Kvalitetsindex UB 2018 Uträkningen genomfördes i januari på helårssiffror för år 2017.

Transkript

1 Mittuniversitetets bibliotek Kvalitetsindex UB 2018 Uträkningen genomfördes i januari på helårssiffror för år Innehåll Övergripande tabell Område Utbildning Kvalitetssäkring av uppsatserna C/D och av UB:s medieutbud Stöd vid kursplanering och kursutveckling: i system för lärande, vid inspelning, informationskompetens, examination och utvärdering etc Stöd vid genomförande av informationskompetens i utbildningen Förutsättningar (arbetstimmar) undervisning/handledning Utvecklingspotential inom stödet till utbildningsområdet Svarar på frågor ("first line vid UB") Nyttjande av bibliotekslokalen Nyttjande av bibliotekets webb Nöjd med service Kommunikation med och marknadsföring mot avdelningar Förutsättningar (arbetstimmar) kundtjänst Nyttjande av e-litteratur (databaser, e-böcker) Förutsättningar (lokaler) Hur stor del av det vi har förvärvat (tryckt) lånas? Område Forskning Adekvat tidskriftsbestånd Adekvat databasbestånd Adekvat tryckt litteratur Tillgängliggörande: OA Förutsättningar (kr) Utvecklingspotential inom stödet till forskningsområdet Förutsättningar (arbetstimmar) handledning/information Kostnadseffektivitet Nöjd med service Område Samverkan Gymnasieskolor Samarbeten/avtal med bibliotek, organisationer, företag Externt deltagande undervisning (exkl gymnasium) Externa kunder Bibliotek nationellt och internationellt Tabell: Kvalitetsindex uträkning januari

2 Övergripande tabell UB:s Kvalitetsindex Resultat 2017 Målsättning Område Utbildning 163,5 200 Område Forskning 58,9 70 Område Samverkan 29,2 50 SUMMA 251,6 p 320 p UB:s Kvalitetsindex Resultat 2016 Målsättning Område Utbildning Område Forskning 44,2 60 Område Samverkan 35,0 50 SUMMA 180,2 p 250 p Att målsiffran höjts från år 2016 till år 2017 beror på att vi i årets räkning tagit i bruk indikatorer som inte var klara att användas för ett år sedan. Vi har några indikatorer kvar att samla data till som vi kommer att ta med vid nästa års beräkning dessa indikatorer är gråmarkerade i texten och tabellen nedan. 1. Område Utbildning 1.1 Kvalitetssäkring av uppsatserna C/D och av UB:s medieutbud. I hur stor del används bibliotekets bestånd (+ kompletterande fjärrlån) i godkända uppsatser? Procent av referenslistorna. Vi tar ut ca 100 uppsatser vars referenslistor gås igenom. Vi kontrollerar om referensen: 1. Finns hos oss 2. Fjärrlånats av oss (referensen räknas om den har lånats in, koppling till låntagare är inte nödvändig) 3. Webb (dvs webbadresser till fria resurser) 4. Övrigt. Vi utgår från det sätt som studenten refererar till materialet, är det en länk till fri resurs på Internet räknas det som nr 3 Webb, är det en referens till en bok med länk till vår inköpta e-bok blir det nr 1 Finns hos oss, är det en referens till en bok utan länk och vi har den som tryckt eller som inköpt e- bok blir det nr 1 Finns hos oss. Mål: 80% borde ha gått via UB 2017 Finns hos oss: Fjärrlånats av oss: 33 Webb: 866 Övrigt: 165 Av totalt referenser har 68% gått via UB, vilket ger 68/80 = 85%

