Plan för kommunikation

Transkript

1 BILAGA TILL HANDLINGSPLAN 2016 Universitetsbiblioteket, UB Lärande- och resurscentrum, LRC Plan för kommunikation Universitetsbiblioteket, UB, och Lärande- och resurscentrum, LRC, vill jobba strategiskt och strukturerat med sin kommunikation så att den på bästa sätt bidrar till att nå målen för verksamheten genom att rätt kommunikationsaktiviteter och insatser blir prioriterade. Planen omfattar kommunikationen med UB/LRC:s tre huvudmålgrupper: Studenter Lärare Forskare De verksamhetsmål som planen för kommunikation ska stödja är utvecklingsplanens uppdrag till alla lärosätets verksamheter att stärka bilden av Mittuniversitetet som ett lärosäte som står för närhet, nytta och nyfikenhet, och dess mål för UB/LRC att stödja en ökad informationskompetens samt uppdragen till UB/LRC i universitetets strategier för utbildning, forskning och verksamhetens förutsättningar. Planeringen av kommunikationen utgår även från UB/LRC:s Vision och mål (prolongerad) och dess handlingsplan för Planen har tagits fram av UB/LRC:s referensgrupp för kommunikation som även dokumenterat den kommunikationsanalys som de gjort som underlag till planen. Uppföljning och utvärdering Referensgruppen för kommunikation inom UB/LRC ska årligen följa upp och uppdatera kommunikationsplanen. I gruppens arbete ingår att omvärldsbevaka hur de bibliotek vi samverkar med eller ingår i samma nätverk som hanterar sin kommunikation och identifiera goda exempel som vi kan inspireras av och/eller använda i vår verksamhet. Denna information diskuteras i samband med årlig analys av kommunikationen.

2 Målgrupp studenter Övergripande syfte Syftet med UB/LRC:s kommunikation med studenter är att stödja och bidra till en ökad informationskompetens genom ett pedagogiskt förhållningssätt. De effekter vi vill nå är mer självständiga studenter och en högre kvalitet på uppsatser för att därmed bidra till högre attraktionskraft för Mittuniversitetets utbildningar. Delmålgrupper Campusstudenter Distansstudenter, såväl de som läser på distans med träffar på campus respektive de som läser helt nätbaserat Externa studenter studenter från andra lärosäten Alumner En utgångspunkt är att det inte ska vara någon skillnad i den service som campus- respektive distansstudenter får - därför ses de som en samlad målgrupp. Externa studenter är ofta distansstudenter vid andra universitet/högskolor. Vi marknadsför oss inte mot detta segment men när de tar kontakt får de samma service som Mittuniversitetets egna studenter, med undantag för att de inte kan få egen inloggning eller delta i gruppundervisning. Detsamma gäller Mittuniversitetets alumner som utöver detta inte får hjälp med fjärrlån. Mål Målet för UB/LRC:s kommunikation med studenter är att alla Mittuniversitetets studenter, såväl campus som distans, ska veta att biblioteket finns, hur de kan komma i kontakt med oss, vilken hjälp som finns att få i informationssökning. De ska också veta att vi har distansservice för distansstudenter. antalet som använder chatt som kanal för kommunikation med biblioteket ska öka från ca 1700 år 2013 till 2100 vid utgången av öka användningen av bibliotekets Moodlekurser minst 50 procent ska tycka att UB/LRC genom sina underlättar deras lärande. minst 50 procent ska känna till erbjudandet om språkverkstad. öka andelen studenter som läser e-böcker från 29 procent 2014 till 35 procent år Ansvar och roller i kommunikationen All personal vid UB/LRC. Identifierade framgångsfaktorer för UB/LRC:s kommunikation med studenter Att det finns många olika kompetenser inom UB/LRC Att arbeta med bemötandefrågor (t ex att minimera användningen av fackspråk) Att vara tillgängliga och att vilja utvecklas Att värna om den personliga kontakten med studenterna såväl på plats som via nätet. Att ge snabb service bl. a. via chatt, Nilex, Servicecenter m.m. Att erbjuda likvärdig service för alla studenter oavsett studieform; campus eller distans. Att utveckla kompetenser och ta tillvara erfarenheter och idéer utifrån samarbeten med lokala bibliotek och nationella nätverk som UB/LRC ingår i Att värna våra goda kontakter med förvaltning och service samt att utveckla samarbetet med kommunikationsavdelning och IT-avdelning.

