Delprojektdirektiv Delprojekt Kompetensgrupper steg 2 VU KF Verksamhetsutveckling, fas 2b MP Sida: 1 (7) Delprojektdirektiv

Transkript

1 MP Sida: 1 (7) Delprojektdirektiv Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten Delprojekt Definition av och indelning i kompetensgrupper - steg 2

2 MP Sida: 2 (7) 1 Delprojektnamn/identitet Delprojektet benämns Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten Delprojekt Definition av och indelning i kompetensgrupper - fas 2. 2 Bakgrund/effektmål Bakgrunden till det övergripande projektet Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten är följande: Fakultetens ledningsgrupp har formulerat ett uppdrag i ett åttapunktsprogram avseende utveckling av fakulteten Fakulteten står inför en förstärkt konkurrenssituation Konstnärliga fakulteten vill vidareutveckla sin position som ett attraktivt alternativ för studenter och lärare Det finns behov av ökat samarbete mellan institutionerna/ högskolorna/programmen Mål för verksamhetsutvecklingsinitiativet är att utveckla verksamheten innehållsligt. Det finns också en önskan att effektivisera genom samordning. Som ett första steg i verksamhetsutvecklingsprojektet (fas 1a) gjordes under januari mars 2010 en situationsanalys innefattande beskrivning av önskade effekter, SWOT, intressentkarta, beskrivning av varumärkenas påverkan samt erfarenhetsutbyte från omorganisationen vid HSM. Mot bakgrund av situationsanalysens resultat blev målen för fas 1b följande: Ökad förståelse för förändringsarbete Samsyn kring vad den Konstnärliga fakulteten vill vara med sin verksamhet om 10 år (målbild) Samsyn kring vilka omständigheter som måste råda för att fakulteten skall kunna nå sin målbild (kritiska framgångsfaktorer) Samsyn kring tillvägagångssätt för att nå målbilden (strategier) För fas 1 b formulerade fakultetsledningen ett direktiv till en projektgruppering bestående av ett antal prefekter samt en student inom KFN. Uppdraget för projektgruppen var att ta fram ett förslag till målbild Konstnärliga fakulteten Under ett internat den 21-22/6 fick hela ledningsgruppen ta ställning till förslaget. Diskussion och justering gjordes i målen tills dess att hela ledningsgruppen var enig och ställde sig bakom måldokumentet. Dokumentet Målbild för Konstnärliga området 2020 lämnades därefter som förslag till Konstnärliga fakultetsnämnden som fattade beslut Målbilden tillsammans med de i dokumentet formulerade kritiska framgångsfaktorerna/effekterna/ strategierna är styrande för det fortsatta verksamhetsutvecklingsprojektet. Med utgångspunkt i målbilden påbörjades ett arbete för att definiera de aktiviteter som krävs för att uppnå målbilden. Fakultetsledning i samråd med ledningsgruppen prioriterade genomförande av tre delprojekt under hösten 2010:

3 MP Sida: 3 (7) 1. Ny organisationsstruktur 2. Basstruktur för ökad utbildningssamordning 3. Lokaler/teknik/verkstäder I redovisningen (se lämnar utredarna till Ny organisationsstruktur ett principiellt och resonerande förslag som enligt rapporten kan vara vägledande för hur man inom fakulteten väljer att forma den slutliga organisationen. Utredarna föreslår att Konstnärliga fakultetens kärnverksamheter organiseras i en matrisorganisation, där ansvaret fördelas mellan en vertikal chefshierarki och en horisontell flödesorganisation där ansvaret för utbildningsverksamheten bedrivs. Vid fakultetsnämndens möte presenterades dekanus tolkning av utredningens förslag samt hur den fortsatta processen bör genomföras. Vid mötet beslutades att ge dekanus i uppdrag att senast juni 2011 till fakultetsnämnden lämna förslag till hur verksamheten ska organiseras i två institutioner som huvudalternativ. Förslaget ska baseras på en indelning av de formerade kompetensgrupperingarna. Fakultetsnämndens uppdrag har inneburit att en rad aktiviteter har iscensatts under Ett inledande arbete har skett när det gäller utarbetande av ett preciserat förslag för hur s.k. kompetensgrupper ska formeras. I arbetet (Delprojekt Definition av och indelning i kompetensgrupper) har också ingått att klargöra kompetensgruppernas mandat och roll samt hur de kan ligga till grund för ett förslag till en framtida institutionsindelning. En arbetsgrupp under ledning av Staffan Rydén utarbetar en modell som svarar mot ovan angivna frågeställningar under delprojektets första steg. Gruppens arbete redovisas i en kommande projektrapport. Med utgångspunkt i den utarbetade modellen från föregående steg ska arbetet i detta andra steg inriktas mot utarbetade av ett förslag till faktisk indelning i kompetensgrupper. Förväntat resultat av delprojektet är ett underlag som kan ligga till grund för ett utarbetande av ett färdigt förslag om institutionsindelning och institutionsstruktur till fakultetsnämndens sammanträde i juni Underlaget ska också ligga till grund för den genomförandefas och den konkreta bemanningsprocess som planeras genomföras hösten Underlag Följande utgör underlag till projektet: Målbild för Konstnärliga området 2020 Förslag till ny struktur och institutionsindelning för Konstnärliga fakulteten Delprojekt Ny organisationsstruktur Rapport från Delprojekt Definition av och indelning i kompetensgrupper, steg 1 4 Kontaktpersoner Dekanus Anna Lindal (projektbeställare), GU Prodekanus Johan Norrback (styrgruppsmedlem), GU Fakultetsdirektör Magnus Petersson (styrgruppsmedlem), GU