3 1.2 Stöd vid kursplanering och kursutveckling: i system för lärande, vid inspelning, informationskompetens, examination och utvärdering etc Handledning/workshops för anställda, antal deltagare 2017: 59 Mål: Vi har inte använt oss av denna indikator tidigare och väljer därför att sätta resultatet för 2017 som den siffra vi jämför med framgent för att följa utvecklingen. 59 = 100% Resultat vid utvärdering av handledning/workshops etc. Mål: Enligt gradering på svarsalternativen. [Ej i bruk än.] Hur stor del av kursutbudet tillgängliggörs via Moodle? Antal kurser som varit aktiva i Moodle 2017: 585. Mål: Vi har inte använt oss av denna indikator tidigare och väljer därför att sätta resultatet för 2017 som den siffra vi jämför med framgent för att följa utvecklingen. 585 = 100% 1.3 Stöd vid genomförande av informationskompetens i utbildningen Hur stor del av MIUN:s studenter på A-C nivå (HST exkl nät) deltog i UB:s utbildning? (Institutionsinitierat) och Hur stor del av MIUN:s studenter på D och över (HST exkl nät) deltog i UB:s utbildning? (Institutionsinitierat). Mål: Vi sätter antal deltagare i relation till antal HST exklusive de HST som läser helt nätbaserat. Anledningen till att vi valt bort de kurser som helt ligger via Internet är att UB:s undervisningsstatistik hämtas till största del från de lektioner vi genomför i undervisningssalarna (campus, distans, blended). Kurser som kategoriseras som IT-distans bokar vanligtvis inte in denna forn av undervisning i informationssökning. Indikatorn är till för att kunna följa användningen av tjänsten mellan åren och används som underlag i dialog med fakulteter och utbildningsansvariga om användningen svarar upp mot det önskade behovet inom utbildningen. Antal studenter grundläggande nivå: deltog, HST (exkl nät) : ger 75%. Antal studenter avancerad nivå: 69 deltog, 466 HST (exkl nät):ger 15% Antal studenter som använder Studieverkstaden. [Ingen verksamhet 2017] Mål: Antal studenter som använder Boka bibliotekarie. Antal deltagare 2017: 259 Mål: medelvärde antal deltagare år ; 260. Resultat: 99,6% [Under arbete ] Resultat vid kursutvärdering. Mål: enligt gradering på svarsalternativen, gäller de utbildningar som valt att lägga till en fråga om informationskompetens. NMT önskade inför 2017 ett närmare samarbete med UB kring utvärdering av IK-inslag i programmen. 2

4 Användning av Biblioteket i Moodle Antal sidvisningar per månad som sätts i relation till HST. 2017: 7 665/ 6 595HST = 1,2 visningar/hst Mål: medelvärde från : 0,65/HST Resultat: 185% vilket ger 18,5 i indexet Användning av lärobjekt. 2017: visningar, vilket ger 0,6/HST Mål: medelvärdet för åren är 0,9. Då når vi 67% av målet = 6,7 i indexet. 1.4 Förutsättningar (arbetstimmar) undervisning/handledning. Antal timmar som läggs på undervisning och handledning i förhållandet till antal årsverkstimmar som stödjer utbildningsområdet inom UB. Vi använder fördelning 70/30 som finns i vår budgetredovisning, dvs att 70% av kostnaderna vid UB kan hänföras till utbildningssektorn och 30% till forskningssektorn. Antalet tjänster vid UB räknas om till årstimmar, vi använder marsmånad som underlag. 1 År 2017 användes 606 timmar till lektioner och handledning inom utbildningsområdet. 2 Lägger till 30min per timme för förberedelse och efterarbete = totalt 909 timmar. Totalt vid UB har vi haft en årsarbetstid timmar. Vi sätter att 70% skall ha gått till stöd för utbildningsverksamheten, timmar. Av dessa har 1,7% använts till lektioner och inbokad handledning. Vi anser att 6% av årsarbetstiden inom stödet till utbildningsområdet kan gå till undervisning och handledning. Det ger att UB nått upp till 28% av önskad målsättning. 1.5 Utvecklingspotential inom stödet till utbildningsområdet Hur stor del av årets mål har genomförts? Mål: antal fokusaktiviteter som angetts i handlingsplanen som kan kopplas till stödet för utbildningsområdet. 31 mål av 37 har genomförts = 84 % [Kompetensförsörjningsplanen inväntar en revidering.] Hur väl följs prioriterade satsningar i Kompetensförsörjningsplanen? Avläsning från gemensamt dokument kring kompetensutveckling? Mål: man ska hitta minst en aktivitet under året per prioriterat område? 1.6 Svarar på frågor ("first line vid UB") Antal frågor via disk/telefon, chatt, e-post. (Inklusive LRC-gruppen i Nilex) 2017: , vilket ger 5,7 frågor /HST. 2016: , vilket ger 5,1 frågor /HST 1 Den nationella biblioteksstatistiken använder mars månad för inrapportering av antalet tjänster vid biblioteken. 2 LRC:s handledning/workshops etc är ej medräknad. 3