3 Kanalval Följande kanaler används i kommunikationen med studenter: Chatt Sociala medier E-post, Nilex, webbformulär Servicecenter Lånedisk Webb Lärobjekt Undervisning/boka bibliotekarie/introduktionstillfällen Språkverkstan Moodle Telefon 2014 års biblioteksenkät visar att den personliga kommunikationen får hög uppskattning av studenterna och därmed har kanalerna för detta hög prioritet. Tid- och aktivitetsplan Uppdateras löpande av & kommunikation. Åtgärd/aktivitet Budskap Kanal Tidsplan Ansvarig Informera om vår distansservice via välkomstbrev, kampanj på webben och studievägledare. Distansservice finns Webb, brev, bokmärke, FB, studievägledare Terminsstart/ läsperiod & kommunikation Introduktionsaktivitet, HUV-projektet Undervisning i informationssökning finns Studiehandledningar, lärare Kursstart Visa chatt vid undervisning. Skylta på datorernas skrivbord och i bibliotekets monitorer. Chatt finns Se under åtgärd Bibliotekarier, studiemiljö Använda UB i Moodle vid undervisning, skylta på monitorerna, ta upp den i chattsvar Biblioteket i Moodle finns Se under åtgärd Lägga upp bild och miniintervju med någon som besöker Språkverkstaden på Facebook. Språkverkstaden finns FB Ett par gånger under året (i anslutning till uppsatsperiod) Så tidigt som möjligt informera via brev och webb; jag är antagen. Vi finns, är enkla att kontakta och ger god service Webb, bokmärke, Vid varje möte fysiskt som digitalt kommunicera att vårt stöd underlättar studierna. Vi hjälper till att underlätta studierna Vid varje möte fysiskt som digitalt Hela studietiden All personal

4 Göra UB:s undervisning roligare genom att ha med aktiverande inslag. Känna studieglädje Hela studietiden Vid undervisning i informationssökning Utbildningsgruppen Uppmuntra genom ett positivt bemötande. Känna studieglädje Vid varje möte Hela studietiden All personal Reklam/information förnyas regelbundet på bokmärken och skyltning Vi underlättar dina studier. Webb, tryck, synas på campus Introduktion + löpande Gör så här om e-böcker Det är enkelt att använda e-bok Instruktionsfilm och text för webb Vetenskaplig informations försörjning UB/LRC deltar aktivt i att skapa och driva Servicecenter. Servicecenter hjälper dig med dina frågor Möten Se över vårt fackspråk för ett bättre bemötande och för att undvika missförstånd. Vi är professionella på service och bemötande. Intern lista och diskussion vid t.ex. lokala utvecklingstider. Vid behov Information om bibliotekets service för alumner Som alumn får du fortfarande viss service via biblioteket Webb, alumnkoordinator Målgrupp lärare Övergripande syfte Syftet med UB/LRC:s kommunikation med lärarna är att bidra med lärandestöd, det vill säga att erbjuda ett allmänt didaktiskt/pedagogiskt stöd och att stödja planeringen, genomförandet samt utvärderingen av informationskompetens i utbildningarna. Vidare bidra med vår kunskap för att öka användningen av vetenskaplig litteratur - med särskilt fokus på e-litteraturen - samt vid utformning av kursplaner. Det övergripande syftet är därmed att höja kvaliteten på undervisningen och studenternas resultat. Mål Mål för UB/LRC:s kommunikation med lärare är att öka kännedomen om vad UB/LRC kan erbjuda och hur vi tar kontakt med varandra majoriteten av dem ska tycka att UB/LRC står för kvalitet och kunskap vårt lärandestöd är efterfrågat, behovsanpassat och uppskattat öka vår kännedom kring vilka behov lärarna har av lärandestöd stärka vårt mediebestånd till stöd för lärarnas kompetensutveckling Ansvar och roller i kommunikationen Strategisk kommunikation: chefer, koordinatorer. Planering och genomförande: bibliotekarier, koordinatorer, LRC:s personal. Daglig kommunikation: bibliotekarier och assistenter i kundtjänst, LRC:s personal.

