Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten Leveransrapport projektfas 3

Transkript

1 Lena Sandstedt VERKSAMHETSUTVECKLING 1 / Dnr B6 5782/09 Styrgruppen Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten Leveransrapport projektfas 3 Innehåll Om detta dokument Projektets bakgrund och resultat innan fas 3 påbörjades Projektfasen 3 Ledning och styrning Möten - forum Presentation av genomförda projektaktiviteter Uppföljning av det genomförda förändringsarbetet Analys av projektperiodens resultat Sammanställning av beslutade dokument/resultat under projektperioden Redovisning av bilagor Om detta dokument Denna leveransrapport avser det övergripande projektet Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten fas 3 som genomförs under september 2011 juni Dokumentet redovisar även väsentliga projektaktiviteter i skarven mellan fasen 2B och projektfas 3. Resultat och leveranser från projektets tre realiseringsprojekt och övriga delprojekt, uppdrag och övriga aktiviteter presenteras i korthet i texten och bifogas i sin helhet som bilagor till detta dokument. Projektets bakgrund och resultat innan fas 3 påbörjades Bakgrunden till det övergripande projektet Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten var följande: Fakultetens ledningsgrupp har formulerat ett uppdrag i ett åttapunktsprogram avseende utveckling av fakulteten Fakulteten står inför en förstärkt konkurrenssituation Konstnärliga fakulteten vill vidareutveckla sin position som ett attraktivt alternativ för studenter och lärare Konstnärliga fakulteten Storgatan 43, Box 141, SE Göteborg , (fax)

2 2 / 15 Det finns behov av ökat samarbete mellan institutionerna/ högskolorna/programmen Som ett första steg i projektet (fas 1a) gjordes under januari-mars 2010 en situationsanalys innefattande beskrivning av önskade effekter, SWOT, intressentkarta, beskrivning av varumärkenas påverkan samt erfarenhetsutbyte från omorganisationen vid HSM. Situationsanalysen sammanställdes i en rapport som redovisades för verksamhetsutvecklingsprojektets styrgrupp vid möte den 9 april Situationsanalysens resultat visade bland annat på att det i fakultetens ledningsgrupp fanns en splittrad bild av vad man vill uppnå med verksamhetsutvecklingsarbetet varför nästa steg i projektet blev att utforma och enas kring en målbild för Konstnärliga fakulteten 2020 (fas 1b), vilken utformades under maj-juni Målbilden låg till grund för en handlingsplan för verksamhetsutvecklingsaktiviteterna i fas 2a. Fas 2a pågick under hösten 2010 och innefattade tre delprojekt; Ny organisationsstruktur, Basstruktur för ökad utbildningssamordning samt Lokaler/teknik/verkstäder. Delprojektledarna för Ny organisationsstruktur tog med bas i teoretisk och praktisk erfarenhet fram ett principiellt resonerande förslag på organisatorisk lösning. I delprojekten Basstruktur för ökad utbildningssamordning samt Lokaler/teknik/verkstäder var arbetet mer av kartläggande karaktär och arbetet bedrevs i huvudsak i arbetsgrupper. Baserat på resultat och resonemang i fas 2a arbetades en detaljerad plan för en fas 2b fram. Aktiviteterna i fas 2b genomfördes i nio delprojekt: Delprojekt Definition av och indelning i kompetensgrupper Institutioners grundläggande organisations- och ledningsstruktur Inventering och bemanning av administration och teknik Rekrytering Forskarutbildning Uppföljning Ekonomi Information och kommunikation Delprojektledare Staffan Rydén, HSM Anna Maria Koziomtzis, HSM Arne Kjell Vikhagen, Valand Anna Lindal, Fakultetskansliet Sverker Jullander, Fakultetskansliet Anders Carlsson, HSM Anette Eklund, Fakultetskansliet Carina Krantz, Fakultetskansliet

