Handlingsplan kommunikation realisering institution Y, version

Transkript

1 Grå fält: kommunikationsinsatser gjorda före realiseringsledare utsedda, men relevant att ha med för institution Y i historiken. Gula fält: åtgärd planerad/genomförd endast av HDK Gröna fält: åtgärd planerad/genomförd endast av Steneby Vita fält: gemensamma, samordnade aktiviteter på HDK och Steneby Vecka Datum Vad (och ibland varför) Målgrupp Hur Vem underlag Vem genomför Klart (= ) V 39 To 29/9 VAD: Fakultetens Nyhetsbrev Carina Krantz Karin Lidberg, Förslag om indelning i tre alumner via mail alumnsamordnare institutioner + nytt campus GU näckrosdammen Kommentar Nyheten fick högt läsvärde Tät kontakt mellan studenter och alumner. Info börjar sprida sig. V 39 To 29/9 VAD: Förslag om indelning i tre institutioner + nytt campus näckrosdammen HDK:s alumner Nyhetsbrev via mail Carina Krantz Jessica Glanzelius Nyheten fick högt läsvärde Tät kontakt mellan studenter och alumner. Info börjar sprida sig. V 42 on 19/10 VAD: Pressmeddelande: ny organisation vid konstnärliga fakulteten, GU för att gör förändringen känd för en större grupp T Samtliga interna ETERNT SAMTLIGA intressenter, allmänhet Mail samt publicerad på fakultetens hemsida Carina Krantz/Anna Lindal Carina Krantz Resulterade endast i en artikel i GU-journalen, Osäkert om fler? V 42 tn 20/10 Nyheten publicerad på HDK:s hemsida T Samtliga interna ETERNT Samtl. intressenter, HDK:s hemsida Carina Crantz/ bearbetning Jessica Glanzelius Jessica Glanzelius

2 allmänhet V 45 To 10/11 Realiseringsledare utsedda samt REAgrupp Y börjat, Mellanchefer V 47 To 24/11 Projektplan med tidplan påbörjad, mer info kommer HDK:S LG Mellanchefer V 48 On 30/11 Fr 2/12 Realiseringsledare utsedda samt REAgrupp Y börjat Interna samrådsforum kommer utnyttjas ny organisation vid konstnärliga fakulteten, GU nya institution Y All personal HDK ETERN Personal på förberedande utbildningar Nyhetsbrev från prefekt på träff under öppet hus Carina Krantz pressnyhetstet i samråd med Jessica V 49 To 8/12 V 50 To 15/12 HDK:s UR, lärare V 51 Ti 20/12 Internt nyhetsbrev #1 Studenter och personal Via epost Jessica Glanzelius i samråd med Valdemar Lindekrantz, Jeff och Eva För 2012 se nästa blad

3 2012 V 3 Ti 17/1 Punkt på dagordningen när deltar Steneby lärare och påverka Underlag från reamöte 16/1 avstämning bakgrund för diskussion om namn före Samt framtaget diskussionsunderlag namn On 18/1 Utskick kallelse personaldag med diskussionsunderlag institutionens namn Personal samt Studenkårens sektionstyrelser för HDK och Steneby Skriftligt underlag för att ge tid att gå igenom och reflektera över förslag som ska diskuteras på personaldag Jessica Glanzelius i samråd med Jeff och Eva, To 19/1 och påverka Underlag från Reamöte 16/1 avstämning bakgrund för diskussion om namn före Samt framtaget diskussionsunderlag namn To 19/1 och påverka Underlag från reamöte 16/1 avstämning bakgrund för diskussion om namn före Samt framtaget diskussionsunderlag namn V 4 To 26/1 och Underlag från Rea-

4 avstämning bakgrund för diskussion om namn före HDK:s UR, lärare samt FR möte 16/1 Samt framtaget diskussionsunderlag namn V 5 To 2/2 VAD: Presentation projektplan, tidplan, Diskussion: nya institutionens namn Info samt Personal och studenter på HDK och Steneby Personal- och studentdag samt diskussioner i grupper. Möjlighet att Planering program och tet för mailinbjudan: Jessica Förberedelse Innehåll presentation och workshop: Eva och Jeff Skicka inbjudan till personal och studenter: Eva Engstrand och To 2/2 Internt nyhetsbrev #2 Återkoppling namnfrågan från, förlängd tid namnförslag Fr 3/2 Möte inbokat Intern återkoppling namnfråga efter Studenter och personal Studentkåren Stenebysektionen Via epost och Jessica Glanzelius i samråd med Valdemar Lindekrantz, Jeff och Eva V 6 Må 6/2 Intern återkoppling namnfråga efter Studentkåren, HDKsektionen och Må 6/2 Delavstämning kartläggning administrativa uppgifter Administrationsgruppen HDK och Jeanette Johansson

