KOMMUNIKATIONSPLAN. Publicerad. Handläggare. Beslutsdatum

Transkript

1 STYRDOKUMENT Dnr V 2015/1012 KOMMUNIKATIONSPLAN Publicerad Beslutsfattare Cecilia Rosengren, prefekt Handläggare Beslutsdatum Giltighetstid Sammanfattning Tillsvidare Kommunikationsplan (information, webb och sociala medier) för institutionen för litteratur, idéhistoria och religion Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion 1 (11) Renströmsgatan 6, Box 200, Göteborg

2 Kommunikationsplanen är fastställd av prefekt efter diskussion i institutionsrådet Planen gäller tillsvidare och ska vid behov revideras. Övergripande mål för informations- och kommunikationsarbetet vid institutionen för litteratur, idéhistoria och religion är transparens, effektivitet, delaktighet och tydlighet. Syftet med kommunikation I Göteborgs universitets övergripande kommunikationsstrategi står att universitetet ska vara närvarande i samhället och skapa goda relationer med omvärlden. Där står även att kommunikationsarbetet ska öka kännedomen om universitetets verksamhet och skapa en tydlig och rättvisande bild av Göteborgs universitet. Universitetet har ett särskilt ansvar för att göra all utbildningsinformation lättillgänglig och tydlig samt att hitta effektiva former för kommunikation med studenter och blivande studenter. Vidare bidrar genomtänkt och väl genomförd kommunikation till att skapa, vårda och utveckla relationer både inom universitetet och i kontakterna med vår omvärld. När kommunikationsperspektivet beaktas i till exempel projekt, samarbeten och förändringsprocesser, ökar chansen att syfte och mål uppnås. I Göteborgs universitets kommunikationsplan listas de huvudsakliga intressenterna (målgrupperna) för vårt kommunikationsarbete. Dessa är: medarbetare, presumtiva medarbetare, studenter, presumtiva studenter, alumner, näringsliv, forskningsfinansiärer, forsknings- och utbildningsorganisationer, politiker och politiskt styrda organisationer, intresseorganisationer, medier och allmänhet. Enligt kommunikationsplanen har alla medarbetare ett ansvar för att kommunicera i enlighet med kommunikationsstrategins intentioner: Som medarbetare vid Göteborgs universitet ingår det i arbetet att inhämta, förmedla och söka den information som behövs för att det dagliga arbetet ska fungera. Var och en ska bidra till öppenhet och delaktighet genom kommunikation med kollegor, chefer, studenter och externa målgrupper. På institutionen för litteratur, idéhistoria och religion ska kommunikatören, i samarbete med bland annat prefekt, viceprefekter, studievägledare, forskare och lektorer, underlätta för och medverka till att institutionens medarbetare syns och deltar såväl inom institutionen som i det omgivande samhället. Detta kan ske via institutionens egen webbplats (text och bild såväl som tv-klipp och poddcastar), traditionella medier såsom dagstidningar, magasin, radio och tv, sociala medier, universitetets egen tidning GU-Journalen, mässor som Kunskapsmässan och Bokmässan, seminarieverksamhet, andra typer av fysiska mötesplatser, trycksaker, nätverk och nätverkande. Kommunikatören ska i samarbete med institutionens medarbetare producera och tillhandahålla relevant och lättillgänglig information om institutionens forskningsprojekt, utbildningar och medarbetare och sprida den. Kriskommunikation Göteborgs universitet har en gemensam kriskommunikationsplan. Där står bland annat att prefekten ansvarar för kriskommunikationen i de fall en kris uppstår på institutionen, och att universitetets 2 (11)

3 kommunikationsenhet ska informeras om en kris uppstår. Vid behov utgör kommunikationschefen, liksom institutionens kommunikatör, ett stöd för prefekten. Språk I Göteborgs universitets språkpolicy (Dnr V 2015/495, gäller från ) står att det officiella kommunikationsspråket vid Göteborgs universitet ska vara svenska, men att Göteborgs universitet ska arbeta för ett ökat användande av engelska inom vetenskapsområden som i dag domineras av svenska. Där står även att Göteborgs universitet ska sprida forskningsresultat till det omgivande samhället på klar och begriplig svenska och engelska. I universitetets övergripande kommunikationsstrategi står att all relevant intern information, muntlig och skriftlig, ska vara på både svenska och engelska. / / Vad gäller extern kommunikation genom till exempel universitetets webbplats, sociala medier och olika typer av evenemang, ska intressentens behov av information styra vad som ska finnas tillgängligt på svenska och engelska. Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion följer universitetets språkpolicy och kommunikationsstrategi och strävar efter att tillhandahålla nödvändig och relevant information både på svenska och på engelska inom såväl utbildning och forskning som administration. Institutionens kommunikationsarbete rör följande områden 1. Institutionens anställda (internkommunikation) 2. Information till institutionens studenter 3. Extern information och kommunikation 4. Webb ansvarsfördelning a. Utbildning b. Forskning c. Samverkan d. Ämnen e. Personal f. Om oss (institutionen) g. Kontakt/nyheter/kalender/pluggar 5. Sociala medier 3 (11)

