Etablering av samlastningscentral för Kalmar kommun

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johan Råberg SFN 2014/ Servicenämnden Etablering av samlastningscentral för Kalmar kommun Förslag till beslut Servicenämnden föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen ger servicenämnden i uppdrag att upphandla och etablera en entreprenör för samordnad varudistribution för Kalmar kommun tillsammans med övriga intresserade kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan. Servicenämnden får i uppdrag att ansvara för samordning av förvaltningarnas behov av varudistribution med de ekonomiska förutsättningar som anges nedan. Bakgrund Under 2011 fick servicenämnden i uppdrag av kommunfullmäktige att utreda och utvärdera möjligheterna att etablera en samlastningscentral för varudistribution inom Kalmar kommun. Uppdraget redovisades under hösten 2012 i kommunstyrelsen och medel för fortsatt projektarbete anslogs enligt uppdragsrapport i budgetberedningen. Projektgruppen granskade och utvärderade följande delområden: - Minskad miljöbelastning - Kostnadseffekter - Lokalproducerat - Högre servicegrad - Trafiksäkerhet - Elektronisk handel Bifogad uppdragsrapport redovisar varje delområde i detalj. Servicenämnden beslutade den 18 december 2013 gå vidare med inriktning kommunägd samlastningscentral. Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel vx Fax johan.raberg@kalmar.se

2 SFN 2014/ (2) Under våren 2014 togs kontakter med de kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan och således har samma leverantörer. Nybro och Torsås kommuner har meddelat intresse att delta i en gemensam upphandling av entreprenör för samordnad varudistribution. Borgholm, Emmaboda och Mörbylånga kommun samt Kalmarsunds Gymnasieförbund ges möjlighet att under avtalsperioden ansluta sig genom optionsförfarande. Då flera kommuner är intresserade att delta i en gemensam upphandling är det inte längre möjligt att gå vidare med inriktningen kommunägd samlastningscentral. Förslag Samlastningscentralen beräknas att vara självfinansierad inom tre år. För de leverantörer vars varor distribueras samordnat kommer kostnaderna för egen distribution väsentligt att minska. Leverantörer inom livsmedelssidan har erbjudit rabatter varierande mellan 1 % och 10 %. Påpekas bör att de erbjudna rabatterna är oförhandlade och förhandlingar kommer att genomföras under hösten Målsättning är att rabatterna hamnar på minst 4 %. Vid kommande upphandlingar kommer det att ställas krav på en rabattsats om 4 %. Under uppbyggnadsskede i samverkan med upphandlad leverantör och under 2 år från driftstart kommer en logistiker att behövas. För Kalmar kommun fördelas kostnader: År kr År kr År 3 60 kr Från år 4 självfinansiering Siffrorna bygger på de rabatter som utlovats av leverantörerna. Dessa summor skall tillföras servicenämndens budget årsvis. Innan kommunstyrelsens behandling av ärendet ska servicenämnden få möjlighet att yttra sig över förslaget om att upphandla och etablera en entreprenör för samordnad varudistribution för Kalmar kommun tillsammans med övriga intresserade kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan Tidplan September 2014 Januari 2015 April 2015 April 2016 Upphandling klar Avtalsstart Driftstart med livsmedel Övrigt frekvent materiel Johan Råberg Supportchef Per-Gunnar Fransson Enhetschef Bilagor Uppdragsrapport Uppdrag samlastningscentral Kostnader per kommun år 1 till år 3

3 Handläggare Datum Per-Gunnar Fransson Servicenämnden Uppdrag samlastningscentral Utdrag ur Budget 2013 En egen varudistribution kan på kort sikt bidra till ett minskat antal fordonsrörelser som ger en mindre miljöpåverkan, möjliggöra för mindre livsmedelsproducenter att kunna bli leverantör till kommunen genom att bryta ner upphandlingar i mindre segment och förbättra säkerheten runt skolor med färre leveranser. På längre sikt skulle även privata företag kunna utnyttja en samlastningscentral. Servicenämnden får i uppdrag att utreda och utvärdera möjligheterna att etablera en samlastningscentral för varudistribution inom Kalmar kommun. Uppdraget ska delredovisas under 2012 och slutredovisas i april Vad är en samlastningscentral? Eller, mer riktigt, en samordnad varudistribution. Konceptet är i teorin mycket enkelt, alla varor från kommunens leverantörer till en plats, sedan gemensam distribution till de olika verksamheterna för att öka service och effektivitet i alla led. I praktiken är det mera komplext då så många olika beställare är involverade. Uppdragets utförande En mindre arbetsgrupp bestående av personal från upphandling, förråd och ekonomifunktioner har arbetat med uppdraget. Studiebesök har gjorts på Växjö och Värnamo kommun. Upphandlingsenheten Serviceförvaltningen Adress Box 611, Kalmar Besök Torsåsgatan 14 Tel vx per-gunnar.fransson@kalmar.se

