Kommunikationsplan utbildningsstrategi

Transkript

1 Eva Wiktorsson/KOM för prolongeringsperioden

2 Innehållsförteckning Dokumenthistorik... 2 Bakgrund... 2 Syfte... 3 Framgångsfaktorer i kommunikationen... 3 Kommunikationsmål... 3 Kommunikationsansvar... 4 Målgrupper... 4 Övergripande budskap i den interna implementeringen... 5 Kommunikationsaktiviteter Uppföljning

3 Dokumenthistorik Datum Version Kommentar Reviderad av 17 mars Denna version gäller under 2011, Projektgruppen planen ska revideras mars och 18 juni Denna version gäller fr o m 2013 Processledargruppen 5 april Denna version gäller fr o m 2016 Prorektor och kommunikatör i dialog med processledarna Bakgrund Universitetsstyrelsen fastställde i oktober 2010 en utbildningsstrategi för Rektor fattade därefter beslut om implementering av utbildningsstrategin inom sex områden: 1) Agenda för grundutbildningen, 2) E- lärande, 3) Arbetslivsanknytning, 4) Internationalisering, 5) Kvalitetsarbete, och 6) Regional samverkan. Områdena skulle hålls samman och arbetet skulle genomföras i ett helhetsperspektiv. Under 2014 utvärderades utbildningsstrategin. Processområdesvisa utvärderingar kompletterades av en så kallad metautvärdering av hela arbetet med strategin. Den visar bland annat att rätt förutsättningar i huvudsak har getts för att få fram, utveckla och implementera de idéer som valts ut inom strategin. Ett centralt mål för alla processområden är nu övergång till ordinarie verksamhet. I utbildningsstrategin fanns totalt fem olika processområden samt stödprocessen kommunikation. Det finns inget behov av att under prolongeringsperioden behålla samtliga fem områden som enskilda processer, utan antalet processområden har reducerats och förändrats i viss omfattning. Kvalitetsutveckling ingår nu i samtliga processområden. Utveckling av program och utbildningsmiljöer drivs av fakulteterna och följs upp av dem i samverkan med prorektor. Regional gymnasiesamverkan och arbetslivsanknytning har slagits ihop till en process med namnet Regional skolsamverkan, arbetslivsanknytning och alumnverksamhet. Särskilt fokus är regionens övergångsfrekvens till högre studier. E- lärande som processområde har utökats och även utbildningsmiljöer och pedagogisk utveckling ingår. Nytt namn för området är Miljöer för lärande, teknikstöd och pedagogisk utveckling. Internationalisering kvarstår som process till dess att områdets fortsatta organisatoriska hemvist har klargjorts. I prolongeringsunderlaget sägs att kommunikation ska genomsyra samtliga processer och aktiviteter, och att det är en viktig del av det fortsatta arbetet inom processerna. Under prolongeringsperioden är den interna spridningen av erfarenheter och kunskaper från processerna ett prioriterat område för stödprocessen kommunikation, och extern kommunikation med fokus på studentrekrytering samt Mittuniversitetets styrkor inom utbildningsstrategins områden ett annat. I de medel som delats ut från utbildningsstrategin till fakulteterna ingår att arbeta med 2