4 1. INSTITUTIONENS ANSTÄLLDA (INTERNKOMMUNIKATION) Alla anställda ska ha möjlighet att ta del av och kunna påverka institutionens arbete. Ledningen ska vara lätt att nå för enskilda anställda, via mail eller genom tydligt angivna mottagningstider. Mål Åtgärd Utförs av Skapa förutsättningar för en fungerande möteskultur a. Lunchinformation varje ons kl i personalrummet a. Prefekt, ledningsgrupp b. LIR-nytt, institutionens digitala informationsblad, mailas till alla anställda torsdagar varannan vecka b. Prefekt, kommunikatör c. Ons efter lunch, kl , utgör en fast tid för eventuella personalmöten och ska därför inte schemaläggas c. Alla anställda d. Seminarier ska annonseras i god tid i institutionens webbkalendarium, samt i pappersformat på anslagstavlorna i institutionens lokaler d. Seminarieledare, kommunikatör e. Ämneskollegiernas mötestider annonseras i god tid och läggs företrädesvis på ons, kl Krockar med övriga institutionsseminarier och andra möten ska undvikas e. Ämnesordförande, i samråd med ämnets ledning, studierektor och forskarutbildningskoordinator f. Personalkonferens/internat anordnas minst en gång per läsår f. Prefekt, ledningsgrupp Skapa transparens i planeringen av institutionens arbete och tydliggöra ansvarsfördelningen a. Kallelse till IR och minnesanteckningar finnas på institutionens webbsida (under Om oss) b. Öppen redovisning av anställningsavtal och bemanningsplaner c. Styrdokument publiceras på webben (under Om oss) a. Prefekt, kommunikatör b. Prefekt, administrativ chef (HR), studierektorer c. Prefekt, kommunikatör d. Administrativa rutiner publiceras på webben (under Om oss) d. Administrativ chef, kommunikatör 4 (11)

5 2. INFORMATION TILL INSTITUTIONENS STUDENTER Alla studenter ska erbjudas aktuell, tydlig och relevant information om institutionens kurser och program och möjliga utbildningsvägar. Mål Åtgärd Utförs av Praktisk studentinformation av olika a. Uppdatera praktisk information på a. Studievägledare, studierektorer, slag ska vara lättillgänglig webben för institutionens studenter kommunikatör b. Fast mottagningstid för studievägledare c. Informationsmöten för studenter om utbildningsvägar och andra studentrelaterade frågor d. Kursinformation (kursplan, schema, litteratur) ska göras tillgänglig i enlighet med lokala studieregler vid Göteborgs universitet e. Kursguider ska skrivas för varje kurs f. En officiell Facebook-sida för information g. Utbildningarna ska marknadsföras på ett så effektivt sätt som möjligt b. Studievägledare c. Studierektorer, studievägledare d. Kurs- och delkursansvariga lärare, i samråd med studierektor alt programkoordinator e. Kurs- och delkursansvariga lärare, i samråd med studierektor alt programkoordinator f. Kommunikatör g. Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå (utbildningsansvarig), studierektorer, programkoordinatorer, viceprefekt för forskarutbildning, kommunikatör 3. EXTERN INFORMATION OCH KOMMUNIKATION Aktuell och lättillgänglig information om och orientering i institutionens verksamhet ska finnas på webben. Mål Åtgärd Utförs av Lättillgänglig och aktuell webbplats a. Alla anställda ska ha en webbpresentation via Göteborgs universitets personalkatalog a. Alla anställda b. Institutionens löpande verksamhet och händelser av allmänt intresse ska b. Kommunikatör i samarbete med prefekt, viceprefekter, 5 (11)