3 3 / 15 Arbetsmiljö Angelica Hultqvist, Fakultetskansliet /Elisabeth Welander, HDK Den ursprungliga planen för fas 2b innefattade även ett delprojekt rörande Varumärke. Efter beslut i Beredningsgruppen(döptes senare om till Strategiska projektledningen) startade detta projekt i stället upp och pågick under hösten I syfte att ta tillvara medarbetares kompetens och idéer samt säkerställa hög delaktighet i projektet gavs samtliga medarbetare vid Konstnärliga fakulteten möjlighet att anmäla sitt intresse av att delta i projektet. Medarbetarna skickade sina intresseanmälningar till dekan som tillsammans med projektsamordnare bemannade de olika arbets- och referensgrupperna. Studenter erbjöds plats i samtliga delprojekt. Drygt 90 medarbetare var delaktiga i projekt- eller referensgrupper under fas 2b. Projektfasen 3 Projektplaneringen inför fas 3 utgick från att processen, efter oktober månads nämndsbeslut, i största möjliga mån skulle bedrivas i ett realiseringsarbete för de tre blivande institutionerna med samordningsprocesser gällande de tidigare identierade områdena Realisering institution, Organisering, Ledning och styrning, TA-verksamhet samt Varumärken/namn. Inom respektive delområde skulle aktiviteter kunna bedrivas med olika metoder såsom via utredning, expertgrupp, arbetsgrupp eller annat. Tillsättning av delprojekt på fakultetsnivå har beslutats av Strategiska projektledningen. Uppdragen för realiseringsarbetet har delgivits realiseringsledarna i form av Uppdragsbeskrivning/Direktiv för arbetet på institution X, Y och Z. Tillsättning av delprojekt inom de olika realiseringsprocesserna har beslutats av realiseringsledare/realiseringsledarna inom respektive realiseringsprojekt. Övergripande målsättning för projektet har varit att dess samlade leveranser skulle utgöra ett led i att direktiv, önskade effekter och Målbild Konstnärliga fakulteten 2020 skulle uppnås samt att kommunikation och förankring skulle ske löpande i enlighet med kommunikationsplanen. När Verksamhetsutveckling Konstnärliga fakulteten projektfas 3 var genomförd skulle följande situation råda: En ny övergripande organisation är etablerad på fakultets- och institutionsnivå De nya institutionerna, inklusive institutionskollegierna, är etablerade och realiserade i enlighet med fakultetsnämndens beslut En ny teknisk och administrativ organisation införs i samordning med resultat från Göteborgs universitet förnyas Identitet och varumärken/namn är tydliggjort.

4 4 / 15 I projektplanen för denna fas fastställdes att en plan för att säkerställa det fortsatta utvecklingsarbetet vad gäller realiseringsarbetet på institutionsnivå skulle finnas. Detta har skett genom att dokumentet Beställarens önskemål om dokumentation av realiseringsarbetet överlämnades till realiseringsledarna vid rapporteringstillfället, strategiska projektledningen den 23/ I dokumentet formuleras att realiseringsledarna i slutrapporteringen förutom att skriftligt rapportera om uppnådda resultat i projektarbetet ska klarlägga kvarvarande processer för den nystartade institutionen: I samband med ovanstående beskrivning av uppnådda mål önskar beställaren även en beskrivning av identifierade kvarvarande processer för den nystartade institutionen. GU förnyas En central del i projektfas 3 har varit att verksamhetsutvecklingsprojektet ska verka i linje med det arbete som sker inom universitetets omorganisationsprojekt Göteborgs universitet förnyas. I korthet innebär det universitetsgemensamma organisationsprojektet detta: Fakultetsnivåns uppdrag ska reduceras till att primärt gälla kvalitets- och strategifrågor för universitetets kärnverksamhet Dagens fakultetsadministration ska reduceras till förmån för en samordnad universitetsgemensam administration och en förstärkning av institutionernas stödverksamhet Ambitionen med den universitetsgemensamma omorganisationen är att utveckla en organisation som underlättar gränsöverskridande samarbete inom universitetets kärnverksamhet samt att uppnå en mer effektiv och samordnad administration. En bärande idé är att öka institutionernas handlingsutrymme. Ytterligare en faktor som utanför Konstnärliga fakultetens eget projekt säkerställer ett fortsatt utvecklingarbete är det implementeringsarbete/införandeprocess som Göteborgs universitet fastställt och där institutionernas administrativa chefer tillsammans med fakulteternas kanslichefer har nyckelroller. Ledning och styrning Den operativa projektledningen under projektfasen har bestått av Lena Sandstedt, projektledare och Carina Krantz, fakultetsinformatör samt Viktoria Bjöcke från Prové Management som bidragit med projektledningsstöd. Den Strategiska projektledningen har bestått av Anna Lindal, dekan, Johan Norrback, prodekan, Magnus Petersson, fakultetsdirektör samt den operativa projektledningen. Detta forum har fattat löpande projektbeslut, mottagit återkommande rapportering från realiserings- och delprojekt samt berett styrgruppsmöten. Styrgruppen har under projektperioden bestått av Anna Lindal, dekan, Johan Norrback, prodekan, Magnus Petersson, fakultetsdirektör samt de externa ledamöterna Christina Rogestam och Anne-Charlotte Karlsson. Möten forum Den Strategiska projektledningen har haft möte på måndagar under höstterminen 2011, totalt 16 möten varav ett ägnats helt och hållet åt analys tillsammans med arbetsgruppen bakom institutions- och fakultetskollegier efter den temadag som genomfördes 23

