Kommunikationsplan Z

Transkript

1 Sida: 1 (7) Kommunikationsplan Z Realisation av institution Z Innehåll 1 Bakgrund till projektet Realisation av Projektets styrning Framgångsfaktorer Kommunikationsplan för realiseringsarbetet av Syftet med kommunikationsplanen Kommunikationsansvar Kommunikationens kännetecken Budskap terminologi Målgrupper Kanaler/Medier Handlingsplan... 6 Referenser... 7 Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar PA Utkast överlämnat till kommunikatörer vid institutioner och projektkommunikatör PA Justeringar efter möte med kommunikatörer vid institutioner PA Justeringar i samråd med kommunikatörer vid institutioner samt komplettering av handlingsplan PA Justeringar i samråd med projektkommunikatör (fakultetsnivå) och realiseringsgrupp. Överlämnad till Strategiska projektledningen som bilaga till Delprojektplan Realisering institution Z

2 Sida: 2 (7) 1 Bakgrund till projektet Realisation av Verksamhetsutvecklingsprojektet vid Konstnärliga fakulteten har nu nått fas 3, där arbetet för att realisera de tre nya institutionerna X/Y/Z påbörjats. Realiseringsarbetet vid dessa tre institutioner ska samordnas för att säkerställa gemensamma processer. består av institutionskollegierna för fri konst, film, foto och litterär gestaltning. Målet för delprojektet är att skapa de organisatoriska förutsättningarna för den blivande institution Z vars verksamhet börjar den 1/ För mer övergripande information om Konstnärliga fakultetens utvecklingsprojekt se: Projektets styrning Realiseringsgruppen vid leds av Maria Hirvi-Ijäs. Realiseringsledaren har en grupp medarbetare som stöd i arbetet: Christina Dege (administrativ funktion), Therese Vestlund (personalfunktion) och Anna Holgén (kommunikationsfunktion). Realiseringsledaren arbetar på uppdrag av dekanus Anna Lindahl. För att säkerställa gemensamma processer möts realiseringsgrupperna från de nya institutionerna X, Y och Z regelbundet i Projektsamordningsforum där också projektledningen deltar. 1.2 Framgångsfaktorer Eftersom projektet handlar om verksamhetsutveckling och kommer att påverka människor, organisation och arbetssätt är delaktighet, engagemang och kommunikation framgångsfaktorer. Projektet kommer därför att lägga stor vikt vid förankring och information. I realiseringen av institution Z som idag består av fyra institutioner är det särskilt viktigt att tidigt bygga nya forum för kommunikation och information för att realiseringsarbetet ska bli framgångsrikt. Det är av stor vikt att samordning och utbyte sker mellan de tre realiseringsarbetena (Institutionerna X/Y/Z). 2 Kommunikationsplan för realiseringsarbetet av Kommunikationsplanen är ett verktyg till stöd för de personer som ska kommunicera realiseringsprojektet. Alla informationsinsatser ska styras via kommunikationsplanen. Kommunikationsplanen kompletteras av en institutionsgemensam handlingsplan, som kontinuerligt uppdateras. Kommunikationsplan Z har sin grund i kommunikationsplanen för utvecklingsprojektet fas 3.