6 kontinuerligt uppdateras på institutionens webb. c. En officiell Facebook-sida d. Lättillgänglig information ska finnas på webben om institutionens skriftserier och vetenskapliga tidskrift lir.journal e. Pressmeddelanden studierektorer, programkoordinatorer, redaktör, föreståndare, adm chef, etc (se webb ansvarsfördelning), c. Kommunikatör d. Redaktör, kommunikatör e. Institutionens kommunikatör skriver pressmeddelanden som rör exempelvis avslutade forskningsprojekt, tilldelning av medel, nya böcker och liknande. Fakultetens kommunikatör skriver pressmeddelanden om avhandlingar, samt ärenden som LFN avgör såsom docent, professor, excellent lärare. 4. WEBB ANSVARSFÖRDELNING Övergripande mål för institutionens webbplats är att tillhandahålla relevant, aktuell och lättillgänglig information av hög kvalitet. Enligt Regler för publicering på Göteborgs universitets webbplatser (Dnr A /07) ska alla institutioner ha uppdaterade rutiner och en fungerande organisation kring sina webbplatser för att säkerställa att kvaliteten och säkerheten upprätthålls. Här nedan beskrivs vår institutions organisation och rutiner kring webbplatsen. För att säkerställa att informationen på institutionens webbplats uppfyller de övergripande målen ska samtliga webbsidor kontrolleras och vid behov uppdateras minst en gång årligen. Prefekten har det övergripande ansvaret för webbplatsen. Kommunikatören ansvarar för det löpande arbetet och för att webbsidorna följer gällande regler rörande exempelvis säkerhet och tillgänglighet. Kommunikatören fungerar också som stödjande för arbetsgrupper med webbansvar. Institutionens prefekt, viceprefekter och administrativa chef ansvarar för att webbplatsens svenska och engelska sidor med koppling till deras ansvarsområde utvecklas, kontrolleras och uppdateras, i samråd med kommunikatör och övriga berörda, enligt följande: 6 (11)

7 a. UTBILDNING Utbildning på grund- och avancerad nivå Ett särskilt webbmöte hålls i anslutning till sista korret av utbildningskatalogen Avstämning i respektive ämne inför höst- och vårterminens ansökningsomgång Viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå sammankallar och bestämmer en arbetsordning med studierektorer, programkoordinatorer, studievägledare Lärarutbildning Ett särskilt webbmöte hålls i anslutning till sista korret av utbildningskatalogen Avstämning inför höstoch vårterminens ansökningsomgång Viceprefekt för lärarutbildning, studierektor, programkoordinatoror Forskarutbildning Särskilt webbmöte hålls vid behov, i synnerhet i samband med utlysning av doktorandanställningar Inför utlysning av doktorandanställningar Viceprefekt för forskarutbildning stämmer av med forskarutbildningskoordinatorer, doktorandadministratör Fortbildning Kontrollera och uppdatera en gång årligen Inför varje terminsstart Utbildningsadministratör, med uppdrag inom kompetensutveckling och fortbildning Student vid institutionen Kontrollera och uppdatera två gånger årligen Inför varje terminsstart Studievägledare Studera utomlands/fältkurser Kontrollera och uppdatera en gång årligen, i samråd med studievägledare, inför sista ansökningsdag för utresande; fältresor Avstämning inför höstoch vårterminens ansökningsomgång Studievägledare stämmer av med koordinatorer, samt viceprefekt för utbildning på grund- och avancerad nivå Aktuellt/Nyheter Uppmärksamma studenter som exempelvis fått utmärkelser/pris eller skrivit uppsatser som skulle kunna intressera en större allmänhet. Sker genom att text och bild publiceras på webben Löpande Kommunikatör, med hjälp av alla anställda 7 (11)

8 b. FORSKNING Forskning Kontrollera och uppdatera samtliga sidor under Forskning en gång årligen Inför institutionens årsredovisning, i nov-dec Viceprefekt för forskning Projekt Uppdatera en gång årligen. Informera webbredaktör om nya och avslutade projekt I samband med årlig ekonomisk avstämning Projektledare, projektdeltagare, kommunikatör Aktuella forskarporträtt Institutionens forskare och lärare porträtteras i första hand när de har påbörjat sin anställning, blivit befordrade docent/professor, har erhållit projektbidrag eller har avslutat ett forskningsprojekt Löpande Kommunikatör Publikationer avhandlingar Publikationer LIR.skrifter, LIR.journal och LIR.varia Granska och uppdatera Löpande Kommunikatör, stämmer av med viceprefekt för forskarutbildning Granska och uppdatera Löpande Redaktör, samråd med kommunikatör Aktuellt/Nyheter Uppmärksamma nyutkommen litteratur böcker som institutionens forskare och lärare står bakom eller medverkar i genom artiklar som sprids via institutionens webb och sociala medier Löpande Kommunikatör, alla forskare och lärare c. SAMVERKAN Allmänt Granska och utveckla Inför institutionens årsredovisning, i nov-dec. Prefekt, stämmer av med ledningsgruppen Aktuellt/Nyheter Uppmärksamma aktuella forskare som kan väcka intresse hos allmänheten Löpande Kommunikatör 8 (11)