4 2 (5) Förutsättningar Vid ekonomiska beräkningar har Växjö kommuns priser för sin samdistribution använts. Grovt kan man dela in kommunens levererade varugrupper enligt: -Livsmedel, med krav på obruten kyl- och fryskedja -Kontors-, skol- och förbrukningsmaterial -It, möbler och andra sällansköpvaror Vi har i första hand granskat och beräknat effekterna för livsmedelsidan, som i andra kommuner har visat sig ge bäst effekter. Delområden 1. Minskad miljöbelastning 2. Kostnadseffekter 3. Lokalproducerat 4. Högre servicegrad 5. Trafiksäkerhet 6. Elektronisk handel Resultat 1.Minskad miljöbelastning Under 2010 genomförde tre studenter från Linnéuniversitetet en studie med avseende på miljöeffekterna vid införande en samdistribution av livsmedel. Rapporten visar en dryg halvering av CO2 från dagens nivå. Rapporten i sin helhet bifogas. Kommuner som redan infört samdistribution visar en reduktion av körda kilometer med 40% till 80%. 2.Kostnadseffekter Istället för att leverera till 80 olika kök i kommunen levereras varorna till ett leveransställe vilket ger en kostnadsreduktion. Kostnadsreduktionen ligger mellan 2 10% beroende på leverantörstyp. Effekten blir mindre för större leverantörer typ Martin-Servera som i vilket fall kör i stort samma rutt som tidigare för leveranser till resturanger, kiosker och mindre affärer. Mindre leverantör som Potatisförädling har inte samma kundkrets utan är mera inriktad på kommunala verksamheter och ger då en högre besparingspotential. De fyra stora livsmedelsleverantörerna: Martin-Servera. ARLA, Charkett och Potatisförädling gör i nuläget 320 stopp per vecka. Vid samdistribution kommer antalet stopp att reduceras till ca 100 per vecka. Totala årsvolymen är ca ton.

5 3 (5) I kalkylen räknas med en kostnad på 65 öre/kg och 100 kr /stopp. Ger en kostnad på ca 1,8 Mkr/år. Kostnadsreduktion pga. färre stopp ca 1,5 Mkr/år. Ingen hänsyn är tagen till besparingar vad ruttoptimering och vad färre körda kilometer kan ge. Ej heller till ökad fyllnadsgrad på fordon. En svårberäknad besparing är att en högre servicegrad frigör personella resurser. 3. Lokalproducerat En drivkraft vid start av samdistribution är att skapa förutsättningar för lokala producenter att lämna anbud vid upphandlingar. Vid upphandling enligt LOU kan inte krav på närproducerat eller lokalt förankrat ställas. Detta strider mot proportionalitetsprincipen. Lokala leverantörer kan redan idag lämna anbud på livsmedel, men då är kravet att leverantören skall kunna leverera till 80 kök varje vecka. För många mindre lokala leverantörer är detta i stort sett omöjligt. Med ett leveransställe skapas bättre förutsättningar för de mindre leverantörerna. Vid upphandling ges det möjlighet att dela upp upphandlingen i mindre områden ex ägg, potatis, morötter, lök var för sig. I och med införandet av e-portal kommer också kommunen att kunna serva mindre leverantörer med en webbsida för elektronisk fakturering. Vid en uppdelning av upphandlingen kommer fler aktörer beredas tillfälle att lämna anbud och i och med detta en ökad pris- och kvalitetskonkurrens. 4. Högre servicegrad Servicegraden mot godsmottagarna kommer att öka betydligt genom: -Fasta leveransdagar -Färre fordon att lossa -Ruttoptimering ger punktlighet -Enklare planera personalens scheman Sammantaget frigör detta tid för berörd personal. 5. Trafiksäkerhet Antalet tunga transporter minskar på gator och vägar. Färre fordonsrörelser på skolgårdar och runt daghem minskar olycksrisken bland barn. 6. Elektronisk handel Upphandling av e-handelsportal ligger ute för anbud. E-portalen är en del i ett effektivt varuflöde. Alla beställningar sker mot den webbaserade e-portalen och enbart upphandlade och godkända leverantörer kan nyttjas. Pris- och kvantitetskontroll sker med automatik. Är beställningen rätt utförd kommer fakturorna elektroniskt och behöver ej hanteras manuellt.