4 studentrekrytering. I det arbetet ska kommunikationsavdelningen och programmen (fakulteter) samverka. Syfte Planerad kommunikation ska bidra till att utbildningsstrategins prolongering kan genomföras effektivt och med god delaktighet från medarbetarna med målet att internt säkra övergång till ordinarie verksamhet av viktiga resultat och funktioner samt att externt synliggöra Mittuniversitetets styrkor inom utbildningsstrategins områden. Framgångsfaktorer i kommunikationen Styrgruppens och processledarnas engagemang i genomförandet prorektor och processledare är talespersoner Tydlig och kommunicerad ansvarsfördelning och tidsplan samt system för återkoppling Prioritera muntlig kommunikation, exempelvis genom förankring via DLG och nyckelpersoner såsom programansvariga Paketera konkreta erbjudanden och rikta kommunikationen till identifierade målgrupper Riktade kommunikationsinsatser specificeras inom ramen för handlingsplanernas aktiviteter Använda ambassadörer på avdelningsnivå för vissa frågor/aktiviteter Involvera studentrepresentanter i lämpliga delaktiviteter i handlingsplanerna. Kommunikationsmål Målet för de interna kommunikationsinsatserna är att informera om implementeringen av strategin för att skapa förståelse och engagemang samt ge möjlighet till dialog och delaktighet. Det övergripande målet är att underlätta genomförandet och få uppslutning bland medarbetarna. Målet för den externa kommunikationen är att synliggöra Mittuniversitetets styrkor inom utbildningsstrategins områden. Målet för perioden är att Majoriteten av medarbetarna ska ha kännedom om utbildningsstrategins övergripande mål och veta vilka områden prolongeringen omfattar. De ska även veta att fokus för är att att säkra övergång till ordinarie verksamhet av viktiga resultat och funktioner. Undervisande personal ska känna till aktiviteter/erbjudanden inom ramen för strategins handlingsplaner och möjligheter att delta. 3

5 Direkt involverade i i handlingsplanernas aktiviteter ska veta sammanhang och hur de ska bidra till såväl de övergripande målen som till den egna processens mål. Ledningen ska veta hur arbetet fortlöper för att kunna vägleda/besluta i problem/frågor som uppstår under vägen. Studentrepresentanter ska veta att de kan påverka utvecklingen inom ramen för handlingsplanernas aktiviteter genom att delta i arbetsgrupper/ motsvarande. Kommunikationsansvar Prorektor har ansvar för att helheten med utbildningsstrategin hålls samman och för återrapportering till rektors ledningsgrupp, RLG. Han biträds av respektive processledare. Styrgrupp för det samlade arbetet är rektors ledningsgrupp, RLG. Processledarna ansvarar för att det finns en god kommunikation inom området med utgångspunkt från handlingsplanen. Uppdragstagare inom ramen för utbildningsstrategin ansvarar för återföring till respektive processledare som svarar för återföringen till prorektor. Chefer med personalansvar ansvarar för att dialog om arbetet med utbildningsstrategin förs inom den egna gruppen och att återkoppling sker i linjen. Ansvarig för den interna kommunikationen vid KOM är dokumentansvarig för kommunikationsplanen, har ansvar för att uppdaterad information om arbetet med strategin finns tillgänglig på utbildningsstrategins webbsida och i Mittuppslaget samt bistår med övergripande råd och stöd när det gäller kommunikationsfrågor i anslutning till utbildningsstrategin. Därutöver knyts en kommunikatör till respektive av de tre processerna som stöd i kommunikationen utifrån handlingsplanerna. Målgrupper Interna Medarbetarna generellt Samt i vissa delar riktat till följande funktioner: Ledningen; RLG och universitetsstyrelsen Avdelningschefer/motsvarande Undervisande personal Direkt involverade i handlingsplanernas aktiviteter Studenterna Externa Presumtiva studenter Alumner 4