5 On 8/2 Delavstämning kartläggning administrativa uppgifter Administratörer som arbetar med högskoledelen och Lotta Weidling V 7 Ti 14/2 Samråd namnfrågan Jeff Kaller, kommunikatör HDK, kommunikatör Steneby, studentrepresentanter från HDK och Steneby Genomgång och diskussion som beslutsunderlag för Jeff och Eva Underlag framtaget av Jessica Glanzelius i samråd med Valdemar Lindkrantz, Jeff och Eva: Genomgång av underlag från personaldag, namnförslag, direktiv, förutsättningar, SWOT från dec, konsekvensanalys On 15/2 Intern HDK:s HR Valda repr personal + student och lämna på. Underlag från Reamöte 16/1 samt 13/2 To 16/2 To 16/2 To 16/2 Steneby lärare V 8 Må 20/2 HDK:s FR forskningsansvariga

6 To 23/2 Stenebyrådet V 9 Ons 29/2 Internt nyhetsbrev #3 Återkoppling namnfrågan. Vilket namn föreslår realiseringsledarna för institution Y Studenter och personal Via epost Jessica Glanzelius i samråd med Valdemar Lindekrantz och realiseringsledare V 9 To 1/3 Institutionskollegiets ledningsroller och rekrytering av dessa Ledningsroller: Diskussion, Ev Intern återkoppling namnfrågan Namnfrågan: To 1/3 Institutionskollegiets ledningsroller och rekrytering av dessa HDK:s UR, lärare Ledningsroller: Diskussion, V 11 Ti 13/3 Utskick kallelse personaldag med diskussionsunderlag institutionens namn Personal samt Studenkårens sektionstyrelser för HDK och Steneby Uppdaterad intern handlingsplan för kommunikation bifogas, för ökad transparens Jessica Glanzelius i samråd med Jeff och Eva,

7 To 15/3. - planering och syfte med - arbete med planering av lansering/ kommunikation av vår nya institution - arbetet med administrativa roller och processer, vad har hänt. To 15/3 - Institutionskollegiets ledningsroller och rekrytering av dessa Steneby lärare Ledningsroller: Diskussion, - planering och syfte med om övriga punkter - arbete med planering av lansering/ kommunikation av vår nya institution - arbetet med administrativa roller och processer, vad har hänt. V 12 Ti 20/3 - Institutionskollegiets ledningsroller och rekrytering av dessa - planering och syfte med - arbete med planering av Ledningsroller: Diskussion, om övriga punkter

8 lansering/ kommunikation av vår nya institution - arbetet med administrativa roller och processer, vad har hänt. On 21/3 - arbete med planering av lansering/ kommunikation av vår nya institution HDK:s HR, repr personal och studenter - arbetet med administrativa roller och processer, vad har hänt. To 22/3 VAD: - Så här långt har vi kommit. - Detta händer inom GU, inom fakulteten och inom vårt projekt. - Kort info: så här kommer vi planera för kommunikation / lansering av institutionen - Presentation av förslag organisation: - förtydligande av roller, ansvar, arbetsuppgifter - arbetsordning - beslutsprocess - tidplan: vad är på plats 1/7 och vad görs senare - rekrytering: vilka roller, hur, när Personal på HDK och Steneby samt kårstyrelsens båda sektioner Personaldag samt diskussioner i grupper Planering program och tet för mailinbjudan: Jessica, i samråd med Jeff och Eva Förberedelse Innehåll presentation och workshop: Eva och Jeff i samråd med Realiseringsgruppen Skicka inbjudan till personal: och

9 Info samt på förslag. Ge Jeff och Eva underlag för vilket behov av administrativ och tekniskt stöd som kärnverksamheten kommer ha framöver. V 13 To 29/3 V 14 Må 2/4 HDK:s studentkårstyrelse Må 2/4 Avstämningsmöte Stenebys studenkårsstyrelse V 16 Ti 17/4 HDK:s FR forskningsansvariga V 17 Ti 24/4 Ti 24/4 Steneby lärare On 25/4 HDK:s HR, repr personal och studenter To 26/4 V 18 To 3/5 HDK:s UR, lärare

10 Ti 3/5 Stenebyrådet V 19 To 10/5 V 20 Må 14/5 kl HDK:s studentkårstyrelse Ti 15/4 Avstämningsmöte Stenebys studenkårsstyrelse Ti 15/ el HDK:s FR forskningsansvariga V 21 To 24/5 Kl Ti 24/5 Ti 24/5 Steneby lärare V 22 To 31/5 Kl HDK:s HR, repr personal och studenter V 24 On 13/6 kl HDK:s UR, lärare

11 To 14/6 Kl Ti 14/6 V 25 20/6 kl 9-16 VAD: Inspiration, utflykt, sommaravslutning. Symboliskt övergång till den nya institutionen Personal på HDK och Steneby Personaldag Planering program och tet för mailinbjudan: Jessica, i samråd med Rea-gruppen Skicka inbjudan till personal: Eva Engstrand och Stärka sammanhållningen mellan Göteborg och Steneby. En start för nya institutionen