4 MP Sida: 4 (7) Projektsamordnare Lena Sandstedt, GU Viktoria Björcke, Projektledare för Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten, Prové Lise-Lotte Aspegren, Projektledare för Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten, Prové Fakultetsinformatör Carina Krantz, GU 5 Tidsplan och kalkyl för förberedelserna Åtagande t o m Tidpunkt Organ Kalkyl timmar Kalkyl utlägg BP1 mars Beställare BP2 26 april Beställare Beslutspunkter enligt PPS: BP1 Beslut om att starta projektet BP2 Överlämning av resultat Delprojektet arbetar under mars-april med uppdraget att leverera underlag till kommande kommande fas i delprojektet. 6 Delprojektmål, uppdragsgivarens krav och önskemål Delprojektet har till uppgift att utifrån direktivet formulera ett förslag till projektplan som mer precist anger arbetsformer, bemanning och resursbehov. I övrigt ska delprojektet arbeta lösningsbaserat utifrån önskade effekter enligt Målbild för Konstnärliga området 2020 och enligt förslag till modell från föregående fas. Där det är relevant ska också hänsyn tas till universitetsgemensamma organisationsutvecklingsprojektet. Ledaren för delprojektet ska delta i gemensamma projektstyrningsmöten för samordning av delprojektens arbete under ledning av Prové. Delprojektet ska drivas i form av en arbetsgrupp vars uppgift är att utarbeta ett underlag som, tillsammans med resultatet från övriga arbetsgrupper, ska ligga till grund för ett utarbetande av ett färdigt förslag om institutionsindelning och institutionsstruktur till fakultetsnämndens sammanträde i juni Avsikten är att resultatet från delprojektet även ska ligga till grund för den genomförandefas och konkreta bemanningsprocess som planeras för hösten Delprojektets resultat För att uppnå målet med en ändamålsenlig indelning i kompetensgrupper och institutioner krävs inventering, konkretisering, förslag och förankring av den modell som arbetats fram i delprojektets första steg.

5 MP Sida: 5 (7) En vägledande princip för arbetsgruppens arbete ska vara att förslagen ska stödja fakultetens och universitetets uppbyggnad av s.k. kompletta miljöer med avseende på samlade och starka forsknings- och utbildningsmiljöer. Arbetsgruppen resultat ska förankras genom referensgruppsmöte med ledningsgruppen, andra aktuella grupperingar samt de personalgrupper som berörs av förslaget Delprojektet skall arbeta fram följande resultat: 1. Inventering av kompetenser Utifrån utarbetad modell i fas ett ska arbetsgruppen inventera vilken kompetens som finns vid konstnärliga fakulteten 2. Förslag till kompetensgruppsindelning Utifrån resultatet från inventeringen ovan samt föreslagen modell ska ett förslag till bemanning av kompetensgrupperna utarbetas. 3. Förslag till institutionsindelning Utifrån resultat ovan ska ett förslag till ny institutionsindelning lämnas. Vägledande för förslaget ska vara fakultetsnämndens beslut om att verksamheten ska organiseras i två institutioner som huvudalternativ samt att förslaget ska baseras på en indelning av de formerade kompetensgrupperingarna. 4 Konsekvensbeskrivning för verksamheten av lämnade föreslag Utifrån lämnade förslag ska arbetsgruppen belysa konsekvenserna med avseende på utveckling av utbildning, forskning, samverkan samt administrativ och infrastrukturell professionalisering och samordning. Styrande för konsekvensbeskrivningen är Målbild 2020 samt de önskvärda effekter som formulerats. Arbetsgruppen ska i övergripande även belysa konsekvenserna utifrån ekonomiskt och arbetsmiljömässigt perspektiv. 5 Modell för förankring och genomförande a. Arbetsgruppen kan i mån av tid även lämna förslag till hur förankring samt hur det faktiska genomförandet av förslagen ska ske. 6 Sammanställning av framarbetat resultat i leveransrapport Arbetsgruppens resultat ska redovisas i form av en samlad rapport till beställaren. 6.2 Delprojektets sluttidpunkt Övergripande tidplan för projektet: 26 april