5 Vi har nått 112% vid jämförelse med tidigare år = 11,2 till indexet. 1.7 Nyttjande av bibliotekslokalen Antal besök i lokalen. Mål: utifrån medeltal tidigare mått per HST. Besökssiffrorna är hämtade från Nationella biblioteksstatistiken och HST-siffrorna är hämtade från UKÄ:s databas. MIUN:s UB 2013: 87 besök/hst 2014: 92/HST 2015: 92/HST 2016: 53/HST Medelvärde: 81 I detta medelvärde finns besökare till Sambiblioteket medräknat, medelvärdet kommer att minska i och med flytten från Härnösand. 2017: 39,5 besök/hst. År 2016 hade Karlstad 51/HST Umeå 57/HST Luleå 50/HST Linné 44/HST SLU 41/HST. MIUN:s önskvärda mål är: 49 besök/hst (medelvärdet av de fem lärosätena ovan). UB når upp till 81% av önskvärt mål. 1.8 Nyttjande av bibliotekets webb Vi begränsar oss inte till saker du kan göra själv utan tar webben i stort och sätter det i relation till antalet presumtiva användare: studenter och anställda. Siffran vi får fram får vägas mot liknande undersökningar vid andra högskolebibliotek samt mer ses som en intressant kurva år från år: ifall det blir förändringar mellan åren. Den visar på statusen på vår webbplats. Vi tar inte med databaser utan endast våra webbsidor. Antal besök 2017: Antal användare: Det ger 16,5 besök/användare Mål: 30 besök/användare UB når upp till 55% av det önskvärda målet. 1.9 Nöjd med service Nöjd Studentindex vid MIUN HT17, tre frågor som berör UB: 1. Du får tillgång till den litteratur du behöver via biblioteket (e-böcker, e-tidskrifter och tryckta böcker/tidskrifter) 71,7. 2. Du får det stöd du behöver från biblioteket kring informationssökning, referenshantering och publicering, 81,2. 3. Du får det stöd du behöver från LRC (Lärande- och resurscentrum) i form av studentmentorer och språkverkstad, 69,2. 4

6 222 av 300 = 74% Mål: 100% 1.10 Kommunikation med och marknadsföring mot avdelningar UB:s nyhetsbrev skickas ut fem gånger under ett år till MIUN:s anställda. Vi mäter antal gånger som nyhetsbrevet öppnats och sätter det i relation till antal anställda. 2017: öppnade, vilket ger 1,9/anställd 2016: öppnade, vilket ger 1,9/anställd. Mål: det är en ny indikator. Vi väljer att se hur användningen förändras mellan åren. Resultatet 2017 jämfört med året innan är att vi når samma resultat = 100% Förutsättningar (arbetstimmar) kundtjänst Antal timmar som läggs på bemanning av diskar och chatt i förhållande till totala antalet årsverkstimmar vid UB vad gäller stöd till utbildningsområdet. Vi använder fördelning 70/30 som finns i vår budgetredovisning, dvs att 70% av kostnaderna vid UB kan hänföras till utbildningssektorn och 30% till forskningssektorn. Antalet tjänster vid UB räknas om till årstimmar, vi använder marsmånad som underlag. 3 Totalt timmar för Utbildningsområdet timmar vid diskarna timmar vid chatten 5 TOT: timmar Ger 19,6%. Hur stor del av Utbildningsstödets timmar ska gå till bemanning diskar och chatt? På grund av besparingsåläggande för biblioteksverksamheten vilket medförde att UB inte kunde återbesätta tjänster inför 2017 beslutades att minska ner antalet timmar för bemanning av informations- och lånediskar. Inför 2017 beräknade vi ett målvärde på tim disk tim chatt, 20%. Målsättningen är 20% Nyttjande av e-litteratur (databaser, e-böcker) Önskvärd användning är 25 nedladdningar/användare för e-böcker och 25 nedladdningar/användare för e-artiklar. Antal presumtiva användare: (studenter + anställda) Nedladdning e-böcker (kapitel): E-boksanvändning 2017: 12,2 /användare 49% av önskvärt mål. Nedladdning e-artiklar: Den nationella biblioteksstatistiken använder mars månad för inrapportering av antalet tjänster vid biblioteken. 4 7,75 tim x 4 = 31 (må-to) + 8,5 tim fre = 39,5 tim. Vi lägger på 0,5 timme per dag för efterarbete vilket ger totalt 42 tim /vecka. 40 veckor x 42 = tim. Sommaren 27,5 tim/vecka x 9 veckor = 247,5 tim. Ger totalt 1 927,5 timmar förkortade öppettider 89 tim = TOT 1 838,5 tim hade vi att bemanna med ordinarie personal. Vi har valt att på ett ungefär schemalägga 2 personal vid disken per ort vilket ger att 4 personer bemannar varje timme: 4 x 1 838,5 = timmar. 5 7tim x 5 = 35 timmar/vecka. Räknar med två personer per timme totalt (vissa dagar kan vi vara 4-5 uppkopplade och vissa dagar 0-1). 70 timmar / vecka. 70 tim x 41 veckor = timmar 5