3 Sida: 3 (7) 2.1 Syftet med kommunikationsplanen Syftet med kommunikationsplanen är att förtydliga ansvarsfördelning och kommunikationens kännetecken samt att synliggöra budskap, målgrupper och institutionsgemensamma kanaler/fora för kommunikation och förankring. 2.2 Kommunikationsansvar Kommunikationen kommer framöver att ske främst på institutionsnivå, det vill säga mellan realiseringsgrupp Z och de berörda medarbetare och studenter. Vid behov informeras/kommuniceras även externt. Ledare för realisering av institution Z Ledare för realisering av institution Z ansvarar för att förändringsarbetet kommuniceras med den ordinarie verksamheten (personal och studenter). Ledaren ansvarar likaså för att kommunicera realiseringsarbetet in i den fakultetsgemensamma projektorganisationen (i Projektsamordningsforum och Strategisk projektledningsgrupp). Ledaren för realisering är den person som, för institution Z:s räkning, har i uppdrag att uttala sig om realiseringsarbetet vid institutionen till media och vid behov till övriga externa intressenter. Prefekt/högskolerektorer/motsvarande Prefekt/högskolerektor/motsvarande har i uppdrag att skapa möjligheter för engagemang och delaktighet från medarbetare och studenter i realiseringsarbetet. Prefekt/högskolerektor har i uppdrag att skapa utrymme för dialog, diskussion och förankring i den ordinarie verksamheten. Prefekt/högskolerektor/motsvarande har ett fortsatt uppdrag att kommunicera ordinarie verksamhet internt och externt. Kommunikatör i realiseringsgruppen vid institution Z Kommunikatören i realiseringsgruppen vid institution Z är stöd och rådgivare till ledaren för realisering i kommunikationsfrågor. Kommunikatören ansvarar för att ta fram förslag till kommunikationsplan, med tillhörande handlingsplan, för realiseringsprojektet vid Z. Kommunikationsplanen ska tas fram i samarbete med kommunikatörer vid nuvarande institutioner samt projektkommunikatör (fakultetsnivå). Fakultetens kommunikationsgrupp är övergripande, rådgivande forum i processen. Kommunikatören ansvarar också för att planera kommunikationsinsatser på institution Z och externt. Lanseringen av den nya institutionen planeras som ett separat projekt med särskilt informationsstöd. Studentkåren (KonstKåren) KonstKåren ansvarar för att, tillsammans med ledare för realisering och dess kommunikatör, skapa förutsättningar för diskussion och dialog mellan studenter och projektföreträdare. Konstkåren ansvarar även för att erbjuda studenter möjlighet att delta i arbetsgrupper och referensgrupper. Medarbetarens ansvar Medarbetare vid Högskolan för fotografi, Konsthögskolan Valand, Filmhögskolan och Litterär gestaltning har ett ansvar att ta del av den information som ges gällande projektet via nyhetsbrev, epost, informationsmöten och/eller andra aktiviteter. Det är viktigt att medarbetarna vänder sig till ledaren för realiseringsarbetet och dekan med frågor och funderingar som rör utvecklingsarbetet.

4 Sida: 4 (7) Kommunikationsgruppens roll Konstnärliga fakultetens kommunikationsgrupp består av personer som arbetar med information och kommunikation vid nuvarande institutioner och fakultetskansliet. Om utsedd kommunikatör för realiseringsarbetet inte redan är del av fakultetens kommunikationsgrupp, bör denna person ingå i gruppen under realiseringsarbetet. 2.3 Kommunikationens kännetecken Den övergripande ambitionen är att skapa en uppriktigt menad dialog med medarbetarna. Därför bör formerna för medarbetares möjlighet till dialog och reaktion noga beaktas inför varje kommunikationsinsats. Det är viktigt att skapa tydlighet och förståelse för vad realiseringsprojektet handlar om, hur det är planerat, vilka som är inblandade, vem som tar beslut och vilka möjligheter enskilda medarbetare har att komma med synpunkter och att påverka. Kommunikationen ska utgå från mottagaren och konkretisera informationen så långt det är möjligt. Kommunikationen ska präglas av: Enhetliga och samordnade budskap Kontinuitet Öppenhet och medkänsla Aktivitet och handlingskraft All information ska präglas av viljan till transparens och delaktighet Den information som lämnas vid olika typer av informations- och kommunikationsinsatser ska, om insatsens omfång gör det möjligt, innehålla följande: Syfte och tidplan för projektet/projektets faser. Vad har hänt sedan sist? o Följande vet vi. o Detta kommer det att innebära för dig. o Följande vet vi ännu inte. o Så här ser arbetet ut nu tidplan. o Vi återkommer med mer information (datum och tid) o Möjligheter att lämna synpunkter och påverka Det ska tydligt framgå vem som är avsändare av informationen, när det är möjligt att komma med synpunkter/aktivt delta i arbetet, vem man ska vända sig till med frågor, liksom vem som tar beslut och när. Kommunikationen sker i största möjliga mån både på svenska och engelska.

