Hur får man anställda att tänka dokument- & ärendehantering?

Transkript

1 Hur får man anställda att tänka dokument- & ärendehantering? Att få alla att arbeta mot samma mål och åstadkomma verklig förändring i verksamheten. Johanna Fransson, projektledare Stadskontoret Malmö stad

2 22 förvaltningar varav 10 stadsdelar omorganisation i antågande st anställda varav ca st är direkt berörda av ärendeprocessen och ca 500 st är registratorer Mer än halva befolkningen är under 35 år - 30% är födda utomlands

3 Vad handlar projektet om?

4

5 BAKGRUND Idag klarar inte vår dokument- och ärendehantering att möta de behov som förväntas av såväl medarbetare som medborgare. Vi måste bli bättre. Projekt Medverka syftar till att effektivisera, digitalisera och standardisera Malmö stads arbete med dokument- och ärendehantering. Visionen är att skapa en enklare vardag, både för dig som är anställd i kommunen och för Malmöborna.

6 BAKGRUND Projektstart och förstudie 2010 Upphandling av dokument- & ärendehanteringssystem 2011 Införande och pilot i 2 stadsdelar april september 2012 Utrullning i hela staden i etapper projektet avslutas 2014

7 En smartare, modernare administrativ hantering inom dokument- & ärendehantering: Effektiva, rättssäkra och digitaliserade ärendeprocesser. Lättare att göra rätt och hitta rätt! Likriktning i hela Malmö stad.

8 SPRIDA information till både Malmöbor och anställa på ett säkert sätt, men också sprida kunskaperna så vi lär oss att bli bättre. SÖKA och finna rätt information när jag behöver den. Både idag och om 100 år. SYNKA arbetssätten så att alla i Malmö jobbar lika och på smartast sätt. TRYGGA rättsäkerheten och kvalitet i våra processer. Lättare att följa lagen!

9 Våra tankar och strategier hur skapar vi ett verkligt resultat?

10 Detta är ett förändringsarbete inget IT-projekt!

11 Arbetet drivs ifrån Stadskontoret av enheten för e-förvaltning. Projektet är ett led i arbetet mot att förverkliga visionen om esamhället, något som såväl regeringen genom Digital agenda för Sverige och Sveriges Kommuner och Landsting med Strategi för esamhället arbetar hårt med.

12 Ledning & styrning Styrgrupp Förvaltare Hur arbetar vi i Malmö stad för att få våra ärendeprocesser tydliga, transparenta och effektiva? En gemensam grundläggande ärendeprocess Gemensamma verktyg som stöttar processen Utvecklingen bygger på verksamhetens behov Arbetsgruppe r Utvecklingsråd

13

14 Hur kan vi göra det lättare att följa lagar och regler? Lagar & regelverk Fler gemensamma riktlinjer Praktiskt stöd direkt i verktygen: mallar, checklistor, lathundar, strukturer Utbildning och medvetandegörande

15

16 Tjänsteskrivelse? Tjänsteutlåtande? Beslutsförslag? Tjänstemannaförslag Riktlinje?? Rutin? Policy? Handlingsplan? Regelverk? Informations -struktur & begrepp

17 Vad händer när informationen blir digital och tillgänglig? Informationen blir snabbare synlig för fler personer Känslig information måste alltid hanteras klokt du behöver förstå vad du gör Staden är stor du får inte längre se allt De tekniska verktygen får större betydelse Infrastruktur & informationssäkerhet

18 Förankring, föregångare och ambassadörer

19 Alla ska med! Kartläggningsenkät till anställda, 30-tal intervjuer med arbetsgrupper i verksamheten, workshops med ca 40 deltagare som analyserar och prioriterar behoven - intern remissrunda på resultatet av förstudien och förslaget till projektbeslut Arbetsgrupper inom olika verksamhetsområden i befintliga nätverk, uppstart av registratorsnätverk som tidigare saknats Frukostträff 1 gång per månad i snitt 80 st deltagare. Föreläsningar och seminarier inom registratur, arkiv, handläggning. Större inspirationsdag 1 gång per år.

