Hur gör man ett kvalitetsindex? KB, 10 juni 2010 /Cathrine Berggren, Mittuniversitetets bibliotek

Transkript

1 Hur gör man ett kvalitetsindex? KB, 10 juni 2010 /Cathrine Berggren, Mittuniversitetets bibliotek

2 Ca studenter varav hälften på distans Ca. 200 forskarstuderande Ca anställda Ca. 70 professorer Härnösand, Sundsvall, Östersund 50 program 750 kurser 30 magister/master Ca. 40 anställda på UB Ny organisation vid UB Lärande och resurscentrum (LRC)

3 MIUN:s utvecklingsplan Uppdraget: Till de mål som anges i planen ska indikatorer knytas som visar på graden av måluppfyllelse. Dessa kan även kombineras till indexerade mått att användas i samma syfte. Indikatorer och index ska också vara möjliga att bryta ner på olika verksamhetsområden och organisatoriska enheter och, i den mån data är tillgängliga, vara möjliga att jämföra nationellt. Indikatorerna ska kunna ge en god beskrivning av verksamheten i förhållande till planens målsättningar och vara kvalitetsdrivande för utvecklings och förnyelsearbetet inom universitetet.

4 Hur såg statistikinsamlingen ut vid UB? Sittplatser Datorer (publika) Besök i lokalen Virtuella besök Volymer Öppethållande Serviceställen Utlån Undervisning (timmar lärarledd, deltagare) Ekonomi Personal SCB VB Siffror i förhållande till institutionerna Interna utredningar

5 Låntagare per institution som varit aktiva jan 2005 aug 2007

6 Antal deltagare i undervisning i informationssökning per institution, Mittuniversitetets bibliotek år Antal deltagare HUM IHV ITM NAT SHV SOA TFM UTV

7

8 Fördelning av mediebudgeten mellan institutionerna Utifrån HST Antal forskningsområden & doktorander & professorer Databaskostnad (mindre databaser mer tryckt litteratur) Antal program Kostnad för kurslitteratur året innan

9 Visade denna statistik på UB:s kvalitet? Sittplatser Datorer (publika) Besök i lokalen Virtuella besök Volymer Öppethållande Serviceställen Utlån Undervisning (timmar lärarledd, deltagare) Ekonomi Personal SCB VB Siffror i förhållande till institutionerna Interna utredningar

10 Vad hänvisade MIUN:s ledning till ang. mätning av biblioteket? Jag tror även indikatorer för biblioteket omfattas i Sydsvenska handelskammarens index Der indgår fire hovedområder i Erhvervslivets Øresundsindeks: (1) Arbejdsmarkedet, (2) Trafik, (3) Handel & Samarbejde og (4) Forretningsomkostninger

11 Bibliotek (0,1) Bibliotekets anslag från moderorganisation som andel av lärosätets totala omslutning (0,5) Förvärv (tryckt material och elektroniska resurser) dividerat med antal studenter (0,5). Placerar MIUN:s UB på en 3:e plats! Men visar det att vi står för god kvalitet?

12 Deltog i workshop april 2009 SUHF:s Forum för bibliotekschefer, arbetsgruppen för kvalitetsfrågor och utvärdering av bibliotekens verksamhet Balanserad verksamhetsstyrning / Nils Göran Olve professor i ekonomisk styrning vid Linköpings universitet Viktigt att sändare och mottagare är överens om innebörden. Exemplet: betyg Exempel: U rank De siffror vi brukar ta fram visar oftast på historia hur få ett värde som visar utvecklingspotential? Visar siffrorna på måluppfyllelse? Balanced Scorecard i svensk praktik

13 Arbetsgrupp UB:s kvalitetsindex Databasansvarig Ansvarig för mätningar vid infodisk o besök Webbansvarig Fjärrlån Undervisning Förvärv Kontaktbibliotekariefunktionen Ledning, ekonomi Kristina Hohweiler, Östersund Lena Spejare, Östersund Bodil Wik, Härnösand Margaretha Andersson, Härnösand Nina Alfrey, Sundsvall Cathrine Berggren, Sundsvall 5 möten under en tvåmånadersperiod INDEX

14 Omvandlar vi kvalitet till kvantitet? Positivt att vi får möjlighet att visa hur komplext bibliotekets verksamhet är. Känns svårt hur får vi kvalitet i siffror? Positivt att koppla mätetal till mål.