5 5 / 15 augusti, ytterligare ett ägnades helt och hållet förutsättningar inför realiseringen av institution och hade de fyra realiseringsledarna som adjungerade till mötet. Under våren 2012 genomfördes ordinarie möten enligt följande: 16/1, 30/1, 20/2, 27/2, 12/3, 19/3, 26/3, 16/4, 7/5, 21/5, 30/5, 12/6 och 18/6. Därutöver hölls ett extraordinärt möte den 29/ med Anna Lindal, dekan, Magnus Petersson, fakultetsdirektör och Lena Sandstedt, projektledare. Avsikten med detta möte var att med dekanbeslut godkänna och fastställa leveransrapporter från Akademin Valand (komplettering, bilaga) och Högskolan för scen och musik (inkommen leveransrapport). Projektsamordningsforum för dialog och samverkan 17/11, 13/ /1, 21/2, 20/3, 16/4 och 8/ Rapportering av realiseringsarbetet via realiseringsledarna till Strategisk projektledning Genomförs i form av förlängda möten, två timmar, enligt följande: 13/2, 5/3, 2/4, 23/4, 14/5 och 4/6. Lägesrapportering till ledningsgruppen som referensgrupp Delprojekt Varumärken/namn, 11/ Tilläggsuppdraget Institutionernas namn, IT-system 27/ Ny anslagsfördelningsmodell, 12/ Lägesrapportering realiseringsarbetet vid institution X, Y och Z till konstnärliga fakultetsnämnden 21/2 Staffan Rydén, Institution X 24/4 Eva Engstrand, Institution Y och Maria Hirvi Ijäs Institution Z MBL Genomgående under hela projektfasen så har information kontinuerligt givits till de fackliga organisationerna. Presentation av genomförda projektaktiviteter En beskrivning av projektfas 3 kan inte påbörjas utan att projektaktiviteterna i skarven mellan projektfas 2B och projektfasen 3 beskrivs. Övergångsfasen dominerades av att institutionskollegier skulle formas. Bildandet av fakultetskollegier skulle stimuleras och frågan om antalet institutioner inom Konstnärliga fakulteten blev en engagerande frågeställning för många medarbetare. Under sensommaren initierade dekan aktiviteter för att processerna med institutionskollegier och fakultetskollegier skulle påbörjas. Vad gäller dokument för att initiera institutionskollegier och fakultetskollegier så ingick de inte i den egentliga projektperioden, fas 3. Men eftersom dessa initiativ har utgjort en viktig del av realiseringsarbetet har de tagits med i denna rapport. Projektperiodens inledning i början av hösten dominerades av en rad aktiviteter som var knutna till frågan om antalet institutioner inom Konstnärliga fakulteten. Frågeställningen var en engagerande faktor för många medarbetare och efter analys från projektledningen och beställare kunde ett beslutsunderlag formuleras till fakultetsnämndens möte i oktober.

6 6 / 15 Först efter det beslutet kunde utvecklingsprojektet formera den egentliga projektorganisationen för realiseringsarbetet. Som tidigare har beskrivits kom projektverksamheten i första hand att ske i ett lokalt realiseringsarbete under realiseringsledaren för varje blivande institution. Varje realiseringsledare formerade ett team omkring sig med administrativ kompetens, HR-funktion och kommunikatör. Initiativ till samordning av olika processer togs i flera olika projektforum och funktionsmöten, vid Rapporteringstillfällen med Strategiska projektledningen och vid Projektsamordningsforum där ett antal funktioner/team från de tre realiseringsprojekten möttes. Parallellt med realiseringsarbetet har övergripande delprojekt och uppdrag initierats från beställaren via Strategiska projektledningen och verkat i dialog med övrig projektverksamhet t ex vid gemensamma Projektsamordningsforum. Den formella starten av projektperioden fas 3 var 28 september 2011 när projektets Styrgrupp fastställde projektplanen för fas 3. Projektfasen avslutas formellt sett den 30 juni men Strategiska projektledningens ordinarie sista möte där realiseringsprojektens slutrapporter skulle hanteras planerades till den 18 juni. På grund av försenad leverans kom ett extra ordinarie möte att genomföras den 29 augusti. I enlighet med projektets etablerade arbetssätt har kommunikation varit centralt i projektarbetet. I linje med kommunikationsplanen för denna period så har en stor del av kommunikationsarbetet ägt rum på institutionerna. Från projektledningen har till alla medarbetare under rubriken Projektnytt varit den kanal där projektet informerat om resultat i form av rapporter och dokument. Vad gäller nyheter med särskilt intresse har projektet konsekvent informerat internt innan nyheten har kommunicerats externt. Under perioden har samordning skett mellan utsedda projektkommunikatörer i realiseringsprojekten samt i kommunikationsgruppen där representanter från samtliga institutioner ingår under ledning av fakultetskommunikatören. Gruppen har också hanterat vissa frågor som lyfts vid realiseringsprojektens gemensamma Projektsamordningsforum. Även arbetsmiljö har funnits med i den kontinuerliga projektprocessen och en uppdaterad projektplan har tagits fram för denna period. Särskilda insatser har med anledning av förändringsarbetet varit utökade LAMK-möten samt ett särskilt LAMK-möte för institution Z. Vad gäller byggprocessen, etapp ett på Z har ett samordningsforum med arbetsmiljörepresentanterna skapats. Återkommande informationsinsatser gällande projektarbetet har genomförts till arbetstagarrepresentanterna, sk MBL, av såväl projektledare, realiseringsledare och ansvarig byggprocessansvarig (Z, Akademin Valand). I den följande texten beskrivs de olika aktiviteterna under projektfasen i kronologisk ordning.

