Samordnad varudistribution i Kungsbacka

Transkript

1 Samordnad varudistribution i Kungsbacka

2 Vad är samordnad varudistribution?

3 Idag

4 Samordnad varudistribution

5 En lång förhistoria 2007 Förslag från kommunalråd Ola Johansson (C) om SVD i Kungsbacka. KS ger nämnden för SE i uppdrag att undersöka förutsättningarna. En begränsad förstudie görs. Kungsbacka deltar i en EUansökan KS ger nämnden för SE i uppdrag att skapa en projektplan för arbetet med att ta fram ett upphandlingsunderlag och grov plan för införande av SVD En projektplan tas fram, men KS beslutar att avvakta. Senare får KSF i uppdrag att bereda ärendet, men begär förlängd handlingstid under 2011.

6 Uppdrag från KS, december 2012

7 Förstudiens syfte Beskriva förväntade nyttor och kostnader och ge ett lösningsförslag på hur satsningen bör genomföras. Vilken lösning ska kommunen ha? Vad blir effekterna av samdistributionen? Vad kommer det att kosta?

8 Projektorganisation, förstudien 2013 Projektledare Upphandlingschef Enhetschef Upphandling Verksamhetschef Service Miljöstrateg (referensperson)

9 Fokuskommuner Kommun Befolkning Landyta Samordning E-handel Halmstad ca ca 1000 km2 Sedan 2008 Ja. Växjö ca ca 1600 km2 Sedan 2011 Ja. Kristianstad ca ca 1200 km2 Sedan 2013 Ja. Kungsbacka ca ca 700 km2 Ja. Infört efter samordnad varudistribution. Infört samtidigt med samordnad varudistribution. Infört samtidigt med samordnad varudistribution. Infört innan samordnad varudistribution.

10 Minskning av fordon Kommun Antal leveranser Antal leveranser Krav på miljöfordon Minskningar Innan införande Efter införande Halmstad 1 300/vecka 400/vecka Nej. 900/vecka Växjö 1 900/vecka 350/vecka Ja (RME) /vecka CO2/ ton varor: 61 kg CO2/ton varor: 4 kg CO2/ton varor: 57kg Kristianstad 1 200/vecka 400/vecka Ja (Biogas). 800/vecka

11 Andra kommuner Borlänge Falköping Nacka Umeå Värnamo Ängelholm Skåne (3 kommuner) Södertörn (8 kommuner)

12 1 Alternativ på samdistributionssystem Fördelar Nackdelar En transportör. + Endast en förhandlingspart. - Beroende av en transportör. Transportörens terminal. Exklusivitetsavtal avseende kommunens transporter. + Inga kostnader för terminal. + Ställa krav på leveranstider och fordon. - Transportören får inte optimera hela flödet. - Problem med trovärdighet. En transportör. + Endast en förhandlingspart - Beroende av en transportör. 2 Transportörens terminal. Samlastning får ske med övriga transportuppdrag. + Inga kostnader för terminal. + Optimering inkluderar allt gods i området. - Svårare att ställa krav på optimering. - Problem med trovärdighet. En distributör/transportör. + Endast en förhandlingspart. - Beroende av en transportör. 3 Terminalen ägs av kommunen eller annan aktör. Exklusivitetsavtal avseende kommunen transporter. + Ställa krav på leveranstider och fordon. + Acceptans från andra transportörer. - Merkostnader för terminalhantering. - Transportören får inte optimera hela flödet. 4 Flera olika transportörer, som kör i olika områden. Terminalen ägs av kommunen eller annan aktör. Samlastning får ske med övriga transportuppdrag. + Möjlighet till fler transportörer + Acceptans från övriga transportörer. - Fler förhandlingsparter, svårare med samordning. - Merkostnader för terminalhantering.

13 Förstudiens lösningsförslag Alternativ Fördelar Nackdelar En transportör. + Endast en förhandlingspart - Beroende av en transportör. Transportören äger terminalen. Samlastning får ske med övriga transportuppdrag. + Inga kostnader för terminal. + Optimering inkluderar allt gods i området. - Svårare att ställa krav på optimering. - Problem med trovärdighet.

14 Nyttor säkra och osäkra Halmstad Växjö Kristianstad Minskat utsläpp av koldioxid och Kontroll på miljöpåverkan. Minskad miljöbelastning, när andra emissioner. antalet transporter blir färre. Förbättrad säkerhet på skolgårdar och i stadsmiljön. Minskning av antalet körda kilometrar. Säkrare miljö kring skolor och andra kommunala inrättningar. Bättre service genom färre avbrott i det ordinarie arbetet och kända leveranstider. Bidragit till en gynnsam pris- och kvalitetsutveckling. Prissänkning uppskattas till 6,5%. Förbättrad arbetsmiljö i samband med lastning och lossning. Ökad säkerhet vid våra mottagningsplatser. Bättre förutsättningar för mindre och lokala företag vid upphandlingar. Prissänkning om ca 2 %, jämfört med andra kommuner. Färre tunga fordon i stadskärnan. Fler anbud från (små) leverantörer. Ökad kostnadsmedvetenhet i organisation kring leveranser.

