Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens verksamhet

Transkript

1 ARKIVBESKRIVNING 1 (8) Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens verksamhet Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Fastställd: Kommunstyrelsen, Omfattar: Kommunstyrelsens verksamheter Dokumentägare/dokumentansvarig: Kanslichefen Revideras: Vid ny mandatperiod, redaktionella ändringar (t. ex. namn) vid behov.

2 2 (8) Innehållsförteckning Historik Kommunstyrelsens verksamhet och arbetsuppgifter Kommunstyrelsens organisation, kommunledningskontoret De viktigaste ärendetyperna hos kommunstyrelsen Kommunkansliet: Personalenheten: Ekonomienheten: Utvecklingsenheten: IT-enheten: Verksamhetssystem Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda för att ta del av allmänna handlingar Vem hos myndigheten kan lämna närmare upplysningar om allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter Vilka bestämmelser om sekretess tillämpar myndigheten vanligen på uppgifter i sina handlingar Regelbundet utbyte av uppgifter Gallringsregler som tillämpas Arkivansvar...8

3 3 (8) 1 Arkivbeskrivningen ger en översikt över vilken information som finns att hämta hos myndigheten och översiktlig information om hur arkivet är organiserat. Enligt arkivlagen (1990:782) 6 2 p och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap 2 ingår i arkivvården att varje myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning. I s arkivreglemente/riktlinjer för arkiv framgår att en arkivbeskrivning ska upprättas för varje myndighet (nämnd). 1.1 Historik bildades 1974 genom sammanslagning av kommunerna Torp, Borgsjö och Haverö och Ånge köping. 2 Kommunstyrelsens verksamhet och arbetsuppgifter Kommunstyrelsen ansvarar för områdena ekonomi, näringsliv, uppsikts- och helhetsansvar, upphandling, kommunikation, integration, kultur, fritid, arbetsmarknadsfrågor, informationsteknik, markfrågor, kollektivtrafik, personalfrågor samt gemensam kommunadministration. Kommunens organisation:

4 4 (8) 3 Kommunstyrelsens organisation, kommunledningskontoret Kommunstyrelsen står för den övergripande politiska styrningen och ledningen i kommunen och bereder kommunfullmäktiges ärenden. Kommunstyrelsens huvudsakliga uppgift är att bedriva kostnadseffektiv verksamhet med god service till övriga förvaltningar Verksamheten i kommunledningskontoret bedrivs med följande verksamheter: Kommunkansli med gemensam nämndadministration, registratorsfunktion och arkiv, kommunikation, verksamhetsutveckling, folkhälsa samt bilpool med mera. Ekonomienhet gemensam för nämnderna och förvaltningarna. Personalenhet med gemensam personalhantering för alla förvaltningar. Utvecklingsenhet med fokus på näringsliv, integration, kommunikation/infrastruktur, arbetsmarknadsfrågor, kultur och fritid. IT-enhet med gemensam it-förvaltning och växel/kommuninformation för både kommunledningskontoret och förvaltningarna. Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet och arkivmyndighet. Förvaltningsorganisation för :

5 5 (8) 4 De viktigaste ärendetyperna hos kommunstyrelsen Kommunstyrelsens verksamheter hanterar en mängd olika typer av ärenden varje år. De ärenden som är vanligast förekommande för olika verksamheter är: 4.1 Kommunkansliet: Ansökningar Politiska beslut och möteshantering Information från myndigheter och organisationer Remisser Synpunkter och klagomål Verksamhetsutvecklingsfrågor Trygghets- och folkhälsofrågor Krisberedskap 4.2 Personalenheten: Lönehandläggning Pension och försäkring Rehabiliteringsstöd Konsultativt chefstöd vid rekrytering, utvecklig och avveckling av medarbetare. Fackliga förhandlingar Bemanningsenheten 4.3 Ekonomienheten: Ekonomisk planering för kommunen Fakturahantering Ekonomiska transaktioner Upphandling 4.4 Utvecklingsenheten: Näringslivs- och turismfrågor Kollektivtrafik/Infrastruktur Övriga samhällsutvecklingsfrågor Arbetsmarknad- och integrationsfrågor Kulturfrågor Fritidsfrågor