7 7 / 15 Bildandet av Institutionskollegier Dekan formulerade ett direktiv till prefekterna 19/6-11 där prefekterna ombads verifiera förslag till institutionskollegier senast den 26 augusti enligt ett antal frågeställningar (bilaga 1). Utlysning av medel för att stimulera skapandet av fakultetskollegier Utlysning från dekan den 16/8-11, utlysningstid fram till den 23 september(bilaga 2). Beslut taget i ledningsgruppen den 26 september. Där behandlades 17 inkomna ansökningar och följande sex initiativ tilldelades kr. "Curatorial studies": ansvarig Arne Kjell Vikhagen, Valand "Föreställningar om fri konst och design inom disciplinerna fri konst och design": ansvarig Fredrik Svensk, Valand "IT-pedagogik": ansvarig: Erik Jonasson, HSM "Konstnärlig arbetsmetod och process : ansvarig Anna Eklind, HDK "Kritik och värdering": ansvarig Fredrik Svensk, Valand "Perception och upplevelse": ansvariga Ulrika Wänström och Theo Ågren, HDK Process inför beslut till nämnden 12 oktober. Temadag den 23 augusti arrangerades på Filmhögskolan för fakultetens medarbetare förutom HSM och fakultetskansliet. Dagen leddes av arbetsgruppen bakom institutionskollegier och fakultetskollegier med Staffan Rydén som moderator. Temadagen resulterade i att sex arbetsgrupper redovisade sin syn på dagens frågeställning: Vilka möjligheter och hinder finns med en indelning i två institutioner? Under temadagen redovisade grupperna sina resultat inför varandra för att därefter återgå till grupparbete för att slutföra sina diskussioner. Arbetsgruppens uppgift under dagen var att stötta pågående grupparbeten och under redovisningarna ge goda råd och förslag till kompletteringar av gruppernas redovisningar. Arbetsgruppen sammanställde sedan erfarenheterna från temadagen och redovisade detta i skriftlig form och muntligt till Strategiska projektledningen. I den följande processen tog man stor hänsyn till den övervikt av medarbetare som förordade en tre-institutionslösning. Fakultetsledningen fick även ta emot skrivelser från Filmhögskolan, HDK och Steneby. Inför utformandet av ett beslutsförslag deltog fakultetens ledningsgrupp, med samtliga prefekter, i en process som ledde till att man i beslutsunderlaget till nämnden lämnade följande institutionsindelning som ett enigt förslag till beslut inför konstnärliga fakultetsnämndens möte den 12 oktober 2011(bilaga 3). Institutionsindelning Institution X: Institutionskollegierna för Musikalisk gestaltning improvisations- och världsmusik Musikalisk gestaltning kör-, klaver- och kyrkomusik Musikalisk gestaltning komposition, teori och musikhistoria

8 8 / 15 Musikalisk gestaltning - klassisk musik Dramatisk gestaltning för scen och film Musikdramatisk gestaltning Musikpedagogik Estetiska uttrycksformer med inriktning mot utbildningsvetenskap Institution Y Institutionskollegierna för Design Konsthantverk Visuell och materiell kultur i lärarutbildningen Konsthantverk och Design Institution Z: Institutionskollegierna för Fri konst Institutionskollegium för fotografi Filmisk gestaltning Litterär gestaltning Delprojekt Arbetsmiljö, fas 3 En uppdaterad projektplan daterad 26 oktober 2012 formulerades av Anna-Karin Ingelström hanterades på Strategiska projektledningens möte den 31 oktober (bilaga 4). Projektplanen tog hänsyn till att arbetssättet under projektperioden förändrats och att det kommit närmare medarbetarna i och med realiseringsarbetet på institutionerna. Projektledningen har följt arbetsmiljöarbetet även om forum för dessa frågor är LAMK med dekan som ordförande. Delprojekt Varumärken/namn Under hösten 2011 genomfördes ett fakultetsgemensamt delprojekt med fokus på institutionernas namn/varumärken. Delprojektet redovisade vilka varumärken/namn som finns inom Konstnärliga fakulteten och vad de står för samt en analys och problematisering av vilka hot och möjligheter en omorganisation kan innebära för dessa. Man gav även förslag till hur den fortsatta processen kan se ut. En arbetsgrupp bestående av Anna Holgén Valand, Annika von Hausswolff HFF, Fredrik Åkum studentrepresentant Valand, Jessica Glanzelius HDK, Joel Speerstra HSM/GOArt, Kerstin Nilsson HSM, Mattias Gunnarsson HDK, Ulf Dalnäs fakultetskansliet, Ulf Sjöstrand HDK och Valdemar Lindekrantz Steneby under ledning av fakultetsinformatör Carina Krantz arbetade intensivt under perioden 24 augusti till 5 oktober 2011 när man levererade en rapport till Strategiska projektledningen (bilaga 5). Kommunikationsplan, fas tre En kommunikationsplan för perioden togs fram och beslutades på projektets Styrgrupp den 12 december Planen hade omarbetats i process med fakultetens kommunikationsgrupp under ledning av fakultetskommunikatören. Gruppens medlemmar har tillsammans med fakultetskommunikatör Carina Krantz varit: Kerstin Nilsson HSM, Tobias Egle HSM, Jessica Glanzelius HDK, Mina Dennert BDL, Anna Holgén Valand, Valdemar Lindekrantz Steneby, Peter Larsson HFF, Johan Öberg Litterär gestaltning och Lena Lind Brynstedt Filmhögskolan.