15 Kungsbackas förväntade nytta Kvalitativ nytta (mäts t ex med hjälp av enkäter, tidsstudier, processmätningar) Ekonomisk nytta (mäts i pengar) Samhället Kommunen Invånare Näringsliv Minskade utsläpp Startat en positiv miljötrend Förbättrat arbetssätt och arbetsmiljö Stärkt miljöprofil Prissänkning på varor Lägre priser genom fler konkurrensutsättningar Högre trafiksäkerhet Ökning av anbud, från små, mindre, lokala företag.

16 Utfallskalkyl Utfallskalkyl År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Engångskostnad (mkr) 2,7 2,5 Löpandekostnad (mkr) 3,0 6,0 6,0 6,0 Besparingar: Scenario 1 Sänkta priser (2-4 %) i mkr 1, Summa: 2,7 mkr 4,5 mkr 4,0mkr 3 mkr 2 mkr Scenario 2 Sänkta priser (4-6 %) i mkr 1, Summa: 2,7 mkr 4 mkr 2 mkr 1 mkr 0 mkr Scenario 3 Sänkta priser (6-8%) i mkr Summa: 2,7 mkr 3,5 mkr 0 mkr 1 mkr 2 mkr

17 Hinderanalys Hinder Åtgärd Koppling till nytta Kostnad Ansvarig Förändringsmotstånd (externt) Tydligt beslut. Tydlig och tidig information till leverantörer. Minskade utsläpp Prissänkningar Arbetsinsats KS och PL Förändringsmotstånd (internt) Tydligt beslut Tydlig och tidig information till vht. Tid till förändring och delaktighet. Minskade utsläpp Förbättrade arbetssätt och miljö Arbetsinsats KSF och PL Förrådskapacitet Inventera förråd. Beredd på investeringar. Minskade utsläpp Konsultkostnader Ev. investering PL och Vht Bristande logistikkompetens Rekrytera en logistiksamordnare. Återkoppling/ uppföljning till alla nyttor Lönekostnader SE

18 Riskanalys Riskområde Riskbeskrivning Sannolikhet Konsekven s Hantering/ Ansvarig En part för samordning av våra leveranser Inga Prissänkningar Otydliga roller och rutiner En beroendesituation. Hantera händelser som konkurs, strejk, brand, avbrott m.m. Priserna ligger kvar på samma nivåer och driftkostnaden tillkommer. Miljömålen nås till en betydligt högre kostnad. Ny aktör i all samverkan med våra leverantörer. En tre-partsöverenskommelse ska komma tillstånd. Låg Hög Säkra i upphandlingen. Skapa backup & omfall. Låg Medel Följa upp priserna och faktorer som påverkar prissättning. Öka konkurrensutsättningstakten ytterligare. Låg Låg Tydliga upphandlingsavtal. Logistikkompetens under upphandling.

19

20 Bättre miljö i Kungsbacka Färre transporter ger mindre avgaser

21 Stödjer våra miljömål

22 Andra vinster med att samordna transporterna Kommunen kan ställa krav på mer miljövänliga fordon Bättre trafiksäkerhet kring kommunens lokaler Bättre arbetsmiljö för personal som tar emot leveranser vid fasta tider Den tunga trafiken i hela kommunen minskar

23 Bättre förutsättningar för små, lokala leverantörer vid upphandlingar, eftersom de bara behöver leverera varor till ett ställe

24 Beslut i KF maj 2014

25 Förberedelsefasens nyttor, hösten 2015 Kommunen ska kunna genomföra en bra upphandlingsprocess av tänkbara leverantörer till drift och hantering av SVD. Dessutom ska förberedelserna bidra till insikt av SVD i kommunen, och att förändringen blir välkänd och förankrad hos alla berörda intressenter.

26 Projektorganisation från hösten 2015 Projektgrupp: Projektledare Logistiker Upphandlare E-handel Verksamhetschef Måltider Kommunikatör Styrgrupp: Förvaltningschef Service Verksamhetschef Upphandling

27 Uppdaterad omvärldsbevakning Studiebesök okt-nov: Halmstad Kristianstad Växjö

28 Kommunikation internt och externt

29 Synlighet i media

30

31 Undersökning av mottagningsplatser

32 Krav på drivmedel Alla fordon som används regelbundet i detta uppdrag ska antingen drivas med 100% förnyelsebart bränsle, varav minst 50% biogas, eller med bränsle/framdrivningssystem med ännu lägre miljöpåverkan.

33 Krav på lokalisering Distributionscentralen ska vara placerad i Kungsbacka kommun.

34 Projektleveranser våren 2016 Annonsering av förfrågningsunderlag Behandling av inkomna anbud Kartläggning av mottagningsplatser Information till medarbetare och andra Plan för nästa projektsteg

35 Tidplan Förberedelser Upphandling Avtalsstart Driftstart Hösten 2015 Februari 2016 Juni 2016 November 2016-april 2017 Förankra Kartlägga Kommunicera Annonsering Utvärdering Avtal Förberedelser för drift Start i november med utvalda varor Fortsatt införandeplan i dialog med distributören