6 4 (5) Handlingsplan 1.Projektledare Projektledaren, som bör ha kompetens inom logistikområdet för att i samråd med berörda förvaltningar kunna ta fram en kravspecifikation för upphandlingen. Projektledaren ska samtidigt kunna driva det förändringsarbete som blir nödvändigt för ett bra resultat. 2.Kravspecifikation Varje mottagningsställe måste dokumenteras med avseende på framkomlighet, hinder, avlastningsmöjligheter. Kontakter med berörd personal med avseende på önskemål om tidtabell. Fastställa ruttoptimering och tidtabell. Utreda för- och nackdelar med kommunägd lagerlokal 3. Upphandling av entreprenör Upphandling görs i samverkan med upphandlingsenheten. 4. Införande Starten sker lämpligen med livsmedel eftersom det är en stor varugrupp med begränsat antal leverantörer och begränsat antal mottagningsställen. Först när denna del fungerar enligt förväntan läggs förbruknings-, skol- och kontorsmaterial in Preliminär tidplan Månader efter beslut Mån 1-3 Anställning projektledare ( externt eller internt ) Mån 4-9 Mån 9 Mån 9 Mån Mån Mån 16- Inventering mottagningsställen, framtagande av kravspecifikation Upphandlingsunderlag och kostnadsbedömning klar Beslut om införande av samlastningscentral Upphandling Uppstartsfas Driftklart

7 5 (5) Möjligheter En extern entreprenör kan även leverera varor till privata näringsidkare och ytterligare minska miljöbelastningen. Detta måste dock ske under iakttagande av den leveranstabell som gäller för kommunen. Våra livsmedelsupphandlingar omfattar inte enbart Kalmar kommun utan även Borgholms, Emmaboda, Mörbylånga, Nybro och Torsås kommun samt Kalmarsunds Gymnasieförbund. Skall dessa omfattas av Samlastningscentralen måste politiskt beslut tas i respektive kommun/förbund. Kostnader Kostnad för projektledare under 18 månader: skr Förslag till beslut: - att lämna denna skrivelse som delredovisning och få klartecken att gå in i nästa fas av uppdraget Kalmar Per-Gunnar Fransson Upphandlingschef

8 Etablering av samlastningscentral för Kalmar kommun

9 Bakgrund Under 2011 fick servicenämnden i uppdrag av kommunfullmäktige att utreda och utvärdera möjligheterna att etablera en samlastningscentral för varudistribution inom Kalmar kommun. Uppdraget redovisades under hösten 2012 i kommunstyrelsen och medel för fortsatt projektarbete anslogs enligt uppdragsrapport i budgetberedningen.

10 Beslut. Servicenämnden beslutade den 18 december 2013 gå vidare med inriktning kommunägd samlastningscentral.

11 Fler Kommuner. Då flera kommuner är intresserade att delta i en gemensam upphandling är det inte längre möjligt att gå vidare med inriktningen kommunägd samlastningscentral.

12 Rabatter.. Leverantörer inom livsmedelssidan har erbjudit rabatter varierande mellan 1 % och 10 %. Påpekas bör att de erbjudna rabatterna är oförhandlade och förhandlingar kommer att genomföras under hösten 2014.

13 Kostnader För Kalmar kommun fördelas kostnader: År kr År kr År 3 60 kr Från år 4 självfinansiering Siffrorna bygger på de rabatter som utlovats av leverantörerna. Dessa summor skall tillföras servicenämndens budget årsvis.

14 Tidplan September 2014 Upphandling klar Januari 2015 Avtalsstart April 2015 Driftstart med livsmedel April 2016 Övrigt frekvent materiel

15 Förslag till beslut Servicenämnden föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen ger servicenämnden i uppdrag att upphandla och etablera en entreprenör för samordnad varudistribution för Kalmar kommun tillsammans med övriga intresserade kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan. Servicenämnden får i uppdrag att ansvara för samordning av förvaltningarnas behov av varudistribution med de ekonomiska förutsättningar som anges nedan