9 9 / 15 Utgångspunkten har varit att ta hänsyn till att det huvudsakliga projektarbetet under perioden genomförts i de olika realiseringsprojekten. Kommunikationsplanens syfte har varit att tydliggöra ansvarsfördelning och kommunikationens kännetecken samt att synliggöra budskap, målgrupper och fakultetsgemensamma kanaler/fora för kommunikation och förankring i projektarbetet (bilaga 6). Realiseringsarbetet X, Y och Z Uppdrag till realiseringsledarna överlämnades till Realiseringsledarna, Staffan Rydén X (bilaga 7), Eva Engstrand och Jeff Kaller (bilaga 8) Y och Maria Hirvi Ijäs Z (bilaga 9), från dekan i mitten av november. Uppdragen formulerades i tre skilda dokument där en inledande del av dokumentet till stora delar var likalydande för ledarna för realiseringsarbetet. I den andra delen specificerades uppdragen för respektive institution. Tilläggsdirektiv till realiseringsledarna: Uppdrag institutionernas namn Som ett fortsatt steg utifrån den levererade rapporten Varumärken/namn fick Realiseringsledarna 24 november 2011 ta emot tilläggsuppdraget Uppdrag Institutionernas namn (bilaga 10). I uppdraget ingick genomföra en intern process med medarbetare och studenter för att ta fram förslag på namn till de nya institutionerna. Detta arbete levererades i månadsskiftet februari/mars i form av skriftliga rapporter från Institution X (bilaga 11), Institution Y (bilaga 12) och Institution Z (bilaga 13). Rapporterna presenterades muntligt för Strategiska projektledningen vid Rapporttillfället den 5 mars. Ett fortsatt arbete tog vid och efter analys och avvägning av ett antal faktorer formulerade fakultetsledningen ett beslutsunderlag (bilaga 14) som Konstnärliga fakultetsnämnden hanterade vid mötet den 24 april. Vad gäller namn på Institution Z så valde fakultetsledningen att föreslå ett annat namn är det som realiseringsledaren hade lämnat i sin rapport. Nämndens beslut blev att de tre institutionernas namn från och med den 1 juli 2012 är: Högskolan för scen och musik Academy of Music and Drama HDK Högskolan för design och konsthantverk. HDK School of Design and Crafts Akademin Valand Valand Academy Rekrytering Under projektperioden har en arbetsgrupp bestående av Therese Vestlund, Mats Olsson, Valand, Gunno Palmquist, HSM, Kristina Sahlqvist, HDK, Konstkårens ordförande Jon Rundlöf, under ledning av dekan Anna Lindal arbetat med att ta fram och förankra en kravprofil för prefekter och proprefekter vid de nya institutionerna. Kravprofilerna har legat till grund för rekryteringsgruppens arbete, som har riktat sig såväl nationellt och internationellt. Rekryteringsgruppen har bestått av: Anna Lindal,