5 Sida: 5 (7) 2.4 Budskap terminologi Realiseringsprojekt I all information ska budskapet vara tydligt att projektet är ett realiseringsprojekt som görs i syfte att utveckla verksamheten genom att realisera institution Z utifrån de beslut som tagits i Konstnärliga fakultetsnämnden. Omorganisation är det resultat som realiseringsprojektet resulterar i. Målbild Konstnärliga fakulteten 2020 Fakultetens målbild, Målbild 2020, är styrande för realiseringsprojektet. Visionens fem övergripande målformuleringar är styrande för såväl arbetsprocessen inom projektet samt förståelsen av syftet med realiseringsprojektet och dess process. 2.5 Målgrupper Samtliga målgrupper för informations- och kommunikationsinsatser i fas 3 finns redovisade i dokumentet Sammanfattning fas 1. Prioriterade målgrupper: Personal och studenter inom. Målgrupp Vilka Vad/varför Avsändare Personal Z All personal på HFF, Valand, Film, Litt. dialog MHI Studenter Z Institutionskollegier Z Administrativ personal Z Teknisk personal Z Studenter slöjd (Y) KonstKåren Studenter på program och fristående kurser Lärare, forskare, doktorander Administrativ personal Tekniker och vaktmästare Studenter i slöjdutbildningen Både medlemmar och icke medlemmar dialog dialog om ämnesspecifika frågor, pedagogiska frågor, forskningsfrågor dialog om specifika frågor som rör administration dialog om specifika frågor som rör teknik/vaktmästeri Information om omlokaliseringsprojektet dialog, forum för studentrepresentation MHI MHI MHI / CD MHI / Sammankallande i samordningsgrupper Inst. Y Konstkårens ordförande Planerad kommunikation till externa målgrupper sker i samråd med projektkommunikatör (fakultetsnivå) och samordnas med institution X och Y.

6 Sida: 6 (7) 2.6 Kanaler/Medier Kanal Syfte Frekvens Avsändare Z - personal Sammanställer information som gäller Inst Z. Varannan vecka MHI Skickas på svenska och engelska. Z möte - personal Informerar om läget och resultat från 1 gång/månad MHI arbetsgrupperna. Kan ha ett tema. Förankring och dialog. Substanshalvdagar Allmän innehållsdialog, feedback, 3 ggr/våren MHI samarbetsbefrämjande. Z möte - student Informerar om läget och resultat från 1 gång/månad MHI arbetsgrupperna. Kan ha ett tema. Förankring och dialog. Student- Z Sammanställer information som gäller Inst Z. Varannan vecka MHI Skickas på svenska och engelska. maria.hirvi@gu.se Tar emot frågor och synpunkter Löpande Slöjdstudenter Informerar om omlokaliseringsprojektet Vid behov MHI/inst Y Studentmöten Slöjd Informerar om omlokaliseringsprojektet. Vid behov MHI/inst Y Förankring och dialog. Hemsida Kompletterar verksamhetsutvecklingens Löpande MHI webbplats med information och dokument specifik för realiseringsarbetet vid Z GUL Intern information för realiseringsgruppen Vid behov MHI 3 Handlingsplan Handlingsplanen listar viktiga intressenter till projektet, budskap som ska kommuniceras, på vilket sätt och vid vilken tidpunkt kommunikationen ska ske med respektive intressent, samt vem som ansvarar för att ta fram underlag och genomföra informationsaktiviteter. Handlingsplanen uppdateras under projektets gång. Handlingsplanen redovisas i dokumentet Kommunikationsplan Z; handlingsplan Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten fas 3.

7 Sida: 7 (7) Referenser Dokument som projektplanen refererar till: Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum Kommunikationsplan fas 3, VU KF PA9, Målbild Konstnärliga fakulteten Sammanfattning fas 1 PA1, Delprojektplan Realisering institution Z P1,