6 MP Sida: 6 (7) 6.3 Projektets bemanning Delprojektet ska drivas i form av en arbetsgrupp. I arbetsgruppen ska personer från olika delar av fakulteten ingå. Även externa personer kan ingå i arbetsgruppen. Även personer för vissa specifika sakfrågor kan knytas till delprojektet. Beslut om detta fattas av dekanus efter förslag från delprojektledaren. När det gäller arbetsgruppens medlemmar gäller att man representerar hela fakulteten samt att tid kan avsättas för att ta aktiv del i delprojektet. Exakt bemanning samt ledning av arbetsgruppen beslutas av dekanus Delprojektledare Ansvar Genomföra delprojektleveranser utifrån givet direktiv Upprätta delprojektplan inkl. aktivitetsplan, projektorganisation, ett ändamålsenligt och dokumenterat arbetssätt samt resursåtgång. Arbeta fram resultat i enlighet med uppdragsgivarens intention om delaktighet och öppenhet Sammankalla till arbetsmöten och andra delprojektaktiviteter Operativ handläggning och dokumentation av arbetsmöten och andra aktiviteter Leda och fördela arbetet inom delprojektet Påkalla behov av resurser hos projektledare Delta och rapportera vid projektstyrningsmöten Rapportera till projektledning (t ex status, progress, avvikelser) Vid behov och på uppdrag av projektledaren vara föredragande i styrgrupp, beredningsgrupp och referensgrupp Sammanställa arbetsgruppens resultat Befogenheter Styra och leda delprojektet samt fördela tilldelade resurser utifrån uppskattad budget Deltagare i arbetsgrupp Ansvar: Operativt delta i och genomföra uppgift/aktivitet enligt projektledningens direktiv Arbeta fram resultat med utgångspunkt i hela organisationens bästa Agera som ambassadör i projektet, dvs. aktivt arbeta med förankring på hemmaplan Befogenhet: Komma överens med uppdragsgivare om det personliga åtagandets omfattning Ta personligt ansvar för resultatet 6.4 Projektmålets prioritering Prioritering: 0,5 Resultat 0,25 Tidpunkt 0,25 Kostnad

7 MP Sida: 7 (7) 7 Övrigt Verksamhetsutvecklingsprojektet ska präglas av transparens och öppenhet. Delprojektet ska därför ingå i den kommunikationsplan som är kopplat till det samlade verksamhetsutvecklingsprojektet. Under arbetets gång kan studentrepresentanter höras. Samordning och leveranser av delprojekten ska ske dels genom rapportering till projektledare, beställare, styrgrupp och referensgrupp dels genom s.k. projektstyrningsmöten. Delprojektet skall under arbetet kontinuerligt identifiera eventuella arbetsmiljökonsekvenser på individ, grupp och organisatorisk nivå. Dessa skall redovisas som en del av delprojektets resultat. Resultatet av detta delprojekt kommer att ingå som underlag för utarbetande av ett samlat förslag till nämnden. Parallellt pågår en rad andra projekt med samma syfte. Det därför centralt att samordning sker med dessa andra delprojekt. För beskrivning av delprojektet relation till övriga delprojekt se Projektplan 2b ( Finansiering Fattas av dekanus i särskilt beslut och ska belasta ansvar 6000 Beställare/Projektägare: Delprojektledare: Anna Lindal Staffan Rydén