10 10 / 15 Annika von Hausswolff, Martin Farran Lee, Anne-Marie Söhrman-Fermelin, Pia Muchin, Therese Vestlund, Jason Bowman, Per-Erik Brynteson, Fredric Gunve och Jon Rundlöf. Följande personer har efter avslutade processer rekryterats till de nya institutionerna Y, HDK: Prefekt Bitte Nygren och proprefekt Jeff Kaller och Z, Akademin Valand: Prefekt Mick Wilson och proprefekt Mats Olsson. Vad gäller HSM har Anna Lindal efter ett antal hörandetillfällen med personalen faställt ett förnyat uppdrag för den nuvarande högskolerektorn Staffan Rydén med titeln prefekt från den 1 januari För uppdraget som proprefekt har Anna Maria Koziomtzis utsetts. Delprojekt Ny anslagsfördelningsmodell, fas 1 och fas 2 Ett expertarbete utfört av Magnus Petersson och av Anette Eklund enligt ett direktiv daterat 16 januari. En preliminär rapport låg till grund för en presentation när fakultetens ledningsgrupp den 12 mars i rollen av referensgrupp lämnade synpunkter på den genomförda arbetet. Efter mötet lämnades en slutlig version av rapporten, fas ett, som behandlades på Strategiska projektledningen den 26 mars (bilaga 15). Det fortsatta arbetet resulterade i Ny anslagsfördelningsmodell, fas två, hanterades i Strategiska projektledningen vid mötet den 16 april där beslut togs om att godkänna rapporten (bilaga 16). Uppdragsbeskrivning/direktiv för den andra och avslutande perioden för realiseringsledaren för institution Z I ett dokument daterat 19 april tydliggjordes uppdraget för realiseringsledaren under den avslutande delen av realiseringsprojektet inom Z med en arbetsmodell där ansvaret mellan realiseringsledaren och tillträdande proprefekt beskrevs (bilaga 17). Beställarens önskemål om dokumentation av realiseringsarbetet I ett dokument daterat 19 april (bilaga 18) formulerade Anna Lindal hur dokumentation av projektets måluppfyllelse skulle ske. Frågeställningen hanterades vid ett rapporttillfälle där Strategiska projektledningen och realiseringsledarna möttes den 23/4 och där fastställdes att skriftliga rapporter skulle vara inlämnade till Strategiska projektledningen den 14 juni för att hanteras (beslutas) den 18 juni. Delprojekt IT system, fas 1 och fas 2 Under ledning av IT-samordnaren Erik Jonasson har en arbetsgrupp bestående av fakultetens IT-forum Björn Asplind HSM, Joachim Harrysson HDK, Markus Jacobsson Steneby, Tommy Spaanheden Filmhögskolan, Petter Baggeryd HFF och Arne Kjell Vikhagen Valand arbetat med de frågeställningar gällande IT-system som formulerats i ett direktiv. Gruppen redovisade en rapport för fas 1 som behandlades i Strategiska projektledningen den 12 mars. (bilaga 19). Den första fasen av arbetet innefattade en inventering av befintliga IT-system inom Konstnärliga fakulteten som är specifika för fakulteten eller beroende av institutionsindelning. En komlettering av arbetet i form av en specifikation för kommande fas efterfrågades av Strategiska projektledningen, kompletteringen inkom och kunde fastställas på projektledningens möte den 19 mars 2012.

11 11 / 15 Inför den andra fasen tydliggjorde arbetsgruppen de olika områdena, administration, personal, utbildning och teknik. I denna rapport presenterades olika åtgärder inom dessa områden med tidsangivelser och ett tydliggörande av ansvarig. Uppdraget innefattade även ett resonemang kring vilka system som skulle kunna utnyttjas bredare med ett tydliggörande av för- och nackdelar. Inför färdigställandet av den andra rapporten lämnade Erik Jonasson en lägesrapport till Strategiska projektledningen den 7 maj och presenterade läget muntligt för Projektsamordningsforumet den 8 maj. Båda forumen skickade med synpunkter till färdigställandet av rapporten. Delprojektets andra rapport, fas två (bilaga 20) godkändes av Strategiska projektledningen den 21 maj Uppdrag Forskarutbildningens administration Strategiska projektledningen fattade beslut den 26 mars att formulera ett uppdrag till Anna Frisk och Anders Carlsson gällande en uppdatering av rapporten Forskarutbildningens organisation, Sverker Jullander från våren I uppdraget ingick även att innefatta beslut tagna i det övergripande projektet GU förnyas. Till Strategiska projektledningens möte den 7 maj hade deltagarna fått ta del av ett utkast till rapporten och kunde lämna synpunkter på arbetet till Anna Frisk. Dagen efter den 8 maj presenterade Anna Frisk och Anders Carlsson det framtagna materialet till Projektsamordningsforumet som också fått ta del av materialet i förväg. De samlade synpunkterna bakades in och en slutlig rapport (bilaga 21) behandlades och godkändes, efter några smärre justeringar, av den strategisk projektledningen vid mötet den 21 maj Den färdiga rapporten presenterades vid fakultetens ledningsgrupp den 4 juni. Realiseringsledarna sammanställde det genomförda projektarbetet i enlighet med uppdragen tillsammans med de önskemål som dekan formulerat gällande projektets måluppfyllelse. Slutrapporter från HDK och Akademin Valand lämnades in till Strategiska projektledningen den 14 juni för handläggning och godkännande vid projektledningens sista möte den 18 juni Slutrapporten för realiseringsarbetet vid Högskolan för scen och musik gavs förlängd tid och lämnades till projektledningen daterad 17 augusti. Rapporten godkändes vid ett extra ordinarie Projektledningsmöte den 29 augusti. I samband med detta kompletterades även rapporten från Akademin Valand. I denna rapport är slutrapporten från Högskolan för scen och musik, bilaga 22, Slutrapporten från HDK-Högskolan för design och konsthantverk, bilaga 23 och slutrapporten från Akademin Valand, bilaga 24. Kommunikation Under projektperioden har en övervägande del av kommunikationen till personal och studenter formulerats och skickats av respektive realiseringsteam. Omfattning och periodicitet har variterat mellan realiseringsgrupperna. Fakultetsgemensam information till personal har skickats via epost, i form av ett nyhetsbrev kallat Projektnytt. Nyhetsbrevet har även gått på kopia till utvecklingsprojektets styrgrupp, externa ledamöter i fakultetsnämnden samt fackliga representanter. I det fakultetsgemensamma nyhetsbrevet rapporterades om fakultetsgemensamma delprojekt: deras uppdrag, pågående arbete samt resultat. I