20 Två stadsdelar (barn & ungdom, vård & omsorg och individ & familj) har varit igång sedan april Förändringsteam med alla roller representerade. En teamledare som driver arbetet och har veckovis statusmöten. Månadsvisa utvärderingar med projektteamet. Mycket stöd på plats träffar, samtal, utbildningar, konsultfunktioner inom juridik, arkiv, IT.

21 Att de personer som Lätt att söka är involverade i och hitta processen känner sig ärenden säkra Ökad säkerhet, handlingar försvinner Kontroll på inte, finns rutiner för ärenden till hanteringen av nämnden handlingar Kunskapen hos Behöver se över första vågens delegationsordningen användare stabil Överskådlig hantering av handlingar genom systemet Grundprocesserna ska vara klara, sedan finjusteringar Lätt att introducera nya användare och att skapa nya behörigheter Ökad kunskap i förvaltningen om hur vi hanterar allmänna handlingar

22 Belåtenhet Varför förändring? Hur påverkas jag? Fler frågor än svar Engagemang Handlingskraft Reflektion Inspiration Förnekelse Känner motstånd Vad vinner jag? Mycket känslor Förvirring Vilka nya mål? Kaosartat Prövande

23

24 Införandemetoden delaktighet och ansvarstagande i verksamheterna

25 Införandemetodens övergripande syfte Förankra vision, mål och förändring hos ledning och medarbetare Formulera konkreta aktiviteter och operativa mål för uppföljning av resultatet Etablera lokal förvaltningsorganisation, kontaktvägar och relationer inom förvaltningen, förvaltningarna emellan och gentemot den centrala förvaltningsorganisationen Identifiera kompetenser, styrkor och förbättringsmöjligheter Säkerställa effekthemtagning och uppnådda mål

26 INFÖRANDEPROJEKTET: Förvaltningen tilldelas en projektledare från Medverka som håller i metod och projektstyrning Förvaltningen utser en teamledare som ansvarar för att driva arbetet i den egna förvaltningen Teamledaren håller i ett förändringsteam som representerar hela förvaltningen

27 Förberedelser Projektplanering Processinventering Konfiguration Utbildning Stöd vid driftstart Projektavslut Inventering av verksamhetens förutsättningar och behov Projektplan med definierade effektmål, aktiviteter, resurser och tidplan Kartlagt nuläge och en handlingsplan för förbättringar & måluppfyllelse IT-stöd utformat utifrån verksamhetens behov Kompetensförstärkning inom offentlighet & sekretess, arkivering, ärendeprocessen och systemstöden Dialog och samordning inom verksamheterna/rollerna Projektrapport och restlista handlingsplan framåt

28 Inventering Workshops: Effektmål Risker Kommunikation Projektplan Design av processkartläggning Workshops: processkartläggning Handlingsplan: från nuläge till börläge Projektrapport och avslut Restlista Vad är nästa steg??

29 Checklistor och mallar för varje steg uppfinn inte hjulet mer än en gång!

30

31 Budskap och kommunikation

32 Förstå VARFÖR!

33 SYFTE & AGENDA En genomgång av varför vi genomför förändringen och vad det kommer att betyda för mig som anställd, på sikt och i det kortare perspektivet. Möjlighet att ställa frågor och närmare sätta sig in i vad projektet handlar om, hur ärendeprocessen förändras samt hur det nya systemet stöttar hela ärendeprocessen. Inledning Malmö stad och esamhället Ärendeprocessen Vad betyder detta för mig? Vilket stöd finns i arbetet?

34 Administration är inte tråkigt!

35

36

37 Min viktigaste arbetsuppgift är att upprätthålla offentlighetsprincipen.

38

39

40 Frågor?

41 Tack!