15 Verksamhetsområden? Utvecklingsplanen är uppdelad i följande områden: Verksamhetens grundförutsättningar [MÅL]Universitetsbiblioteket ska vara en viktig resurs för utbildning och forskning vid Mittuniversitetet samt erbjuda kreativa mötesplatser fysiskt och virtuellt. Biblioteket ska aktivt delta i och stödja en ökad informationskompetens hos studenter, lärare och anställda. Grundläggande utbildning Utbildningarna karakteriseras av pedagogisk medvetenhet, närhet, flexibla utbildningsformer och en internationell studiemiljö. Förmågan till kritiskt tänkande och egen kunskapsinhämtning är nyckelbegrepp i all utbildning. Forskning och forskarutbildning Mittuniversitetets forskning ska ha hög akademisk kvalitet och vara av relevans för omgivande samhälle. Samverkan användningen av biblioteken i det utåtriktade arbetet. Universitetsbiblioteket är en viktig resurs i detta avseende, inte minst genom dess samverkan med regionens kommuner, myndigheter och näringsliv där universitetsbiblioteket tillgängliggör vetenskaplig information för regionen och samverkansparterna bidrar till informationsförsörjningen för Mittuniversitetets forskning och utbildning.

16 Verksamhetsområden? Balanced scorecard bygger på tre dimensioner: igår, idag och i morgon* Finansiellt perspektiv Kundperspektiv Interna arbetsprocessers perspektiv Lärande och tillväxtperspektiv IGÅR= finans (bokslut, hur gick det?) IDAG= kund IDAG=process IMORGON=utveckling Genom att se företaget ur fyra viktiga perspektiv försöker ett Balanced Scorecard koppla den kortsiktiga verksamhetsstyrningen med den långsiktiga visionen och strategin. Skapa en starkare medvetenhet i organisationen om vad som är meningen med det man gör och vilka antaganden om framtiden och företaget det bygger på. God ekonomi = god hushållning med resurser. Bild från * Olve, Nils Göran: Balanced Scorecard i svensk praktik

17 Verksamhetsområden? Verksamhetens grundförutsättningar Utbildning Forskning Samverkan I varje område fokuserar vi på fyra delar: A)Vilken/vilka biblioteksfunktion/er stödjer måluppfyllelsen och hur kan det mätas? (process) B)Vad tycker studenter, lärare, besökare, företag etc) (kund) C) Vad kostar vår tjänst i jämförelse med om inte bib fanns? (finans) D) Hur ser bibliotekets utvecklingspotential ut inom området (personalens kompetens, funktionsgruppernas handlingsplaner uppfylls dessa?)

18 Exempel på perspektiv inom ett område T.ex. Grundläggande utbildning. A)Där kan vi välja o att utgå från institutionsbasis och antal studenter som deltar bib.undervisning i relation till hur många studenter institutionen har o antal lärare som deltar i bib.undervisning o antal kursplaner som har infosök som lärandemål i relation till tot kursplaner, o antal distanskurser som har inslag av e litteratur som obligatorisk kurslitt. B) Kursutvärderingar C) Vad kostar det oss i personalresurs, databaser, lokalhyra etc kontra om inst själva skulle stå för det? D)Tvärgruppen för undervisnings handlingsplan för året; o hur många planerade utvecklingsaktiviteter har infriats? o Personalens kompetens; hur många har deltagit i kurs/workshop inom området? Var och en tittade på de fyra områdena och kommer fram till förslag på mätetal med fokus på de fyra delarna. Dessa mätetal får ses som data som sedan får ligga till grund för de kvalitetsindikatorer vi ska enas om. Indikatorerna skall inte vara för många. Kanske 2 indikatorer per område är lämpligt.

19 Data/indikatorer/index Naturvårdsverket definitioner Data den mest grundläggande komponenten i indikatorarbete. Basen för indikatorer, nyckeltal och index. Flertalet data kan inte användas individuellt för att tolka drivkrafter, påverkan,inverkan eller åtgärder. Indikatorer parametrar, eller värden, som bygger på data och vanligtvis är det första, mest grundläggande verktyget för att analysera förändringar i miljön samt för att åskådliggöra och kommunicera trender inom miljöområdet. Indikatorer är därmed överlägsna data på flera sätt: de förser beslutsfattare och andra målgrupper med bedömningsgrunder för formuleringen av åtgärder och beslut och är mer lättolkade än komplexa data vilket kan underlätta kommunikation. Index två eller fler indikatorer, alternativt också data, aggregerade till ett numeriskt värde som representerar det övergripande värdet av de individuella beståndsdelarna. Index förenklar budskapet genom att informationen man förses med blir mer aggregerad.