12 12 / 15 nyhetsbrevet synliggjordes även projektsamordningsforumet samt pågående processer som låg utanför arbetsgruppernas uppdrag men anknöt till utvecklingsprojektet, exempelvis utlysning av fakultetskollegier. Totalt under utvecklingsprojektet tid har 22 Projektnytt skickats ut fördelat enligt följande: vt 2011(11 st), ht 2011 (7 st) och vt 2012 (4 st). Under projektperioden har även ett antal mer personligt utformade Dekanmail skickats till samtliga medarbetare. I dessa har dekan Anna Lindal gett personligt utformad information om pågående processer i utvecklingsprojektet och samt i linjen. Projektplatsen på fakultetens webbplats har fungerat som såväl kommunikationsplattform som arkiv i både fakultetsövergripande och institutionsspecifik kommunikation. I samband med realiseringsgruppernas formerande skapades egna utrymmen på projektwebbplatsen för Institution Y och Z. Så väl beslutade dokument som arbetsmaterial har publicerats på webbsidorna. Projektplatsen har varit åtkomlig för extern besökare vilket är ett medvetet val i linje med projektets ambition att vara så transparent som möjligt. Under projektets gång har hearings och informationstillfällen anordnats för personal och studenter. Under fas tre har dock inga fakultetsövergripande möten anordnats. De möten som har arrangerats har riktat sig till personal och studenter vid nya HDK (institution Y) för presentation av ny ledning (Bitte Nygren och Jeff Kaller) samt för personal och studenter på Akademin Valand (Institution Z) för presentation av ny ledning (Mick Wilson och Mats Olsson). Dekan Anna Lindal har varit värd för dessa möten. I december januari 2012 skedde en uppdatering av webbplatsen med särskild hänsyn tagen till tillgänglighet och en ambition av skapa en mer överskådlig bild av projektet. Uppföljning av det genomförda förändringsarbetet Projekt Verksamhetsutveckling har under projektperioden haft ett delprojekt som arbetat med frågeställningen om hur man på lämpligt sätt följer upp förändringsarbetet. Delprojektet Uppföljning leddes av Anders Carlsson, HSM, som tillsammans med en arbetsgrupp, arbetade fram en rapport som bland annat presenterade hur en uppföljningsmodell kan se ut. I denna leveransrappport betonas vikten av att ett uppföljningsarbete sker på institutionsnivå men också på en övergripande nivå från dekan och fakultetsstyrelsens perspektiv. I delprojekt Uppföljning hänvisas till möjliga tillvägagångssätt för att utifrån det framtagna dokumentet Målbild Konstnärliga fakulteten 2020 kunna mäta framgångsfaktorn inom de fem områden som dokumentet innefattar. Analys av projektperiodens resultat Utifrån projektplanens önskade situation när projektet är genomfört, sidan 3, denna rapport, så kan projektets resultat tyckas vara tillfredställande. Men på grund av faktorer utanför Konstnärliga fakultetens utvecklingsarbete så måste några brister i genomförandet presenteras. En ny övergripande organisation kommer visserligen att vara etablerad på institutionsnivå per den 1 juli. Men vad gäller fakultetsnivån så kommer denna inte att vara fastställd när projektet avslutas. Det beror på att projektet under den avslutande

13 13 / 15 perioden i allt större omfattning arbetat med att väva samman det interna resultatet med det övergripande förändringsarbetet vid Göteborgs universitet. För universitetets fakultetskanslier återstår ett förändringsarbete som även är avhängigt processen vad gäller gemensamma förvaltningen, ett arbete som just påbörjats. Även projektplanens önskade situation gällande etablerande av institutionernas institutionskollegier är i princip uppnådd genom att samtliga lärare är organiserade i institutionskollegier samt att ämnesföreträdare och enheteschefer är utsedda inom de flesta kollegierna. Det faktiska arbetet att låta kollegierna utgöra de samlade miljöerna för utbildning och forskning kommer att vara en prioriterad uppgift under hösten I den tredje punkten enligt projektplanen formuleras projektets nya organisation inom det administrativa och tekniska området och dess förhållande till Göteborgs universitet. Här specificeras att utvecklingsarbetet inom projektet ska ske i samordning med det övergripande förändringssarbetet. Detta är den punkt som till största delen återstår då projektet Göteborgs universitet förnyas i förhållande till ursprunglig tidsplan har blivit utsträckt, och kommer att gå in i en införandefas först under hösten En övergripande ambition i projekten i enlighet med Målbild Konstnärliga fakulteten 2020 är att åstadkomma samordning inom fakulteten. Så har skett på en rad områden. Här kan nämnas samordning av ersättningsnivåer för uppdrag samt en strävan efter enhetlighet vad gäller uppdragsbeskrivningar för ledningsfunktionerna för institutionskollegierna. Projektsamordningsforumet har varit en värdefullt mötesplats för dessa diskussioner. Men här bör även nämnas att fokus har legat på de institutionsinterna processerna vilket har inneburit att någon reell samverkan mellan institutionerna vid projektets slut inte kan konstateras. Sammanfattningsvis är det projektledningens uppfattning att utvecklingsprojektet, där många medarbetare på olika nivåer medverkat aktivt, har skapat ett medvetande om och en förberedelse för ett förändrat arbetssätt. För att öka motivationen i det fortsatta arbetet med att utveckla verksamheten menar projektledaren att det är nödvändigt att arbeta med utgångspunkt i Målbild Konstnärliga fakulteten 2020 på alla nivåer inom Konstnärliga fakulteten. Det är här som kvalitetsbegreppet bryts ned i konkreta punkter inom olika områden och där goda förhållanden för medarbetare och studenter definieras. Det slutförda projektet har här skapat goda organisatoriska förutsättningar för att en sådant arbete kan påbörjas. Sammanställning av beslutade dokument/resultat under projektperioden Rapport Varumärken/namn godkänd i Strategiska projektledningen 10 oktober Kommunikationsplan, fas 3, reviderad för fas 3 fastställd av Strategiska projektledningen 14/11-11 och beslutad i Styrgruppen den 12 december Ämnesföreträdare rollbeskrivning Fastställd av dekan 19 december 2012