5 Identifierade framgångsfaktorer för UB/LRC:s kommunikation med lärare Att prioritera personlig kommunikation Att etablera kontakt med nyanställda Att använda biblioteksrådet som kommunikationskanal Att delta vid ämneskollegier/avdelningsmöten/programråd och liknande Att återkommande delta med inslag vid chefsforum och/eller rektors inspirationsdagar Att vara tillgängliga och att vilja utvecklas Att ge snabb service utifrån ett långsiktigt kvalitetsperspektiv Kanalval Följande kanaler används i kommunikationen med lärare: Biblioteksrådet Medarbetarinfo Webbsidor Broschyrer Studentportalen Lärplattformen Ämneskollegier/avdelningsmöten/programråd och liknande Nyhetsbrevet och Mittuppslaget Nilex I 2014 års biblioteksenkät till anställda inom Mittuniversitetet framgår att den personliga kommunikationen får hög uppskattning av lärarna, därför är det viktigt att värna om denna och särskilt den roll som de ansvariga för UB/LRC:s utbildning har i detta. Tid- och aktivitetsplan Uppdateras löpande av. Åtgärd/aktivitet Budskap Kanal Tidsplan Ansvarig Informationsblad till nyanställda lärare Det här kan vi erbjuda Årligen Introduktionsutbildning Överbibliotekarie Etablera kontakt med nyanställda lärare genom att följa vilka som nyanställs i Mittuppslaget Det här kan vi erbjuda Personlig kontakt eller avdelningsmöten Delta vid ämneskollegier, avdelningsmöten och programråd för kommunikation kring planering och uppföljning Det här kan vi erbjuda Möten Systematik; besöka vartannat år Fler happenings när vi lanserar nya system (t.ex. Primo) Nya, bättre system Vid lanseringar

6 Använda de lärare vi har bra kontakt med som ambassadörer Det här har jag fått hjälp med av UB/LRC Personlig kontakt, intervju till webben? Alla Dra nytta av goda resultat från HUVoch NMT-projekten för vidareutveckling av vår kommunikation med lärare Interna möten Målgrupp forskare Övergripande syfte Syftet med UB/LRC:s kommunikation med forskarna är att upprätthålla ett bra samarbete och kontakt för att kunna ge rätt stöd och hjälp genom en forskarservice som är nära, tillgänglig och integrerad i arbetsflödet. Mål Mål för UB/LRC:s kommunikation med forskarna är att Alla Mittuniversitetets forskare ska veta hur de kan komma i kontakt med oss. Forskarna har kännedom om vad vi kan erbjuda av stöd och hjälp inom bibliotekets kompetensområde i anknytning till deras forskningsprocess. Forskarna har kännedom om att vi kan ge personlig och skräddarsydd hjälp. Genom dialog få bättre förståelse för forskarnas behov och hur de ändras över tid för att i därmed erbjuda bra och upplevas som professionella. Ansvar och roller i kommunikationen, Publiceringsteamet, Vetenskaplig informationsförsörjning,. Identifierade framgångsfaktorer för UB/LRC:s kommunikation med forskare Säkerställa god information till nyanställda forskare Bibehålla en god tillgänglighet och forskarservice Att all personal får en förståelse för forskarnas villkor/arbetsprocess Att forskarservice hamnar bra i den nya organisationen Delta vid doktoranddagar/träffar Bibehålla god hjälp vid publiceringsfrågor Intern omvärldsbevakning för att veta vad forskarna gör och vad som är på gång Uppsökande service Vara synliga med och kompetens Kanalval Följande kanaler används i kommunikationen med forskarna: Personlig kontakt Medarbetarinfo Webbsidor

7 Möten (personliga presentationer på avdelningarna och doktoranddagarna m.m.) Mejlutskick/nyhetsbrev (inkl. Mittuppslaget). Tid- och aktivitetsplan Uppdateras löpande av. Åtgärd/aktivitet Budskap Kanal Tidsplan Ansvarig Information till nyanställda forskare och doktorander om vilket stöd som finns att tillgå Vad vi erbjuder och att vi är öppna för dialog Välkomstbrev Varje termin / löpande Information till forskare och doktorander om vilket stöd som finns att tillgå Vad vi erbjuder och att vi är öppna för dialog Avdelningsmöten /doktoranddag Vid behov Medverka vid doktoranddagar/doktorandträffar Vad vi erbjuder och att vi är öppna för dialog Presentation vid möten Varje termin Utarbeta aktuella webbsidor över vilken hjälp/service UB kan ge i forskningsprocessen Checklista över vad vi erbjuder Webben Etablera kontakter med forskningskommunikatörer som arbetar ute på centrumbildningarna Vi är öppna för samarbete Möten Publicerings teamet Publicera lärobjekt riktade mot forskare (i Moodle) Moodle Skräddarsy kurser efter forskarnas behov Rätt stöd vid rätt tidpunkt Personlig kontakt Kurs Prioritera inbjudningar till avdelningsmöten och ÄK samt andra möten initierade av forskare Utveckla bra rutiner och avsätta resurser inom UB så att alla frågor och kontakter från forskare får snabb och bra respons, ÖB