20 Data/indikatorer/index Indikatorerna kan användas på många olika sätt. En indikator utgör ett koncentrat av stora mängder information som vanligen finns utspridd på flera olika källor. En i och för sig splittrad datamängd blir lättare att överblicka och förstå. Indikatorer bjuder sålunda i en enkel form på en mångfald olika uppgifter om samhället och människornas tillvaro. Att ha tillgång till och förstå sådana grunddata gör det möjligt för läsaren att bilda sig en uppfattning och delta i den samhälliga diskussionen.

21 Verksamhetsområden Verksamhetens grundförutsättningar 5 indikatorer (viktas sinsemellan) Utbildning 20% 5 indikatorer (viktas sinsemellan) Forskning 2 indikatorer (viktas sinsemellan) Samverkan 20% 10% 2 indikatorer (viktas sinsemellan) Utvecklingspotential 30% 20% 3 indikatorer (viktas sinsemellan) 20%

22

23

24

25 Det är kvalitet att lära våra studenter söka mycket i fria resurser och alltså borde max siffran för detta index vara lägre än 80%... Kan man räkna också externa studenters frågor och sedan ändå sätta det i relation till HST? Vilka frågor skall vi räkna? Är det kalenderår eller följer vi terminerna? Referenslistorna: Material som finns fritt men också i tryckt? Hur referensen återges i uppsatsen avgör. HST enligt Bologna: uppdelningen blir A C och D och över I vår undervisningsstatistik har vi med boka bibliotekarie i de fall dessa handledningstillfällen likställs med en undervisningssituation hur blir det här?

26 Hur gör vi med gåvor och retrospektivt material? F lån inom 5 dagar: ett försök till mått på process men inte helt ok, vi har svårt att styra över den samtidigt viktigt att se om förändring sker Inköp av e böcker görs inte via förvärvsmodulen hur gör vi? Ordrar som vi mottagit under året och kodad som köp.

27 Viktigt att delmålen i handlingsplanerna blir mätbara och att de följs upp i verksamhetsberättelsen. Om bara den kompetensutveckling tas med som nämns vid medarbetarsamtal tappar vi mycket av det som personalen deltar i i övrigt under året, är det ok?

28

29 Körningen i januari, 2009 års siffror. I december utsågs ansvariga personer per indikator + medhjälpare från funktionsområdet som berördes. En ärendelista sattes upp i Outlook där varje indikator likställdes med ärende; ansvarig lade ut info om statistikinsamling, reflektion och förslag till förändring. Öppet för alla. Ledningsgrupp och Verksamhetsgrupper har titta på utfallet och på analysen. Rutiner har setts över främst vad gäller förvärv, referensfrågor, undervisningsstatistik. Framför allt, diskussioner har förts på flera plan kring vad vi önskar visa upp som kvalitetsindikatorer, med andra ord, vad är kvalitet på UB utifrån MIUN:s målsättning?

30 Vad är syftet med vårt kvalitetsindex? Rektorsuppdrag Dialog: att väcka förståelse för hur integrerat UB:s verksamhet är med lärosätet i övrigt. Universitetsstyrelse och rektor får överskådlig bild av vilken kvalitet och servicenivå UB håller. Ger förutsättningar för en utvecklad budgetprocess där dimensionering av rambudget sker utifrån ett kvalitetsperspektiv Skapa mätetal för UB:s målsättningar som utgår från lärosätets målsättningar Ett verktyg för UB:s ledning i arbetet med prioriteringar inför kommande år Skapa delaktighet i verksamhetens styrning Kunna jämföra oss kvalitetsmässigt med andra bibliotek?

31 Är vi i mål känner vi oss nöjda? Statistiker vid MIUN : det är ett bra utgångsmaterial med lämpliga områden och förslag till indikatorer utifrån Mittuniversitetets utvecklingsplan Plats finns för att ta bort och lägga till indikatorer eller lägga olika vikt för indikatorerna inom ett område. En frihet ni behöver ha. Men samtidigt ska indikatorerna hjälpa er att få en bild av verksamheten och vara kvalitetsdrivande enligt utvecklingsplanen. De procentuella andelarna mellan de fem områdena kan också justeras om ni tycker att detta är lämpligt. Se till att det önskvärda värdet på kvalitetsindexet ligger kvar på totalt 250 över tiden. Rektor: viktigt att vi justerar och anpassar så vi känner att siffrorna överensstämmer med verkligheten. Fungerar indexet som drivkraft för verksamhetsutveckling och engagemang inom biblioteket så är ännu mer vunnet

32 Tack!