7 E-artikelanvändning 2017: 26,2/användare 105% av önskvärt mål Förutsättningar (lokaler) Antal sittplatser per HST. 685 sittplatser HST MIUN: 10,4 HST/sittplats Luleå: 12,2 HST/sittplats Umeå: 8,6 HST/sittplats SLU: 6,7 HST/sittplats Linné: 8,5 HST/sittplats Karlstad: 6,1 HST/sittplats 6 Medeltal övriga lärosäten: 8,4 HST/sittplats MIUN ligger 2,0 över önskvärt resultat. Resultat: 24% måste minskas ner, dvs antal sittplatser behöver utökas för att minska antalet HST per sittplats Hur stor del av det vi har förvärvat (tryckt) lånas? Vi tittar på förvärvet två år bakåt och ser hur mycket av det som varit utlånat. Visar på kvalitet på våra samlingar; att förvärvet stämmer med vad utbildningen och forskningen efterfrågar. Vi har medvetet tagit med gåvor i denna indikator eftersom det också är något vi väljer att införliva i samlingen med målet att någon önskar låna dem. Viktigt att komma ihåg att lägga förvärvsorder även på gåvor. Det blev ogörligt att lägga förvärvskoder på e-böcker därför har vi under senare år uteslutit dem i denna indikator. E-boksanvändning finns med i indikator Antalet nya böcker: Antalet som varit utlånade: ,4% har varit utlånade. Mål: 100% 2. Område Forskning 2.1 Adekvat tidskriftsbestånd UB har de tidskrifter som MIUN:s forskare citerar till. Vi tittar på citerade tidskrifter fem år bakåt i tiden och intresserar oss för de tidskrifter som får 15 eller mer citeringar av MIUN:s forskare. Antal citerade tidskrifter: 494 Av dessa har UB: 454 Det ger att UB har 92% av de tidskrifter som MIUN:s forskare citerar till. 6 Samtliga övriga lärosätens siffror är hämtade från Nationella biblioteksstatistiken för