9 d. ÄMNEN Ämnen och Program Kontrollera och uppdatera ämnesbeskrivningarna Inför institutionens årsredovisning, i novdec Ämnesordförande, studierektor i ämne, programkoordinator e. PERSONAL Personallistor Kontrollera och uppdatera. Informera kommunikatören löpande om ändringar i personallistorna Inför varje terminsstart Administrativ chef HR Personliga webbplatser Informera nyanställd om GUanställdas personliga webbplatser och hur dessa kan uppdateras på egen hand Vid anställningens start, samt vid den årliga webbdagen för anställda Prefekt, kommunikatör, samtliga anställda Aktuellt Kontrollera de personliga webbsidorna en gång årligen och uppdatera vid behov, i samband med webbdag för alla anställda. Presentera nyanställda med ett kortare porträtt om personens bakgrund och nya arbetsuppgifter. Texten publiceras på webben och i LIR-nytt Vid anställningens start Kommunikatör f. OM OSS Om oss Kontrollera samtliga sidor Inför terminsstart Prefekt Likabehandling Uppdatera En gång årligen, inför institutionens Arbetsmiljöombud Arbetsmiljö Uppdatera En gång årligen, inför institutionens årsredovisning i GURIA, ny arbetsmiljöplan, i novdec Likabehandlingsrepresentant 9 (11)

10 årsredovisning, ny likabehandlingsplan Miljö och hållbar utveckling Uppdatera En gång årligen, inför institutionens årsredovisning i GURIA, i nov-dec Miljörepresentant Om oss internt Kontrollera och uppdatera Inför terminsstart Administrativ chef Internt - administrativa rutiner Uppdatera Inför terminsstart Administrativ chef Internt Bibliotek Uppdatera Inför terminsstart Bibliotekarie g. KONTAKT/NYHETER/KALENDER/PLUGGAR Kontrolleras och uppdateras löpande av kommunikatör. Samtliga anställda bidrar med information. 5. SOCIALA MEDIER Institutionen ska finnas i de sociala medier som når flest människor och anses passa våra syften bäst. I dagsläget finns institutionen på Facebook, men fler sociala medier kan tillkomma om vi anser att det är strategiskt viktigt att finnas där. Målsättning med vår Facebook-sida Att skapa snabbare informationsvägar för extern kommunikation Att nå bredare grupper med aktuell information om institutionens verksamhet Att bidra till att stärka institutionens nätverk Att vara öppen för kommunikation med allmänheten. Sidan är dock inte avsedd för debatt eller hantering av ärenden, utan utgör ett komplement till institutionens webbplats och all officiell information från institutionen ska även återfinnas på webbplatsen. Målgrupp Allmänheten, presumtiva och nuvarande studenter Facebook-sidan ska användas för att sprida information om seminarier, föreläsningar, disputationer, och andra evenemang öppna för allmänheten nyheter från institutionen (nya projekt, konferenser, böcker och dylikt) 10 (11)

11 lir.skrifter, lir.varia och lir.journal aktuell utbildningsinformation (till exempel nya kurser och program) aktuella studentfrågor Övergripande ansvar Prefekt Avsändare Institutionen står som formell avsändare. Prefekt fattar beslut om vilka medarbetare som får lägga ut information och uttala sig för institutionens räkning på sidan. Underhåll Sidan sköts av kommunikatör med stöd av en redaktion, som består av ledningsgruppens ledamöter. Samtliga i redaktionen kan få behörighet att använda sidan i institutionens namn. Kommunikatören ansvarar för sidans löpande underhåll och moderering. I ansvaret ingår att besvara eller vidarebefordra synpunkter riktade till institutionen, att vidarebefordra individuella ärenden till rätt person, att radera inlägg som bryter mot svensk lagstiftning eller sidans inriktning samt att bevara skärmdumpar av de inlägg som raderats eller utgör allmän handling. Facebook-sidan ska kontrolleras dagligen under alla vardagar. Någon ur redaktionen fungerar som back-up när kommunikatören är frånvarande. Utvärdering Facebook-sidan utvärderas en gång per år av redaktionen, samt genom diskussion i institutionsrådet och andra rådgivande organ vid institutionen. Avvecklingsplan Beslut om avveckling av Facebook-sidan fattas av prefekt. Information om avvecklingen publiceras på Facebook senast två veckor innan sidan läggs ner. Sidans besökare hänvisas till institutionens webbplats. En skärmdump av sidans innehåll arkiveras. * 11 (11)