Utvecklingsarbete- tydligare informationsvägar till våra studenter

Transkript

1 Utvecklingsarbete- tydligare informationsvägar till våra studenter

2 Behovsinventering hösten 2016 Kartläggning av studenternas informationsbehov genom en fokusgruppsundersökning på båda orterna samt med studenter som läste på distans, för att identifiera vilka kommunikationsbehov som idag uppfylls och vilka behov som inte gör det. Målet: Att ta reda på vilken information studenterna behöver för att de ska trivas och fullfölja sina studier vid lärosätet. Kartlägga vilka kanaler studenterna använder i sin kommunikation med studiekamrater, studentkårer, lärare och personal vid studiestödsnära verksamheter.

3 Studenternas nöjdhet De studenter som är i början på sin utbildning är de nöjdaste, men redan efter två terminer avtar nöjdheten för att sedan minska med ytterligare drygt två procentenheter efter fem terminer. (Nöjd studentindex 2017). De studenter som läser på it-distans och distans är mer nöjda än tidigare år. Sundsvallsstudenterna är de som är mest nöjda i årets mätning, men det finns en minskad nöjdhet både i Sundsvall och Östersund under de senaste två åren.

4 forts. studenternas nöjdhet Studenterna upplever att det är enkelt att vara student hos oss och 85 procent känner att de kan vända sig till sina lärare om de får problem med sina studier. Lärarnas engagemang och tillgänglighet får högre betyg jämfört med ifjol. Om det finns ett glapp mellan förväntningar och upplevd kvalitet, ger detta missnöjda studenter som inte vill/kan agera goda ambassadörer för lärosätet. Olika administrativa processerna mot studentmålgruppen kuggar inte i varandra. Rutiner och processer brister, och det finns risk att saker hamnar mellan stolar vilket påverkar studenternas studiesituation. Bland annat har till exempel 25 procent av studenterna inte scheman i tid när deras kurser startar.

5 Resultat behovsinventering: (KANALVAL) Linjeföreningar sprider information, via bland annat informationskvällar. Faddrar informerar nya studenter. Studenter informerar varandra. Studenter söker information på studentportalen, Moodle, miun.se. Studenter använder FB-grupper som är kopplade till utbildningarna. Studenter vänder sig till kurs- och programansvariga. Studenter använder sig av e- postfunktion som är kopplad till Moodle, en slags FAQ-funktion. Studenter har face- to face kontakt med lärarna, de ringer och mailar. Kontakt med studievägledare, studentkår och servicecenter. Anslagstavlor och digitala tavlor.

6 Vad studenterna vill ha (BEHOV) Studiehandledning, litteraturlistor, kursplaner, scheman och kursoch lärandemål. Vill ha tillgång till kontaktuppgifter till kurs- och programansvariga. Scheman som sträcker sig mer än en kurs i taget. Och att det som är viktigt schemaläggs. Vill veta vilka moment som är obligatoriska eller ej. Studenterna vill lätt hitta den information de söker efter detta ökar trivseln! Många saknar allmän studierelaterad information hur fungerar en tenta, vart anmäler jag mig, information om gamla tentor mm.

7 Slutsatser När något inte fungerar vänder man sig i första hand till studiekompisar och linjeföreningar, i andra hand lärarna. Vill inte förlora ansiktet. Lärarna använder idag olika kommunikationskanaler, ibland i samma kurs. Och glömmer att meddela - Förvirrande! Studenter vill att lärarna samlar viktig information på ett ställe. De får gärna mail om informationen berör deras studiesituation. Studenter skiljer på kanaler när de aktivt söker information (miun.se, studentportalen) och passivt mottar information FB och Instagram. Viktig information ska spridas via mail och kursrum i Moodle och/eller programsidor i studentportalen.

8 Workshop 19 maj Inbjudna var ett 20-tal personer från studentkårerna, studentrepresentanter, lärarrepresentanter, personal från SAM, biblioteket, UNT, SUSS och KOM. Syftet med workshopen Att kartlägga den informationskedja som finns mot nuvarande studenter - från att de sökt till oss, till dag ett vid introduktionen och tills dess att de lämnar lärosätet efter avslutad examen.

9 Studenterna resa till och genom

10 Studentmålgrupper Kanalval och behov

11 Studentmålgrupper som inte använder studentportalen i sin kommunikation med oss: Presumtiva studenter. Sökande, ej antagna studenter. Kommunikationsbehov: Deras behov är främst att de vill bli lockade och känna att är rätt val för dem. Hitta rätt kontaktvägar och fördjupad info om utbildningarna. Behöver Insatser för att öka deras vilja att tacka ja till sina studieplatser, förutsatt att de blir antagna. Kanaler de använder i sin kommunikation med oss: miun.se. Facebook och Instagram. E-post, telefonsamtal och chatt. Besök på campus följ en student. Mässor, gymnasiebesök. Nyhetsbrev.

12 Studentmålgrupper som använder studentportalen i sin kommunikation med oss: Antagna studenter, ej registrerade. Nya studenter. Campus och distansstudenter. Utvecklingspotential: Alumner som idag har en egen portal samt LinkedIn men som på sikt kan/bör (?) ingå i studentportalen. Examinerade studenter.