8 Mål: 90% [Under arbete ] 2.2 Adekvat databasbestånd Årlig fråga till forskarna om hur nöjda de är med UB:s databaser. (Hur?) Mål: enligt gradering på svarsalternativen. 2.3 Adekvat tryckt litteratur Hur stor del av inköpen har genererats av institutioner? Ordrar/exemplar vi mottagit under 2017 i förvärvsklient. (behöver inte vara beställningar gjorda under 2017!) Ordern måste vara kodad som Köp P. Fr.o.m räknas inte e-böcker med eftersom de inte registreras i förvärvsmodulen. Totalt inköpta: Antalet externt genererade inköp: / ,7% Mål: 60% Vi har nått 126%. 2.4 Tillgängliggörande: OA Hur stor procent av MIUN:s publicering som finns tillgänglig OA. (DiVA, Doaj). År Andel OA , , , , , ,38 Siffrorna anger andel publikationer i DiVA med åtminstone en miun-författare, som är publicerade i DOAJ-tidskrifter (dvs tidskrifter fritt tillgängliga utan prenumerationsavgifter registrerade i databasen DOAJ), har bocken "free fulltext" i Diva vid DOI eller URL eller har en fulltext uppladdad i DiVA. Hybrid-artiklar (dvs friköpta artiklar i tidskrifter med prenumerationsavgifter) är med i den mån vi upptäckt dem eller forskaren själv kryssat i bocken "free fulltext". Mål: 40% 38/40 = 95% [Under arbete ] 7

9 2.5 Förutsättningar (kr) Databastillgång utifrån lärosätets bredd. Mål: den del av biblioteksbudgeten (%) som går till databaser ska vara likvärdig med övriga lärosäten med samma profil. 2.6 Utvecklingspotential inom stödet till forskningsområdet Hur stor del av årets mål har genomförts? Mål: det antal fokusaktiviteter som angetts i handlingsplanen som kan kopplas till stödet för forskningsområdet. 11 mål av 15 har genomförts, 7,3%. [Kompetensförsörjningsplanen inväntar en revidering.] Hur väl följs prioriterade satsningar i Kompetensförsörjningsplanen? Avläsning från gemensamt dokument kring kompetensutveckling. Mål: man ska hitta minst en aktivitet under året per prioriterat område? 2.7 Förutsättningar (arbetstimmar) handledning/information Antal timmar som läggs på handledning/information till forskare i förhållande till totala antalet årsverkstimmar som stödjer forskningsområdet inom UB. (70/30 kan användas). Antalet tjänster vid UB räknas om till årstimmar, vi använder marsmånad som underlag. 7 Antal årstimmar som finns inom stödet till forskningsområdet: timmar. Antal timmar som gått till undervisning/handledning: 103,5 timmar inklusive förberedelsetid. 0,5% av årsarbetstiden inom forskarstödet har gått till undervisning/handledning av doktorander och forskare. UB:s målsättning är 3%. UB har nått 17%. 2.8 Kostnadseffektivitet Kostnad per nedladdning: databasbudget/nedladdning. Vi räknar ut genomsnittskostnad per nedladdad artikel ur fulltextdatabaser (ej enstaka prenumerationer) per år och jämför fem år bakåt. Kostnaden för databaserna som ingår i indikator 2.8 har ökat med 30% mellan år 2013 och 2017, från kr till kr. Kostnad /nedladdning vid MIUN under samma period i dessa databaser har ökat med 9%, från 12,10kr/artikelnedladdning år 2013 till 13,19kr /artikelnedladdning år Under år har kostnaden i medeltal legat på 12,25 kr/nedladdning, vilket utgör målet för Den nationella biblioteksstatistiken använder mars månad för inrapportering av antalet tjänster vid biblioteken. 8

10 Kostnaden för 2017: 13,19kr/nedladdning. Vi behöver minska kostnaden med 0,94kr vilket motsvarar 7% av kostnaden Resultat, vi når 93%. 2.9 Nöjd med service Vi har valt ut följande frågor i UB:s enkät som skickades ut till anställda i maj 2017: Nöjd med databaser: 520p av 670p Lätt att nå UB:s personal: 636p av 714p Fick tillräcklig hjälp vid fråga till UB: 634p av 714p Nöjd med fjärrlåneservicen: 493p av 660p Totalt 2 283p av 2 758p, vilket ger att vi når 83% 3. Område Samverkan 3.1 Gymnasieskolor Antal deltagare i visningar och grundläggande undervisning i informationssökning. Mål: medelvärde sedan tidigare år. 2013: : : : 47 Medelvärde: : 104 vilket ger 31% 3.2 Samarbeten/avtal med bibliotek, organisationer, företag Antal samarbeten, nätverk UB deltar i: EU-kommissionen, EDC Gymnasiesamverkan Gymnasieskolor Jämtland Gymnasieskolor Västernorrland Korta vägen SCA Sundsvalls kommunbibliotek Tillväxtanalys (myndigheten) Östersunds bibliotek Mål: 11st 9