14 14 / 15 Rapport IT system, fas 1, godkänd av Strategiska projektledningen den 12/3 2012, fas 2 godkändes av Strategiska projektledningen den 21 maj Rapporter från realiseringsledarna Tilläggsuppdrag Institutionernas namn inkom till Straetgiska projektledningen och presenterades muntligt vid rapporteringstillfället den 5/ Rapport X, Staffan Rydén Rapport Y, Eva Engstrand Rapport Z, Maria Hirvi Ijäs Beslutsunderlag till Konstnärliga fakultetsnämnden Institutionernas namn, beslut 24 april Rapport delprojekt ny anslagsfördelningsmodell, fas 1 beslutad i Strategisk projektledning 26 mars Rapport delprojekt ny anslagsfördelningsmodell fas 2 beslutades i Strategisk projektledning 16 april Uppdragsbeskrivning/direktiv för den andra och avslutande perioden för realiseringsledaren för institution Z Maria Hirvi Ijäs, daterat 19 april Beställarens önskemål om dokumentation av realiseringsarbetet fasställdes tillsammans med realiseringsledarna vid Rapporttillfälle med Strategiska projektledningen den 23 april Slutlig rapport realisering X lämnas in av Staffan Rydén daterad 17 augusti för dekanbeslut på ett extra ordinarie projektledningsmöte den 29 augusti Slutlig rapport realisering Y lämnas in 14 juni av Eva Engstrand och Jeff Kaller för beslut i Strategisk projektledning 18 juni Slutlig rapport realisering Z lämnas in 14 juni av Maria Hirvi Ijäs för beslut i Strategisk projektledning 18 juni Rapporten kompletterades med bilaga och därför tog dekan beslut om den kompletterade rapporten vid ett extraordinarie möte den 29 augusti Redovisning av bilagor 1. Direktiv inför bildandet av institutionskollegierna 2. Utlysning av medel för att stimulera skapandet av fakultetskollegier 3. Beslutsunderlag till Konstnärliga fakultetsnämnden 12 oktober Projekt Arbetsmiljö 5. Rapport Delprojekt Varumärken/namn 6. Kommunikationsplan, fas tre 7. Uppdrag till Realiseringsledaren för X, Staffan Rydén

15 15 / Uppdrag till Realiseringsledarna för Y, Eva Engstrand och Jeff Kaller 9. Uppdrag till Realiseringsledaren för Z, Maria Hirvi Ijäs 10. Tilläggsuppdrag Institutionernas namn till Realiseringsledarna för X, Y och Z 11. Rapport från X, Tilläggsuppdrag Institutionernas namn 12. Rapport från Y, Tilläggsuppdrag Institutionernas namn 13. Rapport från Z, Tilläggsuppdrag Institutionernas namn 14. Beslutsunderlag, Konstnärliga fakultetsnämnden, Institutionernas namn 15. Rapport Ny anslagsfördelningsmodell, fas ett 16. Rapport Ny anslagsfördelningsmodell fas två 17. Uppdragsbeskrivning/direktiv för den andra och avslutande perioden för realiseringsledaren för institution Z 18. Beställarens önskemål om dokumentation av realiseringsarbetet 19. Rapport Delprojekt IT system, fas Rapport Delprojekt IT system fas Rapport, Forskarutbildningens administration 22. Slutlig Rapport realiseringsarbetet vid Högskolan för scen och musik, Staffan Rydén 23. Slutlig rapport vid HDK- Högskolan för design och konsthantverk, Eva Engstrand och Jeff Kaller 24. Slutlig rapport realiseringsarbetet vid Akademin Valand, Maria Hirvi Ijäs