13 Antagna studenter, ej registrerade Kommunikationsbehov: Önskar tydliga instruktioner/information kopplad till sin nya studiesituation. Vill få möjlighet till dialog med program- och kursansvariga via samtal, epost chatt och webbsida. Kanaler: Välkomstbrev som skickas ut via epost. Finns också idag samlande på miun.se men som på sikt ska (?) in i den nya studentportalen. Programsidor i studentportalen (på sikt). Kursplan och utbildningsplanssök. Chatt, telefon och epost. Facebook, Instagram.

14 fort. antagna studenter, ej registrerade Utmaningar: Behålla deras engagemang och vilja att registrera sig. Vad behöver utvecklas: Vi behöver se över information till målgruppen som idag ligger i studentportalen. Vilken information ska finnas och vart ska det ligga? Ansvar: Kurs- och programansvarig. Studieadministrativ personal. KOM.

15 Nya studenter, registrerade Kommunikationsbehov: Vill kunna registrera sig på kurs. Enkelt få tillgång till funktioner/och verktyg för att klara sina studier. Vill hitta rätt kontaktvägar till program och kursansvariga. De ligger nu på miun.se(?) Vill känna sig trygga och omhändertagna. Kanaler: Programsidor i studentportalen. Studentportalen (inloggade sidor). Kurssidor i lärplattform. Välkomstdag. Kurs- och programansvariga. Studieadministrativ personal. Servicecenter och studentkårerna. Facebook, Instagram. Bibliotekets webbplats. Anslagstavlor; analoga och digitala.

16 fort. nya studenter, registrerade Utmaningar: Upprätthålla trygghet och känsla av tillhörighet. Få hen att känna att hen har koll på läget. Vad behöver utvecklas: Vi behöver se över information till målgruppen som idag ligger i studentportalen. Vilken information ska finnas och vart ska det ligga? Ansvar: Kurs- och programansvarig. Studieadministrativ personal. KOM. Studentkårerna. Servicecenter.

17 Campus och distansstudenter Kommunikationsbehov: Enkelt få tillgång till funktioner/och verktyg för att klara sina studier. Snabbt få tillgång till info vid akuta händelser. Få vägledning/coachning inför framtida karriärval. Hitta rätt kontaktuppgifter. Och kontaktvägar. Nyttja e-resurser på biblioteket. Ställa frågor som rör studierna och få snabba svar. Ha kontakt med studiekompisar under studietiden. Nå ut med sitt varumärke till potentiella arbetsgivare. Kanaler: Webbsidor/verktyg i Studentportalen (inloggat läge). Kurssidor i lärplattform. Kurs- och programansvariga. Studieadministrativ personal, servicecenter. Studentkårer (främst campusstudenter). Schema. Chatt, SMS, epost. Bibliotekets webbplats. Facebook/instagram. Anslagstavlor, analoga och digitala tavlor (främst campusstudenter). Karriärsök digital kanal för erbjudande kopplade till exjobb och extra jobb.

18 fort. campus och distansstudenter Utmaningar: Få studenter, kurs- och programansvariga, studiestödsnära funktioner och administrativ personal att känna till vilka kanaler som ska användas till vad så att informationsflödet upprätthålls. Vad behöver utvecklas: Vi behöver se över information till målgruppen som idag ligger i studentportalen. Vilken information ska finnas och vart ska det ligga? Ta fram checklistor/stöd för att underlätta kommunikationen mellan lärare och studenter. Utveckla app, diskussionsforum, push-notiser mm. Ansvar: Kurs- och programansvarig. Studieadministrativ personal. KOM och Studentkårerna.

19 Examinerade studenter Kommunikationsbehov: Vill ha information om hur hen plockar ut sin examen. Vill ha information om avslutningshögtiden och alumnverksamheten. Kanaler: Webbsidor i studentportalen. Kurssidor i Moodle. Digitala tavlor. Anslagstavlor. Sociala kanaler. Personliga möten som till exempel inspring i klassrum. E-post och samtal.

20 fort. examinerade studenter Utmaningar: Få studenter, kurs- och programansvariga, studiestödsnära funktioner och administrativ personal att känna till vilka kanaler som ska användas till vad så att informationsflödet upprätthålls. Vad behöver utvecklas: Vi behöver se över information till målgruppen som idag ligger i studentportalen. Vilken information ska finnas och vart ska det ligga? Kommunikationsinsatser för att öka engagemanget. Ansvar: Kurs- och programansvarig. Studieadministrativ personal. Examenshandläggare. KOM. SAM. Studentkårerna.

21 Alumner Kommunikationsbehov: Vill behålla kontakten med sina lärare och studiekompisar efter avslutade studier. Vill ha information om alumnverksamheten. Vill ha koll på vad som händer på när det gäller forskning mm. Vill kunna ge tillbaka i form av gästföreläsningar och mentorskap. Kanaler: Alumnportalen. LinkedIn. Nyhetsbrev Gästföreläsningar, andra personliga möten. Personliga nätverk/relationer med fd studiekompisar och lärare.

22 fort. alumner Utmaningar: Personliga nätverk/relationer blir primär kanal. Alumnportalen och LinkedIn blir snarare ett komplement. Vad behöver utvecklas: Alumner som idag har en egen portal men som på sikt bör/kan (?) in i studentportalen. Ta fram checklistor/stöd för att underlätta kommunikationen mellan lärare och fd studenter för at få igång en bra alumnverksamhet. Utveckla app, diskussionsforum, push-notiser mm. Ansvar: Kurs- och programansvarig. Studiekompisar och andra viktiga personer på lärosätet. SAM.