11 3.3 Externt deltagande undervisning (exkl gymnasium) Antal deltagare i undervisning. Mål: medelvärde sedan tidigare år. 2013: : : : 19 Medelvärde: : Externa kunder Hur stor del i procent av utlånevolymen (fjärrlån+lån ur vårt eget bestånd) har gått till externa låntagare i regionen (externa studenter, allmänhet, företag, organisationer). Utlån o förnyelser till externa låntagare 2017: Totala antalet utlån o förnyelser: / > 10,3% Mål: 15%, vilket ger att vi når 69% av målet. 3.5 Bibliotek nationellt och internationellt. Antal utlån till andra bibliotek nationellt och internationellt (böcker), del av fjärrlånevolymen totalt. Utlån: Fjärrlånevolymen totalt: % utgör utlån till andra bibliotek. Mål: 80% UB når 92% av önskvärt mål. 10

12 Tabell: Kvalitetsindex uträkning januari 2018 Indikator Resultat 2017 Målsättning % av önskvärda mål / Kvalitetssäkring av uppsatserna C/D och av UB:s medieutbud , Stöd vid kursplanering och kursutveckling: handledning i system för lärande, vid inspelning, informationskompetens, examination och utvärdering etc. Antal deltagare: , Resultat vid utvärdering av handledning/workshops etc Hur stor del av kursutbudet tillgängliggörs via Moodle? , Hur stor del av MIUN:s studenter på A-C nivå (HST exkl nät) deltog i UB:s utbildning? (Institutionsinitierat) och Hur stor del av MIUN:s studenter på D och över (HST exkl nät) deltog i UB:s utbildning? (Institutionsinitierat). 75% GR % AV , , Antal studenter som använder Studieverkstaden Antal studenter som använder Boka bibliotekarie , Resultat vid kursutvärdering Användning av Biblioteket i Moodle (sidvisn/mån och HST) 1,2 0,65 18, Användning av lärobjekt. Visning/HST 0,6 0,9 6,7 1.4 Förutsättningar: antal timmar (i %) som läggs på undervisning och handledning i förhållandet till antal årsverkstimmar som stödjer utbildningsområdet inom UB. 1,7 6,0 2, Genomförda mål Utbildningsområdet 8,4 10 8, Hur väl följs prioriterade satsningar i Kompetensförsörjningsplanen? Svarar på frågor ("first line vid UB"), svar/hst 5,7 5,1 11, Nyttjande av bibliotekslokalen (besök/hst) 39,5 49 8, Nyttjande av bibliotekets webb 16,5 30 5, Nöjd med service , Antal sidvisningar Nyhetsbrevet per anställd 1,9 1, Antal timmar som läggs på bemanning av diskar och chatt 19,6 20 9, Antal nedladdningar (databaser, e-böcker) per HST 12,2 e-bok ,2 e-artikel , , Förutsättningar (lokaler), antal sittplatser per student (HST) 10,4 8,4 7, Hur stor del av det vi har förvärvat (tryckt) lånas? 46, , Adekvat tidskriftsbestånd , Adekvat databasbestånd Adekvat tryckt litteratur 75, , Tillgängliggörande: OA , Förutsättningar (kr) databasbudget Genomförda mål Forskningsområdet 7,3 10 7, Hur väl följs prioriterade satsningar i Kompetensförsörjningsplanen? Förutsättningar, antal timmar som läggs på 0,5 3,0 1,7 handledning/information till forskare Kostnadseffektivitet, kostnad per nedladdning 13,19 12,25 9, Nöjd med forskarservice , Gymnasieskolor: Antal deltagare i visningar och grundläggande undervisning i informationssökning , Samarbeten/avtal med bibliotek, organisationer, företag Externt deltagande undervisning (exkl gymnasium) Utlån till externa kunder i regionen 10,3 15 6, Utlån till bibliotek, nationellt och internationellt ,2 11