Samordnad varudistribution på Södertörn. Gunilla Eitrem Jan Hultgren Sven-Gunnar Andersson

Transkript

1 Samordnad varudistribution på Södertörn Gunilla Eitrem Jan Hultgren Sven-Gunnar Andersson

2 Södertörnskommunerna Åtta kommuner av varierande storlek Landareal: 1944 km invånare idag Ca invånare år 2020 Större vägar för transporter in till kommunerna är Europavägar: E4 och E20 Riksvägar: 73 Länsvägar: 225, 226, 227, 229, 257, 258, 259, 260 och 271 2

3 En fråga som funnit med i flera år Tyresö och Huddinge först ute av de åtta kommunerna Diskussion inom Södertörnssamarbetet Södertörns utvecklingsprogram 2010 Klimat: regionen visar en ambition att vara en region som ställer om energianvändningen bort från fossila bränslen och utmärker oss för ett regionalt ledarskap i klimatfrågan Beslut om att genomföra en gemensam förstudie Samordnad varudistribution 1 juni 2011 Förstudie december 2011 maj 2012 Slutrapportering i augusti

4 Arbetsgång förstudie Samla in fakta Analysera Rapportera Behovsanalys suppgifter Enkät Kvalitetssäkra Kvalitetssäkra Sammanställa Komplettera Ta fram utkast Stämma av/ Informera Kvalitetssäkra Ta fram Slutrapport Rapportera Samtal Extern input Leveransadresser Göra beräkningar 4

5 Principen för samordnad varudistribution Omlastningscentral 5

6 Effekter vid samordning på Södertörn Verksamhetens behov styr leveranserna kontrollen över transporternas utförande flyttas från avsändaren till mottagaren av varorna leveranser på tider som är förutsägbara färre leveranser sänkta hanteringskostnader (tid frigörs för andra viktiga arbetsuppgifter) tilläggstjänster kan erbjudas, t ex inbärning och uppackning Minskad miljöbelastning färre transporter sänker koldioxidutsläppen mer än ton eller ca 54 % minskning renare fordon minskar utsläppen per körd kilometer Lägre kostnader på sikt totalt mkr per år när såväl livsmedel som övriga varor ingår möjligheter till ytterligare skalfördelar/lägre kostnader vid samordning av interna flöden initialkostnad för att upphandla, planera för och genomföra ny transportlösning Ökad trafiksäkerhet färre transporter skapar färre fordonsrörelser i känsliga områden bättre anpassade fordon möjlighet att lägga transporter när verksamhet inte pågår på förskolor/skolor Ökad konkurrens fler leverantörer har möjlighet att lämna anbud vid ramavtalsupphandlingar Regionen på kartan samordning stärker Södertörn i linje med utvecklingsprogrammet regionalt ledarskap i klimatfrågan Samhällsvinster och folkhälsa färre transporter innebär mindre vägslitage, partikelutsläpp, buller och bränsleåtgång lägre utsläpp minskar astmaproblem reducerat arbete för varumottagning minskar risk för belastningsskador vid bra planering 6

7 Samordnad varudistribution skall genomföras för de åtta kommunerna på Södertörn. Det har respektive kommunstyrelse fattat beslut om i januari-februari Som grund för besluten ligger resultaten från en gemensam förstudie. Förstudien belyser förutsättningarna för och effekterna av en samordning. 7

8 Effektmål Effektmål Effektmål är den nytta som projektägaren vill uppnå med genomförandet av projektet och kan ibland mätas först efter viss tid efter driftstart Effektmål (2014) Minskning av antalet kwh med 30 procent jämfört med om samordnade varutransporter inte hade införts/jämfört referensår Effektmål (2017) Minskning av antalet kwh med ca 55 procent jämfört med om samordnade varutransporter inte hade införts/jämfört referensår Målet revideras utifrån uppnådda mål Lägre eller nollsummespel för kostnader totalt när samordningskostnaderna är betalda. 8

9 Framgångsfaktorer Ett tydligt uppdrag från politikerna Gå inte i fällan så att det betraktas som ett upphandlingsprojekt Underskatta inte behovet av kommunikation och dialog internt och externt Ha tålamod låt det få ta tid med förankring och delaktighet Säkerställ resurser och organisation i projekt och förvaltning En effektiv försörjningsprocess underlättar administrationen och skapar rationalitet Successiv utveckling säkerställ robust lösning som kan byggas ut Lär av andras framgångar och misstag 9

10 En lösning som är utbyggbar Den kommunala kärnverksamheten med undantag av bygg- och anläggningsmaterial Interna transporter De kommunala bolagens transporter Privata utförare Mindre producenter i närområdet Privata näringsidkare 10

11 Organisation Beställare: kommundirektörerna i de åtta kommunerna Centralt projekt Styrgrupp med företrädare för respektive kommun och utvecklingsledaren för Södertörnssamarbetet Projektgrupp bestående av två projektledare och utvecklingsledaren Upphandlingskonsult som stöd i arbetet med förfrågningsunderlaget och pphandling/utvärdering Referenspersoner som tillför specialistkompetens vid behov (kommunikation, GIS, hållbarhetsfrågor, förvaltningsperspektiv) Lokalt projekt i varje kommun Styrgrupp Projektgrupp 11

12 Arbetsgång genomförandeprojekt Etablera projektorganisation Upphandla logistikpartner Förbereda genomförande Förvalta och utveckla Kommunikation och dialog 12

13 Aktivitets- och tidplan etapper och beslut Projektstart (centrala projektledare anställda) 1 mars 2013 Projektetablering mars-maj 2013 Beslut: godkännande av projektdirektiv 12 april 2013 Beslut: godkännande av projektplan 24 maj 2013 Beslut: godkännande av kommunikationsplan 20 juni 2013 Upphandling mars mars 2014 Beslut: ställningstagande i principfrågor 20 juni 2013 Beslut: godkännande av FFU oktober 2013 Beslut: val av utförare (styrgrupp) mars 2014 Förberedelser inför driftstart mars juni 2014 Driftstart (successiv) juni 2014 Beslut: implementeringsplan Beslut: förvaltningsorganisation Förvalta och utveckla oktober Beslut: principbeslut om omfattning, annat Projektavslut: december 2016 Beslut: avslut av projektet 13

14 Information Förstudierapporterna för Södertörn och respektive kommun återfinns på under fliken projekt. Efterhand kommer mer information att återfinnas här. Projektledarna Jan Hultgren Sven-Gunnar Andersson 14