektiva. Bedömning Vår bedömning är att barn- och utbildningsnämnden har ändamålsenliga rutiner för hantering av medborgarförslag, som säkerställer att dessa hanteras på ett ändamålsenligt och effektivt sätt Kommunstyrelsen På den förteckning över motioner och medborgarförslag som finns på kommunens hemsida framgår att kommunstyrelsen har 17 medborgarförslag under beredning. Sex av dessa 17 medborgarförslag har varit under beredning längre tid än ett år och ett av ärenden har varit under beredning i 63 månader. Genom de intervjuer som genomförts framgår att kommunstyrelsen får medborgarförslag delegerade till sig från kommunfullmäktige. Liksom inom barnoch utbildningsförvaltningen gäller samma rutin som för andra ärenden avseende utredning och yttranden från tjänstemännen. Ett medborgarförslag ska följa samma process som andra ärenden som inkommer till kommunstyrelsen. Beroende på vad ärendet gäller så fattas ibland beslut i kommunstyrelsen och ibland bereder kommunstyrelsen ärendet till fullmäktige som då beslutar om medborgarförslaget. De beslut som kommunstyrelsen fattat avseende medborgarförslag återrapporteras till fullmäktige. Granskningen visar att kommunstyrelsen de senaste åren har arbetat med att beta av de medborgarförslag som funnits hos kommunstyrelsen under en längre tid. Detta är ett arbete som fortgår och det finns en medvetenhet avseende att det fortfarande finns medborgarförslag som varit under beredning mer än ett år. Kiruna kommun 13 av 17

16 Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen till viss del har ändamålsenliga rutiner för hantering av medborgarförslag, som säkerställer att dessa hanteras på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Vi noterar att kommunstyrelsen har ett antal medborgarförslag som varit under beredning mer än ett år, och att ett av dessa ärenden varit under beredning i minst 63 månader, vilket inte är förenligt med kommunallagens bestämmelser. Vidare är vår bedömning att det är av vikt att det fastställs vilka trafikärenden som ska hanteras av kommunstyrelsen och vilka som ska hanteras av miljö- och byggnämnden Miljö- och byggnämnden På den förteckning över motioner och medborgarförslag som finns på kommunens hemsida framgår att miljö- och byggnämnden har två medborgarförslag under beredning. Ett av dessa medborgarförslag har varit under beredning i 24 månader medan det andra har varit under beredning sedan det väcktes i kommunfullmäktige Liksom kommunstyrelsen och barn- och utbildningsnämnden så får miljö- och byggnämnden medborgarförslag delegerade till sig från kommunfullmäktige och ofta är det via kommunsekreteraren som medborgarförslagen kommer till nämnden. Nämnden ger sedan förvaltningen i uppdrag att utreda förslaget, som lämnas till förvaltningschef, berörd avdelningschef och sedan till den handläggare som ska handlägga ärendet. Hanteringen av medborgarförslag uppges vara densamma som vid hantering av alla inkomna ärenden. De medborgarförslag som inte ska beslutas av fullmäktige beslutas av nämnden, som sedan rapporterar detta till fullmäktige under punkten beslut fattade på delegation. Granskningen visar att det inte alltid upplevs som helt tydligt vilken förvaltning som ska utreda och handlägga ett ärende. Det uppges kunna uppstå problem om ett medborgarförslag kommer till flera förvaltningar utan att det finns någon som ansvarar för att sammanställa och svara kommunfullmäktige. Vidare lyfts det fram att det kan finnas en risk att frågor som rör trafik kan hamna mellan stolarna eftersom dessa frågor hanteras både inom kommunstyrelsen och miljö- och byggnämnden beroende på dess karaktär. Bedömning Vår bedömning är att miljö- och byggnämnden till viss del har ändamålsenliga rutiner för hantering av medborgarförslag, som säkerställer att dessa hanteras på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Vi noterar att miljö- och byggnämnden har ett medborgarförslag som varit under beredning i 25 månader, vilket inte är förenligt med kommunallagens bestämmelser. Vidare är vår bedömning att det är av vikt att det fastställs vilka trafikärenden som ska hanteras av kommunstyrelsen och vilka som ska hanteras av miljö- och byggnämnden. Kiruna kommun 14 av 17

17 Bilaga 1 Enkätresultat Enkät avseende ärendeberedningsprocessen inom Barn- och utbildningsnämnden Svarsfrekvens: 9/18, 50 % Fråga Ledamot Ersättare Jag är: 3 6 Fråga Ja Nej Vet ej Finns det fastställda rutiner och arbetssätt för beredningsarbetet i din nämnd/styrelse? Diskuterar ni i nämnden/styrelsen frågor kring hur beredningsarbetet fungerar i er nämnd? Upplever du att ärendena är tillräckligt utredda av förvaltningen innan de lämnas till nämnden/styrelsen för beslut? Upplever du att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar dina förväntningar? Upplever du att du får beslutsunderlagen i tid för att du skall hinna sätta dig in i ärendena på ett tillräckligt sätt? Är du nöjd med omfattningen av utskickade kallelser? Kommentarer från enkäten: Vill få kallelser och handlingar digitalt. Det är inte bra när man flyttar nämndsmötena, har inte kunnat delta vid flera tillfällen. Kiruna kommun 15 av 17

18 Enkät avseende ärendeberedningsprocessen inom Kommunstyrelsen Svarsfrekvens: 13/29, 45 % Fråga Ledamot Ersättare Jag är: 6 7 Fråga Ja Nej Vet ej Finns det fastställda rutiner och arbetssätt för beredningsarbetet i din nämnd/styrelse? Diskuterar ni i nämnden/styrelsen frågor kring hur beredningsarbetet fungerar i er nämnd? Upplever du att ärendena är tillräckligt utredda av förvaltningen innan de lämnas till nämnden/styrelsen för beslut? Upplever du att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar dina förväntningar? Upplever du att du får beslutsunderlagen i tid för att du skall hinna sätta dig in i ärendena på ett tillräckligt sätt? Är du nöjd med omfattningen av utskickade kallelser? Kommentarer från enkäten: Mycket bra nu när handlingar finns i netpublicater. KS au är bra beredning. Gruppmöten inför ks kompletterar. Inget i underlagen att anmärka på beslut, oftast. Kiruna kommun 16 av 17

19 Enkät avseende ärendeberedningsprocessen inom Miljö- och byggnämnden Svarsfrekvens: 13/18, 72 % Fråga Ledamot Ersättare Ej svar Jag är: Fråga Ja Nej Vet ej Finns det fastställda rutiner och arbetssätt för beredningsarbetet i din nämnd/styrelse? Diskuterar ni i nämnden/styrelsen frågor kring hur beredningsarbetet fungerar i er nämnd? Upplever du att ärendena är tillräckligt utredda av förvaltningen innan de lämnas till nämnden/styrelsen för beslut? Upplever du att kvaliteten på beslutsunderlagen motsvarar dina förväntningar? Upplever du att du får beslutsunderlagen i tid för att du skall hinna sätta dig in i ärendena på ett tillräckligt sätt? Är du nöjd med omfattningen av utskickade kallelser? Kommentarer från enkäten: Det har hänt att alla ärenden inte har varit nog utredda för att ta beslut. En del delegerade ärenden (trafik) borde kanske ha diskuterats i nämnden för beslut. Kiruna kommun 17 av 17