Projektdirektiv Dnr V 2011/182. Ann-Charlotte Schützer Sida: 1 (5) Projektdirektiv

Transkript

1 Ann-Charlotte Schützer Sida: 1 (5) Projektdirektiv <Syftet med projektdirektivet är att vara underlag för att starta projektet och ange ramarna för förberedelsearbetet.>

2 Ann-Charlotte Schützer Sida: 2 (5) 1 Projektnamn för Göteborgs universitet. Följande kostnadsställe ska användas: Bakgrund och syfte Alla svenska lärosäten lever i en värld med ökad konkurrens om resurser och tydligt uttalade krav på profilering. Från regeringshåll finns ambitionen att utveckla Sverige till en av världens främsta kunskapsländer. När det gäller Sveriges förutsättningar för tillväxt, sysselsättning och framtida välstånd sätts stor tilltro till kvaliteten på den högre utbildningen och forskningen. Det ställs också stora krav på internationalisering. Samtidigt vill man från politiskt håll minska antalet lärosäten i Sverige. Göteborgs universitet är ett stort och brett universitet med många kvalificerade utbildningar och starka forskningsmiljöer. Bland universitetets fakulteter ryms flera välkända och starka varumärken. Samverkan med omvärlden är omfattande. I takt med att konkurrenstrycket ökar inom universitetssektorn, växer också behovet av att tydliggöra bilden av Göteborgs universitet såväl internt som externt. Vi är ett universitet och ska därför agera och kommunicera som ett sammanhållet sådant och med en gemensam strategi. Kommunikationens betydelse som strategiskt verktyg ökar därmed för verksamheten. Det sker mycket bra och professionellt kommunikationsarbete inom Göteborgs universitet, detta såväl på central nivå som på fakultets- och institutionsnivå. Det saknas dock en övergripande och gemensam strategi för kommunikationsarbetet, vilket försämrar möjligheten att kommunicera Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet. Utan att ha med helhetsperspektivet i kommunikationen riskerar Göteborgs universitet att uppfattas som splittrat både internt och externt. Det leder också lätt till att anställda upplever en känsla av bristande tillhörighet till Göteborgs universitet och en vi och dom- mentalitet. Ledningen för Göteborgs universitet anser det därför angeläget att en kommunikationsstrategi tas fram för hela universitetet. Den ska omfatta såväl intern som extern kommunikation. Avsikten är att denna ska gälla för hela universitetet och vara en utgångspunkt för kommunikationsarbetet även på fakultets- och institutionsnivå. Syftet är att en kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet ska bidra till den önskade bilden av Göteborgs universitet såsom den framkommer i universitetets vision, värderingar, mål och strategiska plan. Den ska vara ett strategiskt verktyg för verksamheten att uppnå sina mål. Den ska också medverka till att förbättra förutsättningarna för ökad samordning av kommunikationen inom hela universitetet och därigenom bidra till ökad effektivitet och samhörighet. En kommunikationsstrategi ska kunna användas som en kommunikativ guide men också som en verktygslåda för universitetets kommunikationsarbete. En kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet ska uppdateras med regelbundenhet. 3 Underlag Arbetet med att ta fram en kommunikationsstrategi ska utgå från universitetets vision, värderingar, mål och strategiska planer, övrigt material med koppling till uppdraget samt det pågående arbetet med att ta fram en ny långsiktig verksamhetsstrategi för