6 6 (8) 4.5 IT-enheten: Drift av kommunens IT-system Telefoni Informationssäkerhetsarbete Användarsupport Växel och kommuninformation I kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan framgår vilka typer av handlingar som finns, var de förvaras, gallringsfrister samt leveranstider till Kommunarkivet. 5 Verksamhetssystem Kommunstyrelsens verksamheter använder flera olika verksamhetssystem. Platina, ärendehandläggningen sker i ärende- och dokumenthanteringssystemet. Där hanteras också kallelser till nämndernas möten och protokoll. Unit4 Agresso, ekonomihantering Ascendo, fakturahantering Visma, upphandling Heroma, personal- och lönehantering Stratsys, verksamhetsuppföljning. Office 365 e-samverkans e-tjänsteportal, e-tjänster Troman, register för förtroendevalda Draftit, chefsstöd och registrering av personuppgifter Easit, ärendehanteringssystem för it-support 6 Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda för att ta del av allmänna handlingar Det går att söka i Kommunstyrelsens diarium via s hemsida: Via hemsidan går det även se kommunstyrelsens föredragningslistor/kallelser och protokoll.

7 7 (8) 7 Vem hos myndigheten kan lämna närmare upplysningar om allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter Kommunkansliets nämndsekreterare/registratorer kan lämna upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Dessa nås via kommunens växel på tel eller via e-post: ange@ange.se. 8 Vilka bestämmelser om sekretess tillämpar myndigheten vanligen på uppgifter i sina handlingar Sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser anger begränsningar av de allmänna handlingarnas offentlighet. Bestämmelserna gäller enskildas personliga och ekonomiska förhållanden, sekretess kring förskole och skolverksamhet eller offentliga upphandlingar (Offentlighetsoch sekretesslagen 2009:400, 21, 23, 25, 26 och 28 kap.). Dataskyddsförordningen (GDPR, The General Data Protection Regulation) gäller i hela EU och har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter så att det fria flödet av uppgifter inom Europa inte hindras. Kommunstyrelsen och dess förvaltningar har i regel inte information som faller inom sekretess. Personuppgifter förekommer och hanteras enligt GDPR. 9 Regelbundet utbyte av uppgifter Rapportering till myndigheter, Statistiska Centralbyrån (SCB), Sveriges kommuner och landsting (SKL), är exempel på vart kommunen lämnar uppgifter. Utbyte av uppgifter sker också mellan kommunens nämnder (myndigheter). Kommunstyrelsens diarium och protokoll publiceras på s hemsida, vilket gör det möjligt för allmänheten att se vilka handlingar som har registrerats. Kommunstyrelsen lämnar på begäran ut allmänna handlingar och de handlingar som inte är sekretessbelagda går att hitta via webbdiariet. Det görs alltid en sekretessprövning innan handlingar lämnas ut. Kommunstyrelsen tar regelbundet emot handlingar såsom årsredovisningar, månadsuppföljningar, delårsbokslut, budgetar, flerårsplaner och prognoser från andra nämnder och myndigheter. Detta eftersom Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen tar också emot handlingar från andra myndigheter och organisationer för åtgärder eller för kännedom.

8 8 (8) Kommunstyrelsen har inte rätt att sälja vidare personuppgifter eller andra uppgifter. 10 Gallringsregler som tillämpas I Kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan framgår när olika typer av handlingar gallras eller skickas till kommunarkivet för bevarande. I Policy för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse anges olika typer av handlingar som kan gallras omedelbart. 11 Arkivansvar Den som är arkivansvarig ansvarar i huvudsak för att gällande lagar och föreskrifter följs inom hela förvaltningen, samt informerar personal och nämnd i arkivfrågor. Arkivredogöraren ansvarar för att förvaltningen har en god dokumenthantering enligt de anvisningar som finns, samt fungerar som en länk mellan verksamheten och arkivansvarig/kommunarkivet Arkivansvarig för kommunstyrelsens verksamheter är kanslichefen. Arkivredogörare är arkivassistenten, registratorer. Arkivansvarig: Elin Rapp, kommunsekreterare och kanslichef Registratorer: Elin Österlund Nyström, nämndsekreterare, Kristina Kamsten, nämndsekreterare Arkivassistent: Gerthy Eriksson