6 Grund- och gymnasieskola Privata och offentliga arbetsgivare Övriga samarbetspartners Högskolevärlden nationellt Övergripande budskap i den interna implementeringen Utbildningsstrategins insatser ska leda till att vi kan uppnå utvecklingsplanens mål för utbildningen med attraktiva utbildningar och en kvalitetsdrivande utbildningsmiljö och därigenom få nöjda studenter med goda karriärmöjligheter. Utvärdering av arbetet med strategin visar bland annat att arbetet i huvudsak fick rätt förutsättningar för att få fram, utveckla och implementera de idéer som valts ut inom strategin. Fokus i arbetet är resultat och nytta; att säkerställa att resultat från det tidigare strategiarbetet kommer till nytta för verksamheten, dvs. att säkra övergång till ordinarie verksamhet. Antalet processområden har reducerats till tre och förändrats i viss omfattning. Arbetet inom respektive processområde följer en fastställd handlingsplan och leds av de utsedda processledarna. Kvalitetsutveckling ingår i samtliga processområden. Utveckling av program och utbildningsmiljöer drivs av fakulteterna och följs upp av dem i samverkan med prorektor. Regional gymnasiesamverkan och arbetslivsanknytning har slagits ihop till en process med namnet Regional skolsamverkan, arbetslivsanknytning och alumnverksamhet. Särskilt fokus är att öka regionens övergångsfrekvens till högre studier och att stärka rollen som regionens universitet och samverkanspart. Arbetet med arbetslivsanknytning ska vara erkänt framgångsrikt och formerna för samverkan med alumner ska vara välutvecklade för att stärka arbetet med regional skolsamverkan och arbetslivsanknytning. E- lärande som processområde har utökats och även utbildningsmiljöer och pedagogisk utveckling ingår. Nytt namn för området är Miljöer för lärande, teknikstöd och pedagogisk utveckling. Målet är att den pedagogiska verksamheten ska karaktäriseras av professionalism och nytänkande, samt att miljöerna för lärande och utbildning ska ligga i framkant av den pedagogiska och didaktiska utvecklingen. Internationalisering är ett utvecklingsområde och kvarstår som process till dess att områdets fortsatta organisatoriska hemvist har klargjorts. Handlingsplanen för området fokuserar på mobilitet och rekrytering av internationella studenter. 5

7 Kommunikationsaktiviteter Ytterligare interna och externa kommunikationsaktiviteter specificeras i handlingsplanerna för respektive processområde. Övergripande interna kommunikationsaktiviteter Målgrupp Aktivitet/kanal Kommunikationsmål Ansvarig När Styrgrupp (RLG) Möten då prorektor och/eller processledarna redovisar hur arbetet i deras process/er går Delaktighet och ge underlag/material för att styra arbetet med strategin Prorektor Chefsforum Medarbetarna Nämnderna (HUV, NMT) Ge lägesrapport o underlag för muntlig återföring ut i verksamheten (APT) Arbetsplatsträffar respektive nämndmöten Delaktighet och engagemang i genomförandet 1. Skapa förståelse och delaktighet inkl att fånga upp frågor och återföra i linjen 2. Lägesrapport Medarbetare Mittuppslaget Lägesrapport med syfte att väcka engagemang Medarbetare Rektors blogg Bemöta generella synpunkter runt aktiviteter med syfte att skapa förtroende för genomförandet samt synliggöra goda resultat Medarbetarna Rektors inspirationsdagar Universitetsstyrelsen Medarbetarsidan på webben: Sida om utbildningsstrategin Aktivitet/föreläsn. och/eller lägesrapport. Med fokus kvalitet och nytta. Möten: ge lägesrapport 1. Veta att arbetet pågår 2. Bidra till delaktighet genom att göra det möjligt för alla medarbetare att ta del av dokumentation/ underlag Visa på resultat och nytta med utbildningsstrategiarbetet Delaktighet och stöd i genomförandet Styrelse och departement Årsredovisning Förmedla viktiga resultat/ framgångar. Prorektor och/eller processledare Avd-chefer/ dekaner (ev. behöver det tas fram pptbilder som stöd) Redaktör i samråd med prorektor och/eller processledare Rektor Kommunikationsansvarig tillsammans med projektsekr. Prorektor och processledare Prorektor/ styrgrupp Respektive processledare Löpande under processen 1 2 gånger/år En gång per termin Löpande under arbetets gång Löpande (när behovet uppstår eller något finns att särskilt lyfta fram) Löpande under arbetets gång Styrelsens årliga strategiseminarium i maj Årligen i nov dec 6

8 Uppföljning Den första perioden följdes upp i maj juni 2012 med en webbenkät som mätte medarbetarnas uppfattning i förhållande till kommunikationsmålen. Kommunikationsplanen revideras sedan inför 2013 och den fortsatta implementeringen av utbildningsstrategin. Därefter har kommunikationsplanen stämts av i processledargruppen 1 2 gånger per år samt när specifika kommunikationsbehov kommit upp under arbetets gång. Under sker löpande uppföljning av kommunikationen dels vid prorektors avstämningar med respektive processledare dels inom ramen för respektive process i dialog mellan kommunikatör och processledare. 7