3 Ann-Charlotte Schützer Sida: 3 (5) Göteborgs universitet. Som underlag för arbetet kommer även att inrymmas enheternas befintliga kommunikationsstrategier och planer. Naturligt bakgrundsmaterial är också tidigare undersökningar som genomförts av Göteborgs universitets kommunikation. Dock kan befintligt informationsunderlag behöva kompletteras med nya undersökningar, till exempel om hur universitetets kommunikation fungerar idag, internt såväl som externt. Bakgrundsmaterial: o Kvalitet och förnyelse strategier för Göteborgs universitet o Identitet och image (rapport från 2003) o Måldokumentet Göteborgs universitet 2010 o Policy för information och kommunikation o Språkpolicy o Grafisk profil, Identitet & image o Arbetsmiljöbarometern (2011) o Göteborgsakademiker (2010) o Chefsbarometern (2011) o Studentbarometern o Sammanställning från informationsenhetens fakultetsbesök (2011) o Dive into reality (budskapsplattform studentrekrytering) o Red 10 o Blue 11 o IE 2011 o Vision 2020 o Masterkampanj (budskapsplattform) Viktigt för att framtagningen av en kommunikationsstrategi för hela Göteborgs universitet ska bli framgångsrik är att de aktiviteter på central nivå som eventuellt redan pågår alternativt planeras, och som har bäring på det övergripande kommunikationsarbetet införlivas i det totala arbetet med kommunikationsstrategin. Se exempel nedan: o Förstudie intranät genomförd. Utvecklingsarbete av internwebb - pågår o GU research, forskningsdatabas - pågår o Revidering av webbregler genomförd o Policy, regler, anvisningar för sociala medier genomförd. Workshops våren 2012 o Löpande webbutveckling pågår o Översyn av grafisk profil pågår o Översyn av tonalitet inom GU - pågår o Annat 4 Organisation och kontaktpersoner I arbetet med att ta fram en kommunikationsstrategi deltar personer från universitetets tre olika nivåer central, fakultet och institution. Beställare är rektor som delegerat ansvaret till en projektägare att driva projektet. En styrgrupp, som leds av projektägaren, har skyldighet och rätt att ta beslut om projektet och stödjer projektledningen och projektet.

4 Ann-Charlotte Schützer Sida: 4 (5) Projektet leds av en intern projektledare som är föredragande inför styrgruppen. Projektledaren har till sin hjälp ett externt projektstöd vars syfte bland annat är att tillföra ett utifrånperspektiv och vara drivande i projektet. Till sin hjälp har projektledaren också ett antal projektmedarbetare som var och en i sin tur är ansvarig för en arbetsgrupp som utgår från projektledningen. Som bollplank och rådgivare knyts också ett antal referenspersoner med olika erfarenheter och kompetenser till projektet. Det befintliga kommunikatörsnätverk som finns inom Göteborgs universitet kommer att vara en resurs för projektet. Styrgruppens medlemmar är följande personer: Ann-Charlotte Schützer (projektägare), Åsa Kultje, Susanne Fägersten Sabel, Tanja Thompson, Lars-Olof Karlsson, Lena Kolvik Projektledare: Maria Eriksson 5 Tidsplan och kalkyl för förberedelserna Åtagande t o m kickoff Planering av kickoff för projektet BP1 Framtagning av och styrgruppens godkännande av projektdirektiv Externt projektstöd (från offertförfrågan till beslut om leverantör) BP3 Framtagning av projektplan samt kommunikationsplan för projektet Tidpunkt leverans Kalkyl timmar (cirka) Kalkyl utlägg 12 april 10 Sker inom ramen för ordinarie arbetstid 4 april 16 Se ovan 12 april 12 Se ovan 16 april 40 Se ovan 6 Effektmål Målsättningen med en kommunikationsstrategi för hela universitetet är att en sådan ska bidra till att: Synliggöra universitetets kärnverksamheter utbildning och forskning samt stärka kommunikationen om universitetets roll som myndighet och arbetsgivare Skapa samsyn och tydlighet kring vilka vi är och vart vi är på väg och därigenom stärka universitetets identitet och känsla av samhörighet Tydliggöra bilden av Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet och därigenom stärka intern samverkan och gemensam utveckling Säkerställa att allt kommunikationsarbete sker i samklang med och till nytta för universitetets strategiska planer och verksamhetsmål

5 Ann-Charlotte Schützer Sida: 5 (5) Stärka universitetets attraktionskraft och image och därmed öka intresset bland universitetets olika intressenter samt attrahera de bästa studenterna, lärarna och forskarna samt det bästa administrativa stödet 6.1 Projektets leveranser 1. En genomförd nulägesanalys vad gäller universitetets befintliga kommunikationsarbete. 2. En kravspecifikation inklusive en att göra-lista med utgångspunkt från nulägesanalysens resultat och inför framtagningen av en kommunikationsstrategi. 3. En framtagen kommunikationsstrategi. 4. En plan för implementering av kommunikationsstrategin. Ska innehålla aktiviteter även under projektarbetets gång. För mer detaljer avseende projektarbetets innehåll och inriktning, se tidigare uppdragsbeskrivning samt projektplan. 6.2 Projektets sluttidpunkt Våren Projektets kostnad För projektet avsätts 1 Mkr inom verksamhet En genomarbetad kalkyl tas fram av projektet till 1 juni Övrigt 8 Finansiering Se ovan Beställare/Projektägare: Projektledare: Pam Fredman/Ann-Charlotte Schützer Maria Eriksson